Veel gestelde vragen & zorgen

Transcriptie

1 Veel gestelde vragen & zorgen Waar kan ik bestanden zoals handleidingen vinden? Documenten zijn geordend per groep. Dus zoek je een ICT handleiding, dan kijk je in de groep Digitaal Werken. Zoek je een document m.b.t. P&O, dan kijk je in de HR Helpdesk groep. Nog sneller is het om de zoekfunctie (links boven in beeld) te gebruiken. Zo vind je heel snel wat je zoekt (documenten, berichten, mensen, etc.). Hoe voorkom ik dat informatie van mijn Facebook account zichtbaar wordt voor collega`s? Facebook en deze omgeving zijn van dezelfde leverancier, maar volledig gescheiden. De enige koppeling met Facebook is dat je bij het aanmaken van je profiel ervoor kunt kiezen om je Facebook profiel foto te gebruiken. Je werk account heeft verder geen enkele relatie met je Facebook account en informatie (foto s, berichten, etc.) wordt niet uitgewisseld. Is dit een veilige omgeving? Deze omgeving staat online, in de cloud. Dat is niet onveilig, maar je moet wel op een paar zaken letten; 1] Upload geen berichten of bestanden met persoonsgegevens (bijvoorbeeld lijsten met Burger Service Nummers) of andere geheime of privacy gevoelige informatie (denk aan cliëntlijst van het sociaal team). 2] Deel geen wachtwoorden of andere gevoelige informatie via dit platform of via de chat functionaliteit. 3] Log uit als je gebruik maakt van deze omgeving vanaf een openbare computer.

2 Hoe voeg ik een achtergrond foto toe? Klik linksboven in Workplace op je profielfoto. Op je profiel pagina die dan opent staat boven je profiel foto een knop waarmee je een achtergrond foto (banner) kunt toevoegen. Via deze pagina kun je overigens ook je profiel foto wijzigen. Hoe houden we deze omgeving overzichtelijk? 1] Plaats niet lukraak berichten en vragen, maar zoek eerst via de zoekfunctie of de informatie wellicht al ergens te vinden is. 2] Houd discussies on topic, en in de juiste groep. Plaats dus geen HR vraag in de Social groep en begin geen OR discussie in digitaal werken groep. Een bericht dat enkel bedoeld is voor je teamleden, zet je in je teamgroep. 3] Abonneer jezelf enkel op voor jou relevante groepen, de allerbelangrijkste mededelingen komen via de hoofdgroep waar iedereen lid van is. 4] Volg alleen medewerkers die voor jou heel erg interessant zijn. 5] Houd het zakelijk en respectvol, een lolletje kan best, maar dan in de Dongen Social groep. Zie voor meer informatie ook de Spelregels hieronder. Moet ik alle berichten lezen? Nee. We gaan er van uit dat je de berichten die in de Dongen Algemeen groep geplaatst worden (waar iedereen automatisch lid van is) leest. Maar het is niet erg als je eens berichtje van bijvoorbeeld Dongen Social mist. Wordt er via Workplace een vraag aan je gesteld (ben je getagd in een bericht), dan reageer je hier wel op. Je laat s met een vraag aan jou immers ook niet onbeantwoord in je mail box staan. Kan ik het wachtwoord voor Workplace opslaan? Ja. Als je in Internet Explorer aan vinkt dat je het wachtwoord wil onthouden voor Workplace, dan hoef je vervolgens niet steeds in te loggen als je even op Workplace wil kijken. Let op, dit mag je alleen

3 doen op de computer op het werk, waar je in moet loggen als je de PC op start. Doe dit nooit op een openbare computer. Afbeeldingen in s van Workplace worden niet weergegeven. Dat klopt, om dit aan te passen moet je Workplace toevoegen als veilige afzender in Outlook. Open hiervoor een mail van Workplace. Klik vervolgens op de regel achter het blauwe i-symbool Klik hier om.... Kies uit het menu de onderste optie: Het toevoegen aan de lijst met veilige afzenders. Ik krijg heel veel mails van Workplace, dat is vervelend. In eerste instantie krijg je per een update van vrijwel alles. Als je dat vervelend vindt, pas je eenvoudig je voorkeuren aan. Ga hiervoor naar instellingen (klik op het tandwiel rechtsboven in beeld, naast het vraagteken) en kies instellingen in het menu. Ga dan naar meldingen, en kies voor adres. En pas hier je voorkeur aan, bijvoorbeeld naar Belangrijke meldingen over jou of activiteiten die je hebt gemist. Ik heb Workplace afgesloten, hoe open ik het nu weer? Je kunt in de browser het adres van Workplace typen dongen.facebook.com, dan kom je direct weer op Workplace terecht. Maar Workplace is ook te vinden in je startmenu. Als je je PC opnieuw opstart, start Workplace automatisch op.

4 Het geluid van een filmpje op Workplace is te zacht. De PC s in Dongen hebben geen geweldige boxen, daarom is het geluid soms te zacht. Als je oordopjes inplugt, bijvoorbeeld het setje dat je bij je smartphone hebt gekregen, is het geluid een stuk beter!

5 De spelregels Algemeen Zorg dat je op de hoogte blijft. Kijk minimaal naar de berichten in de groep Dongen Algemeen. Het is je eigen verantwoordelijkheid om informatie te halen en te brengen. Deel geen gevoelige en vertrouwelijke informatie zoals BSN's en andere gegevens van burgers. Profiel Voeg altijd een foto toe aan je profiel. Dit moet een foto zijn waarop (alleen jij) duidelijk zichtbaar bent. Je moet goed herkenbaar zijn voor (nieuwe) collega's. Als je voor de eerste keer inlogt in Workplace is je functienaam al ingevuld. Klopt dit niet of wil je het specifieker maken? Pas de functienaam dan zeker aan. Vul eventuele trefwoorden in als bijnaam, zo ben je ook onder die termen te vinden. Zorg ervoor dat je profiel altijd up-to-date is. Zo kunnen we elkaar makkelijk vinden. Berichten plaatsen Iedereen kan berichten plaatsen op Workplace. Wel willen we het graag zo overzichtelijk en gezellig mogelijk houden: Zorg voor zorgvuldig taalgebruik. Vergelijk een bericht op Workplace met een naar een collega of externe. Dus: o Let op je spelling o Gebruik interpunctie (punten, komma's, hoofdletters, etc.) o Maak goede zinnen (zinsbouw) o Plaats geen hele lange berichten. Heb je meer dan 2 alinea's te communiceren? Maak er dan een document van. Communiceer respectvol. Schelden, beledigen, etc. is uiteraard verboden.

6 En nog wat tips: Gebruik veel beeld (afbeeldingen en foto's), maar wel van hoge kwaliteit. Maak gebruik van linkjes als je meer kwijt wil. Bijvoorbeeld naar externe websites, een map op Public of een document op Workplace. Ken je doelgroep. Voor wie schrijf je je bericht? Pas hier je woordkeuze op aan. Zorg dat iedereen het begrijpt. Reageren Beantwoord vragen op Workplace, net zoals je je mail beantwoordt en de telefoon opneemt. Doe dit proactief. Dus ook vragen die niet direct aan jou gesteld worden, maar waarop jij wel nuttige input kunt leveren. Ontstaat er een lastige situatie? Soms is het beter om even persoonlijk contact te hebben. Gooi niet alles op Workplace. Nieuwe groep aanmaken Wil je een nieuwe groep aanmaken voor een nieuw project of een specifiek onderwerp? Dat kan. Om te voorkomen dat er een wildgroei aan groepen ontstaat, is het belangrijk om eerst onderstaande punten door te lopen voordat je een nieuwe groep gaat aanmaken. Check of er al een groep is die past bij jouw onderwerp / project. Je kunt dat doen door te zoeken op het onderwerp via de zoekfunctie. Of bekijk De Groepen Top 10. Maak geen groepen aan: o Voor een onderwerp / project dat kortdurend is (minder dan 1 maand) o Als je niet meer dan 2 of 3 collega's gaat uitnodigen. Is er nog steeds behoefte aan een nieuwe groep? Maak hem aan. Gebruik daarbij de handleiding 'Nieuwe groep aanmaken' zodat je groep voorzien is van de juiste functies en instellingen.