Arcadis Case Study. In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet

Transcriptie

1 Arcadis Case Study In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet

2 Over Arcadis Arcadis is wereldwijd toonaangevend als ontwerp- en consultancyfirma voor de natuurlijke en bebouwde omgeving. Samen met hun klanten werken zij aan buitengewone en duurzame oplossingen, en leveren daarvoor onder meer diensten op het gebied van ontwerp, advies, engineering, project- en programmamanagement. Arcadis focust zich op de volgende vier kerngebieden: Gebouwen Milieu Infrastructuur Water Arcadis heeft een lange en rijke geschiedenis die teruggaat tot 1888 met de oprichting van de Heidemaatschappij. Hyder Consulting, overgenomen door Arcadis in 2014, bestaat zelfs al sinds Tegenwoordig zijn er zo n werknemers in dienst die werken aan diverse projecten in meer dan 70 landen, met een omzet van 3,4 miljard. Voor deze casestudy hebben we gesproken met Kathi Wimmer, hoofd Interne Communicatie, en met Karin van der Lustgraaf, Business Analyst, over de implementatie van het nieuwe Arcadis Intranet voor Europa. Debble Workplace biedt Arcadis een out-of-the-box intranetoplossing in Office 365, waarmee de elf jaar oude intranetten konden worden vervangen. ETTU heeft ons geholpen met het implementeren van het nieuwe intranet binnen tien weken. We waren onder de indruk van de flexibiliteit van de oplossing, om zo het intranet te creëren dat volledig aan onze wensen voldoet. Kathi Wimmer, Hoofd Interne Communicatie bij Arcadis Europe Arcadis Case Study - In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet 2

3 De uitdaging Al sinds 2008 is ETTU de partner van Arcadis Europe. Destijds hielp ETTU met het realiseren van hun eerste intranet in SharePoint 2007 in Nederland. Sindsdien is Arcadis snel gegroeid, waarmee ook de behoefte aan een gestructureerd intern communicatiebeleid steeds meer naar voren kwam. Dit resulteerde in elf verschillende intranetten die door heel Europa werden gebruikt. Niet alleen verschilde de look and feel in ieder land, maar ook de werknemers vonden het lastig om de juiste informatie te vinden op al die verschillende locaties. Kathi Wimmer, Hoofd Interne Communicatie van Arcadis Europe: Het was voor onze werknemers heel moeilijk om met elkaar in contact te komen en de juiste informatie te vinden. Hoewel we als één bedrijf opereerden, was het bijvoorbeeld erg lastig voor iemand in Frankrijk om toegang te krijgen tot informatie in Duitsland. Vanuit een intern communicatieperspectief was het moeilijk om het team te laten deelnemen en hen onze brand en strategie te laten communiceren. Online communiceren was niet mogelijk; nieuws werd alleen top-down gepubliceerd. Een nieuwsbericht moest bijvoorbeeld elf keer opnieuw geüpload worden op de verschillende intranetten. Zoals je kunt begrijpen was dit erg tijdrovend, helemaal wanneer er een noodbericht uitgestuurd moet worden. Maar vanuit een IT-perspectief gezien was het ook moeilijk om samen te werken, voegt Karin van der Lustgraaf, Business Analyst van Arcadis, toe. We maakten gebruik van verschillende platformen en zelfs verschillende versies. Bijvoorbeeld SharePoint 2007 en SharePoint Aangezien dit stuk voor stuk standalone intranet platformen waren, kostte het enorm veel tijd en moeite met betrekking tot de onderhoud en ondersteuning om deze intranetten up and running te houden. Arcadis Case Study - In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet 3

4 De vereisten Om deze uitdagingen aan te pakken zocht Arcadis naar een gezamenlijke communicatie-hub. Het was belangrijk om te zorgen dat het nieuwe intranet een duidelijke structuur met een goede navigatie zou hebben, zodat alle werknemers relevante informatie makkelijk konden vinden. Omdat Arcadis functioneert in een internationaal milieu en mensen veel moeten reizen, was het bovendien van belang dat het intranet 24/7 toegankelijk zou zijn; op alle devices en op elke plek. Karin van der Lustgraaf: Arcadis heeft gekozen voor het platform Microsoft Office 365. Het voorziet ons van een responsive platform dat aan de eisen van de gebruikers voldoet. Bovendien zijn er partners die een oplossing aanbieden binnen het Office 365 platform dat onze behoefte vervult. Daarom was een van de meest belangrijke vereisten voor de leverancier van een nieuw intranet dat zij ons een standaardproduct konden aanbieden. We hebben niet de capaciteit om dit helemaal zelf op te zetten. Door dit standaardproduct te kiezen, profiteren we van een bewezen oplossing zonder benodigd maatwerk. Arcadis heeft voor Debble Workplace van ETTU gekozen als de nieuwe social intranetoplossing. Arcadis Case Study - In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet 4

5 De oplossing Debble Workplace voorziet Arcadis van een out-of-the-box social intranetoplossing in Microsoft Office 365. Het is een gebruiksvriendelijk platform. Een platform waar werknemers niet alleen gemakkelijk informatie kunnen zoeken en delen, maar waarop zij ook goed samen kunnen werken. Met behulp van de nieuwste technologie biedt Debble Workplace een intranet waarbij de focus ligt op gebruiksvriendelijkheid en succesvolle adoptie, zonder dat er riskante ontwikkelingen en implementatieprocessen nodig zijn. Kathi Wimmer: Door voor Debble Workplace te kiezen, profiteren we van de voordelen van een standaard product. Eerst waren we bang dat een out-of-the-box oplossing ons niet zou kunnen voorzien van de mogelijkheid tot het flexibel aanpassen van het intranet naar de structuur van onze organisatie. Gelukkig hoefden we ons hier geen zorgen om te maken. We waren onder de indruk van de maatwerkflexibiliteit, om zo het portal te creëren dat aan onze wensen voldeed. Daarom hebben we het omgedoopt tot The Intranet. Arcadis Case Study - In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet 5

6 De structuur van het intranet is heel duidelijk en georganiseerd en is opgedeeld in zes menuopties: Up to date! Laat Europa groeien. Samen! Samenwerken werkt! Trots op onze business! Verbeter de kwaliteit van Leven! Werk & Geniet! Elke header bevat een nieuwe laag aan informatie. Bijvoorbeeld informatie over de afdeling Marketing en Communicatie. Karin van der Lustgraaf: We hebben het intranet zo ingedeeld dat we niet alleen informatie op landelijk niveau kunnen verschaffen, maar ook in verschillende talen. De techniek die hiervoor is gebruikt heet variations en zorgt ervoor dat we nieuws en informatie kunnen publiceren in diverse talen. Heel belangrijk voor onze internationale manier van werken! Arcadis Case Study - In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet 6

7 De Offices and Travel sectie is een goed voorbeeld van de flexibiliteit van Debble Workplace. In deze sectie wordt alle informatie weergegeven die relevant is voor op kantoor. Bijvoorbeeld officemanagement, richtlijnen en routebeschrijvingen. Het was ook mogelijk om extra informatie toe te voegen, zoals een integratie met Google Maps. Om te zorgen voor interactie tussen en met werknemers, maakt Arcadis gebruik van het social networking platform Yammer. Dit biedt een eenvoudig te gebruiken en geïntegreerde tool in het gehele intranet waarmee je ideeën kunt delen. Onze werknemers maken intensief gebruik van Yammer. Toen we ons nieuwe intranet lanceerden, was het erg leuk om alle reacties en likes te zien. Het brengt onze werknemers echt dichter bij elkaar. Arcadis Case Study - In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet 7

8 Adoptie en implementatie Ondanks dat Debble Workplace een standaardproduct is dat technisch snel geïmplementeerd kan worden, is er nog een hoop werk dat gedaan moet worden door de organisatie. Arcadis begon met de sitemap van het nieuwe intranet en wees vanuit daar taken toe aan de verschillende afdelingen om de content voor te bereiden. Kathi Wimmer: Dit bleek de beste en snelste manier te zijn om ons nieuwe intranet te implementeren. Bepalen welke content er geplaatst moet worden op het intranet kan moeilijk zijn, maar het moet gebeuren. Wij besloten vanaf het begin content te verzamelen, zodat we voor een snelle en betrouwbare implementatie konden zorgen. Door gebruik te maken van dit proces, hebben we het intranet uiteindelijk binnen 10 weken kunnen implementeren. Erg snel voor een internationale organisatie zoals Arcadis! De content redacteuren werden getraind om nieuwe content op het intranet te plaatsen. Tijdens deze on-thejob trainingen konden de redacteuren veel content publiceren en realiseerden ze zich waarom een goede voorbereiding hiervoor van belang was. Daarom vormt het geven van trainingen een essentieel element van het succesvol implementeren van het intranet. Karin van der Lustgraaf: Onze werknemers zijn enorm positief over het nieuwe Arcadis Intranet. We hebben veel positieve feedback ontvangen. Vooral het ontwerp en de structuur van het nieuwe intranet wordt gewaardeerd. Als je bedenkt dat we met elf verschillende intranetten begonnen, terwijl we nu van een geïntegreerd platform gebruik maken, is het nieuwe Arcadis Intranet een enorme stap vooruit! We zien ook mensen die nog moeten wennen aan de nieuwe intranetomgeving, voegt Kathi Wimmer toe. We zijn begonnen met het publiceren van Engelse content. Engels is de voertaal van onze organisatie. Elk land kan ervoor kiezen om hun items in het Engels te houden, of dit toch te vertalen naar de eigen taal. Na de eerste paar maanden hebben we gemerkt dat steeds meer landen de content in hun eigen taal aanbieden. Dat is geweldig om te zien. Arcadis Case Study - In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet 8

9 De belangrijkste voordelen Het intranet is een ander startpunt van de Moderne Werkplek van Arcadis. Vanuit dit intranet kunnen werknemers eenvoudig informatie vinden, in plaats van hiernaar te moeten zoeken zonder succes. Bovendien is de informatie altijd relevant en up-to-date. Kathi Wimmer: Op het oude intranet was je er nooit zeker van of de gevonden informatie daadwerkelijk up-to-date was - als je het al kon vinden. We hebben nu een up-to-date platform en we zien dat mensen het echt prettig vinden om hiermee te werken. Dat is belangrijk voor ons, want de nieuwe generatie verwacht toegang te hebben tot dezelfde tools en benodigdheden waar zij thuis aan gewend zijn. Met het nieuwe intranet hebben we de tools om echt te kunnen zeggen dat we een prettige werkplek aanbieden. Karin van der Lustgraaf: Met ETTU samenwerken aan ons nieuwe intranet was erg fijn. Van ETTU kun je de juiste mix van technische experts en functionele specialisten verwachten. Als we vragen hadden over de kenmerken van Debble Workplace wist ETTU precies wat er wel en niet mogelijk was. Maar zelfs wanneer iets niet mogelijk leek, probeerde ETTU toch een manier te vinden om de dingen te realiseren die in de eerste plaats onmogelijk leken in het standaardproduct. Arcadis Case Study - In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet 9

10 Toekomstige ontwikkelingen Arcadis is constant op zoek naar manieren om de intranetervaring van zijn werknemers te verbeteren. In 2017 zal Arcadis enquêtes rondsturen om erachter te komen wat men van het nieuwe intranet vindt, op welke vlakken het verbeterd kan worden en welke informatie er nog mist. Bovendien zal Analytics toegevoegd worden om zo meer verdiepende inzichten te geven in het gebruik en de adoptie van het nieuwe intranet. Kathi Wimmer: We begonnen dit project in Europa, maar we zien dat andere regio s kijken naar hoe wij onze interne communicatiekanalen verbeterd hebben. Het Midden Oosten is na Europa de eerste regio die Debble Workplace als hun nieuwe intranet heeft geïmplementeerd. Andere regio s zullen snel volgen. Arcadis Case Study - In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet 10

11 Over ETTU Al meer dan 10 jaar is ETTU dé partner van Microsoft SharePoint en Office 365 in Europa. ETTU transformeert technologie in zakelijk voordeel. Dit doen we niet alleen door het kiezen van de beste technische oplossing, maar ook met de dienstverlening rondom advies en adoptie. ETTU heeft hiervoor zowel technische als functionele kennis van SharePoint en Office 365 in huis. We doen dit door diensten aan te bieden rondom SharePoint en Office 365. Van strategie, ontwikkeling, onderhoud en ondersteuning, tot een succesvolle adoptie van jouw SharePoint of Office 365 oplossing. Ben je benieuwd naar wat ETTU voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op via of of kijk op Laatste update 13/02/2017 Arcadis Case Study - In tien weken, medewerkers in tien landen verbonden met nieuw intranet 11

12