De project support office(r) als projectnavigator

Transcriptie

1 11e PUG-Symposium De project support office(r) als projectnavigator Marcel Verbrugge 5 juni 2008

2 A projectmanager without a PSO 2

3 Wie ben ik? Marcel Verbrugge Balance (interim- en projectmanagement) Ervaring: o Beheersing van grote infrastructurele projecten o Inrichten projectbeheersorganisaties Projecten: o HSL-Zuid, Betuweroute, Maaswerken, Wijkertunnel, A15 o (Nog) geen ICT projecten 3

4 Recept Wanneer is een project succesvol? Wie is de klant? Een PSO. Wat levert het op? De projectnavigator! (rol, positie en expertise) Het stappenplan Aanbevelingen 4

5 Succes Wanneer is een project succesvol? Wanneer is een PSO succesvol? Als de klant tevreden is! Wie is de klant? 5

6 Wat doet de projectmanager om een project succesvol te maken? bedenken definiëren schetsen ontwerpen proberen inkopen maken opleveren gebruiken beheren Inhoud Beheersing managen besturen normstellen bewaken plannen begroten vastleggen contracteren organiseren regelen Samenwerking communiceren leiding geven motiveren overleggen afstemmen Projectmanagement 6

7 Hebben we het over hetzelfde? Project Support Office (PSO) Project Management Office (PMO) Project Office Project Audit Department Bedrijfsbureau Projectbureau Projectnavigatie door het Projectbeheersbureau 7

8 Stelling De PSO is een opstap voor junior projectleiders naar het echte werk 8

9 In welke situatie een project support office(r)? De projectmanager heeft ondersteuning nodig Expertise projectbeheersing is verspreid Onvoldoende expertise projectbeheersing Er is geen uniformiteit in methoden, rapportages etc. Het wiel wordt telkens opnieuw uitgevonden U heeft een complex project onder uw hoede U heeft meerdere projecten onder uw hoede 9

10 Wat levert het op? De projectmanager kan weer gaan managen Kennis en kunde is gecentraliseerd Expertise projectbeheersing beschikbaar Uniformiteit, duidelijkheid, consistentie, transparantie Lessons learned, best practices 10

11 Positionering De projectmanager is en blijft eindverantwoordelijk voor het project 11

12 Rollen Ondersteunend (projectondersteuner) Controlerend (projectpolitie) Initiërend (vooruitkijken) Stimulerend (niet wat maar hoe) projectnavigator Schakelen tussen strategie en uitvoering 12

13 Twee hoofdfasen Fase 1: Voorstel verkopen aan het management (cultuur)verandering big brother is watching you succesfactoren Fase 2: Stappenplan inrichting PSO functionaliteit positionering bemensing 13

14 Fase1 voorstel verkopen aan het management Succesfactoren Kijk door de bril van de klant Top down support Buy-in (kritieke massa) Samenwerking met andere afdelingen Communicatie over veranderingen Verwachtingen afstemmen Zichtbaarheid: toegevoegde waarde laten zien Ervaring in het opzetten van een PSO 14

15 Fase 2 stappenplan inrichting PSO 1. Welke expertise kan een PSO leveren? 2. Wat heb je nodig als projectmanager? 3. Positionering binnen het project 4. Bemensing 15

16 Welke expertise kan een PSO leveren? 1. Plannen A B 2. Beheersen 3. Informeren 4. Rapporteren 5. Ondersteunen 16

17 ICT-projecten - andere aanpak toekomst Wat heb je nodig als projectmanager? Bron: ICT barometer Ernst & Young 29 mei

18 Positionering binnen het project Concerncontrol Projectmanager PSO Projectcontrol 18

19 Positionering binnen het project Concerncontrol Stimulerend Initiërend Projectmanager Controlerend Ondersteunend Manager projectbeheersing Specialisten Ondersteuners Projectcontrol 19

20 Projectenmodel Rijkswaterstaat Concerncontrol Projectmanager Manager projectbeheersing Projectcontrol Omgevingsmanager Manager techniek Contract manager 20

21 PRINCE Organization Structure Corporate or Programme Management Project Board Senior User Executive Senior Supplier Project Assurance Project Manager PSO Team Managers 21

22 Hoe wordt je zichtbaar? Waar ligt de klant wakker van? Pak eerst knelpunten op Voer een risico inventarisatie uit Stel de voortgangsrapportage op 22

23 Samenwerking met de PSO Opstap voor juniors Ondersteunend Van uitvoerder naar navigator Verstevigen performance Professional en partner Gezaghebbend Rubber band management Expertise verspreid Zoveel mogelijk tools PM methoden, Processen, & Tools Configuratiemanagement Expertise gecentraliseerd Tools gericht op behoeften 23

24 Aanbevelingen Zorg voor commitment bij het management Wees bewust van het veranderingsproces incl. weerstand Niet alleen voor IT projecten Pas de PSO aan de wensen/eisen van het project Wees selectief in het toepassen van projectbeheers tools De PSO moet gezaghebbend zijn/worden Bouw aan de relatie met de klant (projectmanager,..) Zorg voor een stevige implementator Creëer kritieke massa Mix interne medewerkers en inhuur 24

25 Quote De meest effective projectnavigator is gezaghebbend, voorziet in een behoefte, kan goed schakelen tussen uitvoering en strategie, blijft zich ontwikkelen, voorziet de projectmanager van de juiste informatie en pusht hem/haar om het project succesvol te maken. 25

26 Dank voor uw aandacht Marcel Verbrugge Telefoon