partner in automatisering software - hardware - IT services

Transcriptie

1 1 partner in automatisering software - hardware - IT services HISTORIEK Oprichting door Germain Coghe Overname van 2S Software School Start van hardware partnership met IBM Ontwikkeling van dyniris ERP Nieuwe UI voor DIAS in C#.NET Ontwikkeling boekhoudsoftware IRIS Verhuis door expansie naar IP De Bruwaan Ontwikkeling DMS software DIAS Bouw van een nieuw pand IP Hoge Bunders 20-jarig bestaan van C&C wordt gevierd

2 2 VANDAAG 36 medewerkers Omzet 4,4 miljoen euro (30/06/2008) Meer dan 400 klanten (cross-industrie) IT-solution partner ONZE KLANTEN PRODUCTION RETAIL / DISTRIBUTION FINANCIAL SERVICES / INSURANCE SERVICES / NON-PROFIT

3 3 Digitaal Informatie Archivering Systeem MODULAIRE OPBOUW DOCUMENT MANAGEMENT WORKFLOW MANAGEMENT CRM / RELATIEBEHEER PROJECT MANAGEMENT Beheer en archivering van al uw documenten Elektronische distributie of goedkeuring van documenten Beheer van burgers, organisaties, verenigingen, personeel, etc. Groeperen van informatie volgens projecten of dossiers DIAS - Digitaal Informatie Platform

4 4 DOCUMENT MANAGEMENT PROCES Documentinvoer - Welke documenten? -Papier digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering Documentverwerking -Lokaal opslaan - Afdrukken - Digitale handtekening - Versturen ( / fax) - Versiebeheer - Projectbeheer Documentarchivering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * - Security

5 5 WELKE DOCUMENTEN? Inkomende correspondentie Uitgaande correspondentie Klachten en meldingen Verslagen Vergunningen Contracten Aankoopfacturen Documentatie Bestelopdrachten Aanbestedingen Personeelsadministratie Foto s s INFORMATIE INVOER PAPIER Werkstations Intranet Internet Citrix/ VPN Mobile devices ZOEKVELDEN DIGITAAL Printer Fax ZOEKVELDEN MONDELING CD-ROM DVD Tape WORM

6 6 INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN 1. Keuze van het scantoestel 2. Technologieën voor optimaal rendement Barcodeherkenning OCR Optical Character Recogniton Virtual Rescan Software KEUZE DOCUMENTSCANNER DIAS = scanner onafhankelijk Aantal pagina s per dag Formaat Single / Duplex Kleur / Zwart wit Automatische documentinvoer

7 7 BARCODE HERKENNING Functies van de barcode: Documentseparator Herkenning documenttype PATCHBLAD Flowinformatie Automatische afhandeling ETIKET VOORGEDRUKT OPTICAL CHARACTER RECOGNITION FOTO TEKST

8 8 OPTICAL CHARACTER RECOGNITION Ongestructureerde OCR Intelligente OCR gestructureerd (form) / ongestructureerd (free form) VRS SOFTWARE MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING

9 9 AUTO-BRIGHTNESS A DOCUMENT BATCH NO VRS = ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2DE SCANNING B = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2DE SCANNING = VRS AUTOAUTO-BRIGHTNESS INFORMATIE INVOER Werkstations Intranet Internet PAPIER Citrix / VPN Mobile devices ZOEKVELDEN Printer Fax DIGITAAL ZOEKVELDEN CD-ROM DVD MONDELING Tape WORM

10 10 DIAS INTEGRATIE MS Office Fax Web Software app. Telefonie Andere applicaties CTI- Applicaties gebaseerd op XML, webservice, ODBC, INFORMATIE INVOER PAPIER Werkstations Intranet Internet Citrix/ VPN Mobile devices ZOEKVELDEN DIGITAAL Printer Fax ZOEKVELDEN MONDELING CD-ROM DVD Tape WORM

11 11 WELKE DOCUMENTEN? Telefoonnotities Klachten Meldingen Interne nota s Werkbonnen... INFORMATIE INVOER PAPIER Werkstations Intranet Internet Citrix/ VPN Mobile devices ZOEKVELDEN DIGITAAL Printer Fax ZOEKVELDEN MONDELING CD-ROM DVD Tape WORM

12 12 REGISTRATIE DOCUMENT REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE

13 13 REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE CONTACT REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE CONTACT

14 14 REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE CONTACT REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING

15 15 REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING BIJKOMENDE EIGENSCHAPPEN FLEXIBELE OPBOUW

16 16 DOCUMENT MANAGEMENT PROCES Documentinvoer - Welke documenten? -Papier digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Documenten indexeren Documentverwerking - Acties - Versiebeheer - Workflow - Uitgaande correspondentie - Dossierbeheer Documentarchivering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * - Security DOCUMENT ACTIES Lokaal opslaan van een document Afdrukken van een document Handtekenen van een document Toevoegen aan favoriete documenten Document versturen ( / fax) Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten

17 17 VERSIEBEHEER DOCUMENT MANAGEMENT PROCES Documentinvoer - Welke documenten? -Papier digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering Documentverwerking -Lokaal opslaan - Afdrukken - Digitale handtekening - Versturen ( / fax) - Versiebeheer - Projectbeheer Documentarchivering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * - Security

18 18 HOE ZOEKT U EEN INK. CORRESPONDENTIE? Als Secretaris wil ik wekelijks een overzicht van alle ink. correspondenties Als Diensthoofd Ruimtelijke ordening wil ik steeds een overzicht krijgen van alle openstaande ink. Correspondentiesvan mijn eigen dienst Burgers vragen me soms de status van hun inkomende correspondentie. mensen met informatiebehoeften ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT Andere documenten Dossiers Eigenschappen Inhoud Workflow Planning Contactperso(o)n(en) Document type

19 19 CENTRAAL ZOEKSCHERM RESULTAAT VOORBEELD ZOEKEN WORKFLOW RAPPORTEN GENEREREN

20 20 VOORDELEN ZOEKFUNCTIES Al uw documenten in 1 centraal archief Verticaal zoeken vb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart Full text search vb. alle documenten waarin het woord Blauwhuisstraat voorkomt Krachtige zoekmotor Wie mag documenten -inkijken -wijzigen - versies maken SECURITY Beveiliging op diverse niveau s - gebruiker / profiel - documenttype - individueel document -... Documenten zijn onuitwisbaar

21 21 EENVOUDIG DOSSIERBEHEER UITGEBREID DOSSIERBEHEER

22 22 Wie mag documenten -inkijken -wijzigen - versies maken SECURITY Beveiliging op diverse niveau s - gebruiker / profiel - documenttype - individueel document -... Documenten zijn onuitwisbaar

23 23 UW ELEKTRONISCH POSTVAK FILTER OVERZICHT TAKEN BETROKKEN COLLEGA S UW ELEKTRONISCH POSTVAK OPDRACHT STATUS VRIJE OPMERKINGEN PROFIELEN GEBRUIKERS

24 24 VERWITTIGING BIJ NIEUW BERICHT WORKFLOW AUTOMATISCH MANUEEL voorgedefinieerde flow Jos Piet Jan Jos Pol Jan Piet

25 25 WORKFLOW SERIEEL PARALLEL Jos Piet Jan Jos Piet Jan CONDITIONELE WORKFLOW < > 2.500

26 26 WORKFLOW Voordelen workflow: historisch traceerbaar snellere interactie -in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen betere opvolging

27 27 FLEXIBELE INTERFACE ADRESSENBEHEER

28 28 FLEXIBELE INTERFACE MAILINGBEHEER

29 29 CONCLUSIE Scanner MS Office Andere toepassingen Gebruiker Boekhouding / ERP Multimedia Telefonie Website Digitale fax 3 IMPLEMENTATIE NIVEAU S - Registratievan inkomende/ uitgaande correspondentie -Registratievan inkomende/ uitgaande correspondentie - Scannen van papieren documenten -Opslag van digitale documenten ( s, brieven in MS Word, ) -Registratie van inkomende/ uitgaande correspondentie - Scannen van papieren documenten -Opslag van digitale documenten ( s, brieven in MS Word, ) -Digitale procesflow van documenten voor interne opvolging

30 30 DE SLEUTEL TOT SUCCES Functionele mogelijkheden Gebruiksvriendelijkheid Integratiemogelijkheden SOFTWARE PROCESSEN SOFTWARE Analyse van de actuele processen Optimalisatie Elektronische omschakeling PROCESSEN MENSEN Betrokkenheid van key users Professionele begeleiding Opleiding op alle niveau s MENSEN IMPLEMENTATIETRAJECT Kick-off met de key users Inrichting van het systeem Installatie pilootversie Opleiding Roll-out Evaluatie PLATEAUPLANNING

31 31 Tel: +32(0)55/