Prince User Group Nederland

Transcriptie

1 Prince User Group Nederland De autoriteit voor het toepassen van PRINCE2 in Nederland PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries

2 Profielen Ministerie van OCW Dienst Uitvoering Onderwijs Kor de Groot Functies: Senior controller Manager Monitoring Branches: Finance - overheid Bert Lubbers Functies: ICT - Kwaliteitsmanagement - Risicomanagement Branches: Finance - overheid

3 Dienst Uitvoering Onderwijs Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen Voorheen 2 uitvoeringsorganisaties Informatie Beheer Groep Groningen Centrale Financiën Instellingen Zoetermeer Taken Financiering onderwijsinstellingen Financiering studenten Diplomaregister en -erkenning

4 Vanuit een managementoptiek Waarom? Borging toepassing best practices (Prince 2) Verhogen zekerheid realisatie (project)doelstellingen Transparantie Stuurinformatie (verbetercyclus) Trendontwikkeling (8 componenten) Maar ook: Onvoldoende kennis, tijd

5 Vanuit Monitoring Project Assurance: Vraaggestuurd Adviesrol bij besluitvorming - go/no go Onderdeel van integraal adviesfunctie Monitoring Maar ook: Projectscans - Gateway onderzoek risicogericht Benchmarking (8 componenten) Trendontwikkeling portfolio (8 componenten) thema s

6 Ontwikkelingen & uitdagingen Ontwikkelingen: Managing successful programs (MSP) Toename projectscans ( Gateway review ) Koppeling risicomanagement (COSO) en Prince 2 Assessment - volwassenheid Uitdagingen: Opdrachtgeverschap Project Assurance procesgericht versus inhoud Adviesrol: beste stuurlui staan aan wal?

7 Project Assurance: De theorie Behartigen belangen stuurgroepleden Onafhankelijk van de projectuitvoering Business assurance: value for money Doet het project nog steeds het juiste Worden de doelstellingen gehaald Worden de toleranties niet overschreden User assurance: fit for purpose Requirements Product kwaliteit Supplier assurance: kunnen wij het maken? Productontwikkeling Toepassing standaards

8 Project Assurance: De praktijk Kenmerken Risk-based (risklog!) Gericht op projectproces, niet op inhoud PA geeft aan de stuurgroepleden zicht op de projectuitvoering PA adviseert de projectmanager PA sluit de Deming-cirkel: continue verbetering Activiteiten Review + advies managementproducten Ad-hoc advisering stuurgroep Projectscan (o.b.v. P2 healthcheck en bedrijfseigen ervaringen) Omgeving QA: Lijn (beheer en borging bedrijfsstandaards) Risicomanagement

9 Instrument voor projectscan Kenmerken Gebaseerd op Prince2 componenten 8 componenten, 4 aspecten, 4 vragen + effectiviteitfactor: totaal 160 genormeerde vragen Uitbreidbaar (bv. requirements management) Bevindingen risico s aanbevelingen monitoring Bevindingen toetsen op juistheid bij projectmanager Bijhouden actielijst n.a.v. aanbevelingen Presentatie in radardiagram Bespreken met stuurgroepleden

10 Instrument voor projectscan Project E01 Organisatie 100% Configuratiemanagement 80% 60% Business case 40% 20% Wijzigingsbeheer 0% Risico management Kwaliteit (proces) Beheersinstrumenten Plannen Datum meting: Gemiddelde: 64% 62% 53% 57% 57% 56% 61% 61% 57% 58% Organisatie Business case Risico management Plannen Beheersinstrumenten Kwaliteit (proces) Wijzigingsbeheer Configuratiemanagement Periode % 84% 56% 61% 59% 73% 61% 81% 66% 59% 29% 25% 25% 25% 25% 25% 51% 51% 51% 47% 56% 59% 59% 84% 84% 88% 88% 71% 71% 71% 57% 50% 33% 46% 46% 31% 46% 46% 33% 56% 75% 78% 68% 74% 74% 68% 72% 75% 68% 72% 85% 83% 83% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 58% 88% 94% 81% 100% 100% 100% 100% 100% 97% 94% 39% 19% 18% 8% 8% 8% 8% 8% 8% 8% Er zijn door de Executive drie aandachtspunten aangegeven: doelstellingen, beheersing en voortgang. Van elk risico zal worden aangegeven op welk aandachtspunt het betrekking heeft. Organisatie Constatering: Risico: 1. Job Descriptions zijn standaard, conform P2. Niet expliciet Als gevolg van onduidelijkheden in de TVB's en de

11 Project Assurance: Successen Risico s in de projectuitvoering worden vroegtijdig gesignaleerd en gemanaged Projectbeheersing neemt toe Projectmanagers gaan bewuster om met Prince2 en de mogelijkheden tot scalability Stuurgroepleden pakken hun rol bewuster op Projecten worden vergelijkbaar

12 Project Assurance: Valkuilen Stuurgroep(lid) heeft geen belang bij PA verborgen agenda ziet de noodzaak niet PA wordt gebruikt om vertrouwen te wekken in de omgeving van het project PA is alleen controlerend, en niet ondersteunend PA-rapportage wordt ook gebruikt buiten het project

13 Stelling (1) Project Assurance op deze manier is te instrumenteel.

14 Stelling (2) Het is onmogelijk de toegevoegde waarde van project assurance aan te tonen.

15 Stelling (3) Project Assurance zou moeten worden uitgebreid met Stakeholder Assurance. (naast business, user en supplier assurance)

16 Stelling (4) Stuurgroepleden zijn niet geëquipeerd om PA uit te voeren, daarom zou dit altijd moeten worden gedelegeerd aan een professionele PA-functie.