Introductie op het Ariba Netwerk Samen digitaal zakendoen. Isala

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Introductie op het Ariba Netwerk Samen digitaal zakendoen. Isala"

Joannes Pauwels
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Introductie op het Ariba Netwerk Samen digitaal zakendoen Isala Stichting Isala Klinieken maart 2018

2 Introductie op het Ariba Netwerk Isala werkt via het Ariba Netwerk. Hiermee verzenden en ontvangen wij al onze inkoop gerelateerde documenten, zoals orders en facturen, digitaal. Het Ariba Netwerk biedt u de mogelijkheid om uw assortiment digitaal aan te bieden. Hierdoor worden fouten in stamdata voorkomen, kunnen wij producten en/of diensten sneller en eenvoudiger bij u bestellen en heeft u inzicht in de status van de orders en facturen. Een volledig geautomatiseerd bestelproces levert een bijdrage aan de zorg voor en veiligheid van onze patiënten. Met SAP Ariba voldoet Isala aan wet en regelgeving, zoals het convenant Veilige toepassing van medische technologie, en aan de eisen van ons kwaliteitskeurmerk JCI. In deze introductie leggen wij uit hoe u in 5 stappen met Isala kunt werken via het Ariba Netwerk. Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 2

3 In 5 stappen via het Ariba Netwerk werken Trading Relationship Request (TRR) accepteren Registreren en configureren Catalogus aanbieden Orders verwerken Factureren Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 3

Stap 1: TRR accepteren (1/1) Isala stuurt u een Trading Relationship Request (TRR). Open de e-mail (afzender: ordersender-prod@ansmtp.

U wordt doorgestuurd naar het Ariba Netwerk. Heeft u geen e-mail ontvangen? Controleer uw spamfolder en schakel ordersender-prod@ansmtp.

4 Stap 1: TRR accepteren (1/1) Isala stuurt u een Trading Relationship Request (TRR). Open de (afzender: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com). Ga naar het venster actie vereist Klik op de link accepteer het verzoek om een handelsrelatie van uw klant'. U wordt doorgestuurd naar het Ariba Netwerk. Heeft u geen ontvangen? Controleer uw spamfolder en schakel ordersender-prod@ansmtp.ariba.com in als vertrouwd e- mailadres. Kunt u het niet terugvinden? Vraag Isala het TRR opnieuw toe te sturen. Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 4

5 Stap 2: registreren en configureren Zie ook de Ariba Registration Guide (Engels) op onze website Trading Relationship Request (TRR) accepteren Registreren en configureren Catalogus aanbieden Orders verwerken Factureren Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 5

6 Stap 2a: registreren (1/2) Registreren op het Ariba Netwerk is altijd gratis. U kunt dus vrijblijvend kijken hoe het werkt. Werken (documenten uitwisselen / transacties doen) via het Ariba Netwerk brengt in de meeste gevallen kosten met zich mee. Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 6

7 Stap 2a: registreren (2/2) Accepteer de uitnodiging van Isala via uw en vul uw contactgegevens in Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 7

8 Stap 2b: configureren (1/5) Bij bedrijfsinstellingen kiest u voor elektronische orderroutering Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 8

9 Stap 2b: configureren (2/5) Geef aan op welke manier u onze orders wilt ontvangen. U kunt orders automatisch per door laten sturen naar een centraal adres. Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 9

10 Stap 2b: configureren (3/5) Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 10

11 Stap 2b: configureren (4/5) Klik op opslaan om uw voorkeuren in te stellen. Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 11

12 Stap 2b: configureren (5/5) Het Ariba Netwerk adviseert systeemintegratie als bij meer dan 300 transacties. Automatische order- en factuurverwerking door systeemintegratie kan via: Uw contactpersoon van het Ariba Netwerk helpt u bij systeemintegratie. Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 12

13 Stap 3: catalogus aanbieden Zie ook de CIF Catalog Guide (Engels) op onze website Trading Relationship Request (TRR) accepteren Registreren en configureren Catalogus aanbieden Orders verwerken Factureren Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 13

14 Stap 3: catalogus aanbieden (1/9) Nadat uw Ariba Netwerk account is ingericht kunt u artikeldata via het Ariba Netwerk aanbieden. De Ariba Netwerk Catalog Guide vindt u op onze website. Het proces is als volgt: Catalogustemplate invullen; Catalogustemplate voor controle aan Isala mailen; Test-catalogus opladen via het Ariba Netwerk; Testorders verwerken; Catalogus opladen in productie omgeving van het Ariba Netwerk; Livegang; Catalogus beheren. Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 14

Stap 3: catalogus aanbieden (2/9) Na registratie en configuratie ontvangt u een e-mail van Isala met een: CIF Template met daarin een lijst met artikelen die Isala van u

15 Stap 3: catalogus aanbieden (2/9) Na registratie en configuratie ontvangt u een van Isala met een: CIF Template met daarin een lijst met artikelen die Isala van u afneemt; instructie voor het invullen van het template. Let op: geen diakritische tekens (zoals trema s en accenten) gebruiken Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 15

16 Stap 3: catalogus aanbieden (3/9) Heeft u het template ingevuld? Mail de eerste versie dan naar assortimentsdesk@isala.nl. Isala checkt het template op volledigheid. Is de catalogus klaar? Laad het dan op in de testomgeving. Klik op Catalogus Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 16

17 Stap 3: catalogus aanbieden (4/9) Klik op standaard maken Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 17

18 Stap 3: catalogus aanbieden (5/9) Voer de catalogusnaam Isala_Bedrijfsnaam_versie in Klik op volgende Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 18

19 Stap 3: catalogus aanbieden (6/9) Selecteer privé Selecteer Stichting Isala Klinieken * Klik op volgende * Staat Isala niet in de lijst? Dan heeft u Isala s Trading Relationship Request nog niet geaccepteerd. Accepteer het TRR voordat u verder gaat. Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 19

20 Stap 3: catalogus aanbieden (7/9) Voeg de bestanden toe en klik op valideren en publiceren Let op! Het kan even duren voordat uw catalogus opgeladen is. Log niet uit. Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 20

21 Stap 3: catalogus aanbieden (8/9) Isala checkt de test catalogus Bij akkoord stuurt Isala twee testorders: een order met 1 artikel; een order met meerdere artikelen. U bevestigt de eerste order volledig en de tweede order gedeeltelijk via het Ariba Netwerk. Let op! Zorg er voor dat de instellingen in de test en de productie omgeving gelijk zijn Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 21

22 Stap 3: catalogus aanbieden (9/9) U beheert uw catalogus via het Ariba Netwerk. Als er sprake is van prijswijzigingen, onbestelbare artikelen, nieuwe artikelen, of nieuwe CE-certificaten kunt u uw catalogus aanpassen door: - De meest recente versie catalogus aan te passen waar nodig - De aangepaste versie op te slaan onder dezelfde naam, maar met nieuwe versie (bijvoorbeeld: Isala_Bedrijfsnaam_versie2 - Vervolgens op te laden in het Ariba Netwerk - En te wachten op goedkeuring door Isala. Let op: gebruik bij een nieuwe versie van de catalogus altijd dezelfde benaming om te voorkomen dat twee verschillende catalogi wordt gebruikt Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 22

23 Stap 4: orders verwerken Trading Relationship Request (TRR) accepteren Registreren en configureren Catalogus aanbieden Orders verwerken Factureren Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 23

24 Stap 4: orders verwerken (1/5) Ga naar postvak in om orders te bekijken Klik op de order om meer informatie te bekijken Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 24

25 Stap 4: orders verwerken (2/5) Bevestig de order via het Ariba Netwerk (verplicht) Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 25

26 Stap 4: orders verwerken (3/5) Geef aan of u de hele order óf een of meerdere regels van de order wilt bevestigen Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 26

27 Stap 4: orders verwerken (4/5) Geef aan of u de hele order óf een of meerdere regels van de order wilt bevestigen Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 27

28 Stap 4: orders verwerken (5/5) Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 28

29 Stap 5: factureren Zie ook Trading Relationship Request (TRR) accepteren Registreren en configureren Catalogus aanbieden Orders verwerken Factureren Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 29

30 Stap 5: factureren (1/1) Op dit moment is het nog niet mogelijk om te factureren via het Ariba Netwerk. U kunt uw facturen dus nog steeds per of post insturen. Wij verwachten u uiterlijk in april te kunnen informeren over facturatie via het Ariba Netwerk. Isala Introductie Ariba Netwerk pagina 30

31 Vragen over uw Ariba Netwerk account? Bel of kijk op Isala

Vergelijkbare documenten

Introductie op het Ariba Netwerk Samen digitaal zakendoen. Isala

Introductie op het Ariba Netwerk Samen digitaal zakendoen Isala Stichting Isala Klinieken November 2018 Introductie op het Ariba Netwerk Isala werkt via het Ariba Netwerk. Hiermee verzenden en ontvangen