Toelichting overeenkomst Microsoft : De belangrijkste punten

Transcriptie

1 Toelichting overeenkomst Microsoft : De belangrijkste punten

2 Inleiding On premise, Cloud, Bring Your Own Device (BYOD), flexibiliteit; allemaal termen die wij de afgelopen jaren vanuit het veld voorbij hoorden komen als het gaat om ICT, software en vooral de Microsoftovereenkomst. De huidige Microsoft-overeenkomst speelt maximaal in op deze trends, maar biedt onderwijsinstellingen ook de mogelijkheid hun eigen tempo te volgen. Dit document licht de belangrijkste punten in de overeenkomst toe. Blijft u graag nog on premise werken, of wilt u liever naar de Cloud met Office 365, of kiest u wellicht voor een hybride model? De Microsoft-overeenkomst met het Basispakket geeft u de flexibiliteit om in uw eigen tempo in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. U bepaalt zelf hoe die verdeling eruit ziet zonder dat daar extra kosten mee gemoeid zijn. BYOD brengt vele uitdagingen met zich mee op licentiegebied. De overeenkomst lost de meest voorkomende en complexe issues op het gebied van BYOD en benodigde Client Access Licenses (CAL s) op. Was het bijhouden (tellen) van alle devices binnen de instelling een tijdsintensieve aangelegenheid, dan biedt de huidige Microsoft-overeenkomst uitkomst! 2

3 De belangrijkste punten op een rij Algemeen Op 1 januari 2015 is de huidige driejarige Microsoft overeenkomst ingegaan en deze loopt nog t/m 31 december De Microsoft-overeenkomst is wederom gebaseerd op een Basispakket, voorheen bekend als het Desktop Pakket. Naast het Basispakket is het mogelijk om additionele producten als Visio, Project en serverlicenties te bestellen. Zo heeft u met deze overeenkomst toegang tot de meest recente Microsoftproducten. Gebruik maken van oudere software- of taalversies blijft uiteraard mogelijk. In de overeenkomst is rekening gehouden met de toenemende populariteit van Office 365, Bring Your Own Device-scenario s en de combinatie van on-premise- en cloudgebruik, zodat u als instelling zeker weet dat de licenties in orde zijn als u leerlingen en medewerkers eigen devices laat gebruiken die verbinding maken met de ICT-infrastructuur van de school. Op deze manier sluit deze overeenkomst perfect aan op de huidige trends en ontwikkelingen. 1. Looptijd De overeenkomst heeft een looptijd van 3 jaar (van tot en met ) met jaarlijkse registraties en betalingen. Belangrijke data: november 2014: Jaarregistratie en betaling licentiejaar 1 (2015) november 2015: Jaarregistratie en betaling licentiejaar 2 (2016)* november 2016: Jaarregistratie en betaling licentiejaar 3 (2017)* Tijdens de jaarregistratie geeft u, naast het verplichte Basispakket, het aantal gewenste additionele desktopproducten, serverlicenties en online diensten aan ons door. *Start jaarregistratie kan enkele weken afwijken 2. Inhoud Microsoft Basispakket Het Microsoft Basispakket bevat de volgende producten: Desktop Education met Software Assurance - (voor instellingsgebruik) o Upgrade Windows Professional of Enterprise o Office Professional Plus o Enterprise CAL Suite met MDOP Office 365 Education E3 Subscription Dit betreft een Step-Up-licentie vanuit de Enterprise CAL en Office Pro Plus Windows Server CAL met Software Assurance - voor leerlingen Remote Desktop Services CAL met Software Assurance - voor medewerkers & leerlingen VDA Subscription Microsoft Desktop Optimization Pack for Software Assurance - voor leerlingen Vanaf 2017: Enterprise Mobility & Security (EM&S) (medewerkers) Vanaf 2017: Azure Active Directory Premium (AADP) (leerlingen) Voor een omschrijving van deze licenties, zie document Toelichting overeenkomst Microsoft

4 3. Prijsstelling Basispakket De jaarprijs voor de huidige overeenkomst is gebaseerd op de prijs die is betaald in het laatste jaar van de oude overeenkomst. Alleen in het eerste licentiejaar zullen wij een eenmalige prijsstijging hanteren, verder hebben wij voor alle licentiejaren de jaarprijs voor het Microsoft Basispakket gelijk kunnen houden. Goed nieuws dus: geen tussentijdse verhogingen meer, maar dezelfde prijs voor 2015, 2016 en Voor instellingen die het Desktop Pakket hadden zal er een eenmalige verhoging van 5% berekend worden. U hoeft niet langer het aantal devices of tussentijdse wijzigingen daarvan op te geven. Van PC s naar gebruikers Waar u voorheen licenties bestelde op basis van Microsoft PC s wordt nu de gebruiker steeds belangrijker. Steeds meer producten die nu ook opgenomen zijn in het Basispakket, worden gelicenseerd op basis van werkelijke gebruikers. Omdat wij nu het jaarlijkse bedrag gebaseerd hebben op de prijs van 2014 kunnen wij in de huidige licentieovereenkomst zorgdragen voor een goede overgang naar volledig betalen per gebruiker in een volgende overeenkomst. Daarom wordt u jaarlijks wel gevraagd om een aantal kerncijfers te registreren, zoals aantal gebruikers. Additionele desktopproducten en servers Bij iedere jaarregistratie kunnen additionele desktopproducten en serverlicenties besteld worden. U betaalt deze per jaar en bij iedere jaarregistratie kunt u opnieuw het aantal benodigde licenties tellen en registreren. Wanneer additionele desktopproducten en/of serverlicenties gedurende een licentiejaar bijbesteld worden, dan worden additionele desktopproducten, en online diensten naar rato per maand en de serverlicenties naar rato per licentiekwartaal in rekening gebracht. 4. Gebruik on premise en in de cloud Voorheen moest er voor Office 365 for Education E3, de uitgebreide cloudvariant van Office, aanvullend betaald worden. In deze Microsoft-overeenkomst is dit niet meer nodig: u bepaalt zelf in welke vorm en verhouding het gebruik on premise of in de cloud plaatsvindt zonder daar extra voor te betalen. Hierdoor kunt u in de huidige overeenkomst keuzes maken in welke mate u uw ICT infrastructuur on premise, in de cloud of hybride (deels lokaal, deels in de cloud of extern) inricht. Door volledig in de cloud te gaan kunt u bijvoorbeeld fors besparen op kosten, door weinig tot geen eigen servers meer aan te schaffen of te beheren, geen back-up- en upgradewerkzaamheden meer uit te hoeven voeren, etc. Office 365 Pro Plus In één overeenkomst wordt al het gebruik van Office geregeld! Office 365 Pro Plus op alle devices van de instelling Office 365 Pro Plus mag op alle Qualified Desktops (zie het vervolg van deze handleiding voor een uitgebreide definitie) gebruikt worden via de licentie in het Basispakket. 4

5 Office 365 Pro Plus op eigen devices van leerlingen en medewerkers * In de oude overeenkomst was er al het Student Advantage-programma waarmee leerlingen het recht kregen om Office 365 Pro Plus op 5 eigen devices te installeren en gebruiken, mits de school deelnam aan de Microsoft Schoolovereenkomst. Microsoft heeft dit recht nu ook voor medewerkers beschikbaar gesteld. De nieuwe benaming is Office 365 Pro Plus Benefit. * Deze paragraaf is ter info, Office 365 Pro Plus Benefit maakt geen deel uit van de Schoolovereenkomst, maar is een apart aanbod van Microsoft. Aan deze paragraaf kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. 5. BYOD en compliancy In de huidige overeenkomst is het gebruik van eigen devices zoals laptops, tablets en smartphones door medewerkers en leerlingen vanuit huis en op de instelling volledig afgedekt. Er worden door medewerkers en leerlingen steeds meer eigen devices meegenomen naar de instelling waarmee toegang tot de ICT-infrastructuur van de instelling wordt verkregen. In de vorige overeenkomst was het gebruiksrecht voor deze devices niet voor iedereen inbegrepen in het Desktop Pakket en was het gebruik daarvan eigenlijk niet legaal. Welke scenario s dekt het Basispakket af? De afgelopen jaren constateerden wij dat er veel verwarring is over het type devices waarvoor een licentie aangeschaft moet worden. De Microsoft-licensering voor al deze devices was vaak complex en moeilijk te doorgronden. Veel instellingen waren bijvoorbeeld in de veronderstelling dat een Macbook niet opgegeven hoefde te worden, maar ook omtrent ipads en Android tablets bestond veel verwarring. Dit heeft ertoe geleid dat er veel onbewust onjuist gebruik van licenties plaatsvindt. In de Microsoft-overeenkomst is dit opgelost door een aantal producten toe te voegen aan het Basispakket: Windows Server Client Access License (CAL) voor leerlingen Remote Desktop Service (RDS) CAL voor leerlingen Microsoft Desktop Optimization Pack (MDOP) voor leerlingen Virtual Desktop Access (VDA) voor medewerkers en leerlingen. Hiermee zijn de volgende scenario s afgedekt: Gebruik van devices van de instelling door medewerkers en leerlingen, binnen de instelling Gebruik van devices van de instelling door medewerkers en leerlingen, buiten de instelling Gebruik van eigen devices door medewerkers en leerlingen, binnen de instelling Gebruik van eigen devices door leerlingen, buiten de instelling. Zoekt u concrete voorbeelden en meer uitleg over deze producten in het Basispakket? U vindt dit in Bijlage A. 6. Netwerkbeheer en servicelicenties Het standaardbeleid van Microsoft is dat co-location van servers is toegestaan. Dat betekent dat de licenties ingezet kunnen worden voor zowel fysieke als virtuele servers die gemanaged worden door derden. Wat niet mag is een gehoste server van een SPLA leverancier voorzien van de Microsoft licenties uit de Licentieovereenkomst die via APS IT-diensten is afgenomen. Het is echter NIET toegestaan deze twee licentievormen (Microsoft licentieovereenkomst en SPLA) te mengen. Bovendien zou u dan dubbel betalen. De serveromgeving dient tevens alleen door uw school of schoolbestuur, en niet door derden, gebruikt te worden. 5

6 7. Tot slot Wij hopen u hiermee beknopt de belangrijkste voordelen en wijzigingen in de huidige Microsoftovereenkomst te hebben toegelicht. Met vragen kunt u elke werkdag tussen 8.30 uur en uur contact opnemen met onze Servicedesk via of een sturen naar info@apsitdiensten.nl. 6

7 Bijlage A: voorbeeld scenario s bij gebruik Basispakket Deze scenario s zijn vooral gebaseerd op de connectie die medewerkers en leerlingen maken met de (Microsoft) ICT-infrastructuur op school. Licenties voor deze infrastructuur (bijvoorbeeld voor Windows Server of Exchange Server) en voor de applicaties (behalve Office Pro Plus) dienen nog wel geregistreerd te worden. 1. Medewerkers en leerlingen op de instelling devices van de instelling Devices van de instelling zijn allemaal gedekt voor het gebruik van Windows en Office Pro Plus door medewerkers en leerlingen. Wanneer medewerkers en leerlingen op de instelling gebruik maken van de daar aanwezige devices of van devices die aan de leerlingen in bruikleen zijn gegeven (Qualified Desktops), dan zitten de benodigde licenties in de Desktop EDU-licentie. Hiermee wordt het gebruik van Windows en Office Pro Plus gelicenseerd alsmede de connectie die het device maakt met de Microsoft-infrastructuur op school door middel van de nodige CAL s. Wanneer applicaties aangeboden worden door middel van een Terminal Server-oplossing (Remote Desktop Services) dan wordt dit gedekt door de RDS CAL. Wanneer applicaties aangeboden/gestreamd worden via een Virtuele Applicatie of via een Virtuele Machine dan wordt dit gedekt door de Microsoft Desktop Optimization Pack (MDOP) subscription. Voor Chromebooks of andere devices zonder een Qualified Base OS, zoals een Thin Cliënt, beschikt u over de VDA subscription. Het Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA. 2. Medewerkers en leerlingen buiten de instelling devices van de instelling Ook buiten de instelling zijn devices van de instelling gedekt voor het gebruik van Windows en Office Pro Plus door medewerkers en leerlingen. De Desktop EDU-licentie dekt gebruik door medewerkers en leerlingen wanneer ze buiten de instelling gebruik maken van devices die aan hen in bruikleen zijn gegeven. Hiermee wordt het gebruik van Windows en Office Pro Plus gelicenseerd alsmede de connectie die het device maakt met de Microsoft-infrastructuur op school door middel van de nodige CAL s. Wanneer applicaties aangeboden worden door middel van een Terminal Server-oplossing (Remote Desktop Services) dan wordt dit gedekt door de RDS CAL. Wanneer applicaties aangeboden/gestreamd worden via een Virtuele Applicatie of via een Virtuele Machine dan wordt dit gedekt door de Microsoft Desktop Optimization Pack (MDOP) subscription. Voor Chromebooks of andere devices zonder een Qualified Base OS, zoals een Thin Cliënt, beschikt u over de VDA subscription. Het Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA. 7

8 3. Leerlingen op of buiten de instelling eigen devices Dit scenario is het meest belangrijk, omdat er in de vorige Microsoft-overeenkomst vrijwel niets was afgedekt voor eigen devices van leerlingen en er toch al veelvuldig op deze manier te werk werd gegaan. In de huidige overeenkomst is dit scenario volledig afgedekt via het Basispakket: een leerling kan binnen of buiten de instelling op ieder moment via ieder device verbinding maken met de schoolinfrastructuur en verbinding maken met applicaties die op verschillende manieren aangeboden kunnen worden. Wanneer leerlingen met eigen devices (laptop, Windows Tablet, Android Tablet, ipad, iphone Windows Phone, MacBook, Chromebooks, etc.) verbinding maken met de Microsoft infrastructuur op school dan beschikt u over de Windows Server CAL voor leerlingen. Wanneer er ook gebruik gemaakt wordt van applicaties, aangeboden via Terminal Server, een virtuele applicatie of virtuele desktop, dan wordt dit gedekt door de RDS CAL en MDOP subscription in het Basispakket. Wanneer de leerling een device heeft wat geen Qualified Base OS heeft, bijvoorbeeld een Chromebook, dan is dit gedekt door de VDA subscription. Het Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA. 4. Medewerkers op de instelling eigen devices Wanneer medewerkers op de instelling gebruik maken van hun eigen devices, verbinding maken met de schoolinfrastructuur en applicaties benaderen dan zitten de benodigde licenties daarvoor in het Basispakket. Het komt steeds vaker voor dat medewerkers hun eigen devices (bijvoorbeeld laptops, tablets en smartphones) meenemen naar de instelling en op die devices werken. Wanneer deze devices verbinding maken met de infrastructuur van de school en derhalve een zogenaamd managed device zijn, beschikt u met het Basispakket over dezelfde licenties als in scenario 1, dus: Gebruik van applicaties via Terminal Server oplossingen: RDS CAL Gebruik van applicaties (en eventueel OS) via streamed oplossingen: MDOP subscription Voor het gebruik van Chromebooks beschikt u over de VDA subscription. Het Basispakket voorziet hierin met RDS CAL, MDOP en VDA. 5. Medewerkers buiten de instelling eigen devices Wanneer medewerkers met hun eigen device buiten de instelling zijn (dan kan overal zijn, thuis of onderweg) en op die plek met het device verbinding maken met de infrastructuur van de school dan gelden daar de Work at Home rights voor, die opgenomen zijn in de Software Assurance. Voor het gebruik van Chromebooks beschikt u over de in het Basispakket aanwezige VDA subscription. 8