ALLIANDER. Neemt de wind in de zeilen en transformeert het inkoopproces

Transcriptie

1 ALLIANDER Neemt de wind in de zeilen en transformeert het inkoopproces

2 Alliander NV beheert energie netwerken die gas en elektriciteit distribueren naar grote delen van Nederland voor huizen, transport, recreatie en zakelijk gebruik. Het bedrijf met het hoofdkwartier in Arnhem is in 1915 begonnen in Amsterdam. Met ongeveer werknemers worden er 5,7 miljoen klant aansluitingen bedient gebruikmakend van een km elektriciteit- en een km gas distributie netwerk. In 2014 bedroeg de omzet 1,7 miljard. Uitdagingen Alliander: Geen toegang tot content in de context van een proces Meer mobiele werkers met verschillende toestellen Geen handhaving op document templates Weinig proces transparantie Behaalde voordelen Alliander: Content makkelijk te vinden binnen SAP versneld het proces Gebruikers altijd de laatste versie van het document Content voor iedereen beschikbaar geeft transparantie in het inkoop proces 2

3 Het energie landschap is aan het veranderen waarbij energie zowel centraal als lokaal wordt opgewekt, nieuwe energie bronnen worden geïntroduceerd met nieuwe toepassingen. Deze veranderende omgeving vraagt veel van Allianders infrastructuur en de informatie voorziening. Alliander speelt een faciliterende rol in deze markt transitie. Het bedrijf helpt met het creëren van een open markt, ondersteund duurzame energie keuzes voor consumenten en meer klant gedreven processen. Alliander s purchasing en sourcing teams werken met bijna 2000 leveranciers en genereren iedere maand duizenden inkoop orders met geassocieerde documentatie, contracten, s en andere correspondentie. Sinds vele jaren gebruikte Alliander de OpenText Content Server voor het opslaan van de ongestructureerde documenten. De Content Server en het SAP systeem werden binnen Alliander gezien als bedrijf kritische applicaties. Echter door nieuwe manieren van werken, meer mobiele toegang en de behoefte om informatie overal en altijd beschikbaar te hebben, zochten ze naar een manier waarop OpenText en SAP samen kunnen werken. 3

4 Quote de gebruikers hebben toegang tot alles wat zij nodig hebben, vanuit één enkele applicatie én in een paar clicken. Mirjam Weima, Alliander B.V. 4

5 Mobiliteit, operational excellence & standaardisatie Een van de uitdagingen van het procurement en sourcing team was om documentatie te vinden die behoorde bij een order in het SAP systeem. Dit hield in dat zij hun SAP omgeving moesten verlaten en een aparte zoekopdracht moesten ingeven in de OpenText Content Server. SAP werd alleen gebruikt voor gestructureerde informatie en OpenText alleen voor de ongestructureerde informatie. Wat zij nodig hadden was een manier om alle informatie te zien binnen het SAP systeem in de context van een proces. Als organisatie zijn we constant op zoek naar betere manieren van werken. Hoe kunnen wij de work-life balance verbeteren van onze werknemers, een betere klanten service en het behalen van onze operationele doelen d.m.v. standaardisatie. zegt Mirjam Weima, Purchasing Manager bij Alliander. Er zijn steeds meer nieuwe manieren van werken bijvoorbeeld mobiliteit, 24/7 operatie, werken op afstand enzovoorts. Wij willen deze mogelijkheden binnen het inkoop domein beschikbaar maken. Alliander keek naar OpenText als een natuurlijke evolutie van hun bestaande Content Server. Na gesprekken was het duidelijk dat OpenText Extended ECM voor SAP een volledige match was om vanuit SAP naadloos toegang te geven tot ongestructureerde data. 5

6 Goed geplande implemenatie helpt met gebruikers adoptie Zo ver het mogelijk was wilde Alliander de oplossing zonder aanpassingen. Dit zorgt ervoor dat de implementatie zo soepel mogelijk verloopt, de kosten tot een minimum blijven en maakt toekomstig onderhoud simpeler. In de project stuurgroep zaten alle interne stakeholders en ook SAP, OpenText en de implementatie partner delaware. Wij hebben delaware gekozen om hun ervaring met OpenText Extended ECM en SAP. Wij vonden dat zij het beste gepositioneerd waren voor objectief advies en implementatie vaardigheden die nodig zijn voor een succesvol project voegt Weima toe. Alliander heeft eerst ervaring opgedaan met een kleine groep binnen de afdeling inkoop. Deze ervaring hebben zij gebruikt om de oplossing breder in de organisatie te implementeren. Met de input van interne architecten, delaware, OpenText en SAP, werd er ook een nieuwe architectuur ontworpen, geïmplementeerd en opgeschaald voor de bredere gebruikers groep. Zorgvuldige planning en het aanhaken van vele stakeholders betaalde zich terug. Gebruikers zagen snel de voordelen in de toegang tot documenten vanuit SAP gebruikmakend van extended ECM. 6

7 De feedback was al snel dat zij niet terug wilden naar de oude manier van werken, het constant schakelen tussen verschillende applicaties. zegt Weima. Met de nieuwe oplossing hebben meer dan 100 gebruikers toegang tot alle documentatie gerelateerd aan een leverancier of order. De volledige transparantie houdt in dat gebruikers de complete historie kunnen raadplegen van iedere aankoop. Niet alleen de order zelf, maar ook de facturen, levering documenten, klachten en andere correspondentie. Dit maakt de afhandeling van vragen sneller, efficiënter en meer accuraat en verbeterd de relatie met de leverancier. voegt Weim toe. Daarnaast kreeg Alliander ook meer grip op de document templates. Iedere gebruiker benaderde één locatie voor het vinden van nieuwe templates. Dit zorgt ervoor dat altijd de laatste inkoop voorwaarden en contract documentatie word gebruikt. Dit zorgt ervoor dat altijd de laatste en juiste inkoop voorwaarden beschikbaar zijn, risco s worden verminderd door gedateerde informatie, geen contracten worden afgesloten tegen ongunstige voorwaarden of tegen onuitvoerbare voorwaarden. Het is nu gemakkelijk om de laatste versie te vinden binnen SAP en gebruikers hoeven niet meer een lokale versie op te slaan van documenten. onze gebruikers moesten vaak een collega bellen om de informatie of documenten te krijgen die zij nodig hadden om bijvoorbeeld een vraag van een leverancier te beantwoorden. Dit behoort nu tot het verleden en zij hebben nu toegang tot alle informatie vanuit een enkele applicatie vaak met een paar clicks. zegt Weima. 7

8 Klaar voor de toekomst Alliander gaat de komende jaren miljoenen smart meters plaatsten. Iedere installatie word gedocumenteerd met alle details. Deze informatie zal worden opgeslagen in de OpenText extended ECM oplossing. Alliander is klaar voor verdere samenwerking met het groeiend aantal leveranciers en heeft de flexibiliteit om nieuwe leveranciers snel en gemakkelijk toe te voegen. Dit zal leiden tot honderden zo niet duizenden nieuwe gebruikers van het systeem. Daarnaast gaan er gedachten over proces verbetering door gebruik te maken van de workflow mogelijkheden binnen OpenText. Met een toename van gebruikers die op locatie informatie nodig hebben via laptops, telefoons of tablets is Alliander nu in staat om aan deze vraag te voldoen. We hebben een sterke positie met OpenText extended ECM om aan de vraag van mobiele gebruikers te voldoen zegt Weima. We evalueren ook nog andere opties binnen OpenText zoals Tempo Box voor veilig en lokale bestand synchronisatie. 8