Project Diva. De implementatie van Documentum bij Provincie Utrecht, 7 september 2011

Transcriptie

1 Project Diva De implementatie van Documentum bij Provincie Utrecht, 7 september 2011 Ad Overgaag, projectleider provincie Utrecht Marko van Schaijk, euroscript delt 1

2 Oude situatie Veranderende taken Krimpende budgetten Krimpende organisatie Verhuizing naar nieuw gebouw met (minder) werkplekken per 1 april 2012 Documentair intensief: Inkomende papierstroom Uitgaande papierstroom 2

3 Dat moet beter Flexplekken Project Anders Werken Samenwerken Transparantie Eigen verantwoordelijkheid Resultaat gericht Project Diva Digitale Informatie Voor Ambtenaren 3

4 Doel Het ter beschikking stellen van document management aan alle medewerkers van de provincie Utrecht voor 1 januari

5 Nut versus drempel Nut: Eén digitale kast voor alle medewerkers (ipv afdelingsschijven) Versiebeheer: samenwerken aan één dossier, aan één document Zoeken en meer vinden Uitgifte briefnummers Lopende dossiers gedigitaliseerd Post is sneller op bestemming 5

6 Drempels Verschillende beelden van digitaal werken, Onbekend maakt onbemind Informatie brengen Demo s, website Mijn documenten zijn vertrouwelijk Documentair Structuur Plan met strikte autorisatieregels Management betrokkenheid Tegenvallende performance Opschalen productie-omgeving 6

7 UITVOER Documentum Documenten hergebruiken: -Brieven Documenten zoeken -Stukken -Mail Rapporteren Digitale kast met planken, mappen, documenten Versiebeheer Delen documenten Metadata Beveiliging Ontvangen van documenten: -Ingekomen post - -Fax Ad hoc maken van documenten op de werkplek: -Word (sjablonen) - Maken documenten vanuit processen: -Vergunning INVOER 7

8 Hoe Plateau 1: pilot bij 3 afdelingen Plateau 2: olievlekken Stabiliseren techniek Uitbouw functionaliteit Ter beschikking stellen aan alle andere afdelingen Verantwoordelijkheid ligt bij de afdelingen, project Diva faciliteert. Plateau 3: nazorg & beheer 8

9 Status Op tijd klaar voor de verhuizing 19 september gaat de laatste afdeling live Pilot met elektronische handtekening Verbeteren van de kwaliteit van de informatie team Documentbeheer Managers ondersteunen management rapportages

10 Wensenlijstje (plateau 3) Elektronische handtekening hoge mate van beveiliging Proces optimalisatie: inkoop, subsidies, uitgaande post Vanuit huis werken Samenwerken over organisatiegrenzen heen Mobile devices (tablets) Bewaken kwaliteit van de informatie 10

11

12 Architectuur Test Acceptatie (= kopie productie) Productie 12

13 Eindgebruikers: Windows XP Documentum client user applications ELVHIS (Squit XO) Retention Policy Administrator Documentum Administrator Documentum Webtop Loadbalancer Citrix SUSE Linux Enterprise Server v10 (64 bit) (VMWare) Retention Policy Administrator v6.5 Application server Apache Tomcat v Documentum Administrator v6.5 Documentum Webtop v6.5 SUSE Linux Enterprise Server v10 (64 bit) (VMWare) Retention Policy Administrator v6.5 Application server Apache Tomcat v Documentum Administrator v6.5 Documentum Webtop v6.5 Windows Server 2003 R2 (VMWare) DFS Services Documentum Advanced Document Transformation Services SUSE Linux Enterprise Server v10 (64 bit) Full Text Indexing Service (FAST) Thumbnail Services SUSE Linux Enterprise Server v10 (64 bit) Documentum Content Server v6.5 File storage Documentum content Repository SUSE Linux Enterprise Server v10 (64 bit) Oracle database v Retention Policy Services Content Storage Services Windows Server 2008 (64 bit)(vmware) Captiva InputAccel scanserver Documentum

14 euroscript bij Provincie Utrecht Initieel (midden 2010): Documentum expertise bij implementatie als aanvulling) Steeds grotere rol in beheer Sinds begin 2011: Shared Support Centre levert 3 e lijn support Garantie voor beschikbaarheid Documentum expertise. 14

15

16 Organisatie van het beheer Helpdesk 2 e lijn (functioneel beheer) 3 e lijn (euroscript Delt) 2 e lijn (team Documentbeheer)

17 17

18 Beheer Kennis Technische documentatie DivaWiki DivaMantis

19 Upgrade Upgrade van Documentum v6.5 naar v6.7 Planning: Eind Juli TEST Begin Augustus ACCEPTATIE Midden Augustus PRODUCTIE 19

20 Testen van upgrade Testen door interne team Testen ook op basis van maatwerk-overzicht Gebruikerstest in ACCEPTATIE PROBLEEM: OK button niet OK Huidige status: Oplossing voorhanden, maar maatwerk. Overleg met EMC Support voor hotfix. Nog geen gevolgen voor Office 2010 upgrade 20

21 Vragen? 21