Moderne vormen van samenwerken Maarten Groeneveld

Transcriptie

1

2 Moderne vormen van samenwerken Maarten Groeneveld

3 Samenwerken Het moderne kantoor met Office 365 Maarten Groeneveld ICT Adviseur - ICT Architectuur - Sourcing - Business & IT Alignment

4 1. Introductie Visie & Roadmap Agenda 2. Wat is Office 365? Inleiding en rondleiding 3. Aandachtspunten Office 365 Top vijf gehoorde bezwaren 4. Hoe helpt Ictivity bij de keuze? Een Plan van Aanpak 5. Samenvatting & Conclusie

5 Roadmap & visie Verbinden Organisatiebreed communiceren & samenwerken Dynamische groepen Van Silo s naar dynamische informatie Intelligentie onder de motorkap Online gedrag combineren Zakelijke Dropbox, Facebook, Etc Online gedrag Productiviteit Snel toegang tot relevante informatie voor Teams

6 Wat is Microsoft Office 365? Office suite PC, tablet, telefoon, notebook, online, thuis, etc. Microsoft Office Professional Plus Samenwerken & Agenda Exchange online Bestanden opslaan & delen In teams informatie delen Professioneel communiceren Chat, audio- en videogesprekken, onlinevergaderingen Sociaal bedrijfsnetwerk Yammer

7 Voordelen Microsoft Office 365

8 Microsoft Office 365 in de praktijk

9 Office Delve Informatie zoeken over bepaald onderwerp Wanneer gebruik je Delve? Documenten inzien waar teamleden aan werken Status achterhalen project of klant Overzicht taken en workflows in één portal

10

11 Yammer Wanneer gebruik je Yammer? Informatie delen met collegae Topic beginnen over bepaald onderwerp Persoonlijke berichten posten Snel op de hoogte wie waar mee bezig is

12

13 Teamsites Wanneer gebruik je Team sites? Documenten delen met collegae Samenwerken aan projecten Informatie delen met klanten

14

15

16 Het moderne kantoor De Ketchup mail Chat Skype Call Video Conference Mail Post

17 Samenwerken Het moderne kantoor met Office 365

18 Microsoft Office 365 Top vijf meest gehoorde bezwaren

19

20

21

22

23

24

25

26 Aanpak Hoe kan Ictivity u begeleiden?

27 Office 365 Readiness Een helder stappenplan Stap 1 Haalbaarheidsonderzoek Stap 2 Business case Stap 3 Migratieplan Stap 4 Rapportage Resultaat: Are you Office 365 Cloud Ready?

28 Office 365 Readiness Een helder stappenplan Stap 1 Haalbaarheidsonderzoek Compliancy & Security Technical & Capability fit Use Cases & Persona Onderzoek Persona

29 Agenda en doelstelling Workshop Personas Agenda Quickscan functie profielen Doelstelling Workshop Persona onderzoek Inleiding en aanleiding Definitie van de personas Office 365, de verschillende plannen Next Steps Inzicht verkrijgen in de gebruikerspopulatie om hiermee gebruikersprofielen te koppelen aan functionaliteit

30 Persona s: Vrijheid in gebruik Flexibele Medewerker Deelt een ICT werkplek, heeft een eigen device Team Manager HR, Sales Mobiele Medewerker Heeft een eigen device, PC, Kassa, Notebook, Tablet Locatie Manager Regio Manager Op kantoor vanaf een locatie Kantoor Medewerker Heeft een vaste ICT werkplek Project Manager Marketing Medewerker Inkoop Assistent Beperkte vrijheid in gebruik Zeer mobiel, werkt offline en online Locatie Medewerker Heeft geen eigen ICT werkplek Cateringmedewerker Horecamedewerker

31 Office 365 Readiness Een helder stappenplan Stap 1 Haalbaarheidsonderzoek Compliancy & Security Technical & Capability fit Use Cases & Persona Onderzoek Persona Resultaat: Is Office 365 organisatorisch en technisch haalbaar?

32 Office 365 Readiness Een helder stappenplan Stap 2 Office 365 Businesscase Inzicht in functionaliteit Matchen persona s met abonnementen Vergelijk in TCO Office 365

33 Aantal medewerkers: 500 Percentage medewerkers volledige functionaliteit 100 Percentage medewerkers beperktere functionaliteit 0 Afschrijving in [jaar]: 3 Office On Premise Office 365 Microsoft Software Per stuk Aanschaf/ initieel Per jaar Totaal per jaar Toelichting Microsoft Office 365 Abonnement Per user Totaal per jaar 2 Exchange Server Enterprise (+ Edge server) Office 365 Enterprise E Exchange Standaard User CAL Office 365 Enterprise E Exchange Enterprise User CAL Office 365 Enterprise Kiosk (alleen mail) 21-1 SharePoint Server Office 365 Enterprise Kiosk K SharePoint Server 2013 Standard User CAL Skype for Business Server Skype for Business Server 2013 Standard CAL User Office 2013 Professional Plus Subtotaal Subtotaal Infrastructuur Software Per stuk Aanschaf/ initieel Per jaar Totaal per jaar Toelichting Infrastructuur Software 1 Antivirus - Suite: virus, spam, malware Microsoft Windows 2012 Server licenties Back-up Agent Subtotaal Subtotaal - Infrastructuur Hardware Per stuk Aanschaf/ initieel Per jaar Totaal per jaar Toelichting Infrastructuur Hardware 5 VM resource kosten (licenties, hardware, stroom, koeling, ruimte, opslag, e.d.) Federation & Mail Server Load Balancer t.b.v. Exhange Projecthardware uitbreiding Subtotaal Subtotaal Beheer Per stuk Aanschaf/ initieel Per jaar Totaal per jaar Toelichting Beheer & Project 7 Beheerkosten per server (2 dagen per jaar) Ondersteuning changes & verstoringen Externe consultancy (aantal dagen per jaar) Projectmigratie Fastrack (eenmalig) Exchange praktisch beheer voor 4 beheerders Implementatie Exchange / Skype for Business/ Sharepoint Upgrade Exchange / Lync / Sharepoint (back-end componenten) Subtotaal Subtotaal Grand Totaal Grand Totaal

34 Office 365 Microsoft Office 365 Abonnement Per user Totaal per jaar Office 365 Enterprise E Office 365 Enterprise E3 (incl. Office lokaal) Office 365 Enterprise Kiosk 21-0 Office 365 Enterprise Kiosk K1 (uitsluitend Office online) 41 - Subtotaal

35 Office 365 Readiness Een helder stappenplan Stap 2 Office 365 Businesscase Inzicht in functionaliteit Matchen persona s met abonnementen Vergelijk in TCO Office 365 Resultaat: Is er een Business case in?

36 Office 365 Readiness Een helder stappenplan Stap 3 Migratieplan Geautomatiseerde inventarisatie Microsoft OnRamp, technische stappen Adoptieplan (communicatie & project) Resultaat: Welke technische stappen zijn benodigd voor migratie?

37 Office 365 Readiness Een helder stappenplan Stap 4 Rapportage Functionele intake, training & begeleiding Impact & risico analyse Roadmap & adoptieplan! Resultaat: Roadmap op basis van stoplichten

38 Samenvatting & Conclusie Momentum Het is niet meer de vraag "of", maar "wanneer en hoe" Ontwikkeling & focus Tempo van verbeteringen is enorm Office 365 Readiness Niet zomaar geschikt voor iedere organisatie Ictivity helpt bij de keuze! Met helder stappenplan Samenwerken Mijlpaal in productiviteit en een nieuwe manier van werken!

39 Bedankt Voor uw aandacht!