Software Asset Management bij UWV

Transcriptie

1 Software Asset Management bij UWV

2 Software Asset Management bij UWV PON Seminar Lessons Learned 11 december 2012 Paul de Jong Software Asset Management bij UWV

3 Agenda UWV Redenen voor SAM Tijdslijn SAM Organisatie Techniek Uitdagingen Toekomst Software Asset Management bij UWV 3

4 UWV Fusieorganisatie opgebouwd uit 5 UVI s en CWI Alle ICT uitbesteed Omvang medewerkers desktops en laptops servers Besparingsdoelstelling Mensen Middelen Software Asset Management bij UWV 4

5 Redenen voor SAM Rechtmatigheid Audits Betere kwaliteit Tijdswinst Betere onderhandelingspositie Risico management Voorspelbaarheid Software Asset Management bij UWV 5

6 Tijdslijn SAM 2006 eerste start SAM Geen centrale organisatie inrichting 2008 start Licentiedesk Centraal aanspreekpunt en vraagbaak Centrale administratie, decentrale inkoop Opslag proof of license 2010 voltallig team Centrale inkoop Scherpstellen tooling Aansturen leverancier SAM diensten Inrichten processen en procedures Management support Software Asset Management bij UWV 6

7 Organisatie (1) Management buy-in, C-level verantwoordelijkheid Processen en procedures beschreven en geïmplementeerd Aanvragen licentie, koppelingen met - Change management - Autorisatie beheer Ontvangen bestelde software/licentie Uitgeven licentie en media Forecasting Software deïnstallatie Licentiebeleid Toetsen en rapporteren licentiegebruik Software Asset Management bij UWV 7

8 Organisatie (2) Rapportages en toetsen Compliancy Doelmatigheid Kostenplaatsen Administratieve toets, koppeling configuratie management Kennisvergaring en kennisdeling Training Roundtables en seminars PON Gartner Peer group SAM verkopen binnen UWV Software Asset Management bij UWV 8

9 Organisatie (3) Bezetting 1 Service Manager 1 Medewerker bedrijfsbureau 2 Contract Managers 1 Tactisch Product Manager Licentiedesk Besparingen: factor 3 van de personeelskosten Risico management: minimaal gelijk aan de personeelskosten Software Asset Management bij UWV 9

10 Organisatie (4) Licentiedesk Vraagbaak medewerkers en leveranciers Uitgifte en inname licenties Administratieve ondersteuning Kennisbank intern software/business Contract Management Contract beheer Onderhandelingen en audits Management briefing bij aankopen Product Management Marktontwikkelingen bijhouden Nieuwe producten beoordelen Beleid ontwikkelen Onderhandelingen en audits Software Asset Management bij UWV 10

11 Techniek (1) 1 tool actief: Flexera FNMP via SAMaaS Voorgangers, 4 tools waarvan 1 maatwerk Rapportages geaccepteerd door Microsoft en Oracle Highlights Software >3 maanden niet gebruikt PC s gekoppeld aan kostenplaatsen Geïnstalleerde software, versie en editie Software per PC/server inzichtelijk Ondersteuning voor VM-Ware Volgt PUR regels Microsoft Focus op KA EN HRC Software Asset Management bij UWV 11

12 Techniek (2) Geen 100% dekking CAL s Business Objects Oracle Citrix Geen totaaloverzicht van wat niet zichtbaar is Opgevangen door SAM inrichting Upgrades kosten veel tijd Inrichting SAMaaS Overige leveranciers Software Asset Management bij UWV 12

13 Uitdagingen Projecten eerder adviseren Belang van SAM niet overal bekend, na succesverhalen wordt meer mogelijk Veel communicatielijnen tussen leverancier en UWV Softwarevraag functioneel krijgen i.p.v. op pakketnaam Bewustwording bij de business, kosten, software keuze Koppeling tussen SAM en SLCM Upgrade advies i.c.m. regelgeving Software Asset Management bij UWV 13

14 Toekomst Automatische deïnstallatie bij geen gebruik Automatisch rechten verwijderen bij geen gebruik Oracle en Citrix zichtbaar maken Business meer betrekken bij SAM Betalen voor gebruik i.p.v. installatie Software Asset Management bij UWV 14

15 Vragen..? Software Asset Management 15