Rapport Microsoft Licentiepositie Gemeente Assen. Datum : 22 december 2015

Transcriptie

1 Datum : 22 december 2015

2 INHOUDSOPGAVE 1 MANAGEMENT SAMENVATTING CONTRACTEN RAPPORTAGE SCOPE PROJECT ALGEMENE UITGANGSPUNTEN VASTSTELLING LICENTIEPOSITIE RAPPORTAGE SYSTEM POOL VIRTUELE DESKTOP ACCESS (VDA) APPLICATION POOL OFFICE PROJECT VISIO SERVER POOL WINDOWS SERVER CORE CAL SUITE WINDOWS REMOTE DESKTOP SERVICES (TERMINAL SERVER CAL) EXCHANGE SERVER FOREFRONT IDENTITY MANAGER SQL SERVER BIJLAGE 1. OVERZICHT MICROSOFT LICENTIES PER

3 1 MANAGEMENT SAMENVATTING In opdracht van Microsoft heeft xxx een analyse gedaan van de Microsoft licentiepositie van Gemeente Assen, om zo te kunnen bepalen of er voldoende licenties in bezit zijn bij Gemeente Assen. Om de benodigde aantallen licenties vast te kunnen stellen heeft xxx met MAP Toolkit een scan uitgevoerd op zowel de werkplekken als op de servers. Waar nodig is de informatie aangevuld en gevalideerd met andere bronnen binnen de organisatie van Gemeente Assen, of door aanvullende vragen te stellen. Uit onze analyse zijn de volgende aandachtspunten voor Gemeente Assen naar voren gekomen: Gemeente Assen heeft meer gebruikers dan werkplekken. De gebruikers kunnen flexwerken, waardoor elk device door meerdere personen wordt gebruikt. Hierdoor kan er hoogstwaarschijnlijk geen hoofdgebruiker meer aangewezen worden per device. Het gevolg is dat deze gebruikers geen gebruik kunnen maken van de Roaming Use Rechten op Office, Project en Visio licenties met actieve Software Assurance. Daardoor is er in theorie ook voor alle thuiswerkplekken een licentie nodig voor Office, Project en Visio; Gemeente Assen maakt gebruik van een standaard VDI image, waarin Office 2010 Professional Plus, Project 2010 Professional en Visio 2010 Standard zijn opgenomen. Omdat gebruikers kunnen flexwerken kan in theorie elk device gebruikt worden om deze 3 producten te gebruiken, waardoor er in theorie voor alle devices een licentie nodig is voor deze 3 producten. Wanneer middels een SAM tool aangetoond kan worden vanaf welke devices, gedurende de afgelopen 90 dagen, daadwerkelijk gebruik is gemaakt van deze producten, kan gemeente Assen het aantal benodigde licenties reduceren; Door het recent bijplaatsen van 2 fysieke servers heeft Gemeente Assen te weinig Windows Server Standard licenties in bezit; Het aantal gebruikers is lager dan het aantal waarop het huidige Enterprise Subscription Agreement is gebaseerd. Wellicht zijn in het verleden ook functionele accounts meegeteld als gebruiker, maar wanneer alle medewerkers een persoonlijk account hebben, dan hoeven deze functionele accounts niet geteld te worden, het gaat om het aantal natuurlijke personen dat toegang heeft tot de omgeving;

4 2 CONTRACTEN Customer Name on Agreement Agreemen t Status License Program Authorization / Agreement Number License / Enrollmen t / Customer Number Agreement Start Date Agreement End Date Gemeente Assen Expired Enterprise 6 52E /21/ /30/2010 Gemeente Assen Active Enterprise Subscription 6 E /20/ /29/2016 Gemeente Assen Active OPEN ZZG /30/ /31/2006 gemeente Assen Active OPEN ZZG /18/ /28/2006 Gemeente Assen Active OPEN ZZG /22/ /30/2007 Gemeente Assen Active OPEN ZZG /30/ /30/2007 Gemeente Assen Active OPEN ZZG /30/ /30/2007 Gemeente Assen Active OPEN ZZG /21/ /31/2012 Gemeente Assen Active OPEN ZZG /21/ /31/2012 Gemeente Assen Active OPEN ZZG /05/ /31/2015 Gemeente Assen Active OPEN DRG /02/ /30/2007 Gemeente Assen Active OPEN DAG /04/ /31/2008 Gemeente Assen Active OPEN DSG /14/ /31/2007 Gemeente Assen Active OPEN DRG /08/ /31/2008 Gemeente Assen Active OPEN ZZG /06/ /30/2008 Gemeente Assen Active OPEN ZZG /06/ /30/2009 Gemeente Assen Returned OPEN ZZG /13/ /31/2007 Gemeente Assen Returned OPEN ZZG /24/ /31/2015 Gemeente Assen - Stadsbalie Active OPEN ZZG /30/ /31/2012 Gemeente Assen - Stadsbalie Active OPEN ZZG /16/ /30/2012 Gemeente Assen - Stadsbalie Active OPEN ZZG /16/ /30/2012 Gemeente Assen Expired Select 6 S /12/ /31/2013 Gemeente Assen ICT Active Select Plus S A58AF0E5 03/14/ /31/2033 Deze contracten, en de daarbij behorende voorwaarden, dienen als basis voor dit rapport. De licenties die vanuit deze contracten zijn aangeschaft, zijn opgenomen in het rapport als de geldige in bezit zijnde licenties.

5 3 RAPPORTAGE SCOPE De scope van dit rapport betreft het vaststellen van de licentiepositie voor Microsoft producten welke in gebruik zijn bij Gemeente Assen, op basis van de volgende kerngegevens: 915 gebruikers 1345 werkplekken (Desktops/Laptops/Thin Clients/VDI) 4 fysieke servers 147 virtuele servers op 8 hosts Alle Microsoft producten die beschreven zijn in de, voor Gemeente Assen meest voordelige, Microsoft Product Terms. Deze zijn te vinden op Aantal Qualified Devices MAP Toolkit rapporteert 665 fysieke werkplekken en 680 VDI. Hierbij is gekeken welke systemen er de afgelopen 90 dagen actief zijn geweest. De lijst met systemen is door xxx gecategoriseerd en ter validatie naar Gemeente Assen gestuurd. Gemeente Assen heeft de lijst akkoord bevonden. Het aantal Qualified Devices is hiermee vastgesteld op 665. Aantal Qualified Users MAP Toolkit rapporteert in totaal 915 gebruikers en 49 functionele accounts gerapporteerd. Hierbij is gekeken welke gebruikersaccounts er de afgelopen 90 dagen actief zijn geweest. Gemeente Assen verklaart dat de functionele accounts niet door additionele gebruikers worden gebruikt. Het aantal Qualified Users is hiermee vastgesteld op 915.

6 4 PROJECT In dit rapport zijn de resultaten weergegeven van de analyse die xxx heeft uitgevoerd, om de Microsoft licentiepositie voor Gemeente Assen te bepalen. Zodra een klant een overeenkomst aangaat met Microsoft, gaat zij ook de verplichting aan dat zij volgens de regels van de betreffende overeenkomst(en) de software gebruikt. Dit rapport beschrijft dan ook de bevindingen gezien vanuit de licentieregels van Microsoft. 4.1 Algemene uitgangspunten vaststelling licentiepositie Bij het vaststellen van de licentiepositie zijn twee zaken van belang. Enerzijds hoeveel gebruiksrechten/licenties Gemeente Assen in bezit heeft en anderzijds welke software, in welke omvang geïnstalleerd is. Om de benodigde aantallen licenties vast te kunnen stellen heeft xxx met MAP Toolkit een scan uitgevoerd op zowel de werkplekken als op de servers. Waar nodig is de informatie aangevuld en gevalideerd met andere bronnen binnen de organisatie van Gemeente Assen of door aanvullende vragen te stellen. Voor het vaststellen van de Microsoft gebruiksrechten is gebruik gemaakt van de MLS (Microsoft License Statement) zoals die door Microsoft is aangeleverd. Gemeente Assen heeft de MLS gezien en akkoord bevonden. De informatie over de aanwezige software en de in bezit zijnde licentierechten is tegen elkaar afgezet op basis van de gebruiksrechten van Microsoft, welke zijn vastgelegd in de Microsoft Product Terms (PT). Dit heeft uiteindelijk geleid tot de Effective License Position (ELP). Er is gebruik gemaakt van de meest recente PT op het moment van schrijven. Daarnaast zijn de voorwaarden, zoals gesteld in het Microsoft contract, gebruikt in dit rapport.

7 4.2 Rapportage In de rapportage wordt gebruik gemaakt van onderstaand overzicht om per product de licentiepositie weer te geven. Onder de tabel vindt u een toelichting op de verschillende kolommen. [Product naam] [Product Editie] [hoogste versie] [laagste versie] [aantal] + [aantal] Product Hier vindt u naast de productnaam ook de editie van het betreffende product. Versie Hier vindt u de verschillende versies van het product, gesorteerd van hoogste naar laagste versie Benodigd Hier wordt het benodigd aantal licenties weergegeven Licenties Hier wordt het aantal licenties weergegeven dat uw organisatie in bezit heeft Downgrade Wanneer licenties van een hogere versie gebruikt mogen worden voor het licenseren van installaties van een lagere versies, dan wordt dat in deze kolom weergegeven. Positie Hier vindt u de werkelijke licentiepositie voor de betreffende versie van het product. Dit berekend middels de volgende rekensom: [Positie] = [Licenties] + [Downgrade] [Benodigd]

8 5 SYSTEM POOL 5.1 Virtuele Desktop Access (VDA) Vanaf alle werkplekken die binnen de werkomgeving voorzien zijn van een Windows Upgrade licentie met Software Assurance, mogen de gebruikers ook een virtuele desktop benaderen met daarop een Windows besturingssysteem. Voor de werkplekken waarvoor geen Windows Upgrade licentie met Software Assurance aangeschaft kan worden, zoals Thin Clients, thuis PC s, non-windows Tablets of werkplekken van derden waar vandaan ook een virtuele desktop benaderd kan worden met daarop een Windows besturingssysteem, is er een additionele VDA licentie nodig. Een VDA Subscription is beschikbaar in het Per Device of Per User licentiemodel. Gemeente Assen heeft aangegeven dat gebruikers ook vanuit huis gebruik kunnen maken van de VDI s. Voor elke gebruiker is er dan ook een VDA licentie per User nodig. VDA per User n/a VDA per Device n/a 8 8

9 6 APPLICATION POOL In deze categorie vallen alle edities en versies van Office, Visio en Project. Minder bekende producten als Bing Maps, GeoSynther, MapPoint en Streets & Trips vallen ook onder deze noemer. Producten in de Application pool worden gelicenseerd per apparaat. Een Office Professional (Plus) licentie kan niet ingezet worden voor Office Standard editie en vice versa. Evenmin kan een Office licentie gebruikt worden als de media is gebruikt voor een losse applicatie, zoals Word, Access of Lync. Ook dit gegeven werkt weer twee kanten op. Als er zowel licenties voor Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote en Publisher aanwezig zijn, mag toch niet de Office Standard media gebruikt worden. Wel geldt dat er ongelimiteerd gedowngrade mag worden naar oudere versies van dezelfde editie van het product. 6.1 Office Gemeente Assen heeft in haar VDI image Office 2010 Professional Plus opgenomen. Dit houdt in dat men voor alle werkplekken waarop deze VDI s gestreamed worden (zowel op kantoor als thuis), een Office 2010 Professional Plus licentie moet bezitten. Gemeente Assen heeft weliswaar ook Office 365 licenties aangeschaft, maar die kunnen alleen ingezet worden wanneer er daadwerkelijk gebruik gemaakt wordt van de media van Office 365. Daarnaast geven Office 365 licenties nooit het recht om een oudere versie van Office te gebruiken. Wanneer er actieve Software Assurance rust op de Office Professional Plus licenties, kunnen hoofdgebruikers van werkplekken op kantoor gebruik maken van Roaming Use Rights Daarmee kunnen zij vanuit huis ook dezelfde Office Professional Plus benaderen zonder extra licentiebehoefte. Een hoofdgebruiker is die persoon die meer dan 50% van de tijd dat een computer gebruikt wordt, de gebruiker was van die werkplek, gemeten over een periode van 90 dagen. Aangezien Gemeente Assen 665 fysieke werkplekken en 915 gebruikers heeft, is de kans aanwezig dat niet iedere gebruiker hoofdgebruiker is. In dat geval zal voor alle thuiswerkplekken een aanvullende Office Professional Plus licentie aangeschaft moeten worden. Om thuiswerken correct te licenseren zal Office 365 media gebruikt moeten worden. Office Professional Plus (SA) Plus 2010 <= thuiswerkplekken Office 365 Pro Plus E

10 6.2 Project Gemeente Assen heeft in haar VDI image Project 2010 Professional opgenomen. Dit houdt in dat men voor alle werkplekken waarop deze VDI s gestreamed worden (zowel op kantoor als thuis), mogelijk een Project Professional licentie moet bezitten. In theorie kan immers op elk device gebruik gemaakt worden van Project. Net als bij de Office licenties, geldt dat alleen hoofdgebruikers van werkplekken gebruik kunnen maken van Roaming Use Rights op licenties met actieve SA. Omdat er meer gebruikers dan werkplekken zijn en er dus middels flexwerken gebruik wordt gemaakt van deze werkplekken, is de kans groot dat er nauwelijks hoofdgebruikers aan te wijzen zijn. Voor alle gebruikers die geen hoofdgebruiker zijn, dient er ook voor de thuiswerkplek een aanvullende licentie aangekocht te worden. Dit zal zeker niet de bedoeling zijn van Gemeente Assen, maar is wel het gevolg van deze inrichting. Alleen wanneer gemeente Assen middels een SAM tool kan aantonen vanaf welke devices, gedurende de afgelopen 90 dagen, daadwerkelijk gebruik is gemaakt van deze producten, kan gemeente Assen het aantal licenties reduceren; Gemeente Assen heeft recent Project Pro for 365 licenties aangekocht. Echter de media is nog niet omgezet. Gemeente Assen geeft aan dat 24 gebruikers een Project Pro for 365 abonnement toegewezen zullen krijgen. Project Professional Project <= thuiswerkplekken (SA) 41 (SA) Project Pro for 365 Non-Spec

11 6.3 Visio Gemeente Assen heeft in haar VDI image Visio 2010 Standard opgenomen. Dit houdt in dat men voor alle werkplekken waarop deze VDI s gestreamed worden (zowel op kantoor als thuis), mogelijk een Visio Standard licentie moet bezitten. In theorie kan immers op elk device gebruik gemaakt worden van Visio. Net als bij de Office licenties, geldt dat alleen hoofdgebruikers van werkplekken gebruik kunnen maken van Roaming Use Rights op licenties met actieve SA. Omdat er meer gebruikers dan werkplekken zijn en er dus middels flexwerken gebruik wordt gemaakt van deze werkplekken, is de kans groot dat er nauwelijks hoofdgebruikers aan te wijzen zijn. Voor alle gebruikers die geen hoofdgebruiker zijn, dient er ook voor de thuiswerkplek een aanvullende licentie aangekocht te worden. Gemeente Assen heeft recent Visio Pro for 365 licenties aangekocht. Echter de media is nog niet omgezet. Gemeente Assen geeft aan dat 12 gebruikers een Visio Pro for 365 abonnement toegewezen zullen krijgen. Visio Professional (SA) 2 (SA) Visio Standard <= thuiswerkpl ekken Visio Pro for 265 Non-spec

12 7 SERVER POOL In deze categorie vallen alle Windows Server edities en alle server applicaties die op een Windows Server kunnen worden geïnstalleerd. Bekendste voorbeelden zijn Exchange Server, SharePoint Server, Lync Server, Project Server, BizTalk Server en SQL Server. 7.1 Windows Server Fysieke Windows servers In onderstaand overzicht is te zien hoeveel fysieke servers er gebruik maken van welke editie en versie van Windows Server en hoeveel licenties daarvoor nodig zijn: Server Name Version Edition # Processoren # Benodigde licenties S1WDMCTR R2 Standard 1 1 S2WDMCTR R2 Standard 1 1 s1wwireshark R2 Standard 1 1 s2wdmctr R2 Standard 1 1 Virtuele Windows servers In onderstaand overzicht is te zien hoe de virtuele servers zijn verdeeld over de verschillende Clusters en de benodigde licenties voor elk cluster: Cluster S1CLKA001 S2CLKA001 Host # Procs x # Cores # Actieve (inactieve) VM s VDI (inactieve) s1vesx (1) s1vesx (2) (1) s1vesx (4) (3) s1vesx (4) 3 (1) s1vesx (1) 1 s2vesx s2vesx (2) - s2vesx (2) - Benodigde licenties 5 x Datacenter x Datacenter 2012 S1CLVDI001 s1vesx (34) Enkel VDI -> Geen licenties

13 S1CLVDI001 s1vesx (37) s1vesx (37) s1vesx (40) s1vesx (21) s1vesx (30) s2vesx (32) s2vesx (33) s2vesx (36) s2vesx (30) s2vesx (31) s2vesx (35) Enkel VDI -> Geen licenties Op basis van bovenstaande overzichten fysieke en virtuele servers, komt het totaal aantal benodigde licenties voor Windows Server uit op: Windows Server Datacenter per Processor Pair Windows Server Standard per Processor Pair 2012 R2 8 (SA) R

14 7.2 Core CAL Suite Er dient voor elke gebruiker óf voor elk apparaat dat toegang heeft tot de bepaalde server functionaliteit, een Client Access Licentie afgenomen te worden voor het betreffende serverproduct. Omdat er voor meerdere producten een CAL noodzakelijk is, heeft Gemeente Assen gekozen voor aanschaf van de Core CAL Suite. Deze suite bevat CAL s voor meerdere producten: Producten vanuit de Core CAL Windows Server CAL Exchange Server Standard CAL SharePoint Server Standard CAL Skype for Business Server Standard CAL System Center Configuration Manager Client ML System Center Endpoint Protection Gemeente Assen heeft voor alle gebruikers een Office365 E4 Subscription Licentie Per User From CoreCAL with Office aangeschaft. Daarmee kunnen alle gebruikers gebruik maken van Exchange, SharePoint en Skype for Business in de Cloud, maar ook van Office 365 installaties. Voor Exchange maken zij daar ook daadwerkelijk gebruik van. Core CAL Suite User n/a 915 (SA) 1046 (SA) 131 (SA) Off365PE4 ALNG SubsVL MVL Promo PerUsr FromCoreCALw/Off n/a Windows Remote Desktop Services (Terminal server CAL) Gemeente Assen heeft verklaard dat zij geen gebruik maken van Terminal Servers. Wel zijn er 15 RDS licenties opgenomen in de lopende ESA. Windows Remote Desktop Services User CAL (SA) 15 (SA)

15 7.4 Exchange Server Gemeente Assen heeft 2 Exchange servers ingericht met Exchange Server 2013 Standard: Server Name Exchange Server Role Product Edition WEXCH001 Mailbox Server, Client Access Server Microsoft Exchange Server 2013 Standard WEXCH002 Mailbox Server, Client Access Server Microsoft Exchange Server 2013 Standard Omdat deze servers zijn gevirtualiseerd, is Software Assurance verplicht op de serverlicenties, omdat daarmee License Mobility Rights verkregen worden, waardoor het toegestaan is dat deze VM s zich automatisch verplaatsen binnen het cluster. Gemeente Assen heeft aangegeven dat alle gebruikers gebruik maken van Office 365. Deze servers zijn ter ondersteuning van Office 365, maar de gebruikers maken er zelf geen gebruik van. Exchange Server - Standard (SA) 2 (SA) 0

16 7.5 Forefront Identity Manager Gemeente Assen maakt gebruik van Office 365 en heeft daarom de Forefront Identity Manager Synchronization Service draaien. Hiervoor is geen licentie benodigd. ComputerName WDIRSYNC001.assen.lan Name Forefront Identity Manager Synchronization Service 7.6 SQL Server In onderstaand overzicht zijn de SQL Servers weergegeven. waaraan licenties worden toegewezen: Server SQL Versie SQL Editie # vcpu (threads) vmotion Benodigde licentie WSQL Enterprise 4 Ja 4x SQL Enterprise per Core + SA WSQL Enterprise 4 Ja Passive van WSQL010 Op basis van bovenstaande komt het aantal benodigde SQL Server licenties uit op: SQL Server Enterprise per Core (SA) 4 (SA) 0 SQL Server Standard per Server + CAL (SA) +3 (SA

17 BIJLAGE 1. OVERZICHT MICROSOFT LICENTIES PER VDA per User n/a VDA per Device n/a 8 8 Office Professional Plus (SA) Plus 2010 <= thuiswerkplekken Office 365 Pro Plus E Project Professional Project <= thuiswerkplekken (SA) 41 (SA) Project Pro for 365 Non-Spec Visio Professional (SA) 2 (SA) Visio Standard <= thuiswerkplekk en Visio Pro for 265 Non-spec Windows Server Datacenter per Processor Pair Windows Server Standard per Processor Pair 2012 R2 8 (SA) R Core CAL Suite User n/a 915 (SA) 1046 (SA) 131 (SA) Off365PE4 ALNG SubsVL MVL Promo PerUsr FromCoreCALw/Off Windows Remote Desktop Services User CAL n/a (SA) 15 (SA) Exchange Server - Standard (SA) 2 (SA) 0 SQL Server Enterprise per Core (SA) 4 (SA) 0

18 SQL Server Standard per Server + CAL (SA) +3 (SA