Introductie Digitale postkamer

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Introductie Digitale postkamer"

Vera Groen
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Introductie Digitale postkamer

2 Agenda Introductie OpenDocs Referentiemodel digitaal postproces Uitgangssituatie Oplossingsrichting Investering 2

3 Introductie Open Docs Oprichting in 2001 Partner Microsoft, K2, Kofax, OpenText, e.a. Elk jaar winstgevend en financieel kerngezond 10 Consultants van senior/medior niveau Alles van advies tot realisatie en beheer Specialist op vlak van ECM ECM = methoden en technieken om efficiënter om te gaan met informatie, ongeacht of het nu om papieren of digitale informatie gaat 3

IT-oplossingen op elkaar worden afgestemd.

4 Visie en missie Iedereen verwacht voordelen te behalen bij digitalisering. Toch is efficiënter samenwerken pas mogelijk als processen, menselijk gedrag en IT-oplossingen op elkaar worden afgestemd. Open Docs helpt organisaties bij de invoering van een eenduidige informatievoorziening met als leidraad slimmer samenwerken. 4

van marktleiders Streven naar productconsolidatie binnen één

5 Onze kijk op softwarelicenties Focus op klantvraag, niet op licentieverkoop Geen eigen producten, maar toepassen van software van marktleiders Streven naar productconsolidatie binnen één organisatie Onze kracht ligt in de juiste toepassing en integratie met klantsystemen 5

6 Producten en diensten 6

7 Referenties 7

8 Strategisch ECM advies richting geven Samen het juiste ambitieniveau bepalen - bedrijfsbreed Wenselijk niveau? Digitaal Archief Digitaal Dossier Digitale opslag Scannen aan eind van proces Digitale Flow Digitaal Werken Kennisintegratie Kennismanagement Portals Digitaal archief Digitaal dossier Digitale routering (Workflow) Digitale opslag Papierarm werken Scannen aan het begin van het proces Digitaal geboren document Niveau 5 Niveau 4 Niveau 3 Niveau 2 Basis Niveau 1 Ordening Inhoudelijk beheer 8

Kennismanagement Portals Digitaal archief Digitaal dossier Digitale routering (Workflow) Digitale opslag Papierarm werken

9 Breder perspectief dan techniek alleen Samen stand van zaken bepalen middels een vooronderzoek (quickscan) Wet- regelgeving Markt Organisatie Bedrijfs processen Strategie Middelen Innovatie Kortlopende adviesopdrachten met als resultaat: inzicht in volwassenheid van uw organisatie en aanbevelingen voor korte en lange termijn. 9

Strategie Middelen Innovatie Kortlopende adviesopdrachten met als resultaat:

10 Aanpak en tools - verdieping Projectaanpak op basis van fasering en best practice templates Voorbereiding Pilots Roll out Inspiratie en visie Analyse werkwijzen Business Case Ontwerp oplossing Informatiebeleid Configuratie Wensen en eisen Testen Inkoop Gebruikersacceptatie Training Pilot ingebruikname Kwaliteitsmanagement Communicatie en verandermanagement Pilot Evaluatie Nieuwe werkwijzen Ontwerp oplossing Configuratie / bouw Inregelen beheer Opzetten training Migratie documenten Testen Gebruikersacceptatie Training Go Live iteraties 10

Gebruikersacceptatie Training Pilot ingebruikname Kwaliteitsmanagement Communicatie en verandermanagement Pilot Evaluatie Nieuwe

11 SharePoint in gebruik Eén platform voor tal van mogelijke toepassingen 11

Digitalisering van postdistributie Centrale opslag van alle poststukken Transparantie in werkprocessen

12 Referentiemodel digitalisering postproces Post wordt gescand Post wordt digitaal geadresseerd Post wordt opgeslagen Gebruikers krijgen mail met link naar poststuk Post is gearchiveerd voor naslag Digitalisering van postdistributie Centrale opslag van alle poststukken Transparantie in werkprocessen Vervolg: een geborgd proces om substitutie mogelijk te maken (ofwel: de scan levert bewijswaarde in de rechtbank) 12

13 Uitgangssituatie Post wordt op verschillende locaties bezorgd Medewerkers werken steeds vaker op verschillende locaties en thuis Eenduidige dossiervorming moeizaam Stukken raken kwijt Fysiek archief wordt steeds groter Risico op lage klanttevredenheid door niet direct aan de telefoon stand van zaken te kunnen melden 13

dossiervorming moeizaam Stukken raken kwijt Fysiek archief wordt steeds groter

14 Impactanalyse Wij werken met u de impact door van invoering van een centrale digitale postkamer: Processen (denk aan afspraken postnl, interne distributie..) Organisatie Personeel Kosten / baten Risico s ICT (software en hardware) Middelen (denk aan retourenveloppen, brieftemplates) 14

15 en zet het eventueel in een andere map zodat deze informatie toegankelijk is voor anderen. Oplossingsrichting Inventariseer poststromen Stel gewenste situatie vast Ontwerp het nieuwe postproces Wat betekent dat voor de medewerkers? Ontwerp en bouw de digitale postkamer Richt beleid in voor bewaartermijnen papier/digitaal Implementeer het nieuwe proces Denk aan training en werkinstructies Denk aan vervanging van retourenveloppen naar centraal postbusnummer Nazorg en beheer 15

16 Investering Eenmalig Projectkosten (externe consultants en interne inzet) Software (scansoftware en DMS zoals SharePoint) Hardware (scanners) Jaarlijks terugkerend Onderhoudskosten software Optioneel: onderhoudscontract scanners Optioneel: servicecontract op de oplossing 16

(scanners) Jaarlijks terugkerend Onderhoudskosten software

17 Dank voor uw aandacht! Wij lichten deze oplossing graag toe bij u op kantoor. Neem contact op met Bart Schepers of Ludwig Stokkelaar. Open Docs bv Het Wielsem BW s-hertogenbosch +31 (0)

Vergelijkbare documenten

Scan Docs Mailroom Suite Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs.

Scan Docs Mailroom Suite Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs. Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs.nl Belangrijkste voordelen Tijdsbesparing door de snelle, digitale distributie van