Preactor Case Study. Historie. Missie & Strategie

Transcriptie

1 Historie Royal Sens, opgericht in 1896, is werkzaam in de verpakking producerende sector en richt zich met name op de productie van papier- en kunststof etiketten, gesneden, gestanst én van de rol. De vestigingen bevinden zich in Rotterdam en Enschede, en er is verkoop- en ordermanagement vestiging in het Duitse Wittlich In totaal werken er ca. 180 medewerkers. Missie & Strategie Royal Sens profileert zich met name door het feit dat het een fabriekmatige insteek heeft en als zodanig acteert. Hierdoor is het een verlengstuk voor haar klanten, waarvan de etiketten een onderdeel zijn van hun primaire proces. Op basis van dit uitgangspunt is Royal Sens prima in staat zich in te leven in de problematiek die een produktieproces met zich meebrengt. De productie planning met een goed inzicht en de juiste controle daarover zijn cruciaal. Dit is een groot verschil met andere bedrijven in de sector die zich vaak juist meer op het eigen Grafische focuspunten richten. Royal Sens is daardoor extra competitief en onderscheidend ten opzichte van de concurrentie. Jan Peter Klijn (IT Manager van Royal Sens) geeft aan dat naast het voorgaande de belangrijkste bedrijfsdoelstelling van Royal Sens bestaat uit het leveren van de beste kwaliteit en hieraan geen concessies te doen. Royal Sens is hierdoor duidelijk geen prijsvechter. Fig 1: Royal Sens productie en printmachines

2 Aanleiding voor de keuze van een nieuw geavanceerd planningssysteem Royal Sens heeft, vanwege zijn specifieke behoefte en proces bewust gekozen voor een zelfstandig ontwikkeld en beheerd ERP systeem. Dit pakket, Common Sens, is gebaseerd op Delphi en MS SQL Server techniek. Als gevolg van de toenemende vraag, de kortere doorlooptijden en de gevraagde flexibiliteit in de productie planning ontstond de behoefte om automatisch te plannen. Dit bleek onoplosbaar te zijn c.q. te worden in verband met de benodigde controles en voorwaarden in het productie proces, waardoor gekozen werd om te zoeken naar een gespecialiseerd productie planning pakket. Het nieuw te selecteren productie planning pakket moest wat betreft Royal Sens primair voldoen aan de volgende, meer generieke, eisen: 1. Een volgtijdelijke en relationele planning en in het drukproces bijvoorbeeld rekening houdend met droogtijden tussen het drukken én snijden en kleurwisselingen 2. Koppelbaar zijn met het ERP systeem (heen en terug), maar niet geïntegreerd! 3. Niet geïntegreerd, maar gekoppeld met name om proces of prioriteits veranderingen niet direct en strict tot systeem veranderingen te moeten laten leiden Daarnaast voegde Royal Sens daar nog twee zeer specifieke, extra eisen aan toe: 4. Het onderbrengen van specifieke onderdelen bij het produceren van de producten 5. Het identificeren en rekening houden met stappen die uniek zijn voor een enkele locatie, zoals bv. het drukken van folie en gebruik maken van rol-etiketten Op basis van bovenstaande voorwaarden werd de selectie gestart van beschikbare opties die deze eisen konden onderbrengen in hun pakketten. De eerste selectie, die door Royal Sens werd uitgevoerd, leidde uiteindelijk tot twee leveranciers die uitgenodigd werden; Planwise van de firma Ortec en Preactor van de firma Evologics.

3 Beide leveranciers hebben daarvoor een demo uitgevoerd op basis waarvan Royal Sens een uiteindelijke beslissing heeft genomen. De uiteindelijke voorkeur viel op Preactor op basis van de volgende bevindingen: 1. Preactor c.q. het pakket a. Preactor voldoet als standaard pakket zonder aanpassingen aan te hoeven brengen. De enige, logische, klantspecifieke aanpassing die nodig was betrof het tot stand brengen van de koppeling b. Preactor heeft zich als meest gebruikte standaard pakket veelvuldig bewezen en levert derhalve de verwachte betrouwbaarheid en continuïteit. (bepaalde data was bijvoorbeeld al beschikbaar in het eigen produkt) c. Alle specifieke wensen en eisen konden ingebracht worden in de standaard beschikbare functionaliteit van het pakket 2. Evologics als leverancier van het pakket a. De kennis van de leverancier van Preactor in Nederland was dusdanig dat dit een doorslaggevend onderdeel was van de keuze b. De kritische houdig van de leverancier m.b.t. de behoeftes en de manier waarop dit in het pakket moest worden ondergebracht c. De goede proces kennis van de leverancier Fig 2: Royal Sens voorbeeld van een complex bewerkingsproces

4 Implementatie en Go-Live van Preactor De impementatie van het Preactor systeem heeft (inclusief de selectie ervan) enige tijd geduurd. De belangrijkste redenen voor de relatief langere tijdsbesteding was tweeledig: 1. Royal Sens heeft gedurende de complete implementatietijd niet of nauwelijks tijd gehad om te werken aan de implementatie vanwege prioriteits issues in de business 2. De implementatie is in twee stappen verlopen, vanwege het feit dat belangrijkste functionaliteit eerst ingericht moest worden in de eerste stap. Dit had met name betrekking op specifieke eisen met betrekking tot het kleuren en stansen van etiketten. Verder bleek dat een lastiger in te voeren functie de personeelsinzet in eerste instantie niet in detail geïmplementeerd hoefde te worden. Uiteindelijk is hieraan niet de hoogste prioriteit gegeven en dit is derhalve pas in de tweede fase uitgewerkt. Dit leidde uiteindelijk tot een goed functionerend systeem dat de behoefte voor de toekomst voor het plannings proces meer dan voldoende afdekt. Hierdoor is uiteindelijk de primaire voorwaarde voor de groei en verbetering in de logistiek van Royal Sens ingevuld en is het bedrijf klaar voor de toekomst. Bovendien heeft Preactor een bijdrage geleverd aan een andere behoefte van Royal Sens en die behelst het intercompany verkeer. Omdat zowel Enschede als Rotterdam productie capaciteit heeft en in sommige gevallen zelfs unieke processen is de onderlinge planning en de opvolging daarvan cruciaal. Dit intercompany proces kan, mede dankzij de Preactor planning, goed opgevolgd en flexibel ingepast worden. Dit leidt derhalve uiteindelijk tot een verbeterd proces in de totale Supply Chain. Fig 3: Productieplanner Royal Sens werkend met Preactor

5 Wat heeft Preactor opgeleverd en wat zijn de toekomstige uitdagingen? Zoals blijkt uit het voorgaande in relatie tot de uiteindelijke implementatie en de huidige status is Royal Sens een behoorlijke stap verder gekomen in het kwalitatief nog beter ondersteunen van de primaire (productie) processen zoals die momenteel worden uitgevoerd. Bovendien is de flexibiliteit in de planning toegenomen en is daarmee een voorwaarde gecreëerd om ook de groei in de toekomst met meer vertrouwen en zekerheid tegemoet te zien. De combinatie van de Royal Sens strategie inclusief de Preactor inzet lijken daardoor een succesvol geheel te leveren! Kortom : Royal Sens heeft de juiste instrumenten en middelen ter beschikking om de nieuwe uitdagingen die het bedrijf in de toekomst verwacht te kunnen managen. Bovendien heeft Royal Sens een goed beeld van datgene waar nog verdere verbeteringen in door te voeren zijn om deze ambities ook daadwerkelijk waar te kunnen maken. Graag wil ik iedereen bedanken voor de tijd en moeite die genomen is bij het aanleveren van de input voor de totstandkoming van dit document en wil ik met name Jan Peter Klijn (IT Manager van Royal Sens) danken voor zijn gastvrijheid, betrokkenheid en bereidwilligheid in het voorzien van de benodigde specifieke Royal Sens informatie. Ing L.J.M.T. Moonen CPIM IBM BeNeLux Global Business Services 2011