Referentiecase Triade. Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie

Transcriptie

1 Referentiecase Triade Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie

2 Over Triade Triade levert in Flevoland en omgeving gehandicaptenzorg, jeugdzorg en geestelijke gezondheidszorg. In 1981 is Triade begonnen met één locatie in Emmeloord met een kinderdagverblijf voor kinderen met een verstandelijke beperking. Daarna volgen een activiteitencentrum voor ouderen en woonvoorzieningen voor volwassenen. Tegenwoordig is Triade uitgegroeid tot een organisatie met 130 locaties in heel Flevoland. Dagelijks staan ruim 1300 medewerkers klaar voor haar cliënten om passende zorg te bieden. Triade maakt deel uit van Carante Groep, een samenwerkingsverband van twaalf zelfstandige organisaties in de caresector. De aangesloten organisaties zijn regionaal actief en verspreid over Nederland. De samenwerkende organisaties bieden met ruim medewerkers zorg, begeleiding en ondersteuning op maat aan ruim cliënten. Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 2

3 De aanleiding Triade werkt op verschillende vlakken samen met andere organisaties binnen Carante Groep. Zo ook op het gebied van ICT. In 2011 is binnen Carante Groep besloten om over te stappen van Novell naar het Microsoft platform, om zo klaar te zijn voor de toekomst. Iedere stichting binnen Carante Groep bepaalt echter zijn eigen inrichting. Rob Timmerman, Manager ICT van Triade: Het Microsoft platform biedt standaard toepassingen waar wij gebruik van kunnen maken. Daarnaast merken wij dat Microsoft vooroploopt in de markt als het gaat om innovaties. Wij hebben dan ook strategisch gekozen voor SharePoint als applicatieplatform om kennis en informatie te delen. Drie jaar geleden is het Centraal Bureau van Triade verhuisd naar een nieuwe locatie in Lelystad. Een jaar daarna zijn vanuit de strategische keuze voor het Microsoft platform in eerste instantie de werkplekken gemigreerd naar de laatste Windows versie en heeft de organisatie Exchange uitgerold. Een belangrijke vraag die daarna speelde was wat gaan we precies met SharePoint doen? Vanuit deze vraagstelling ging Triade de markt op om te kijken naar een ICT-dienstverlener die kan meedenken met de organisatie, maar ook de vertaalslag kan maken wat de voordelen zijn voor de mensen op de werkvloer. Rob Timmerman: Ik zie SharePoint als een gereedschapskist waar je hele mooie oplossingen mee kan realiseren. Maar dan moeten we wel goed weten wat we precies zoeken. Vooral de toegevoegde waarde voor de gebruiker staat hierbij centraal. Vanuit de markt was ik al bekend met ETTU en zij stelden voor om samen met medewerkers van verschillende afdelingen een strategiesessie te organiseren. Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 3

4 Strategietraject Veel organisaties starten met veel enthousiasme aan een ICT-traject, maar veel initiatieven zijn op de lange termijn niet succesvol. Lourens Siderius, Business Development Manager van ETTU: De kern van een goed verandertraject ligt bij de waarom vraag. Veel organisaties starten echter met de oplossing zelf en gaan daarvan uit terug redeneren. Dat is dan ook de reden dat wij bij veel van onze klanten starten met een strategietraject om zo te bepalen waar de organisatie écht behoefte aan heeft. Daarom is Triade gestart om de huidige situatie in kaart te brengen, om daarna te bepalen wat de doelstellingen voor de toekomst zijn. Rob Timmerman: Bij Triade zijn 12 medewerkers uit verschillende geledingen uitgenodigd voor de workshops. Het doel hiervan was om ons mee te nemen in de gebruiksmogelijkheden en waar onze medewerkers tegen aanlopen in de dagelijkse praktijk. Ik heb gemerkt dat onze medewerkers heel enthousiast reageerden bij het zien van alle toepassingsmogelijkheden en dat was ook uiteindelijk het doel. Want vanuit ICT kunnen wij wel roepen dat er voor iets een oplossing moet komen, maar als de medewerkers daar zelf omvragen heb je de eerste stap al gezet naar een succesvolle adoptie. Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 4

5 Vanuit deze workshops heeft ETTU een helder rapport opgesteld met de volwassenheid en het potentieel van SharePoint binnen Triade. Het volwassenheidsmodel is een interessant benchmarkhulpmiddel om de vooruitgang binnen organisaties te evalueren en best practices onder de aandacht te brengen. Uiteindelijk leidt het volwassenheidsmodel tot een score per concept, dat ook over meerdere jaren vergeleken kan worden. Staffing & Training Infrastructuur Aanpassingen Volwassenheidsmodel Publicatie Samenwerking Bedrijfsvoering Search Insight Integratie Composities & Applicaties Medewerkers & Communities Dit volwassenheidsmodel is fictief en vertegenwoordigd niet de gegevens van Triade. Vanuit het volwassenheidsmodel heeft Triade in samenwerking met ETTU een roadmap opgesteld, om zo gefaseerd SharePoint uit te rollen. De eerste stap hierbij was het realiseren van een intranet om medewerkers met elkaar te verbinden en kennis en informatie te kunnen vinden gevolgd door een zaakgericht werken omgeving. Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 5

6 De oplossingen In de roadmap zijn verschillende oplossingen geformuleerd die Triade helpen bij de Digitale Transformatie. In de volgende paragrafen worden deze oplossingen besproken. Intranet als startpunt voor moderne werkplek Een van de belangrijkste verbeterpunten binnen Triade was medewerkers met elkaar verbinden. De medewerkers werken verspreid over Flevoland en op verschillende locaties. Het oude intranet binnen Triade was verouderd, waarbij interactie tussen medewerkers niet mogelijk was. Vanuit het strategietraject kwam daarom de vraag naar een platform om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten. Dit platform moest het ook mogelijk maken om een dialoog aan te gaan met collega s en op deze manier ook inspiratie op te doen. Hiervoor heeft Triade gekozen voor het social intranet van ETTU. Het intranet ondersteunt de organisatieprocessen binnen Triade en is ingericht binnen SharePoint Het portaal is uitermate geschikt voor kennismanagement. Gebruikers kunnen namelijk kennis van collega s gemakkelijk zoeken en zich aanmelden voor specifieke kennisonderwerpen op het portaal. De persoonlijke homepage maakt het voor medewerkers mogelijk om informatie te tonen die voor hen relevant is. Ze kunnen namelijk zelf bepalen welke webonderdelen op de voorpagina zichtbaar zijn. Gestructureerd samenwerken in zaken en processen Binnen Triade worden veel documenten opgeslagen en gedeeld. Voorheen werden deze documenten lokaal opgeslagen en waren deze documenten niet inzichtelijk. Zaakgericht Werken of Case Management is een 'hot topic' binnen de zorgsector. Case Management processen dragen bij aan een hogere efficiency en gecontroleerde afhandeling van verzoeken, wijzigingen, taken en procedures. Zaakgericht Werken wordt binnen Triade in eerste instantie ingezet voor de ondersteuning van de bestuurscyclus, zoals Managementteam, de Raad van Toezicht, ondernemingsraad en andere vergaderingen. Daarnaast wordt het contractmanagement binnen het portaal ingericht met bijvoorbeeld overeenkomsten met gemeenten, onderhoud- en servicecontractencontracten en facilitair. Tot slot wordt de complete postverwerking via SharePoint gedaan. Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 6

7 Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 7

8 Innovatie en Ideation Triade heeft daarnaast gekozen voor het innovatieplatform in SharePoint. Het econnect Ideation Portaal van ETTU levert inspiratie en is gericht op het versterken van de praktische innovatiekracht. De gebruiksvriendelijke oplossing in SharePoint maakt het mogelijk om eenvoudig ideeën te delen, er aan samen te werken en uiteindelijk te realiseren. Het Ideation platform gaat breed ingezet worden binnen Triade. De implementatie staat gepland voor Zo gaat het gebruikt worden dagelijkse werkzaamheden te verbeteren, maar ook om bredere innovaties binnen de zorg te delen. Op de startpagina komen alle ideeën die ingediend zijn. Iedere gebruiker kan hier de idee kaartjes zien die openbaar zijn. Daarnaast heeft de medewerker de mogelijkheid om zelf een idee in te dienen waarna er per idee samengewerkt kan worden. Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 8

9 Projectaanpak Vanuit het strategietraject is een duidelijke roadmap opgesteld. De invoering en implementatie is gedaan aan de hand van verschillende fasen. Deze gefaseerde aanpak zorgt ervoor dat medewerkers al vroeg aangehaakt zijn en het succes van SharePoint wordt vergroot. Fase 1: Ambassadeurs aanhaken Voor elke oplossing is een projectteam geformuleerd. Naast een functionele consultant van ETTU zijn hier ook key users vanuit Triade betrokken die als ambassadeurs dienen. Voor de realisatie van het intranet is naast een aantal gewone gebruikers bijvoorbeeld de afdeling communicatie aangehaakt. Rob Timmerman: Wij vonden het belangrijk om key users al vroeg te betrekken bij het traject. Op deze manier creëer je namelijk commitment en enthousiasme, wat de kans op een succesvol project vergroot. In een vroeg stadium zijn we zo gekomen tot een wensen en eisen lijst. De belangrijkste uitdaging voor Triade zat in een goede representatie in de projectgroep. Het bieden van goede zorg staat bij ons voorop, waardoor wij zelf het tempo van de implementatie bepalen. Gelukkig hebben wij in ETTU een partij gevonden die dit begrijpt. Top dat we mogen meedenken. Ik heb hier wel ideeën over! Fase 2: Realisatie en testen door ambassadeurs Door middel van gesprekken met de ambassadeurs is uiteindelijk een inrichtingsdocument opgesteld. Dit document vormde de leidraad voor de ontwikkeling van de portalen. Met behulp van verschillende sprints zijn de gewenste functionaliteiten op een Agile manier gerealiseerd. Rob Timmerman: Vooraf is het moeilijk om precies te omschrijven wat de gewenste oplossing is die je zoekt. Door op een Agile manier te werken hebben wij ervoor gezorgd dat wij controle hebben over de uiteindelijke oplossing. In een sprint wordt dan bepaald wat we willen realiseren en hebben wij de mogelijkheid om hier ook in bij te sturen. En dat is voor ons erg belangrijk. Kan ik straks eindelijk al mijn collega s vinden! De ambassadeurs zijn ook betrokken bij het testen van de oplossing. Zij weten immers welke functionaliteiten zij willen terugzien en kunnen zo heel gericht feedback geven. Fase 3: Workshops en het vullen van de portalen Elke locatie van Triade kent een super user die het eerste aanspreekpunt is voor vragen. Na het realiseren van de oplossing zijn de super users getraind om zelf de omgeving te voorzien van informatie. Op deze manier heeft elke locatie een ambassadeur die ook andere gebruikers kan helpen bij vragen. Kun jij mij op weg helpen om een afbeelding in te voegen? Ik wil het graag zelf kunnen, want ik vind het leuk om te doen! Daarnaast is het belangrijk om het functioneel beheer goed in te richten. Rob Timmerman: Wij hebben gemerkt dat directe ondersteuning voor onze medewerkers noodzakelijk is. ETTU heeft dit voorlopig voor ons ingevuld, want het is een vak apart om wat te gebruiker wil te vertalen naar SharePoint. Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 9

10 Fase 4: Lancering en go-live campagne Als de omgeving gevuld is, staat alles klaar om live te gaan. Voor de livegang van het intranet binnen Triade hebben alle medewerkers een kleine attentie gekregen om zo de aandacht te vestigen op de nieuwe werkwijze. Het is nog wel wennen, maar handig al die informatie per locatie! Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 10

11 Meerwaarde Door vanuit een strategietraject aan de slag te gaan met SharePoint, heeft Triade een duidelijke roadmap neergelegd die als leidraad dient voor het ontwikkelen van toepassingen. Hierbij is er vanuit de business gekeken naar de behoefte, om dit weer door te vertalen naar SharePoint toepassingen. Rob Timmerman: SharePoint is geen doel op zich, maar moet onze processen binnen de zorg ondersteunen. Door vooraf goed te bepalen waar onze knelpunten en prioriteiten liggen, hebben we een duidelijke visie en roadmap neergelegd die ons houvast biedt naar de toekomst. De samenwerking hierbij met ETTU is zeer prettig verlopen. De medewerkers van ETTU hebben zich aangepast aan het tempo van onze organisatie. Daarnaast zijn de business consultants in staat om de wensen van onze medewerkers te vertalen binnen SharePoint. Dit zorgt er dan ook voor dat onze medewerkers enthousiast worden over het gebruik van SharePoint en daar doen wij het uiteindelijk voor. De strategie die Triade met ons heeft opgesteld biedt als het ware de vuurtoren aan de horizon waar we naar op weg zijn. Door de gekozen agile projectaanpak kunnen we de weg daar naartoe en het tempo steeds samen afstemmen en waar nodig bijstellen. De technieken die wij inzetten zijn heel duidelijk geen doel op zich, maar juist een middel om de doelen te bereiken. Wij hebben op basis daarvan een programma van projecten opgezet en een stuurgroep geformeerd met vertegenwoordiging van Triade en ETTU. Deze slagvaardige stuurgroep neemt de beslissingen over onder meer mijlpalen en budgetten en maakt strategische keuzes. De nadruk in de projecten bij Triade ligt op het versterken van elkaar en het samen bereiken van resultaten en dat geeft steeds weer positieve energie! Henk de Ruijter, Programmamanager Triade van ETTU Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 11

12 Toekomstige ontwikkelingen Rob Timmerman: De uitdaging binnen Triade is om onze medewerker met de oplossingen te laten werken. De sleutel tot succes hierbij is verleiden. Dit betekent dat we de voordelen van de nieuwe manier van samenwerken goed moeten over brengen. Maar ook in de look en feel gaan we steeds verder. Zo hebben we net de nieuwste versie van het intranet gelanceerd die moet zorgen voor een meer Facebookachtige omgeving. Het oog wil tenslotte ook wat. Zo passen wij continu de SharePoint omgeving aan op de laatste ontwikkelingen. Triade ziet uiteraard ook de opkomst van Cloud toepassingen zoals Office 365 en wil dit toetsen aan de inmiddels opgedane ervaringen met SharePoint. Daarom gaat Triade volgens het volwassenheidmodel dat in 2014 is vastgesteld opnieuw de roadmap bepalen, om zo klaar te zijn voor de toekomst. Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 12

13 Over ETTU Al meer dan 10 jaar is ETTU dé Microsoft SharePoint en Office 365 partner van Nederland. Samen met onze klanten transformeren wij technologie in zakelijk voordeel. Dit doen we niet alleen door het kiezen van de beste technische oplossing, maar ook met de dienstverlening rondom advies en adoptie. ETTU heeft hierbij zowel technische- als functionele- SharePoint en Office 365 kennis in huis. Dat doen we samen met onze medewerkers en inmiddels bij meer dan 500 opdrachtgevers in een diversiteit aan branches. Op basis van best practices en onze uitgebreide kennis over SharePoint hebben we standaard SharePoint-portalen, -oplossingen en -webonderdelen ontwikkeld. Dit zijn gebruikersvriendelijke producten die bewezen succesvol zijn op het gebied van communicatie, innovatie, projectmanagement, documentbeheer, archivering en meer. Ben je benieuwd naar wat ETTU voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op via of of kijk voor meer informatie op Laatste update: 2 november 2016 Referentiecase Triade - Van strategie naar een succesvolle SharePoint implementatie 13

14