WAAR VERZAMEL JE ALLE INPUT?

Transcriptie

1 WAAR VERZAMEL JE ALLE INPUT? Je hebt een probleem: informatie komt via steeds meer kanalen tot jou. Allerlei stuff komt bij je binnen via , whatsapp, sms, telefoon, collega`s in de gang en op kantoor, vergaderingen en overleggen, overpeinzingen in de auto of de trein, Messenger, Yammer, Slack, Kick en wie weet wat je nog meer hebt aan communicatiestromen? De vraag is niet hoe je die stroom kunt beperken (want dat wordt een moeilijke) maar eerder welke trechter(s) je kunt gebruiken om dit zoveel mogelijk op 1 plek te beheren. Als we tools kunnen vinden die platformonafhankelijk zijn en altijd en overal bereikbaar dan hebben we de wapens in de strijd tegen informatiestress. WHATSAPP De leukste is een Lifehack. Een geniale toepassing op deze populaire communicatie App. In WhatsApp kun je schrijven, spreken en cameraopnames zetten. Dat is meteen een grote hoeveelheid aan dagelijks input die je op digitaal kunt vastleggen. Echter, je kunt niet naar jezelf Appen. De oplossing is dat je een WhatsApp groep maakt. Die noem je bijvoorbeeld Mijn Notities of Mijn Geheugen. Vervolgens voeg je even een lid toe en daarna verwijder je deze weer. Vervolgens heb je een groep waar jij nog alleen in zit. Je kunt nu naar hartenlust input leveren aan je notitiegroep. Nadeel is dat je niet goed kunt ordenen. Zoeken kan wel. In het startscherm van WhatsApp voer je een zoekwoord in. Razendsnel worden al je Apps doorzocht op dit woord en in een zoekresultaat zie je ook in welk gesprek of groep dit is te vinden. Tip: als je foto`s plaatst in deze groep, zet er dan ook een woord of een zin bij zodat je deze kunt terugvinden. ALLERLEI NOTITIE APPS Er bestaan ontelbaar veel apps om je notities aan te maken. De ene is al mooier dan de ander. Het gaat er om te kiezen voor eentje die de data in een Cloudomgeving zet waar je beheer over hebt. En liefst nog een omgeving waar je ook via andere devices bij kunt. Zo is de App My Notes er eentje voor de Windows Phone. Deze zet de data in je OneDrive zet. Dat is een prima plek waar je altijd bij kunt.

2 Outlook Notities Hoewel de meeste professionals dagelijks Outlook gebruiken is de module Notities meestal ongebruikt, zelfs onbekend. De geeltjes zoals wij die kennen op kastdeuren, bureaubladen en computerschermen kun je namelijk ook in Outlook kwijt. Dat is de plek waar ik een boel info post als dat tekst of hyperlinks zijn. Foto`s kan niet. Ik gebruik het om codes, afspraken, vaste tekstblokken, internetadressen en wifi hotspots in vast te leggen. Zij staan lekker veilig op de exchange server van het bedrijf. Op een mobieltje kun je ze zien en ook maken. Op een Iphone worden ze gesynchroniseerd in de standaardapp Notities. Op een Androïd telefoon haal je ze op via de gratis App Tasks&Notes. Zoals de naam het zegt heb je dan ook meteen je Outlook Taken in beeld. Gek genoeg is er voor de Windows telefoon geen App meer voor te vinden. Dat komt omdat Microsoft OneNote vooruit schuift. EverNote Dit professionele Notitieprogramma is gratis en op PC, mobiel en tablet te installeren. Het slikt getypte en handgeschreven notities, screendumps van internetsites, camera afbeeldingen en spraaknotities. Alles wordt gesynchroniseerd in de Cloud zodat je overal dezelfde informatie hebt. Omdat OneNote precies hetzelfde kan en nog meer, ga ik hier verder niet op in. OneNote OneNote is wat mij betreft het beste Notitieprogramma ooit. Het wordt standaard meegeleverd in met de andere Microsoft pakketten voor de PC. En voor de mobile devices is deze gratis. Alle beschreven functies die EverNote kan zijn hier ook mogelijk. De kracht van OneNote ligt in het feit dat het naadloos is verbonden met alle Office programma`s. Daarnaast kan geschreven tekst en tekst in afbeelding worden gevonden. In eerdere artikelen ben ik op dit programma uitgebreider ingegaan. Wat betreft de OneNote App: die is voor alle platforms gratis te downloaden uit de Store. Vervolgens dien je deze te koppelen met een privé of zakelijk Microsoft account. Daarna kun je naar hartenlust typen, schrijven, inspreken of camera afbeeldingen invoegen. Takenlijstjes maken en deze afvinken behoort ook tot de mogelijkheden. En je kunt de notities die je op je telefoon maakte ook op je PC zien via de browser als je inlogt bij 2/5

3 INFORMATIE VAN WEBSITES BIJHOUDEN Goede Notitieprogramma`s hebben de mogelijkheid om schermopnames te maken. Voor EverNote en OneNote kun je extensies invoegen in Internet Explorer en Chrome. In Chrome worden deze toegevoegd onder de naam Clipper. Dat werkt mooier dan de versie in Internet Explorer. Als je een interessante webpagina hebt gevonden kun je deze snel importeren via de toegevoegde knoppen. Daarbij heb je de keuze of je een bepaalde uitsnede wilt, de hele webpagina of enkel een link. Nog mooier is dat je enkel het artikel kunt knippen. Allerlei menu`s en advertenties er omheen worden verwijderd. Handig als je de inhoud wilt plakken in een ander bestand. Ook een pdf die online wordt geopend is meteen als pdf en/of tekst op te slaan in OneNote of EverNote. Vanuit Internet Explorer (IE) kun je informatie opslaan in zowel OneNote als EverNote. Dat doe je via invoegtoepassingen die je eenmalig (en gratis) installeert. In Chrome sla je internet informatie op via OneNote Clipper. 3/5

4 Dat kan in Chrome ook via Evernote Clipper BEWAREN IN JE NOTITIES Zowel OneNote als EverNote maken een invoegtoepassing aan in Outlook. Gevolg is dat je via een knop een en/of bijlage meteen aan je notities kunt toevoegen. Indien de toepassing niet actief is kun je deze activeren via bestand >> Opties >> Invoegtoepassingen. Klik op de button Start en vink de invoegtoepassing aan. Deze hoort er te staan van zodra je het programma hebt geïnstalleerd. INFORMATIE VERZAMELEN ON THE FLOW We gaan er van uit dat je altijd een smartphone bij de hand hebt. In dat geval kun je bovenstaande WhatsApp oplossing gebruiken maar ook OneNote en Evernote kun je met een simpele klik activeren. Installeer de app gratis vanuit de AppStore. Er wordt gevraagd naar je account. Dat is nodig als je wilt dat al die notities in The Cloud terecht komen. Dat lijkt mij ook evident want je wilt al dat verzameld materiaal wellicht graag op een PC of laptop kunnen verwerken. 4/5

5 Je kunt vanuit OneNote en EverNote een foto maken maar die foto is niet meer te bewerken. Als scanner heb je dus een andere app nodig. Zelf gebruik ik Office Lens. Als je deze ook weer koppelt met een Microsoft account kun je al je bonnetjes, facturen, brieven, en formulieren snel scannen en bijsnijden. Vervolgens heb je keuze in welk formaat je dit opslaat (Word, Excel, PowerPoint, pdf) en wat je er mee wilt doen (mailen, delen, opslaan). LEER JEZELF EEN PROCES AAN. Velen mailen zichzelf om wat te onthouden of nemen een foto van tekst die ze willen bewaren (beeldscherm, formulieren, afbeeldingen, wijnetiket). Zoals hierboven blijkt zijn er apps die dit veel effectiever doen, minder chaos veroorzaken en beter doorzoekbaar zijn. Maar je moet het wel een keertje doen en consequent in zijn. 5/5