Customer Case Drenthe College

Transcriptie

1

2 Over Pink Elephant Pink Elephant is een internationale kennisleider op het gebied van bedrijfsinnovatie en bedrijfsverandering. Met advies- en IT-dienstverlening haalt Pink Elephant het beste bij opdrachtgevers naar boven, door de kennis en creativiteit van mensen binnen deze organisaties te vertalen naar concrete resultaten. Sinds de oprichting in 1980 ziet Pink Elephant een belangrijke synergie tussen bedrijfsdoelstellingen, kennis en ondernemerschap van mensen en de manier waarop IT een belangrijke bijdrage levert om innovatie mogelijk te maken en het onderscheidend vermogen naar de markt te vergroten. Pink Elephant is actief in meer dan 20 landen en levert naast business- en management consultancy ook diensten als Enterprise App Services, IT Services, Document Services en Education. Visie Bedrijfstransformatie is essentieel in een tijd waarin technologische ontwikkelingen elkaar steeds sneller opvolgen. De kennis en creativiteit die binnen organisaties aanwezig zijn, worden vaak onvoldoende benut doordat zowel de IT als de bedrijfsprocessen niet wendbaar genoeg zijn. Bedrijven moeten investeren in nieuwe agile-werkwijzen, kennisdeling en bovendien meer aandacht hebben voor de synergie tussen de mens en IT. Pink Elephant biedt de mensen en de middelen waarmee organisaties de volgende stap kunnen maken in hun bedrijfstransformatie. Missie Pink Elephant is de technologieradar die organisaties op strategisch niveau helpt bij het realiseren van hun bedrijfsdoelstellingen. De belangrijkste middelen daarbij zijn flexibele IT-systemen en nieuwe manieren om mensen met elkaar te laten samenwerken. Met Pink Elephant als partner kunnen bedrijven losbreken uit hun traditionele systemen door innovatieve technologie, training en consultancy in te zetten. Zo zijn zij beter voorbereid op een toekomst door de juiste inzet van mensen en IT. 1/4

3 Digitale order-, factuur- en postverwerking levert forse besparingen op. Het, waar studenten en medewerkers op 18 verschillende locaties studeren en werken, is één van de grootste organisaties in de gelijknamige provincie. En vandaag de dag een schoolvoorbeeld op het gebied van efficiënt werken! Onze administratieve processen verliepen tot voor kort grotendeels handmatig en op papier. Toen we in 2010 de opdracht van het College van Bestuur kregen om efficiënter te werken en te bezuinigen, beseften we dat het de hoogste tijd was om deze omslachtige en tijdrovende processen te digitaliseren. Hiermee valt namelijk relatief snel en goedkoop veel efficiencywinst te behalen. Hoogste tijd om deze maar eens onder de loep te laten nemen. Aan het woord is de ambitieuze, beraden ICT-manager van het, Jacco Heikoop. Wij wisten dat er al ROC s waren die naar volle tevredenheid gebruik maakten van een gezamenlijke oplossing van Pink Elephant document services en ReadSoft voor het scannen en digitaal distribueren van binnenkomende facturen en andere post. Heel handig als je scholen over de hele provincie zijn verspreid. We zochten hierover contact met Pink Elephant document services en al snel hadden we vertrouwen in een goed resultaat. Zeker toen bleek dat dit bedrijf in combinatie met ReadSoft alle kennis in huis had om aan onze behoeften te voldoen. We werken nu veel efficiënter. Daarnaast stemt deze digitaliseringslag ook onze vaste leveranciers tevreden, waardoor we gunstiger prijsafspraken kunnen maken. Dit alleen al bespaart ons jaarlijks maar liefst Jacco Heikoop, manager ICT Slechts een kleine investering Daar waar Pink Elephant document services een ICT-totaal leverancier is, specialiseert ReadSoft zich in het extraheren van informatie van bedrijfsdocumenten, waardoor documenten automatisch kunnen worden herkend, gesorteerd, gematcht en in elke gewenste workflow gebracht. Wat uitstekend aansluit op de MediusFlow applicatie die Pink Elephant document services voert. Vandaar dat beide bedrijven een partnership zijn aangegaan en hun oplossingen voor digitalisering van documentstromen gezamenlijk in de markt zetten. Heikoop: Pink Elephant document services en ReadSoft rekenden ons na een uitgebreide analyse voor dat we met een investering die zich in één jaar al terugverdient, efficiencyverhoging én kostenverlaging zouden realiseren. We hebben een inkoopmodule aangeschaft, alsmede een module voor elektronische factuurverwerking die integreert met de inkoopmodule, waardoor wij elke factuur direct na binnenkomst kunnen matchen met de order. Daarnaast hebben wij ook een module voor digitale postverwerking. Ik zei het al eerder: een uitkomst als je bedenkt dat we op 18 locaties gevestigd zijn! Gunstiger inkopen De inkoop is nu veel beter georganiseerd. Organisatiebreed hebben we procedureel vastgelegd welke artikelen waar ingekocht moeten worden. Daar waar voorheen iedereen her en der en op eigen wijze bestelde, worden alle orders nu centraal via ons ordersysteem geplaatst. Dat betekent ook dat we het aantal leveranciers wel tot een derde hebben teruggebracht. Met de voorkeurs- leveranciers maken we gunstige prijsafspraken. Al met al besparen we door deze georganiseerde manier van inkopen op jaarbasis maar liefst euro! 2/4

4 Automatische matching van orders en facturen En ook in de volgende fase hebben we een grote stap gezet. Als er voorheen bijvoorbeeld iemand in Assen een bestelling deed, werd de bestelbon naar onze centrale administratie in Emmen gebracht. Ontbrak er iets, dan moest de bon heen en weer naar Assen. De bestelling werd dan geleverd in Assen, terwijl de factuur op het centrale postadres in Emmen binnenkwam. En zoals het al 20 jaar lang ging, werden alle facturen na inschrijving voorzien van kopieën en stempels en per busje heen en weer gedistribueerd naar de betreffende budgethouders, ter controle en aftekening. Nu gaat met name dat hele verificatietraject razendsnel. Als er een factuur binnenkomt, wordt deze gescand op de afdeling financiën en automatisch gematcht met het ordersysteem. Klopt het bedrag, dan gaat de factuur direct door naar Exact voor betaalbaarstelling. In enkele gevallen wijkt het bedrag af. Dan gaat er een met factuurscan naar de budgethouder ter controle. Veel sneller. Veel efficiënter. Er is nu veel meer tijd voor andere taken. Snelle digitale distributie van de post Dezelfde efficiencyslag geldt voor de postverwerking. Heikoop: We hebben de mogelijke documenten gecategoriseerd, zoals CvB-stukken en contracten. Alle post waarop een naam staat, gaat via naar desbetreffend persoon. De overige post gaat op basis van categorie direct digitaal naar de juiste afdeling. De aangeschrevenen hoeven niet meer te wachten op het busje dat één of twee keer per dag de post kwam brengen. Ze kunnen veel eerder reageren en slagvaardiger werken. Vervolgprocessen kunnen sneller starten. Alle gescande post wordt centraal digitaal gearchiveerd. In staat nog meer processen te digitaliseren Het verwerkte de afgelopen jaren al veel informatie digitaal. Zo werden verloven en declaraties al via self-service digitaal doorgegeven. Met de reducering van het aantal handmatige werkzaamheden op het gebied van post-, order- en factuurverwerking, komt de onderwijsinstelling steeds dichter bij een volledige digitale afhandeling van administratieve processen. Heikoop ten slotte: Er valt nog veel meer tijd en kosten te besparen. Met de 3 krachtige scanners en de software van Pink Elephant Document Group en ReadSoft hebben we de basis voor de komende jaren in ieder geval al in huis. We doen het stap voor stap. Zo houden we alle grip op alle processen. De inkoop is nu veel beter georganiseerd. 3/4

5 Oude situatie Omslachtige en tijdrovende handmatige administratieve verwerking; Teveel leveranciers, teveel bestellers; Lange doorlooptijd van facturen; Geen inzicht in actuele order- en betaalstatus; Ontbreken van uniforme procedures. Aanpak Analyse IT-omgeving en documentstromen; Implementatie Pink Elephant Document Group ReadSoft modules voor digitale inkoop, - factuurverwerking, - postverwerking; Integratie digitale factuurverwerking met Exact Financials. Nieuwe situatie Volledige grip op proces van inkoop tot betaling; Jaarlijkse besparing van door gunstige prijsafspraken met voorkeurleveranciers; Razendsnel verificatieproces door digitale matching van orders en facturen; Plaats- en tijdonafhankelijk digitaal inzicht in de post; Up-to-date inzicht in cashflow; 4/4