Gasunie inkoopproces 2012

Transcriptie

1 Gasunie inkoopproces 2012

2 Gasunie inkoopproces 2012 Of het nu gaat om het optimaliseren van het gastransport of om het beheren en aansturen van onze leveranciers, bij Gasunie zijn we continu op zoek naar mogelijkheden om onze bedrijfsprocessen te verbeteren. Daarom hebben we begin 2011 de inkoop management tool Ariba in onze organisatie geïntroduceerd. Met het inzetten van deze tool wordt het aantal handmatige handelingen verminderd, hebben de medewerkers van Gasunie meer mogelijkheden om te bestellen en worden de processen gestandaardiseerd en transparanter gemaakt. Hierdoor verloopt het bestelproces efficiënter, waarmee we tijd en geld besparen. Ook voor onze leveranciers heeft het systeem voordelen, want zij krijgen beter inzicht in de status van inkooporders en betalingen ervan. Voordelen voor ons Met behulp van Ariba kunnen we verschillende onderdelen van het inkoopproces digitaal uitvoeren, zoals: het registreren van leveranciers, het uitvoeren van aanbestedingen (RFI en RFP), het opstellen en beheren van contracten en catalogi, het opstellen en goedkeuren van requisities, het plaatsen van inkooporders, het monitoren van de prestatie van leveranciers en het ontvangen van facturen. We voeren het programma in verschillende fasen in, waarbij steeds een stuk extra functionaliteit wordt toegevoegd. Eind 2012 wordt het onderdeel, ontvangen van facturen, toegevoegd. In 2013 volgt het verwerken van inkooporders voor drukhoudende materialen.

3 Voordelen voor u als leverancier Ook voor onze leveranciers heeft Ariba voordelen: meer inzicht en overzicht in uw inkooporders en orderverwerking, sneller proces: factuur-tot-betalen (reverse billing), online en up to date informatie over de status van uw facturen, u kunt zelf uw gegevens onderhouden, eenduidig vastgelegde commerciële informatie (analoog aan CRM), klant en leverancier werken in hetzelfde document, dus minder foutgevoelig, Ariba biedt leveranciers nieuwe zakelijke mogelijkheden met andere Ariba (in)kopers en kansen op nieuwe klanten, elektronische communicatie, dus veel minder handmatige processen en gebruik van papier. Ariba Inc Ariba ondersteunt bedrijven met het vinden, koppelen en samenwerken in een wereldwijd netwerk van partners - alles in een cloud-gebaseerde omgeving. Meer dan bedrijven wereldwijd maken reeds gebruik van de Ariba Commerce Cloud. En dat aantal stijgt steeds verder. Vanaf 2011 horen ook wij daarbij. Deelnemen aan een aanbesteding (tender) Wanneer u op de hoogte bent gebracht van een mogelijkheid om zaken te doen met ons, bijvoorbeeld via onze inkoopafdeling of via een Europese publicatie, kunt u zich aanmelden voor deelname aan deze aanbesteding. Om deel te kunnen nemen dient u zich te registreren op het Ariba Netwerk en zich aan te melden voor de tender. Uw leveranciersinformatie wordt opgeslagen en u kunt hier zelf uw eigen informatie onderhouden. Registreren doet u op Deelname aan een aanbesteding is gratis. Deelnemen aan zakelijke transactie Een onderdeel van de Ariba Cloud is het Ariba Netwerk. Dit netwerk stelt organisaties in staat om relaties met inkopende organisaties, zoals de onze, te vormen en transacties uit te voeren via internet. Na het accepteren van de uitnodiging van Gasunie, kan Gasunie uw catalogi bekijken en inkooporders plaatsen. U ontvangt de inkooporders, stuurt facturen en ontvangt statusinformatie over betalingen in Ariba.

4 Ariba is efficiënt voor beide partijen: klant en leverancier werken samen aan een onderling afgestemde offerte, die na interne goedkeuring met één druk op de knop wordt omgezet naar een definitieve inkooporder. Ook voor het kunnen doen van zakelijk transacties met ons, moet u zicht eerst eenmalig registreren op het Ariba Netwerk en vervolgens wordt u automatisch doorverwezen naar het specifieke Gasunie-deel van Ariba, waar u de registratie kunt completeren. Uw leveranciersinformatie wordt opgeslagen en u kunt hier zelf uw eigen informatie onderhouden. Let op: indien u zich al eens geregistreerd heeft op het Ariba Netwerk, bijvoorbeeld omdat u heeft deelgenomen aan een Gasunie tender, dan hoeft u zich alleen nog in het Gasunie specifieke gedeelte te registreren! Registreren doet u op U hoeft pas aan Ariba te betalen wanneer u orders ontvangt via het Ariba netwerk, niet voor het inschrijven. Bij inschrijving zult U gevraagd worden onderstaande twee zaken te accepteren: akkoord te gaan met de samenwerking met Gasunie via Ariba en akkoord te gaan met de voorwaarden van Ariba. Meer informatie kunt u hierover lezen op en op onze site Kosten Ariba Netwerk Er zijn vier niveaus in het Ariba Supplier Membership Program: Basic, Business, Integrated en Enterprise Package. Iedereen begint met het Basic abonnement. Nadat u één kwartaal van het Ariba Netwerk gebruik heeft gemaakt, wordt u - afhankelijk van het aantal documenten en het bestede bedrag dat over het internet verstuurd wordt - een bedrag in rekening gebracht door Ariba. Het merendeel van de leveranciers betaalt niets. U betaalt alleen als: er meer dan 5 documenten (bestellingen en facturen) per jaar over het Ariba netwerk worden verzonden EN u de drempelwaarde van euro spend per jaar overschrijdt. Daaronder betaalt u geen kosten. Uw Gasunie-contactpersoon binnen de afdeling inkoop kan u meer details verstrekken over de kosten. Tegenover deze kosten staan voor u als leverancier de voordelen die we eerder hebben genoemd, waaronder: altijd inzicht in de status van betalingen, snellere afhandeling van facturen en de mogelijkheid om via Ariba nieuwe klanten te benaderen.

5 Eenvoudig om mee te werken De Ariba tool is eenvoudig om mee te werken en spreekt voor zich. Als er vragen zijn, zijn er handleidingen beschikbaar op Hebt u na het lezen van de handleidingen nog vragen, dan kunt u met uw vragen terecht bij uw Gasunie-contactpersoon. Meer informatie Meer informatie over ons inkoopproces kunt u lezen op onze website ( Informatie over de Ariba-tool en het bedrijf achter de tool kunt u vinden op Voor eventuele vragen kunt u zich richten tot uw Gasunie-contactpersoon tel of procurementsupport@gasunie.nl

6