Ariba Network Catalog

Transcriptie

1 Ariba Network Catalog Ten behoeve van Leveranciers Datum 12 februari 2013 Documentnaam Ariba Network Catalog (Handleiding).doc 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 1 van 13

2 Inhoud 1 Introductie Inloggen De Ariba Network Catalog Ariba template Status van de catalog Catalog maken Een nieuwe catalogus maken Catalogus details Commodity s selecteren Publieke of privé catalogus Catalogus uploaden Catalogus sjabloon Sjabloon kolommen Uploaden Overzicht Testen van de catalogus Testen Omrekenen van valuta Goedkeuring door Gasunie berichten Catalogus ontvangen door Gasunie Valideren van catalogus met Gasunie mislukt N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 2 van 13

3 1 Introductie 1.1 Inloggen Log via de volgende link in met uw Username en Password: De Ariba Network Catalog De Ariba Network Catalog is een catalogus die door de leverancier wordt beheerd. Middels een Excel format (Ariba standaard) kan de leverancier al zijn producten/diensten met alle bijbehorende informatie (prijzen, levertijden, omschrijvingen etc.) uploaden naar Gasunie. Deze catalogus wordt door de betreffende inkoper binnen Gasunie goedgekeurd wanneer alle data in het document is zoals overeengekomen. Vanaf dat moment kan er van de catalogus gebruik worden gemaakt. 1.3 Ariba template Voor het uploaden van een Ariba Network Catalog moet er gebruik worden gemaakt van de template. 1.4 Status van de catalog Validated Published # Errors Found by Ariba Network # Validation Errors Found by Customer Pending Buyer Validation Validated by Customer Approved Rejected Activated Deactivated Deleted Changed Catalog is validated against the Ariba Network high-level syntactic and semantic validations. The catalog has been published to customers manually loading catalogs. The Ariba Network sends an notification to your customer informing them your company has published a catalog. The catalog failed during Ariba Network high-level validation. Errors must be corrected first before the catalog can begin customer-specific validation rules. The catalog failed during validation of customer-specific rules in the Ariba Buyer Procurement application. The catalog is uploaded successfully in the Ariba Buyer Procurement application and is pending validation. The catalog is successfully uploaded in the Ariba Buyer Procurement application, passing validation, but not yet approved by the customer. The catalog has been approved by the customer during the approval process. The catalog has been denied by the customer during the approval process. The catalog is activated and available to users in the Ariba Buyer Procurement application. A catalog activated earlier is now deactivated. Catalogs can change statuses from Activated to Deactivated status and back. The catalog has been deleted by the customer in the Ariba Buyer Procurement application. The customer made some changes to the catalog N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 3 van 13

4 2 Catalog maken 2.1 Een nieuwe catalogus maken Na inloggen komt u op uw introductiepagina. 1. Ga naar het tabblad Orders & Facturen. 2. Klik op het tabblad Catalogussen. Het volgende scherm wordt geopend. 3. Klik hier op Standaard maken N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 4 van 13

5 2.1.1 Catalogus details Het volgende scherm wordt geopend. 1. In het linker menu wordt aangegeven in welke stap u zit. 2. Geef de catalogus een naam (LET OP: houdt deze naam bij voorkeur altijd gelijk). 3. Geeft de catalogus een korte omschrijving. 4. Geef aan welke commodity codes van toepassing zijn, klik hiervoor op Toevoegen Commodity s selecteren 1. Type een trefwoord in en klik op zoeken. 2. Selecteer de gewenste commodity s. 3. Klik op toevoegen de geselecteerde commodity komt bij Mijn selecties te staan (6). 4. kan er ook in de commodity lijst worden gebladerd (twee opties). 5. Klik op OK N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 5 van 13

6 U komt terug in het volgende scherm. 1. Klik op volgende Publieke of privé catalogus Het volgende scherm wordt geopend. 1. U zit nu in stap 2, Abonnementen. 2. Geef aan of het een privé of publieke catalogus is. 3. Indien privé, dan aangeven voor welke klant deze catalogus van toepassing is. 4. Voor status zie paragraaf Klik op volgende N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 6 van 13

7 2.2 Catalogus uploaden Het volgende scherm wordt geopend. Hier kunt u de inhoud aan uw catalogus gaan geven. Hierbij moet gebruik worden gemaakt van een sjabloon. 1. U zit nu in stap 3, Inhoud. 2. Open het sjabloon. 3. Vul dit sjabloon in met uw informatie (zie paragraaf 2.2.1). LET OP voordat u verder gaat: als u meer dan 30 minuten niet actief bent in Ariba wordt u uitgelogd. De stappen die u dan tot nu toe heeft genomen gaan dan verloren N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 7 van 13

8 2.2.1 Catalogus sjabloon Het sjabloon ziet er als volgt uit: 1. In de commentaarvelden (rode markeringen) staat duidelijk aangegeven wat verplicht is en wat niet, maar ook wat niet gewijzigd mag worden. 2. De catalogus items moeten tussen regel DATA en END OF DATA worden ingevuld Sjabloon kolommen Het sjabloon bevat de volgende kolommen. FIELDNAMES: Supplier ID Supplier Part ID Manufacturer Part ID Item Description SPSC Code Unit Price Unit of Measure Lead Time Manufacturer Name Supplier URL Manufacturer URL Market Price Supplier Part Auxiliary ID Language Currency Short Name Image Thumbnail Vereist Vereist Vereist Vereist Vereist Vereist 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 8 van 13

9 2.2.3 Uploaden 1. Vul de tabel met uw catalogusitems. 2. Sla het document op. Ga terug naar Ariba. 1. Upload uw catalogus die u zojuist heeft gemaakt Bestand kiezen. 2. Klik vervolgens op Valideren en publiceren Overzicht Het volgende scherm wordt geopend. 1. Voor status zie paragraaf Houdt de catalogus naam gelijk. 3. Er worden in Ariba versienummers bijgehouden. 4. Klik op vernieuwen om te controleren of de catalogus geaccepteerd is de status veranderd in gepubliceerd N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 9 van 13

10 2.3 Testen van de catalogus Testen Een catalogus kan worden getest op werking. 1. Selecteer de betreffende catalogus. 2. Klik op Testen. Het volgende scherm wordt geopend. 1. Beschrijvingen, prijzen en de meeteenheden worden getoond. 2. Selecteer een item. 3. Klik op Toevoegen aan winkelwagentje. 4. Geef aan hoeveel stuks. 5. Klik op Winkelwagentje indienen N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 10 van 13

11 Een voorbeeld van een inkooporder wordt getoond. 1. Beoordeel de uitkomst. 2. Maak eventueel een nieuwe test. 3. Indien alles naar wens is, klik op Afsluiten Omrekenen van valuta 1. Producten zijn in dit voorbeeld ingevoerd met USD. 2. Deze worden omgerekend met de dagkoersen naar EUR (afhankelijk van uw instellingen) N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 11 van 13

12 Afsluiten 1. Bij afsluiten komt de volgende waarschuwing. Dit betekent niet dat uw catalogus niet wordt opgeslagen. 2. Klik op OK om door te gaan. U komt vervolgens terug op uw beginpagina. 2.4 Goedkeuring door Gasunie 1. De catalogus wordt tenslotte zichtbaar bij Gasunie. 2. De betreffende inkoper krijgt bericht over de nieuwe catalogus. 3. De catalogus moet worden beoordeeld of deze conform contract/afspraken is. 4. Na goedkeuring is de catalogus gevalideerd en gereed voor gebruik N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 12 van 13

13 3 berichten Gedurende het proces kunt u meerdere berichten van Ariba ontvangen. In dit hoofdstuk staan een aantal van deze berichten weergegeven. 3.1 Catalogus ontvangen door Gasunie 3.2 Valideren van catalogus met Gasunie mislukt 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 13 van 13