De tien valkuilen van Software Asset Management (SAM) Auteur: Robert Bennink, Senior License Consultant

Transcriptie

1 De tien valkuilen van Software Asset Management (SAM) Auteur: Robert Bennink, Senior License Consultant Datum: 12 februari 2018

2 De tien valkuilen van Software Asset Management (SAM) Met een Software Asset Management-tool bent u automatisch compliant, toch? Nee, helaas. Er bestaan veel misverstanden over wat Software Asset Management voor een organisatie kan betekenen. Hoe zorgt u ervoor dat SAM in uw organisatie wel een succes is? Wij zetten de tien valkuilen die wij het meest tegenkomen bij klanten graag voor u op een rij. 1. Software Asset Management is meer dan een lijst van plussen en minnen op licenties Het is goed om inzicht te hebben in welke licenties u nodig heeft en welke overbodig zijn, maar dat is slechts de eerste stap. U weet dan alleen nog maar waar u op dat moment staat. Software Asset Management kan u vervolgens verder helpen bij het herinrichten van bedrijfsprocessen en procedures. Denk hierbij aan centrale inkoop, het terugbrengen van het aantal vendoren, etc. 2. Probeer niet alles in één keer te doen Hak een SAM-project bij voorkeur in (niet te veel) stukjes, want het moet voor alle betrokkenen behapbaar blijven. Start bijvoorbeeld met de software van de tien meest gebruikte vendoren. Stel uzelf voor u begint de vraag wat het uiteindelijke doel is van het SAM-project. Is dat inzicht in een aantal fabrikanten, of volledig en dynamisch compliant zijn?. 3. IT-doelstellingen moeten een relatie hebben met het licentiëren De IT-afdeling richt zich - vanzelfsprekend- op het behalen van de eigen doelstellingen en vergeet daarbij wel eens welke impact dit kan hebben op het licentiëren. Wanneer werknemers bijvoorbeeld standaard een virtuele desktop krijgen aangeboden, heeft dit gevolgen voor de licenties. Ook wanneer delen van het werk worden geoutsourcet, heeft dit effect op de lopende contracten. 4. Software Asset Management doen we er wel even bij Vaak wordt SAM belegd bij één persoon. Naast het feit dat dit vaak niet de juiste persoon is, is Software Asset Management ook geen taak voor één persoon, maar voor de gehele organisatie. 5. Het bepalen van een Effective License Position (ELP) is lastiger dan u denkt Door de steeds veranderende licentieregels van fabrikanten kan het moeilijk zijn om een ELP te bepalen. Vaak moet u daarvoor jaren teruggaan in de tijd en alles op regelniveau zorgvuldig nalopen. De tien valkuilen van Software Asset Management (SAM) Pagina 2 van 5

3 Is bijvoorbeeld bekend met welke licentieregels een licentie is aangeschaft? Welke licentierechten zijn er opgebouwd tijdens actief onderhoud op licenties? Welke benefits komen te vervallen als het onderhoud verloopt? U komt bij het beantwoorden van deze vragen wellicht voor een lastig dilemma te staan: roept u de hulp in van een fabrikant als u er niet uitkomt, of wilt u liever geen slapende honden wakker maken? 6. Fabrikanten maken gebruik van verschillende licentie-metrics In dit geval is het noodzakelijk om eerst vast te stellen welke licentie-metrics in huis zijn en hoe die worden toegepast. Licentiëert een organisatie software per gebruiker (concurrent of named), per processor of per core? Of gebeurt dit per domein, per bedrijf of zelfs per cloud-based credits? 7. De organisatie toont geen commitment Wanneer corporate sponsorship ontbreekt, is Software Asset Management gedoemd te mislukken. SAM is namelijk geen project voor een team, maar bewustwording voor de gehele keten en/of organisatie. Zo vindt geen enkele werknemer het leuk als zijn professional licentie wordt teruggebracht tot een standaard licentie, en moet de IT-afdeling sterk in haar schoenen staan wil zij een collega iets afnemen. Bij internationale bedrijven is dit nog complexer: wanneer een Europese of Noord-Amerikaanse vestiging een beslissing neemt over Software Asset Management, is niet gezegd dat collega s in Azië hierin mee zullen gaan.` 8. We betalen al zo veel De grootte van het bedrijf of de hoogte van de jaarlijkse afdracht rechtvaardigt geen eigen interpretatie van licentieregels. Standaardisatiecontracten met een hoge jaarlijkse factuur betekenen niet dat u gevrijwaard bent van alle licentieplichten; dat blijft uw eindverantwoordelijkheid als klant. 9. Software Asset Management heeft geen prioriteit Organisaties gaan soms enthousiast met een tool aan de slag, maar stoppen hiermee als een nieuw management andere prioriteiten stelt. SAM wordt in zo n geval vaak gezien als kostenpost waarvan de voordelen niet direct zichtbaar zijn. De tien valkuilen van Software Asset Management (SAM) Pagina 3 van 5

4 10. Processen zijn niet op orde Last but not least: bij veel organisaties zijn processen niet goed op orde, waardoor Software Asset Management slecht van de grond komt. Denk aan: De verantwoordelijken voor SAM communiceren niet met IT ers die bijvoorbeeld nieuwe laptops uitgeven of nieuwe servers uitrollen; Afdelingen schaffen zelf buiten IT om nieuwe software aan; HR informeert bij uitdiensttreding niet de juiste personen, waardoor accounts en bijbehorende licenties blijven bestaan. De tien valkuilen van Software Asset Management (SAM) Pagina 4 van 5

5 Ook uw licentiebeheer optimaliseren? Wilt u uw licentiebeheer optimaliseren en het beste SAM-advies voor uw organisatie? Neem contact met ons op, dan helpen wij u met het zetten van de juiste stappen. De tien valkuilen van Software Asset Management (SAM) Pagina 5 van 5