BPUG najaar seminar: De rol van PMO in P3 governance. Hier komt tekst Lokale overheid, eigen PMO

Transcriptie

1 BPUG najaar seminar: De rol van PMO in P3 governance Hier komt tekst Lokale overheid, Hier eigen komt governance, ook tekst eigen PMO

2 INHOUD 1. INLEIDING 2. ORGANISATIE Gemeente Utrecht Project en Programma 3. PROCESMODEL 4. PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE Opzet & Formatie Omgeving Kenniscentrum Administratief ondersteunend 5. AFSLUITING

3 ORGANISATIE [Gemeente Utrecht]

4 ORGANISATIE [Project en Programma] PROGRAMMA STUURGROEP PROGRAMMA MANAGER Opdrachtgevers/ Business Owners/Actielijnhouders AL-1: Publieksdienstverlening AL-2: Participatie AL-3: Bedrijfsvoering op orde AL-4: Het nieuwe werken AL-5: Generieke voorzieningen AL-6: Stadskantoor AL-7: Domeinambities Legenda Business IT Business+IT Opdrachtgever Project Stuurgroep Business Executieve GENERIEK PROJECTORGANISATIE CIPM Bureau Overall bewaking van alle IPM Projecten Opdrachtnemer Concern Informatie & Proces Manager Siem Huijsman Informatie Manager Platform - Opdrachtgever of diens vervanger Senior User - Door opdrachtgever of Executieve benoemd Senior Supplier - CIPM of hfd SCI of hfd. CCP of Overal PM - Waar nodig vertegenwoordigers van overige leveranciers. Geconsolideerde Highlight Report HPR Gedelegeerd Opdrachtnemer Cock van Dijk [Hfd. IB-IV-CCP] CLUSTER COMPLEXE PROJECTEN Business Projectmanager [Gebruikersorganisatie] Highlight Report [HPR] Programma Management Office Bewaking & Rapportage Project (Quality) Assurance Administreren/faciliteren Architectuur & Testmanagement Business Projectleider of Senior User [Gebruikersorganisatie] Afstemmen i-projectleider IB-IV-CCP HPR Businessteam - Procesverantwoordelijken - Materiedeskundigen - Key users - Testers i-projectteam A i-projectteam B Diverse projecteams zoals: IV, ABU, externe leveranciers etc. i-projectteam.n Projectmanager-A Projecten uit Investeringsprogramma [ Projectleiders] Projectmanager-B Projecten uit Investeringsprogramma [ Projectleiders] Projectmanager-C Projecten uit Investeringsprogramma [ Projectleiders]

5 PROCESMODEL Kwartaalrapportages Hoofdpuntenrapportages Afwijkingsrapportages Beslisdocumenten BESTURENDE PROCESSEN Directieraad Opdrachtgeversberaad CIPM Bureau Overleg Architectuurboard Stuurgroep overleg Issueboard Projectmanagersoverleg HPR Overleg PRIMAIRE PROCES VAN DE COMPLEXE PROJECTEN Projectopdracht Vooronderzoek Aanbesteding Initiatie Realisatie Acceptatie Implementatie Nazorg, Evaluatie Afsluiting Goegekeurde projectopdracht Goedgekeurde Vooronderzoeks rapport PVE PSA Goedgekeurde PID/PSA Waterval Iteratief Releasematig Goedgekeurde Testvrijgave rapport In gebruikgenomen systeem - Beheer overgedragen systeem - EPR - PEA Resource management Risico management Issue management Configuratie management Projectmappenstructuur Kapaciteitsbewaking Vraagbaak ONDERSTEUNENDE PROCESSEN Financiële administratie Budget bewaking Administratieve/ Secretariële ondersteuning Voortgangsbewaking Rapportage Planning & Control Inrichten governance Begeleiding/Coaching Testmanagement Kwaliteitsbewaking Architectuur Afhankelijkheden.

6 IB-IV-CCP-PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE [Opzet & Formatie] Niet administratief ondersteunend alleen, maar ook directief. Biedt momenteel de nodige ondersteuning aan de succesvolle realisatie van meer dan 35 parallel uitgevoerde regie projecten (in 2014: omvang uur, 8 M, 70 fte ) met resultaatverplichting. Met de focus op volgende vragen: Doen we de dingen op de juiste wijze? [Als Kenniscentrum] Worden de resultaten conform afspraken opgeleverd? [Als Ondersteunend] Hoe borgen we verworven cultuur van professioneel/projectmatig werken voor de toekomst? Formatie PM-Specialist /Hoofd PMO 0,5 fte [Kenniscentrum] PM-Specialist/ QA Mgr 0,5 fte [Kenniscentrum] PM-Specialist/Architect 2.0 fte [Kenniscentrum] PM-Specialist/Testmanager 1.0 fte [Kenniscentrum] PMO-Medewerker 1,2 fte [Administratief-Ondersteunend] PMO-Financieel administrateur 0,9 fte [Administratief-Ondersteunend

7 IB-IV-CCP-PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE [Omgeving] Hoofd CCP Vertegenwoordigers van gebruikersorganisatie CIO Office Portfolio Mgr. Programma Mgr. Stuurgroepen IB-IV-CCP Programma Management Office Projectmanager Projectleider Projectmedewerker Concern Architect Concern Financiën Juridische Zaken Concern Inkoop Vertegenwoordigers van Intern/Extern Onderaannemers Externe [Resource] Leveranciers Facilitaire Zaken

8 IB-IV-CCP-PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE [Kennis- en Expertise Centrum] Kennis- en expertise centrum op het gebied van: Project- en programma management Testmanagement Architectuur Met als doel: Ontwikkeling, implementatie en onderhoud van; 'best practices', standaarden, tools en templates Controle op de naleving van standaarden Het geven van gevraagd/ongevraagd advies op betreffende expertise gebieden Vaststellen en bewaking van afhankelijkheden Zorgen voor de alignement tussen portfolio, programma en project. QA reviews, health-checks en advies

9 IB-IV-CCP-PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE [Administratief ondersteunend] WAT Contractmanagement Resource gerelateerde contracten (Mantelpartijen, Markplaats, Klussenbank) Productoffertes vanaf binnenkomst tot opdrachtverstrekking en interne administratie Up to date houden productoverzicht. Resource management Capaciteitsbewaking Tijdregistratie en controle urenbriefjes Verantwoording externen Inhuur/Doorstroom/Uitstroom Risico management Issue management Change management Configuratie management Kwaliteitsbewaking Inrichten/Bewaken project dossiers WERKZAAMHEDEN Coördineren Registreren Bewaken Coördineren Registreren Bewaken Registreren Reviewen Evalueren Bewaken

10 IB-IV-CCP-PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE [Administratief ondersteunend] WAT Voortgangsbewaking & Rapportage (HPR) Tijdige verzameling van de HPR s Plannen HPR besprekingen Controle op de geld- en tijd afspraken (toets tegen goedgekeurde beslisdocumenten) Distributie naar relevante stakeholders (CIPM, Stuurgroep, PL, PM) Planning en tijdige levering van Maandspiegel Up to date houden van InControl Faciliteren, secretariële ondersteuning Vergaderingen, autorisaties, werkplekken, agenda's, notuleren, beslisdocumenten etc. Project sites Vraagbak Financiële administratie & budget bewaking Inrichting financiële systeem conform goedgekeurde beslisdocumenten Verwerking mutaties Controleren uitgezette opdrachten Analyse kostenplaats CCP Inkoopfacturen, toetsen op inhoud en verwerken Sync houden beslisdocumenten in relatie tot financiële administratie WERKZAAMHEDEN Controleren Registreren Informeren Distribueren Coördineren Sites aanmaken Communiceren Notuleren Beheren Inrichten Registreren Evalueren Bewaken Informeren