Digitaal Archief Vlaanderen

Transcriptie

1 Digitaal Archief Vlaanderen Feedback Klankbordgroep

2 Agenda 1. Generiek stappenplan 2. Dienstenmodel 3. Impact analyse lokale besturen - oefening 2

3 1. Generiek stappenplan 3

4 Technische implementatie van het digitaal depot wordt gedetailleerd in het technische stappenplan Overzicht van de verschillende projectstromen in bouw van DAV Generiek stappenplan = onafhankelijk van gekozen scenario (uitvoering bij 1 of meerdere partners) Gedetailleerde beschrijving per project in projectfiches Probleemstelling Doelstelling Scope Stakeholders Deliverables Kritische succesfactoren Verwachte doorlooptijd (te bepalen na technische analyse / partner) Verwachte kostprijs (te bepalen na technische analyse / partner) Projectfiches worden verder aangevuld na technische analyse van de verschillende scenario s Slide 4

5 A Functionele en technische analyse en oplossing Functionele, non-functionele en technische behoeften m.b.t. infrastructuur in kaart brengen: Archiving processen Rapportering Gebruikersbeheer Security Hosting Ontdubbeling Storage Computing-power Flexibiliteit vs. robuustheid Multi-tenancy Metadata standaarden Kwaliteitsvereisten Uitwerken van een implementeerbare oplossing Evaluatie van klantenbasis B Migreren van de oplossing Selectie van de relevante functionaliteiten en infrastructuur. Technische ontkoppeling van het systeem. Onder DAV beheer brengen van het systeem. voorwaarden afhankelijk van juridische structuur Rekening houden met de continuïteit van de huidige gebruikers van het systeem. C Uitbreiden en aanpassen van de functionaliteiten Toevoegen van functionaliteiten volgens A Aanpassen functionaliteiten volgens A Configureerbaarheid (workflow, metadata ) Zoekmogelijkheden (metadata, text, ) Toegangsbeheer en authenticatie Rapportering D Bouwen van de interfaces Opzetten van de nodige interfaces tussen tools Bouwen van de nodige interfaces voor gegevensuitwisseling met gebruikers (FTP, API, ). Opzetten van vereiste securitymaatregelen. E Uitbreiden van de infrastructuur Hosting partner kiezen Verzekeren van stabiele infrastructuur Uitbreiden van storage. Verzekeren van computing power. Security maatregelen opzetten: fysieke en elektronische beveiliging. Disaster Recovery (ontdubbeling) Verzekeren van gedefinieerde kwaliteitsvereisten, vb groene infrastructuur, certificatie van de infrastructuur als Tier 3 of verzekeren van carrier neutraliteit F Documentatie & certificatie Opstellen van de nodige documentatie Infrastructuur Gebruikersdocumentatie Navolging OAIS Organisatorische levensvatbaarheid Administratieve verantwoordelijkheid Financiële duurzaamheid Systeembeveiliging Procedurele verantwoordingsplicht Certificatie als Trustworthy Digital Repositories (ISO 16363) 5

6 2. Dienstenmodel 6

7 Assumptie: Beheer van het depot Instap Opvolging Systeem beheer BCP DRP Risk man Beveiliging Logging van activiteiten Volgen van privacy wetgeving Garanderen van continuïteit en risico beheersing Documenteren van procedures Backup Verbinden van data en metameta in informatie paketten Proces en policy beheer

8 Welke diensten worden prioritair aangeboden?

9 Release 1 prioritair aan te bieden diensten Opstarttraject Evaluatie impact van instap bij de afnemer (zeker vorm van standaardisatie is nodig maar moet realistisch blijven) Opladen van bestaande digitale bestanden en archieven Opleiding light voor type 2 klanten Helpdesk light voor type 2 klanten Configuratie van de toepassingen gelinkt aan de afnemer (toegangsbeheer, ingest overeenkomst, metadata schema, interfaces, ) Preservatie Basis preservatie aanbieden² Capaciteit Aanbieden van storage Capaciteitsplanning Focussen van activiteiten op type 2 besturen 1 1. Waarom focus op type 2? Bij kantoordocumenten is er een minimale voorbereiding nodig aan informatiehuishouding. Waar mogelijk zonder additionele inspanning kunnen type 1 en type 3 besturen van bij het begin in scope worden meegenomen. Slide 9 2. Indien reeds meer dan de prioritaire diensten/formaten en bijhorende ondersteuning aanwezig zijn in de huidige partner opzetting, kan deze eerste release worden uitgebreid.

10 Release 1 prioritair aan te bieden diensten (cont d) Functionaliteiten Ondersteuning van kwaliteitscontrole van bestanden Intellectueel beheer edepot: ondersteuning creatie, kwaliteitscontrole en correctie van metadata voor op te laden bestanden Laagdrempelige ingest, bijvoorbeeld via FTP Ondersteuning van zoeken op meta data Ondersteuning van zoeken op referenties Ondersteuning van het ter beschikking stellen van bestanden (conversie indien mogelijk) Ondersteuning toegangsbeheer door organisatie Ondersteuning Business Intelligence Rapportering Certificatie Continue ondersteuning voor proces van certificatie van het digitaal depot Slide 10

11 Release 2 diensten in 2 e prioriteit Preservatie Preservatie: optimalisatie en uitbreiding formaten strategie op lange termijn 1 Capaciteit Capaciteitsplanning + uitbreiding storage (indien noodzakelijk/gewenst) Functionaliteiten Ingest via applicatie => Afweging tussen draagvlak verbreden vs. risico dat applicaties niet bestaan of dat additionele effort opstart bemoeilijkt Ingest via web interface Faciliteren van vernietiging van bestanden Aanlooptraject naar het hybide archief en integratie van analoog archief of link naar huidig archiefbeheersysteem bij lokaal bestuur Ondersteuning voor de digitale leeszaal voor lokale besturen Certificatie Opvolgen certificatie 1. Indien nog niet uitgewerkt in release 1 Slide 11

12 Release N diensten met lagere prioriteit Opstarttraject Opleiding en helpdesk extensive voor type 1 klanten Opleiding en helpdesk light voor type 3 klanten Begeleiding bij bulkingest Uitbreiden van activiteiten naar types 1 en 3 Preservatie Lange termijn conversieplanning + bulkconversie Functionaliteiten Centrale inventarisatie Ondersteuning van zoeken op tekst Link leggen met het Rijksarchief (indien gewenst) Functionaliteiten om ontsluiting door zorgdrager naar burger mogelijk te maken Aanbieden van software modules voor eigen gebruik (type 3 indien gewenst) Uitbreiding dienstverlening n.a.v. ontwikkelingen / in kader van continue verbetering Certificatie Opvolgen certificatie 12

13 3. Impact analyse lokale besturen - oefening 13

14 Overzicht stellingen 1. Het papieren archief wordt te groot, in welke mate is substitutie toepasbaar? 2. Een digitaal archief leidt tot tijdswinst in mijn organisatie, en is een trigger van een beter informatiebeheer 3. Een digitaal archief maakt ontsluiting van documenten naar burgers toe eenvoudiger 4. Een digitaal archief leidt tot meer toegangscontrole, veiligheid en privacy 5. Indien mijn organisatie overstapt op een digitaal archief zouden we preservatie van documenten beter kunnen vrijwaren. 6. Het gebruik van een digitaal archief leidt tot vlottere communicatie, actievere participatie en hogere betrokkenheid bij de burger. 14

15 Stelling 1: Het papieren archief wordt te groot, in welke mate is substitutie toepasbaar? Feedback van de KBG Veel informatie worden momenteel zowel digitaal als op papier bijgehouden. Door deze enkel digitaal te gaan bijhouden kan de aangroei van het papieren archief binnen de perken gehouden worden. Door digitalisering van het archief kan er (dure) opslagruimte vrijgemaakt worden die dan kan gebruikt worden voor andere doeleinden. Je kan een archief (nog niet) volledig digitaliseren omwille van de juridische bewijskracht van bepaalde documenten (bvb. milieuvergunningen). Hiervoor moet eerst de wetgeving aangepast worden. Conclusie Het papieren en digitaal archief moeten naast elkaar blijven bestaan en elkaar aanvullen. Substitutie is daarom niet echt van toepassing. Enkel de groei in analoge opslag kan beperkt worden. Digitalisering leidt niet altijd tot een kostenbesparing aangezien de archiefruimte die hierdoor beschikbaar komt niet altijd voor andere doeleinden gebruikt kan worden. Een belangrijke besparing kan echter wel gerealiseerd worden in de momenteel grootschalige opslag van documenten op dure opslagmedia (lokaal of op server), eerder dan besparingen in goedkopere archiefruimte, door deze documenten reeds vroeg in het proces digitaal te archiveren. 15

16 Stelling 2: Een digitaal archief leidt tot tijdswinst in mijn organisatie, en is een trigger van een beter informatiebeheer Feedback van de KBG Goed informatiebeheer is hier doorslaggevend. Het opzoekwerk kan efficiënter verlopen als er een eenvoudig metadatamodel geïmplementeerd is en de metadata goed ingevuld zijn. Een digitaal archief kan een aanzet betekenen om dit informatiebeheer aan te vatten of te verbeteren. Een beter informatiebeheer is bij deze stelling het belangrijkste voordeel en dit kan resulteren in tijdswinst. Conclusie Digitale archivering op zich leidt niet tot tijdswinst. Het opent wel de mogelijkheden om een beter informatiebeheer op te zetten en dit kan dan leiden tot meer efficiëntie. De mogelijkheid tot een beter informatiebeheer wordt als één van de belangrijkste voordelen gezien van een digitaal archief. 16

17 Stelling 3: Een digitaal archief maakt ontsluiting van documenten naar burgers toe eenvoudiger Feedback van de KBG Indien je een goed archiefsysteem hebt komt, betere ontsluiting naar burgers toe vanzelf. Het is dus belangrijk om eerst aan de kwaliteit van het systeem te werken. Digitale archivering maakt het mogelijk om de aanvrager zelf het opzoekingswerk te laten doen via bvb. een webpagina en zo het document meteen toegankelijk te maken. Bij een opvraging duurt het momenteel tussen een aantal uur en een aantal dagen om het document te kunnen neerleggen bij de opvrager. Digitale archivering biedt in ieder geval meer mogelijkheden om informatie te kunnen ontsluiten. Het digitaal archief kan positief bijdragen aan de verplichting m.b.t. openbaarheid van bestuur maar het openbaar maken van documenten zonder er de juiste context aan mee te geven kan leiden tot misinterpretatie. Conclusie Het digitaal archiveren van documenten biedt een breder palet aan mogelijkheden om informatie naar de burger of andere partijen toe te ontsluiten en kan een substantiële positieve impact hebben op de efficiëntie daarvan. Een digitaal archief kan in belangrijke mate bijdragen tot openbaarheid van bestuur, als de openbaar gemaakte documenten en informatie in de juiste context geplaatst worden. 17

18 Stelling 4: Een digitaal archief leidt tot meer toegangscontrole, veiligheid en privacy Feedback van de KBG Momenteel is er veelal geen toegangscontrole op het papieren archief. Een digitaal archief is geen garantie tot een betere toegangscontrole maar biedt wel mogelijkheden. Toegangsbeheer tot een digitaal archief kan eveneens heel tijdsintensief zijn. Het is moeilijk te controleren waar en hoeveel digitale en analoge kopiën van documenten er buiten het archief om circuleren. Een digitaal archief maakt het mogelijk om aan medewerkers bepaalde verantwoordelijkheden te stellen. Meer mogelijkheden m.b.t. toegangsbeheer leidt soms tot overbescherming en te sterke beveiliging van bepaalde document. Conclusie Algemeen gesteld kan de toegangscontrole op een digitaal archief beter beheerd worden en kunnen problemen m.b.t. veiligheid en privacy gemakkelijker vermeden worden; Een goede toegangscontrole vereist een goede opzet van de rollen en rechten vanaf het begin. Toegangscontrole van een digitaal archief kan eveneens tijdsintensief zijn. De verantwoordelijkheid van het toegangsbeheer moet bij de organisatie liggen. IT moet dit dan implementeren. 18

19 Stelling 5: Indien mijn organisatie overstapt op een digitaal archief zouden we preservatie van documenten beter kunnen vrijwaren. Feedback van de KBG Schade aan documenten door brand of water, is reeds meermaals voorgekomen in de praktijk. Dit risico is veel kleiner indien de documenten digitaal worden bijgehouden met de nodige maatregelen op vlak van ontdubbeling en dergelijke. Papier bewaart op zich redelijk goed en heeft een langere bewaartijd dan de tijdigheid van een bestandsformaat. Het preserveren van een papieren archief kan erg duur zijn door de speciale klimatiserings- en belichtingstechnieken die moeten aanwezig zijn. Een digitaal archief laat gemakkelijker toe preservatie op te volgen en hiervoor de nodige strategieën en conversies voor op te zetten. Momenteel raakt er weleens een document verloren. Dit heeft geen noemenswaardige gevolgen. Mensen zijn er zich niet van bewust dat preservatie actief moet worden onderhouden. Conclusie Preservatie is een belangrijkste motief om gebruik te maken van een digitaal archief. Het risico van schade in documenten wordt in belangrijke mate ingeperkt en de vergankelijkheid bevindt zich nu eerder op het niveau van bestandsformaten maar dit is gemakkelijker op te volgen d.m.v. preservatiestrategieën zodat acties tijdig kunnen ondernomen en geautomatiseerd worden. 19

20 Stelling 6: Het gebruik van een digitaal archief leidt tot vlottere communicatie, actievere participatie en hogere betrokkenheid bij de burger. Feedback van de KBG Een beter informatiebeheer gaat hand in hand met een vlottere communicatie. Het openbaar maken van documenten (stelling 3) en informatie leidt niet altijd tot een betere communicatie, want dit hangt vooral af van de boodschap die eraan gekoppeld wordt. Documentatie en informatie die niet in de juiste context geraadpleegd wordt, kan verkeerd geïnterpreteerd worden. Het gebruik van een digitaal archief zal geen impact hebben op de participatie en betrokkenheid van de burger. Conclusie De communicatie kan in die zien vlotter verlopen doordat een grotere groep kan bereikt worden via het digitale kanaal. Echter, communicatie hangt veel af van de boodschap en context die eraan verbonden wordt en dit is niet de taak van een archief. 20

21 Ziet u nog andere voordelen van gebruik van het? Instappen in een traject voor beter informatiebeheer. Besturen of openbare instanties die momenteel niet de fondsen hebben om te investeren in digitale archivering, kunnen de mogelijkheid krijgen tegen een relatief lage kost in het verhaal van DAV mee te stappen, gezien de potentiële schaalvoordelen die gecreëerd worden. Ontsluiting over de geografische en organisationele grenzen heen. Het creëren van een algemene bewustwording van het belang en de noodzaak tot digitale archivering. 21