de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications"

Christian Verbeek
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications

2 BCT Partners for Value Introductie BCT ECM (Enterprise Content Management) Het hoe en waarom van digitaal werken Vragen

9001 gecertificeerd; software NEN2082 gecertificeerd; oplossingsgerichte aanpak

3 BCT Partners for Value gevestigd in Amstenrade (Limburg); meerdere locaties; > 200 medewerkers; 25 jaar ervaring; marktleider op gebied van ECM; organisatie ISO 9001 gecertificeerd; software NEN2082 gecertificeerd; oplossingsgerichte aanpak (o.a. solutions); winnaar twee VIP/Doc Awards Amstenrade (Waterschap Brabantse Delta)

4 Referenties Meer dan 700 organisaties in Nederland, maar ook actief in België, Luxemburg, Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Zweden, UK en Italië: overheid (> 180 gemeenten, 100% politie organisatie, ); waterschappen energie sector / nutsbedrijven zorg onderwijs woningcoöperaties financiële sector media bouw retail industrie

180 gemeenten, 100% politie organisatie, ); waterschappen energie sector /

5 Wat is het? En waarom? Wat is ECM ECM AIIM: Enterprise Content Management ECM gaat over de strategieën, methodes en instrumenten om informatie en documenten gerelateerd aan organisatorische processen te genereren, te beheren, uit te wisselen en te archiveren of te verwijderen. Wikipedia (NL): ECM betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. Samengevat: ECM gaat over het beheren en beheersen van informatie binnen de organisatie. Structuur in informatie aanbrengen. Wie heeft toegang tot welke informatie, hoe verloopt het proces en wanneer moet bepaalde informatie worden verwijderd.

organisatorische processen te genereren, te beheren, uit te wisselen en te archiveren of te verwijderen.

6 Wat is ECM? RMA Record Management Application beleid DMS Document Management System samenwerking WFM WorkFlow Management processen Integratie Informatiedeling optimalisatie ECM Enterprise Content Management CORSA

7 Complianceis de functie die in de meest algemene zin toeziet op naleving van regels die te maken hebben met de bevordering en handhaving van de integriteit en professionaliteit van een financiële instelling alsmede haar bestuurders en medewerkers met als doel compliancerisico's te beheersen en eventueel daaruit voortvloeiende schade te voorkomen dan wel te beperken Redenen voor ECM

financiële instelling alsmede haar bestuurders en medewerkers met als doel compliancerisico's

8 Redenen voor ECM

9 ECM in de praktijk - groeipad Level 5 Electronische dienstverlening Level 1 géén digitaal archief Level 2 digitaal archief achteraf scannen Level 3 digitaal archief vooraf scannen Level 4 digitaal archief volledige workflow Integratie & Optimalisatie Strategische waarde

scannen Level 3 digitaal archief vooraf scannen Level 4 digitaal

10 Managen inkomende documenten Data Overdracht Cyclus Inkomende gestructureerde en ongestructureerde documenten Registreren van documenten Medewerkers Kopieëren Managen papieren documenten Manueel distribueren van documenten

documenten Registreren van documenten Medewerkers

11 Automatische Document Registratie Inkomende gestructureerde en ongestructureerde documenten Scan documenten De gedigitaliseerde documenten worden automatisch gedistribueerd naar de medewerker(s) of afdelingen Documenten worden automatisch geregistreerd

gedigitaliseerde documenten worden automatisch gedistribueerd

12 Automatische Document Registratie gestructureerde informatie formulier herkenning business case Donorregister

13 Automatische Document Registratie semi-gestructureerde informatie factuur herkenning inmiddels > 150 gebruikersorganisaties business case

14 Automatische Document Registratie ongestructureerde informatie digital mailroom meerdere business cases Essent gemeente Heemstede gemeente Overbetuwe

15 Business case Essent Per post centraal in Den Bosch Dagelijks poststukken Handmatige klassering 65 oproepkrachten start pilot Digital Mailroom Herkenning 25% herkenning 65% herkenning 87%

oproepkrachten 1-1-2006 start pilot Digital Mailroom

16 Business case Essent Nul-meting Herkenning 25% Herkenning 75% Handeling Aant.sec in Aant.sec in Aant.sec in Openen/scannen 55 0, , ,65 Registreren 77 0, ,15 7 0,08 Controle 1 0,01 8 0,10 2 0,01 Archiveren 5 0,06 5 0,06 5 0,06 Distributie 192 0, Software kosten - - 0,10 0,10 Implementatie - - 0,05 0,05 Totaal per doc , , ,95 Besparing per document 1,03 1,19

sec in Openen/scannen 55 0,65 55 0,65 55 0,65 Registreren 77 0,92 13 0,15 7 0,08 Controle 1 0,01 8

17 Digital mailroom Adres wijzigingen Opzeggingen Klachten Aanvragen Facturen Papier- brieven Fax 1. Stel categorieën vast 2. Verzamel voorbeelden 3. Train de kennisbank 4. Classificeer documenten

18 Digital mailroom Klasseren Registraties in MyCORSA In werkvoorraad

19 Belangrijke voordelen Tijdwinst Reactiesnelheid verhoogd Minder tot geen fouten meer in registraties Mogelijkheid om workflow(behandeling) automatisch te starten

20 Belangrijke voordelen Tijdwinst Reactiesnelheid verhoogd Minder tot geen fouten meer in registraties Mogelijkheid om workflow(behandeling) automatisch te starten

21 Vragen

Vergelijkbare documenten

Kosten: 0-500 stuks per maand: 1,20 euro per poststuk 501 1000 stuks per maand 0,78 euro 1001+ stuks per maand 0,56 euro

Kosten: 0-500 stuks per maand: 1,20 euro per poststuk 501 1000 stuks per maand 0,78 euro 1001+ stuks per maand 0,56 euro Perrit scant uw inkomende poststukken Post doorsturen naar PerPage Scanfaciliteit Openen, scanklaar maken en scannen van de bedrijfspost in een beveiligde omgeving door gescreende medewerkers. Post wordt