SHAREPOINT ONLINE (SAMEN-)WERKEN IN DE WOLKEN. - Workshop SharePoint 1

Transcriptie

1 SHAREPOINT ONLINE (SAMEN-)WERKEN IN DE WOLKEN 1

2 WIE ZIJN WIJ? 2

3 WIE BENT U? Professional Op zoek naar productiviteit Samenwerken met Collega s Externe partijen Onderaannemers 3

4 WAT IS ONS PLAN? 1. Wat is SharePoint? Sites Lijsten Bibiliotheken Pages (pagina s) Webparts Workflows 2. SharePoint Online Office SharePoint toegepast Documenten Takenlijsten Goedkeuren van documenten Documenten delen Kennisbeheer Dashboards 4. Wanneer wel / niet? 4

5 WAT IS SHAREPOINT? 5

6 ACCORDING TO MICROSOFT 6

7 SHAREPOINT IN PLAIN ENGLISH 7

8 IN MENSENTAAL Eindgebruiker: SharePoint is een website Opslag en consultatie van documenten Opslag en consultatie van informatie Intranet, teaminformatie, projectbeheer, (kleine) toepassingen Ontwikkelaar: SharePoint is een eenvoudige tool Framework met componenten Gepersonaliseerde, specifieke webpagina s Zonder veel programmeren 8

9 COMPONENT: SITE Verzameling van informatie HR team Project 972 Service Desk Filiaal Verzameld in een site collectie Teams, projecten,.. 9

10 COMPONENT: LIJST Vergelijkbaar met een Excel werkblad Rijen ( Items ) Kolommen (velden voor elk Item) Soorten informatie Datum, bedrag, tekst, link, Bijlage Versiebeheer 10

11 TYPES DATA Tekst Meerdere lijnen tekst Numeriek - valuta Datums Meerkeuze Ja / Nee Info uit andere lijst Term store Info uit ander systeem Formules Personen URL / foto 11

12 WEERGAVES Views = Vergelijkbaar met Excel filters Voorbeeld: Takenlijst Wat zijn mijn taken? Welke taken moeten vandaag rond zijn? Welke taken lopen vertraging op? Welke taken zijn afgerond? 12

13 COMPONENT: BIBLIOTHEEK Library = Lijst voor documenten Plus: Kolommen voor eigen Metadata Alle voordelen van lijsten Versiebeheer, weergaves, Alle voordelen van fileshare Drag/drop, security, Alert me! 13

14 WAT ZIJN METADATA? 14

15 AHA, MET METADATA! 15

16 AUTOMATISCHE METADATA Wie heeft de info gecreëerd? Wanneer? Wie heeft de info laatst gewijzigd? Wanneer? Versienummer (Intern) uniek nummer als ID 16

17 17

18 COMPONENT: WEBPART Lego -blokjes voor pages Editeerbare tekst View op Lijst / Bibliotheek Mini-toepassing Kunnen elkaar sturen: Filters en selecties 18

19 COMPONENT: PAGE Webpagina Samengesteld uit Tekst en opmaak Afbeeldingen SharePoint Webparts 19

20 COMPONENT: APPS Lijsten Bibliotheken Webparts Add an app! 20

21 COMPONENT: WORKFLOW Als conditie X dan activiteit Y Kan automatisch starten na het aanmaken van een Item na het bewerken van een Item 21

22 COMPONENT: WORKFLOW Welke activiteiten? Calculate/Edit Copy Standaard workflows Approval Collect feedback Collect Signatures Three states 22

23 COMPONENT: ZOEKMOTOR 23

24 WAT IS SHAREPOINT ONLINE? 24

25 KAN IK SP ZELF INSTALLEREN? Benodigdheden: Hardware: 1 5 servers (high availability) Windows licenties SQL Server licenties SharePoint Server licenties (server + client) AD infrastructuur Permanent onderhoud (installatie, upgrades, patches, backups en restores,...) 25

26 HET KAN ANDERS! Microsoft "verhuurt" Office apps in een gecombineerde formule: Office licenties voor lokale installatie EN/OF online gebruik Aangevuld met OneDrive, Outlook, Lync, Yammer, en SharePoint Online 26

27 27

28 OFFICE 365 VOOR BEDRIJVEN 28

29 MICROSOFT: CLOUD FIRST "Microsoft needs 3 iterations to make something good" Vroeger: Eén iteratie per 3 jaar Office 365: Kleine iteraties per 3 maand 29

30 SHAREPOINT ONLINE IN DE PRAKTIJK 30

31 HOE ZIET SP ERUIT? 31

32 USER MANAGEMENT Gebruikers Gebruikers beheer Groepen Permissie niveau 32

33 OVERERVING VAN MACHTIGINGEN 33

34 DOCUMENT LIBRARY Meer dan een file system folder Metadata Versies Combinatie met Workflows Nalezen / goedkeuren / 34

35 DOCUMENT LIBRARY 35

36 TAKEN Beter dan in Outlook Met attachments Over meerdere sites heen Weergaves Beheerbaar in Outlook 36

37 TAKEN 37

38 INFORMATIE DELEN Delen zonder attachments Links naar een enige bron Permissies regelen Integratie met Office 365 Editeren in de browser 38

39 INFORMATIE DELEN 39

40 DASHBOARDS 40

41 SHAREPOINT APP: BRIGHTWORK 41

42 SHAREPOINT APP: NINTEX 42

43 OFFICE 365 PC, Mac & Mobiel: Word Excel PowerPoint OneNote Outlook 43

44 44

45 DELVE 45

46 CONCLUSIES 46

47 WAAROM SP (ONLINE) GEBRUIKEN? Eén opslagplaats, één zoekmotor Metadata Minder SharePoint = platform voor ontwikkelaars Bouwen van workflows Bouwen van apps 47

48 HEEFT SHAREPOINT ONLINE NADELEN? Kostprijs Best voor kleinere hoeveelheden data Inloggen met Microsoft account Geen beheer van automatische processen 48

49 DOEN Zorg voor een goeie Business Case Train je gebruikers Bepaal vooraf je governance Wie mag wat doen? Opvolging? Backups?... 49

50 NIET DOEN Iedereen mag sites / libraries /... aanmaken Iedereen mag(externe) users toevoegen 50

51 GEBRUIKERSADOPTIE 51

52 MISVERSTANDEN EN SCEPCIS 52

53 ALS ADOPTIE VAN DEODORANT AL ZO COMPLEX IS... HOE LASTIG IS HET DAN OM EEN TECHNOLOGIE ALS SHAREPOINT TE ADOPTEREN? Mijn deodorant heeft een drukknop. SharePoint heeft duizenden opties en mogelijkheden. Eindgebruiker ziet vaak enkel verandering, maar geen verbeteringen. Introductie vraagt analyse van de doelgroep, een goed plan en strakke uitvoering. Kortom, een adoptie-aanpak. 53

54 HEBT U EEN BUSINESS CASE VOOR SHAREPOINT? 54