Hoe wendbaar zijn we?

Transcriptie

1 Hoe wendbaar zijn we? WENDBAAR heeft te maken met LENIGHEID LENIGHEID is de basis van VERANDERVERMOGEN EN TOCH KAN VERANDEREN BEST LASTIG ZIJN: 1

2 VERANDEREN BEGINT VANDAAG! We gaan samen met Reynier Pronk kijken naar de stappen die nodig zijn om beheersbaar te kunnen veranderen in projecten door gebruik te maken van Product Based Planning en GEWOON DOEN! 2

3 PRINCE2 Gewoon Doen! Meetbaar veranderen! Samenvatting Product Based Planning Reynier Pronk

4 Wat is er zo spannend aan PRINCE2 Door het benoemen van een owner krijgt elk project en elk product een gezicht. De keuze tussen projecten wordt beter, waardoor er alleen de meest noodzakelijke projecten worden opgestart. Door een scherpe scope bepaling worden onnodige extra s in projecten vermeden. Door tevoren beter na te denken wat er wordt opgeleverd en aan welke kwaliteitseisen voldaan moet zijn wil een product geaccepteerd worden, is de fout-kans kleiner en is er minder herstel nodig en misschien zelfs wel minder onderhoud / nazorg. Door heldere, op producten gebaseerde, planningen en rapportages werkt PRINCE2 als een early warning system, waardoor risico s en problemen eerder worden gedetecteerd en afgevangen/opgelost. Stuurgroepen worden beter, transparanter geïnformeerd en kunnen daarom betere beslissingen nemen en indien nodig tussentijds ingrijpen. Uiteindelijk is er minder stuurgroep aandacht nodig, waardoor er meer kostbare managementtijd overblijft om andere dingen te doen. 4

5 Project als investering Executive Senior Supplier Project Manager Senior User Investeringscyclus Bron: van der Molen Project Advies 5

6 Product-based planning Hart van de methode PRINCE2 Geeft overzicht Scherpe afbakening scope Samenhang Transparantie voor alle partijen Heldere besluitvorming Early Warning Wat is klaar als het klaar is? 6

7 Projectmanagement zonder product-based planning: Stuurgroep? Beide? Project Manager? Business Case ownership Project Board samenstelling go/no go beslissingen scoping / descoping project fasering keuze leveranciers contracten met leveranciers project/fase budget acceptatie en decharge risico s; kansen / bedreigingen rapportages en werkoverleg probleembeheersing kwaliteitsbepaling en controle voortgangscontrole wijzigingscontrole & beheer project aanpak afhankelijkheden interfaces totaal- en detailplanningen samenstellen uitvoerende teams Workbreakdown activiteitenplanning resourceplanning budget uitputtings-plan werk delegeren Configuratiebeheer baten-management verwachtingenmanagement overdracht naar de staande organisatie 7

8 Projectmanagement mét product-based planning: Work breakdown activiteitenplanning Business Case project aanpak ownership scoping/de-scoping Project Board-samenstelling resourceplanning project / fase budget budgetuitputtingsplan totaal- en detailplanningen werk delegeren contracten met leveranciers voortgangscontrole afhankelijkheden project fasering rapportages en werkoverleg wijzigingscontrole & beheer probleembeheersing Productbased planning go/no go beslissingen keuze leveranciers samenstellen uitvoerende teams kwaliteitsbepaling en controle acceptatie en decharge Configuratiebeheer overdracht naar de staande organisatie risico s; kansen/bedreigingen interfaces baten-management verwachtingen-management Product-based planning: de motor van elk PRINCE2-project 8

9 Product Breakdown Structure 1.0 Dakkapel 1.1 Ontwerpproduct en 1.2 Bouwproducten 1.3 Vergunningen 1.4 Financiële producten 1.5 Externe Producten Specificaties Bestelde dakkapel Aangevraagde bouwvergunning Aangevraagde lening Tekening bestaand huis Tekening Dakkapel Geleverde dakkapel Verstrekte lening Catalogus dakkapellen Technische berekening Geplaatste dakkapel Betaalde rekeningen Offerte Opengezaagd dak Bestaand dak Afgevoerd vuil Verleende Bouwvergunning Toestemming buren

10 Product Flow Diagram Tekening bestaand huis Catalogus dakkapellen Offerte Specificaties Tekening Dakkapel Toestemming buren Technische berekening Aangevraagde lening Aangevraagde bouwvergunning Verstrekte lening Verleende Bouwvergunning Bestelde dakkapel Bestaand dak Geleverde dakkapel Opengezaagd dak Geplaatste dakkapel Afgevoerd vuil 1.0 Dakkapel Betaalde rekeningen

11 Product breakdown structure 1.0 Operations Project Management verbetertraject 1.1 Vakbekwaamheid 1.2 Processen Synchronisatie met Applicatiegroep 1.5 Support 1.6 Publicaties 1.7 Externe Producten Vakbekwame PM s Rapport Nulmeting Organisatie Project Kick-off Proces Introductie op Intranet PM s geselecteerd voor de vakpool Vakbekwame PB-leden Beleidsnota Review Proces Maandelijks artikel Spelregels Projecten V-1 29/04/ Centres of Competence Geaccepteerde definities Project Support Office Interviews met PM s Eisen IPMA-C Certificering Vakpooleetsessies Veranderde Eisen PRINCE2 F/P Certificering Geïmplementeerde Geborgde 5 x collective grouping 6 x external products 18 x products Goedgekeurde Beleidsnota Roadmap / Portfolio 11

12 1.7.2 Spelregels Projecten V-1 29/04/10 Product flow diagram + staging PM s geselecteerd voor de vakpool Eisen IPMA-C Certificering Eisen PRINCE2 F/P Certificering Roadmap/ Portfolio Vakpooleetsessies Rapport Nulmeting Vakbekwame PM s Fase Beleidsnota Goedgekeurde Beleidsnota Project Support Office Introductie op Intranet Geaccepteerde definities Vakbekwame PB-leden Centres of Competence Organisatie Maandelijks artikel Veranderde Interviews met PM s Geïmplementeerde Project Kick-off Proces Fase Geborgde Review Proces Synchronisatie met Applicatiegroep 1.0 Operations PRINCE2, Project MSP, Management MoP, M_o_R, MoV and P30 are registered verbetertraject trade marks of the Cabinet Office. 12

13 Managen van afhankelijkheden en de projectomgeving Project B Scope Project A Development I/F Oper/Maint I/F Operations Maintenance NIET Project C 13

14 Analyse producten Scope Project A Overige producten Hoofdstroom Kritieke producten Development I/F Oper/Maint I/F 14

15 Project opsplitsen? PROGRAMMA Project 1 Project 2 Project 3

16 Externe producten managen Wetgeving Voorschriften Vergunningen Bestaand systeem Bestaand gebouw Oudere versie Product ander project Referentiemateriaal Feedback / Goedkeur Wie is de owner? Is de owner bewust / akkoord? Is het aan veranderingen onderhevig? Moet het worden aangepast? Moet het bevroren worden? Welke versie nodig? Wat te doen als product wijzigt? Ook effect op operationele situatie? 16

17 Product flow diagram en scoping Spelregels Projecten V-1 29/04/ PM s geselecteerd voor de vakpool Eisen IPMA-C Certificering Eisen PRINCE2 F/P Certificering Roadmap/ Portfolio Vakpooleetsessies Rapport Nulmeting Vakbekwame PM s Fase Beleidsnota Goedgekeurde Beleidsnota Project Support Office Introductie op Intranet Geaccepteerde definities Vakbekwame PB-leden Centres of Competence Organisatie Maandelijks artikel Veranderde Interviews met PM s Geïmplementeerde Project Kick-off Proces In scope Fase Geborgde Review Proces Synchronisatie met Applicatiegroep Ter discussie PRINCE2, 1.0 MSP, Operations MoP, M_o_R, MoV and P30 are registered Project Management trade marks of the Cabinet Office. verbetertraject 17

18 Product flow diagram en rapportering Spelregels Projecten V-1 29/04/ PM s geselecteerd voor de vakpool Eisen IPMA-C Certificering Eisen PRINCE2 F/P Certificering Roadmap/ Portfolio Vakpooleetsessies Rapport Nulmeting Vakbekwame PM s Fase Beleidsnota Goedgekeurde Beleidsnota Project Support Office Introductie op Intranet Geaccepteerde definities Vakbekwame PB-leden Centres of Competence Organisatie Maandelijks artikel Veranderde Interviews met PM s Geïmplementeerde Project Kick-off Proces gereed onderhanden Fase Geborgde Review Proces Synchronisatie met Applicatiegroep Nog te doen achterstand PRINCE2, 1.0 MSP, Operations MoP, M_o_R, MoV and P30 are registered Project Management trade marks of the Cabinet Office. verbetertraject probleem 18

19 Highlight Report Project x, fase 2, periode 2, datum:../../12 opgesteld door: product 1 Fase 2 Fase 3 product 2 product 3 product 4 product 5 product 6 product 7 product 8 product 9 periode fase-eind 19

20 Rapporteringsbasis: product flow diagram, Project x d.d.../../12, versie 3.0 en fase 2 plan versie 2 d.d.../../12 Product 01; Kosten Plan : 600. Actueel: 750. Status: opgeleverd Product 02; Kosten Plan : 800. Actueel: 825. Status: opgeleverd Product 03; Kosten Plan: 400. Besteed : 250. Status: bouw halverwege. Verwachting: wordt op tijd opgeleverd. Nog te besteden: 250. Reden van overschrijding: Extra mankracht benodigd om verloren tijd in te halen. Product 05; Kosten Plan: Besteed: Nog te besteden: 300. Product 09; Kosten Plan: Besteed: Nog te besteden Status: Product buiten het kritieke pad, wordt als stopwerk uitgevoerd. Komende periode: Afronden producten 03 en 05, doorgaan met product 09. Product 04; Kosten Plan: 300. Op te leveren. Product 06; Kosten Plan: 450. Op te leveren. Product 07; Kosten Plan: 200. Te starten. Laatste periode: Product 08; Kosten Plan: 300 in deze fase, en 500 in fase 3. Samenvattend : Totaal gepland voor fase 2 : Tot nu toe besteed : Verwacht nog te besteden : Verschil : = 1,7 % : (< tolerantie van 10%) Binnengekomen wijzigingsverzoeken: vijf, waarvan drie afgewezen door de Change Autority, twee kleine wijzigingen op product 3 en 5, hebben geen impact op het plan. Risico s: geen nieuwe risico s gedetecteerd. Risico op product 3: is opgelost: andere leverancier gecontracteerd. Productie op schema. Overige bijzonderheden: geen. 20

21 Product flow diagram en Change Control Spelregels Projecten V-1 29/04/ PM s geselecteerd voor de vakpool Eisen IPMA-C Certificering Eisen PRINCE2 F/P Certificering Roadmap/ Portfolio Vakpooleetsessies Rapport Nulmeting Vakbekwame PM s Fase Beleidsnota Goedgekeurde Beleidsnota Project Support Office Introductie op Intranet Maandelijks artikel Geaccepteerde definities Veranderde Vakbekwame PB-leden Centres of Competence Getrainde lijnmanagers Organisatie Niet wijzigen Interviews met PM s Geïmplementeerde Project Kick-off Proces te wijzigen Fase Geborgde Review Proces Synchronisatie met Applicatiegroep meewijzigen PRINCE2, 1.0 MSP, Operations MoP, M_o_R, MoV and P30 are registered Project Management trade marks of the Cabinet Office. verbetertraject 21

22 PBP en samenhang Business Case Waarom(nu)? baten, disbenefits, risico s Opdracht/ project mandate Project Brief doelstelling(en) scope / exclusions Project Product Description Eindproduc(ten) PBS en PFD Deelproducten 8. Wordt met dit alles voldaan aan de opdracht? 7. Zijn er producten die de risico s van de Business Case (het meest) beïnvloeden? 6. Is het mogelijk bepaalde producten naar voren te halen en daarmee de baten eerder te realiseren? 5. Worden de baten met de set van producten gerealiseerd? 4. Worden de doelstellingen hiermee bereikt? 3. Is het eindproduct dekkend voor de scope? Geen producten vergeten? 2. Zijn er deelproducten die niet echt nodig zijn om het eindproduct op te leveren? 1. Levert de som van de deelproducten het eindproduct op? 22

23 Project Governance Project Mandate Project Brief PID Planfase (IP) Uitvoeringsfase en overdracht Kick-off 1: Executive & PM Kick-off 2 PMT Goedkeuring Plan (Project en eerste fase) Goedkeuring tweede fase Goedkeuring laatste fase Afsluiting en décharge Goedkeuring Exception Plan 1. Project wordt niet gestart zonder actieve Executive 2. Kick-off 1: Project Autoriteit met Executive en PM 3. Kick-off 2: Project Autoriteit met het voltallige PMT Als alles BAU is: Project Assurance neemt rol over van Project Autoriteit bij Kick-off 2 23

24 Beheersinstrumenten Project Board Project Mandate Project Project Brief Brief Planfase (IP) PID Uitvoeringsfase en overdracht Kick-off 1: Executive & PM Kick-off 2 PMT Goedkeuring Plan (Project en eerste fase) Goedkeuring tweede fase Goedkeuring Exception Plan Goedkeuring laatste fase Instrument 1: De Project Board keurt (behoudens de teamplannen) alle plannen goed. Instrument 2: De Project Board bepaalt het aantal management fasen en de frequentie en inhoud van de Highlight- rapporteringen. Instrument 3: De Project Board bepaalt hoeveel speelruimte de PM krijgt. Afsluiting en décharge Instrument 4: Wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd of men kiest voor een (namens de Project Board acterende) Change Authority. Instrument 5: De Project Board kan er voor kiezen de uitvoering in de gaten te laten houden door Project Assurance. Instrument 6: De Project Board kan er voor kiezen het project op diverse momenten te laten reviewen door onafhankelijke specialisten of managers. Instrument 7: Met name de Executive als vertegenwoordiger van de Business kan, te allen tijde, desnoods zonder opgaaf van redenen, het project voortijdig beëindigen. 24

25 Process control productie Controle geborgd in het proces : Project Manager Project Manager Work Package Product Description(s) Product bouw Product review / test Product acceptatie Product eindcheck Work Package Team (mgr) Reviewer Acceptant Team (mgr) Configuration Management Project Support 25

26 Project Assurance Project Mandate Project Brief PID Planfase (IP) Uitvoeringsfase en overdracht Kick-off 1: Executive & PM Kick-off 2 PMT Goedkeuring Plan (Project en eerste fase) Goedkeuring tweede fase Goedkeuring Exception Plan Goedkeuring laatste fase Afsluiting en décharge Competence Center Project Assurance PM als PA in ander project Vanaf Kick-off 1 Assurance op basis van product-based planning Peer-to-peer Gate reviews 26

27 Samenvatting Product-based planning vereist vakmanschap! Indien goed toegepast wordt het voor alle partijen duidelijk wat er wordt opgeleverd De productie van deliverables en hun kwaliteit wordt beheersbaarder Problemen en risico s worden vroegtijdig zichtbaar Governance: Het draagt bij aan een overzichtelijk dashboard voor de Project Board De besluitvorming wordt beter; voorwaarde voor Management by Exception Producten hangen samen met de scope en de hiermee op te leveren benefits. Dit project/veranderingstraject wordt daardoor veel beter meetbaar. 27

28 Doelgroep: Leidinggevenden die PRINCE2 willen invoeren : Los 23,50 samen met werkboek totaal: 30,-- inclusief 6% BTW. Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te bestellen: tje naar : rpronk.1@hccnet.nl 28

29 Doelgroep: Project- en Team Managers en PB-leden die Product Based Planning in al z n facetten willen toepassen: Los 12,50 samen met PRINCE2 Gewoon Doen! totaal: 30,-- inclusief 6% BTW. Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te bestellen: tje naar : rpronk.1@hccnet.nl 29