OpenText RightFax. Intuitive Business Intelligence. Whitepaper. BI/Dashboard oplossing voor OpenText RightFax

Transcriptie

1 OpenText RightFax Intuitive Business Intelligence Whitepaper BI/Dashboard oplossing voor OpenText RightFax Beschrijving van de oplossing, functionaliteit & implementatie Inhoud 1 Introductie 2 Kenmerken en voordelen 3 Functionaliteit 4 Implementatie 5 Architectuur 1 Introductie OpenText RightFax is een gecentraliseerde fax server oplossing die faxen voor de gehele organisatie mogelijk maakt. RightFax integreert fax en document distributie met , desktop en Document Management toepassingen, en ontsluit fax voor de distributie van documenten vanuit CRM, ERP en andere host-applicaties. De BI/Dashboard oplossing voor OpenText RightFax wordt u aangeboden door Intuitive Business Intelligence en bouwt voort op de vele andere reeds succesvol ingezette BI/Dashboard oplossingen voor een verscheidenheid aan softwarepakketten. Veel waardevolle functionaliteit is reeds standaard aanwezig, zonder de noodzaak een complex eenmalig BI project op te moeten starten. Leidinggevenden, afdelingsmanagers en gebruikers kunnen nu profiteren van een overzichtelijke dataset van de meest waardevolle informatie om meer inzicht te krijgen in onder andere: fax volumes op gebruiker-, groeps- en organisatieniveau, inkomend versus uitgaand, succesvol versus mislukte transmissies en nog veel meer. Deze white paper beschrijft de oplossing in detail en is bedoeld voor huidige en toekomstige OpenText RightFax klanten en geïnteresseerden die de kracht willen ontdekken van een BI/Dashboard oplossing. Metastore Nederland BV - Crown Business Center Aeroparc - Ericssonstraat ML - Rijen Nederland Tel Fax

2 2 Kenmerken en voordelen Een breed scala aan analytische functionaliteiten Alle belangrijke RightFax gegevens worden weergegeven, zoals: fax volume analyse, transmissiefouten en reden, monitoring van hardware/capaciteit en nog veel meer. Een gebruiker kan via een dashboard een analyse maken van hardware resources, van status of van een overzicht. Beschrijvingen van de dashboards komen in de volgende sectie van dit document aan bod. Beveiligde toegang De beheerder controleert de toegang van gebruikers tot vertrouwelijke dashboards. De toegang tot gegevens kan automatisch worden beperkt tot de aangewezen groep waar de ingelogde gebruiker toe behoort. Flexibiliteit Gebruikers kunnen, indien geautoriseerd, zelf specifieke en op maat gemaakte dashboards maken en eventueel publiceren en delen met andere gebruikers. Additionele data vanuit andere applicatie databases kan desgewenst worden toegevoegd en opgenomen in de BI/Dashboard oplossing. Dashboards kunnen eenvoudig worden bekeken door een ongetrainde gebruiker via elke PC, Mac, ios of Android-apparaat. Het platform biedt organisaties de mogelijkheid om haar eigen data, afkomstig vanuit een verscheidenheid aan bronnen, te laden en te analyseren en zo te bouwen aan een complete BIoplossing. Dashboards kunnen worden ingebed binnen een intranet, Microsoft SharePoint omgeving en binnen vele andere softwaretoepassingen. Schaalbaarheid Door toonaangevende technologie kan de oplossing eenvoudig uitgebreid worden naar tienduizenden medewerkers en honderden verschillende dashboards, zonder investeringen in dure infrastructuur of specifieke ondersteuning van de IT-afdeling.

3 3 Functionaliteit Operationeel Overzicht Analyseer en begrijp de volgende gegevens: o Aantal succesvol verstuurde faxen versus mislukt. o Geschiedenis van het gemiddelde aantal faxpagina s en inkomend versus uitgaand. o Aantal faxen, pagina's en seconden. o Voornaamste gebruikers totaal en volumes per groep. Vanaf een enkel dashboard scherm kan men reeds het gebruik op een hoger niveau analyseren. Zoom dieper in op data voor verdere detailanalyse van gebruiker(s) of groepen. Operationele Server Statistieken Bereken met diverse meetmethoden automatisch fax serverstatistieken: o Volume uitgaande versus inkomende faxen. o Tijdstippen van de dag waarop faxen worden verwerkt. o Fax kanalen in gebruik, top 10 gebruikers en pagina- en fax volume analyse. Analyseer deze statistieken per individuele RightFax server of meerdere servers tezamen. Zoom dieper in op data voor verdere detailanalyse van elke gebruiker.

4 Operationele Status Statistieken Bereken met diverse meetmethoden automatisch fax status statistieken: o Volume uitgaande versus inkomende faxen en tijdstippen waarop deze zijn verwerkt. o Volume per server, gebruiker en groep. o Reden voor een specifieke status. Analyseer deze status statistieken om trends of potentiële problemen tijdig te identificeren. Klik door op Failure status voor inzage in de reden achter een mislukte fax teneinde verbeteringen aan te brengen. Kostenoverzicht Met deze op maat gemaakte ontwikkeling kunt u rapporteren over de kosten per fax en faxlijn. Dit overzicht kan zeer nuttig zijn bij de besluitvorming omtrent connectiviteit van infrastructuur en het bepalen van budgetten.

5 4 Implementatie Het Intuitive Business Intelligence BI platform wordt geïnstalleerd binnen uw organisatie naast uw bestaande OpenText RightFax server. De dashboard oplossing wordt vervolgens aan het platform gekoppeld en afgestemd op de organisatiespecifieke RightFax oplossing en vereisten omtrent data en security. Gebruikers worden getraind om zelf dashboards te bouwen, waarna het systeem vervolgens kan worden uitgebreid door het toevoegen van andere gegevensbronnen of zelfs geheel nieuwe functionele gebieden zoals bijvoorbeeld financiën of logistiek. Dit proces is gebruikelijk reeds binnen enkele dagen voltooid, in tegenstelling tot de weken of zelfs maanden die normaliter benodigd zijn om dergelijke waardevolle functionaliteit volledig nieuw te ontwikkelen. Voorbereiding - Installatie - Uitrollen Maatwerk Training Uitbreiding Doelstellingen & agenda afstemmen voor aanvang van het BI/Dashboard project. Installatie & configuratie BI/Dashboard server. Uitrol Kant-en-klare dashboards naar de BI/Dashboard server. Inrichting Dashboards op basis van de RightFax configuratie, processen en security. Training gebruikers en beheerders in het maken en beheren van dashboards. Toevoegen nieuwe dashboards of andere databronnen voor bijvoorbeeld: afdeling Financiën, Orderverwerking, Planning en Logistiek etc. 5 Architectuur Het Intuitive Business Intelligence BI platform wordt gewoonlijk geïnstalleerd op een standalone server of virtuele machine in het bedrijfsnetwerk of in de Cloud. De Windows server configuratie is afhankelijk van het gebruik, maar zou minimaal moeten zijn: Microsoft Windows Server 2008, 2012 of hoger; 2 x CPU cores; 4-8 GB RAM. De dashboard gebruikersinterface vereist geen installatie van software. Intuitive Business Intelligence BI /Dashboards draaien op elke browser op elke PC, Mac, ios of Android-apparaat.