TYPISCHE KENMERKEN VAN EEN CLOUDDIENST

Transcriptie

1 TYPISCHE KENMERKEN VAN EEN CLOUDDIENST We hoeven niet meer met de poten in de klei te staan. Het is helemaal hip om met je hoofd in de wolken te zweven. Werken in de Cloud is normaal. Maar als je ooit echt door een wolk bent gevlogen dan heb je ook gemerkt dat zo`n wolk helemaal niet het knuffelgehalte heeft zoals je deze ervaart vanaf de grond. Een wolk is niets anders dan een mistige brij waarin je al snel het overzicht kwijt bent. Zo ervaren heel wat kenniswerkers de Cloud. Eens in de Cloud willen mensen vaak terug naar de fysieke harde schijf op de pc. In dit artikel gaan we zoeken naar de kenmerken én voordelen van het werken in de Cloud. We gaan niet in op de verschillen. DRIE CLOUDDIENSTEN IN DE SPOTLIGHTS Zakelijk is er bijvoorbeeld OwnCloud, SharePoint of ZoHo. Ik beperk mij tot 3 grote spelers in de Cloudmarkt die voor iedereen toegankelijk zijn en ook een zakelijke variant hebben: Dropbox, Google Drive en Microsoft OneDrive (het vroegere Skydrive). Het gaat in dit artikel ook alleen maar om het opslaan van data in de Cloud; niet het werken in programma`s in de Cloud (bijvoorbeeld een Virtuele desktop) of het gebruik van mail en agenda. De Cloud is in dit verhaal dus niets anders dan een grote map met submappen zoals je Mijn documenten of je data-schijven op je werk, maar dan online. En om de beeldvorming nog sterker te maken: als je thuis inlogt op het netwerk van je bedrijf of organisatie, dan werk je ook in de Cloud. Alleen, die Cloud hangt toevallig in een geventileerde ruimte van je bedrijfsgebouw en noem je wellicht de server.

2 INTERNET IS NIET CONTINU NODIG Ik trap graag af met een hardnekkig idee dat je óf lokaal óf in de Cloud moet werken. Dat is gelukkig niet zo. Je kunt het allebei. Clouddiensten werken met een desktop-app. Vanuit de Cloud voeg je eenmalig deze installatie uit. Vervolgens synchroniseren deze lokale mappen continu met dezelfde mappen in de Cloud. Dat gaat automatisch als je internetverbinding hebt. Ben je offline, dan heb je dus wel de beschikking over je (gesynchroniseerde) bestanden. Je kunt overigens bepalen of je echt alles lokaal wilt synchroniseren. Wellicht zijn er bestanden die je nooit offline nodig hebt. Dat kun je instellen en hangt samen met de vraag over veiligheid van je bestanden. Op het plaatje zie je mijn desktopapps in mijn Windows Verkenner. MET EEN ACCOUNT MAG JE ER IN Je Cloud met al je documenten hangt vaak ver weg tussen vele anderen. De data van Google Drive en Dropbox staat op servers in Amerika en vallen dus ook onder Amerikaanse wetgeving; de data van OneDrive staat in Amsterdam en Ierland en is sinds kort gebonden aan onze Europese privacy regels. Als je toegang wilt heb je een account nodig. Het is gangbaar dat dat voor een Google Drive is, voor OneDrive of en voor Dropbox een willekeurig adres. E- 2/5

3 mailadressen worden steeds belangrijker en zijn je naam op het internet geworden. Een wachtwoord is altijd nodig. En als je wachtwoorden onthouden een cream vindt, gebruik dan wachtwoordservices zoals Die site kan vervolgens ook weer gehackt worden, dus kies zakelijk meteen voor de Premium versie en uit de vele beveiligingsmechanismen die vervolgens worden aangeboden. Om je gesynchroniseerde documenten in Windows Verkenner te openen hoef je nooit in te loggen of een wachtwoord te gebruiken. Dat is de reden waarom ik meestal op deze plek mijn documenten opsla, open of toevoeg aan een . Zo kun je werken zonder het idee te hebben in de Cloud te werken. GOOI JE LAPTOP MAAR IN HET KANAAL. Met elke device kun je aan je bestanden in de Cloud. Met een pc, een laptop, een tablet of een mobieltje. En je kunt ook op meerdere toestellen de desktop-app installeren en je bestanden lokaal raadplegen. Als je dus je laptop kwijtraakt staat je data nog steeds in de Cloud en kun je een nieuwe laptop meteen weer synchroniseren. En als Google, Dropbox of Microsoft ontploft staan je bestandjes nog steeds in de desktop-app. Dus, niets aan de hand (tenminste, niet met je documenten ). Voorheen gingen wij back-ups regelen met externe schijven of online back-up; vandaag zien we de Cloud als bron en de lokale (gesynchroniseerde ) bestanden als back-up. Je moet dus omdenken. UPLOADEN VAN BESTANDEN NAAR DE CLOUD Alle bestanden kun je (eventueel met meerdere tegelijk) uploaden naar je Cloudomgeving. Log daarvoor eerst in. Vervolgens heb je een knop toevoegen of uploaden. Leuker is gewoon je bestand te slepen van de lokale map IN de geopende Cloudomgeving in je Internet browser. Alle Cloudtoepassingen kunnen dat. Het slepen van bestanden wordt straks opgenomen in de computerbasisvaardigheden ;) ALS EENS IN EEN WOLK GEWERKT? Wil je een nieuw item rechtstreeks maken in je Cloudomgeving? Dat kan. In Dropbox kun je enkel bestanden uploaden. Die Clouddienst speelt hier dus even niet mee. Maar in Google Drive en OneDrive heb je genoeg keuze: een document, een spreadsheet, een presentatie, een enquête, het kan allemaal. In OneDrive werk je in Office webapps (uitgeklede Officepakketten, zeg maar) en maak je de bekende Microsoftbestanden; in Google Drive maak je bestanden die enkel online in Google te bewerken zijn of als Microsoftdocument of pdf kunnen 3/5

4 gedownload worden. De doorwinterde secretaresse of Excelfanaat mist meteen in allebei de functionaliteiten voor gevorderden. Maar het online werken is niet bedoeld voor het zwaardere Office-werk. De twee genoemde Clouddiensten zijn elkaar waard wat betreft functionaliteit en mogelijkheden. IN DE CLOUD KUN JE GEMAKKELIJK SAMENWERKEN Met z`n allen achter je bureau om samen een projectvoorstel te schrijven dat is niet echt handig. Als je hetzelfde doet in de Cloud maakt de hoeveelheid mensen niet meer uit. Wie snel wat bestanden wil delen om te lezen en/of te bewerken kan met Dropbox snel resultaat boeken. De eenvoud van deze Clouddienst is te prijzen maar moet het afleggen tegen de hoge mate van onveiligheid en het feit dat je niet letterlijk tegelijk in hetzelfde document kunt werken. Google Drive en OneDrive bieden dit wel. Het is een geweldige ervaring om mensen live over het document te zien schieten en allerlei aantekeningen en wijzigingen te zien aanbrengen. Internet een vereiste én het vraagt om een nieuwe manier van samenwerken. De functie opslaan bestaat niet meer want dat gebeurt realtime. Hierdoor duurde het bij mij even voor ik wist waar je de documentnaam kon 4/5

5 maken/wijzigen. Dat doe je door met je muis bovenaan op de voorlopige documentnaam te klikken en meteen te wijzigen (zie afbeeldingen). Op de afbeeldingen kun je zien met wie het document is gedeeld, wie er mag bewerken of alleen maar lezen, wie er allemaal live aan het werk is en waar precies. Versiecontrole is in beide toepassingen mogelijk. Verder wordt er ook bijgehouden wie er wanneer iets heeft toegevoegd. BEN JIJ OLDSCHOOL? Wanneer je structureel gaat werken in de Cloud zijn er minstens 2 vaardigheden die je mag vergeten: Een bijlage sturen per we sturen gewoon een linkje naar het bestand. Een bestand downloaden: Waarom zouden we? We werken rechtstreeks in het bronbestand online. Tja, de wereld draait snel en vaardigheden van nu zijn al snel oldschool. Kijk gewoon eens naar hoe je kids werken online. 5/5