Dienstencatalogus voor de ontvangers van digitale facturen

Transcriptie

1 Dienstencatalogus voor de ontvangers van digitale versie: FINAL pagina: 1 van 10

2 Z factuur: de online service Z factuur is de online service voor ondernemend Nederland. Z factuur wordt u aangeboden door Agroportal in samenwerking met de Rabobank. Z factuur is zeer gebruiksvriendelijk en daardoor ook makkelijk te gebruiken door mensen zonder veel boekhouden technische kennis. Z factuur werkt makkelijker Met Z factuur ontvangt u alle van de aangesloten factuurverzenders digitaal. Deze hoeven niet meer handmatig te worden ingevoerd in een online bankierprogramma. Als u klant van de Rabobank bent en u maakt gebruik van internetbankieren dan kunt u vanaf 1 mei hier gebruik van maken. U dient zich dan hiervoor eenmalig aan te melden bij Notabox om uw automatisch te laten koppelen met het internetbankierprogramma. Als u gebruik maakt van Telebakieren (Rabobank, ING, Fortis en ABN AMRO) dan kunnen uw betaalgegevens direct foutloos in uw telebankierpakket worden geïmporteerd. Z factuur is niet alleen gemakkelijker, maar ook veel sneller. Z factuur is veilig en betrouwbaar Zoekraken van papieren is met Z factuur niet meer mogelijk. Alle blijven standaard gedurende 7 jaar online bewaard. De zijn alleen door u in te zien en worden opgeslagen op beveiligde systemen. In geval van brand of andere calamiteiten staat uw archief nog steeds veilig online. De beveiligde toegang tot Z factuur is geregeld via het bewezen betrouwbare systeem Z login. Z factuur is onafhankelijk van banken en accountants. U behoudt dus volledige controle over wie toegang heeft tot uw financiële gegevens. Z factuur is door de belastingdienst goedgekeurd als online archief, waardoor niet langer de noodzaak bestaat een separaat papieren archief bij te houden. versie: FINAL pagina: 2 van 10

3 Overzicht van de beschikbare abonnementen De Z factuur dienst voor factuurontvangers bestaat uit een Basis abonnement met een aantal optionele uitbreidingen. Hieronder vindt u een uitgebreid overzicht van de verschillende diensten. Z factuur Basisabonnement Service Elementen Toelichting Digitaal Archief Ontvangen van U ontvangt, die door de verzender digitaal worden verstuurd, in uw online archief. Elke factuur wordt in PDF formaat opgeslagen en automatisch voorzien van een digitale handtekening. Deze is voorzien van een elektronische handtekening om (bijvoorbeeld om fiscale redenen) aan te kunnen tonen dat het de originele factuur betreft. Daarnaast worden de factuurgegevens opgeslagen zodat ze kunnen worden overgenomen in bijvoorbeeld uw telebankier pakket. notificatie Wanneer er een nieuwe factuur in uw archief wordt geplaatst wordt u hier per over geïnformeerd. Opslag van Weergave Aantal per pagina Download Zoeken De digitale van de bij Z factuur aangesloten factuurverzenders worden in uw persoonlijke archief geplaatst. De worden 7 jaar bewaard voor Z factuur abonnees. Individuele zijn op twee manieren zichtbaar in het archief. Er wordt een afbeelding getoond van de originele factuur. Daarnaast is een overzicht van de volgende factuurgegevens zichtbaar: 1. naam afzender 2. adres afzender 3. factuurdatum 4. vervaldatum 5. factuurnummer 6. factuurkenmerk 7. factuurtype 8. informatie per factuurregel 9. bedrag inclusief BTW (afhankelijk van aanlevering door verzender) In het overzicht kunt u zelf aangeven hoeveel er op de pagina worden gepresenteerd. Standaard worden er 20 per pagina getoond. Facturen kunnen worden gedownload als PDF. Deze is voorzien van een elektronische handtekening om (bijvoorbeeld om fiscale redenen) aan te kunnen tonen dat het de originele factuur betreft. U kunt naar keuze eenvoudig of geavanceerd zoeken op de volgende factuurkenmerken: 1. Verzender 2. Factuurtype 3. Ongelezen 4. Factuurdatum 5. Vervaldatum 6. Factuurbedrag En u kunt zoeken op factuuracties: 7. Geprint versie: FINAL pagina: 3 van 10

4 Afhandelen Betalen Koppeling factuurbijlagen Factuurtype Herkenning nieuwe Notitie toevoegen Documentnummer toevoegen Reactie op factuur sturen naar verzender Actie vereist Doorsturen Telebankieren Internetbankieren 8. Gedownload als PDF 9. Gedownload voor telebankieren 10. Documentnummer (zelf toegekend) 11. Reactie gestuurd naar verzender van de factuur (alleen mogelijk als de verzender van de factuur deze mogelijkheid biedt). 12. Per gestuurd 13. Notitie toegevoegd 14. Vlag (actie vereist) De factuurverzender heeft de mogelijkheid bijlagen, zoals bijvoorbeeld testresultaten, aan de factuur te koppelen. Via een link kunnen deze bijlagen worden geopend.. Aanduiding van het factuurtype. Te onderscheiden zijn: automatische incasso, factuur, contant, credit nota, herinnering. Ongelezen zijn gemarkeerd met een kleur, waardoor ze snel te herkennen zijn. Na openen van de factuur verdwijnt deze kleur. U kunt reeds bekeken later weer markeren als ongelezen. U kunt één of meerdere notities toevoegen aan een factuur in het archief. Deze notities blijven bewaard bij de factuur. U kunt zelf bij een factuur een uniek kenmerk toevoegen, bijvoorbeeld een uniek nummer of een code. Bij sommige factuurverzenders heeft u de mogelijkheid om vanuit Z factuur direct een reactie op de factuur naar de betreffende verzender te versturen. Hiervoor treft u bij betreffende factuur een reactieknop die een genereert met een kopie van de betreffende factuur. Verder krijgt u hier ruimte om de aard van uw klacht of opmerking toe te voegen. Deze wordt automatisch verzonden naar de factuur verzender en opgeslagen onder het kopje reacties. U kunt een markeringsvlag toevoegen aan een factuur als herinnering aan een actie die u nog moet uitvoeren. U kunt in de notitie een toelichting opnemen over de benodigde actie. U kunt vanuit het archief versturen per . U selecteert één of meerdere, geeft het gewenste e- mailadres op en de ontvanger van de ontvangt de in PDF formaat. Factuurbestanden zijn te downloaden in een bestandstype dat kan worden geïmporteerd in de telebankiersystemen van de Rabobank, ING, Fortis en ABN Amro. Automatische koppeling met het Internet bankiersysteem van de Rabobank. N.B. Deze functionaliteit komt naar verwachting medio 2008 beschikbaar. Op en via de Z factuur nieuwsbrief zal de beschikbaarheid van deze koppeling worden aangekondigd. Logboek Logboek Het Z factuur logboek toont hoeveel u digitaal heeft ontvangen. Op factuurniveau wordt tevens bijgehouden welke acties u wanneer heeft uitgevoerd. Deze laatste functie treft u versie: FINAL pagina: 4 van 10

5 in het detailscherm van de factuur. versie: FINAL pagina: 5 van 10

6 Aanvullend abonnement: Fax/Scan dienst Service Elementen Toelichting Fax Scan upload Digitaal archief Toevoegen aan archief Toevoegen aan archief Zoeken Facturen die u nog op papier ontvangt, kunnen via een aanvullend abonnement worden gedigitaliseerd. Hiertoe kunt u deze faxen naar een Z factuur faxnummer. Deze verschijnen als afbeelding in uw archief. Tevens worden de voor verdere verwerking benodigde gegevens (alleen ten behoeve van betaling) van de factuur toegevoegd aan het archief. Wanneer de factuur in het archief staat opgeslagen kunt u van alle functies zoals beschreven in het Basisabonnement gebruik maken. Facturen die u op papier ontvangt kunt u toevoegen aan uw digitale archief. Dit kunt u doen door ze als scan of PDF bestand in uw archief te uploaden. Z factuur zorgt er vervolgens voor dat de factuurgegevens worden overgenomen en in uw online archief geplaatst. Naast de zoekfuncties die u kunt gebruiken bij het Basisabonnement, kunt u bij het aanvullende abonnement ook zoeken op de wijze waarop de factuur naar Z factuur is gestuurd (digitaal, fax of scan upload). Archief Factuurtype Het verwerken van de door u gefaxte of gescande kost enige tijd. Wel zult u vrijwel direct de afbeelding van de factuur te zien krijgen. U kunt dan controleren of het factuurplaatje correct wordt weergegeven. Als factuurtype wordt op dat moment aangegeven niet verwerkt omdat de factuurgegevens nog niet zijn overgenomen in het archief. Zodra de gegevens compleet zijn, zal de factuur het werkelijke factuurtype krijgen (bijvoorbeeld automatische incasso). Mocht een factuur onleesbaar zijn dan wordt dit aangegeven met het factuurtype niet verwerkbaar. Verwijderen Niet verwerkbare : Wanneer u op de factuur klikt, kunt u in het detailscherm het plaatje van de factuur zien. Indien dit plaatje niet goed zichtbaar is, kunnen wij de factuur niet verwerken. De factuur krijgt dan na verwerking het factuurtype niet verwerkbaar. Indien mogelijk geven wij in het detailscherm ook de reden van het niet kunnen verwerken weer. Afhankelijk van hoe u de factuur in uw fax plaatst, kan het gebeuren dat de factuur meteen na het faxen ondersteboven in uw archief wordt weergegeven. Dit wordt door ons gecorrigeerd als wij de factuur verwerken. Als een factuur het factuurtype niet verwerkbaar heeft gekregen kunt u deze factuur verwijderen en opnieuw faxen. Logboek Logboek Het logboek toont hoeveel digitale u heeft ontvangen. Op factuurniveau wordt tevens bijgehouden welke acties u wanneer heeft uitgevoerd. Deze functie vindt u in het detailscherm van de factuur. versie: FINAL pagina: 6 van 10

7 Let op: Omdat het gaat om die u eerst zelf heeft ontvangen en daarna pas naar ons heeft toegestuurd, heeft u nog steeds de fiscale verplichting om de papieren factuur zelf te bewaren. Wij kunnen deze verplichting bij die per fax of scan ons zijn toegezonden in uw digitale archief niet van uw overnemen! Instellingen FAX: Om gebruik te kunnen maken van deze dienst is het belangrijk dat u volgende instellingen in acht neemt. U kunt alleen faxen versturen vanaf het door u opgegeven uitgaande faxnummer. Daarnaast is het van belang dat de nummerherkenning van uw fax niet is uitgeschakeld. Dit is belangrijk omdat wij er zeker van moeten zijn dat de factuur die ontvangen van u afkomstig is. Vraag: Hoe weet ik wat mijn uitgaande faxnummer is? (Dit is bij ISDN verbindingen vaak anders dan u verwacht.) Antwoord: Door bijvoorbeeld een fax naar uw mobiele telefoon proberen te versturen. U zult in het display van uw mobiele telefoon zien welk nummer u probeert te bereiken. Dit is het nummer welke u op moet geven in uw registratie voor Z factuur. Vraag: Hoe weet ik of de nummerherkenning van mijn fax niet is uitgeschakeld? Antwoord: Zie ook het antwoord op de vorige vraag, of controleer uw faxinstelingen. Weergave kwaliteit van uw Fax. Om de gefaxte zo goed mogelijk in uw archief weer te geven is het van belang dat u de faxkwaliteit zo hoog mogelijk zet. (foto-stand) Het faxnummer waar u uw naartoe mag sturen Het faxnummer hiervoor is Als uitwijk hebben we een extra nummer mocht u problemen ondervinden met het eerste nummer: Het Uploaden van Wanneer u bepaalde al digitaal (via ) van uw leverancier heeft ontvangen, of wanneer u de voorkeur geeft aan het scannen van uw papieren in plaats van faxen, kunt u deze direct uploaden naar Z factuur. U treft de mogelijkheid om faxen te uploaden in de persoonlijke omgeving van uw digitale archief. Hiervoor dient u ingelogd te zijn op uw website en door te klikken op uw / Op het tabblad Upload (afbeelding 1) kunt u uw digitale direct naar uw archief uploaden. Het factuurplaatje is dan vrijwel direct zichtbaar in uw archief. Na één a twee werkdagen hebben wij de factuur verder verwerkt en zijn ook de betaalgegevens beschikbaar. Afb eelding 1: tabblad Upload versie: FINAL pagina: 7 van 10

8 U klikt op de knop Browse en selecteert vervolgens het bestand van uw factuur. Daarna klikt u op Open. Vervolgens klikt u op de knop Upload. Het bestand wordt op dat moment naar Z factuur geupload. Na succesvol uploaden krijgt u van het systeem de melding dat de factuur goed is geupload. Binnen enkele minuten kunt u de factuur in uw archief zien. Indien het uploaden niet goed is gelukt, krijgt u hier een melding van. U kunt het dan eventueel nog een keer proberen. Indien het uploaden blijft mislukken kunt u contact opnemen met de helpdesk van Agroportal. Aanvullend abonnement: archiefdienst Service Elementen Toelichting Archief Archief Mocht u er voor kiezen uw Z factuur abonnement te beëindigen, dan kunt u vanaf dat moment wel gebruik blijven maken van het online archief. Er worden dan geen nieuwe meer toegevoegd, maar alle bestaande blijven beschikbaar. U kunt er in plaats van dit abonnement ook voor kiezen alle aanwezige te downloaden waarna het archief zal worden gesloten. Tarieven De actuele tarieven kunt u raadplegen op Daar kunt u zich meteen aanmelden voor de dienst. versie: FINAL pagina: 8 van 10

9 Systeemeisen Het belangrijkste is een werkende internetverbinding en een internet browser. Aanbevolen versies: Besturingssysteem Mac Windows 2000/XP/Vista Browser Safari 3.0 of hoger Mozilla Firefox 2.0 of hoger Internet Explorer 6.0 of hoger Mozilla Firefox 2.0 of hoger De Internet Explorer-browsers kunt u downloaden van de website van Microsoft: De Safari browser kunt u downloaden van de website van Apple: Mozilla Firefox kunt u downloaden van de website van Mozilla: Oudere versies van browsers en systemen worden niet meer ondersteund, maar werken vaak nog wel. Voorbeelden zijn: Besturingssysteem Besturingssysteem Browser Windows 95 Internet Explorer 5.5 Windows 98 Internet Explorer 5.5 of 6.0 Windows ME Internet Explorer 5.5 of 6.0 Wanneer uw (minimale) systeemeisen niet voldoen aan deze voorwaarden, dan kan Z factuur bij technische problemen geen ondersteuning verlenen. versie: FINAL pagina: 9 van 10

10 Gebruikersondersteuning Als de Z factuur dienst niet functioneert zoals beschreven in dit document, kunt u dat tijdens de hier onder genoemde openingstijden melden bij de Z factuur helpdesk. Waar mogelijk worden aangemelde opmerkingen, gebreken en storingen direct opgelost. In gevallen waar dat niet mogelijk is, worden deze in volgorde van prioriteit opgelost. In alle gevallen streeft Agroportal er naar, problemen zo spoedig mogelijk te verhelpen. Contactgegevens helpdesk De Z factuur helpdesk is gedurende de openingstijden als volgt bereikbaar: Per telefoon: Per helpdesk@zfactuur.nl Openingstijden Z factuur helpdesk Dag Openingstijden Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag - Zondag - Feestdagen * - * Als feestdagen worden aangemerkt: Nieuwjaarsdag, eerste en tweede Paasdag, Koninginnedag, eerste en tweede Pinksterdag, eerste en tweede Kerstdag en eventuele door de overheid aangewezen feestdagen. Op Oudejaarsdag en de dag voor eerste Kerstdag is de helpdesk geopend tot uur. Z factuur en Z login De dienst Z factuur betreft de ontvangst en opslag van potentieel gevoelige factuurinformatie. Om misbruik te voorkomen en vertrouwelijke informatie goed te beveiligen is een goed beveiligde inlogprocedure vereist. Z factuur maakt hiervoor gebruik van Z login, een zogenaamde single sign on oplossing gericht op geauthenticeerde en geautoriseerde toegang tot online informatie. Door middel van een persoonlijke gebruikersnaam/wachtwoord combinatie heeft u toegang tot veel informatie en modules van bedrijven die al gebruik maken van Z login. Het voordeel: met één gebruikersnaam en één wachtwoord heeft u toegang tot al uw online zaken. Meer informatie over Z login vindt u op versie: FINAL pagina: 10 van 10