Stapsgewijs naar een slagvaardige corporate PMO / veranderorganisatie 10 juni 2008 IPMA Dialogues House

Transcriptie

1 Stapsgewijs naar een slagvaardige corporate PMO / veranderorganisatie 10 juni 2008 IPMA Dialogues House APMG Accredited Software:

2 Fortes Solutions BV Empowering the change organisation Founded: 1997 Fortes Solutions: Enschede & Amersfoort (Holland) Fortes UK Ltd: Copargo GmbH: WST Pacific: High Wycombe (UK) Frankfurt (Germany) Adelaide (Australia) APMG Accredited Software:

3 Een selectie van klanten

4 De twee zijden van elke organisatie Verander processen -Project Management -Programme / Benefits Management - Management -Software: CA, Microsoft, Fortes Operationele processen -Enterprise Resource Planning -Customer Relationship Manag. -Supply Chain Management -Software: SAP, Exact, Oracle,..

5 Een slagvaardige veranderorganisatie is een must geworden Toenemende concurrentie door globalisering vereist steeds sneller inspelen op veranderende marktbehoeften Maatschappij en regelgeving veranderen steeds sneller Goede afstemming tussen business en IT cruciaal geworden...

6 Slagvaardig van strategie naar benefits Externe input Markt Klant Regelgeving Missie, Visie & Strategie van idee Interne input Ambities Ideeën Verbeteringen Management interventies Processen naar resultaat Management besluiten Hulpmiddelen Concrete Projectresultaten Nieuwe Baten

7 Belangrijkste processen Management management Capaciteitsmanagement Projectbeheersing Uitvoering Investeringsselectie Project & Programmamanagement Feasibility Prioritering Initiatie Uitvoering Oplevering Ideevorming Batenrealisatie Support Kennismanagement PM (best practice, evaluaties, netwerking) Competentieontwikkeling (training, coaching & intervisie) Borging PM kwaliteitssysteem (methoden, tools en audits)

8 Volwassenheidsniveaus Level 5 Improved Level 4 Measured We always can improve Level 3 Defined We measure how well we do it Level 2 Planned and controlled We all do the same Level 1 Ad hoc We know what everybody does

9 Veelvoorkomende organisatiestructuur Corporate PMO Corporate Division / BU PMO Divisie-overstijgend Divisie X Divisie Y Progr. / Dept. PMO Programma 1 Programma 2 Programma... Project X Project Z Project Y

10 Uitdagingen Papieren tijger Aanlevering data? Corporate PMO Division / BU PMO Divisie-overstijgend Hergebruik best Progr. / Dept. PMO practices? Divisie X Validiteit van data? Corporate Software ondersteuning? Compleetheid Divisie Y van data? Gebrek aan overzicht Programma 1 Programma 2 Programma... Efficientie? Rapportage rompslomp Project X Project Y Uniforme aanpak? Project Z

11 Wat is de grootste uitdaging voor een corporate PMO / professionalisering? Beheersing en transparantie? Uniformiteit in processen? Meer efficiëntie? Acceptatie en momentum

12 Herkent u deze showstoppers? Administratieve rompslomp Mensen hebben het gevoel dat ze aan echt werken niet meer toekomen. Geen rekening houden met bestaande processen Divisies voelen zich gedwongen om een werkwijze te hanteren die niet past bij hun huidige situatie of volwassenheidsniveau Te eenzijdige benadering: management verbetert bijvoorbeeld wel maar de processen in projecten. Te hard van stapel lopen: Te grote stappen ineens, onvoldoende focus Geen persoonlijke wins.!!!!

13 Uitgangspunten van onze aanpak Mensen: Mensen willen best veranderen als zij er persoonlijk voordeel bij hebben Learning by doing Processen: Respecteer de huidige (specifieke) processen en ga van daaruit verder Besef dat niet iedere afdeling even volwassen is Best practices besparen veel tijd en discussie Tooling Software moet zaken eenvoudiger maken i.p.v. complexer Software moet mee kunnen groeien met afdeling / organisatie

14 Stap 1: Overzicht & structuur (3-6 maanden) Quick en personal wins creëren door de huidige processen beter te ondersteunen en te automatiseren ENERGIE + MOMENTUM Corporate PMO Corporate Division / BU PMO Divisie-overstijgend Divisie X Divisie Y Progr. / Dept. PMO Programma 1 Programma 2 Programma... Project X Project Z Project Y

15 Stap 2: Uniformiteit (3 12 maanden) Uitwisseling van best practices op divisie en centraal niveau Professionele coaching en support (learning by doing) Centrale eigenaar van processen Corporate PMO Corporate Division / BU PMO Divisie-overstijgend Divisie X Divisie Y Progr. / Dept. PMO Programma 1 Programma 2 Programma... Project X Project Z Project Y

16 Stap 3: Lerende organisatie Processen worden door de organisatie zelf verder geoptimaliseerd op basis van gedeelde ervaringen en veranderende omgeving Corporate PMO Corporate Division / BU PMO Divisie-overstijgend Divisie X Divisie Y Progr. / Dept. PMO Programma 1 Programma 2 Programma... Project X Project Z Project Y

17 Principal Toolbox een must? Integrale oplossing voor project, programma en portfolio management. Ingebouwde best practices (PRINCE2 / MSP) Werkt via intranet of internet (SaaS) Intuïtief, gebruikersvriendelijk Zeer snel te implementeren Werkt uitstekend samen met MS Office MS Project Functioneel uitbreidbaar (stap-voor-stap)

18 PRINCE2 project dashboard Overzichtelijk project dashboard met alle functionaliteit voor het managen van en samenwerken in het project. Projectplan te definiëren door middel van drag & drop -functionaliteit. Mijlpaal data en status indicatie van producten en werkpakketten. PRINCE2 product breakdown. PRINCE2 logboeken: issues, risico s, lessons-learned, acties, kwaliteit en changes. PRINCE2 documenten, automatische rapportages en helpteksten. Projectorganisatie o.b.v. PRINCE2.

19 Dashboard A portfolio has a manager and readers. Within the portfolio, customised reports can be created. The portfolio offers to manage the set of projects and programmes on costs or custom attributes. A portfolio includes a list of projects, programmes and initiatives. 19

20 Report Wizard Wizard voor het snel en eenvoudig creëren van specifieke PRINCE2 documenten, zoals Highlight rapporten, PID s, etc. Gebruik van eigen standaard rapportages (MS Word en Excel) Integrale statusrappportage over alle essentiële aspecten van een project: voortgang op tijd, geld, uren, issues, risico s, changes, etc.. De rapport templates zijn eenvoudig door o.a. de projectmanager aan te passen.

21 De eerste stap Proof of Concept (maximaal 3 maanden) Principal Toolbox via Internet Hosting of eigen server Configuratie workshops Inrichten van projectmodel inclusief document templates, automatische rapportages en klantspecifieke processen / velden Instructie en coaching Invoeren van projecten en programma s uit dagelijkse praktijk (of gedeelten hiervan) Optimalisatie van het projectmodel, rapportages, configuratie, etc.

22 Daarna Full roll-out Installatie op eigen Intranet server / Voortzetting Internet Hosting Additionele ondersteuning en instructie indien gewenst

23 Fortes Solutions Sander Nijenhuis Business & Science Park Capitool PL Enschede Tel: +31 (0) Fax: +31 (0)