Archipol. Document Management bij de Lokale Politie. Quentin Legrand Software Consultant

Transcriptie

1

2 Archipol Document Management bij de Lokale Politie Quentin Legrand Software Consultant

3 Doelstelling Inzicht geven over de aanpak en componenten voor een efficiënte document management bij de Lokale Politie

4 Combinatie voor succes! Specialist in adhoc scanning Gespecialiseerd in Politiezones Verantwoordelijk voor de verkoop en helpdesk Specialist in document management oplossingen expertise in documentbeheer bij politie Verantwoordelijk voor de installatie en implementatie

5 Waarom? Politiezones hebben nood aan documentbeheer Documentintensief Specifieke documenttypes Archivering PV s Briefwisseling Opvolging Meerdere locaties Eigen gesloten omgeving Informaticasysteem van de lokale politie Federale Politie / DST Hoge werkdruk Opvolging briefwisseling vraagt veel tijd

6 Claim Wij helpen u productiviteitswinst te realiseren op uw documentintensieve processen!

7 Archipol: wat het is... Archipol wordt binnen politiezones geïmplementeerd, het is een elektronisch documentbeheersysteem dat Processen verbaal uit ISLP scant en in digitale versie ter beschikking stelt Archipol is een elektronisch documentbeheersysteem Wordt binnen politiezones geïmplementeerd Scant processen verbaal uit ISLP Archiveert o.m. PV s digitaal 7

8 Archipol Voordelen Tijdswinst en plaatsbesparing Consultatie op de eigen werkplek Document is altijd beschikbaar Uitgebreid geïntegreerde zoekfunctie Beveiliging en gebruikersbeheer Uitbreiding naar integratie van andere documenten 8

9 Hoe het werkt: scanning Scanning: Het document wordt gescand en afgelegd in een folder op de server 9

10 Hoe het werkt: scanning (3) 10

11 Hoe het werkt: scansplitter Bestand wordt automatisch opgesplitst Meerdere documenten kunnen dus gelijktijdig gescand worden! Trigger is een geconfigureerde barcode Automatisch geprint vanuit ISLP Resultaat is een bestand met bijhorende indexgegevens dat automatisch opgeladen wordt in het archiefsysteem 11

12 Scansplitter De barcode begint/eindigt steeds met * Bevat: Zonenummer 12

13 Scansplitter De barcode begint/eindigt steeds met * Bevat: Zonenummer PV Type (voorbeeld: GF = Gerechtelijk Feit) 13

14 Scansplitter De barcode begint/eindigt steeds met * Bevat: Zonenummer PV Type (voorbeeld: GF = Gerechtelijk Feit) PV Nummer + Jaar 14

15 Scansplitter De barcode begint/eindigt steeds met * Bevat: Zonenummer PV Type (voorbeeld: GF = Gerechtelijk Feit) PV Nummer + Jaar Optioneel: ISLP dossiernummer 15

16 Hoe het werkt: Upload De DocRoom Upload Module plaatst de documenten in de Archipol folder overeenkomstig de gegevens uit de barcode. Tekstherkenningssoftware zorgt ervoor dat de beelden omgevormd worden tot pdf beelden met tekst. 16

17 Beschrijving: algemeen 17

18 Beschrijving: webbased Het beheer en gebruik van de applicatie gebeurt via de standaard webbrowsers Internet Explorer en Mozilla Firefox. 18

19 Archipol: zoekfuncties Via boomstructuur 19

20 Archipol: zoekfuncties Globaal zoekveld Zoeken op alle eigenschappen én volledige tekstinhoud 20

21 Archipol: zoekfuncties Specifiek zoekscherm 21

22 Archipol: zoekfunctis Property Expansion : D.m.v. een zgn. Property Expansion kunnen we de boomstructuur op een dynamsiche manier hergroeperen. Voordeel hiervan is dat we op die manier bijvoorbeeld in de boomstructuur alle Pvtypes over de jaren heen kunnen groeperen. 22

23 Archipol: rapportage/audit Strikte logging van de activiteiten Bijvoorbeeld nagaan wie ingelogd heeft, wie documenten heeft opgezocht en wie eventueel documenten heeft gewijzigd 23

24 Archipol: rapportage/audit Overzicht scansplitter activiteiten Werd alles correct verwerkt? 24

25 Archipol: rapportage/audit Automatische rapporten Dubbele pv s Ontbrekende pv s 25

26 Archipol: rapportage/audit Statistieken kunnen opgevraagd en geëxporteerd worden uit het PV archief Aantal PV s per PV jaar per PV type Aantal PV s per indexatiejaar en maand per PV type Jaarlijks percentage PV jaar per PV type Maandelijks percentage per indexatiejaar per PV type nieuw: BI Dashboard Aparte sessie op de Userdays 26

27 Archipol: drag&drop Gebruiker kan documenten van zijn werkpost slepen naar een folder in Archipol 27

28 Archipol: voordelen Volledig dossier is gearchiveerd met bijlagen, handtekeningen, Opzoeking ook buiten de werkuren ( permanentie ) Veiligheidscopie Vermindering Archiefruimte Toegang in antenne s Doorsturen informatie ( , CD, afgedrukt ) Vermindering # fotocopieën Geen opslag op papier Consultatie oude documenten Scan = geen variabele onderhoudskost Opzoeking door alle gerechtigen binnen de politiezone Opzoeking op inhoud ( full text ) Proces dynamisch aanpasbaar Doorlooptijd verkorten Optimalisatie toewijzing 28

29 Als eerste gecertifieerd voor gebruik binnen ISLP! Versie: V4R4 Eigenaar: Danny

30 Archipol Demotime... 30

31 Questions? 18/06/2012 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 31

32 Thank you. 18/06/2012 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 32

33 18/06/2012 Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name] 33