Factureren in Ariba. Informatiebijeenkomst voor leveranciers. 20 maart Alexander Vink. 20 maart 2013

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Factureren in Ariba. Informatiebijeenkomst voor leveranciers. 20 maart 2013. Alexander Vink. 20 maart 2013"

Filip Verhoeven
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Factureren in Ariba Informatiebijeenkomst voor leveranciers 20 maart 2013 Alexander Vink 20 maart 2013

2 Agenda Ontvangst met koffie Ariba implementatie bij Gasunie (Alexander Vink) Demonstratie factureren in Ariba (Gerald Plein) Accountbeheer in Ariba (Marcel Adrichem) Gasunie en Ariba in de nabije toekomst (Piet Dijkhoff) Afsluiting (Piet Dijkhoff) Lunch Einde bijeenkomst Na afloop staan er specialisten klaar om (vooraf ingediende) vragen te beantwoorden.

50 Gasunie en Ariba in de nabije toekomst (Piet Dijkhoff) 12.00 Afsluiting (Piet Dijkhoff) 12.

3 Ariba Implementatie bij Gasunie Alexander Vink Category Manager Energie

4 Doel presentatie Wat is Ariba? Wat levert het op? Wanneer gaat Gasunie met Ariba aan de slag?

5 Wat is Ariba? Leverancier Leverancier Opdrachtgever Leverancier Leverancier Ariba is een oplossing die inkoopprocessen ondersteunt geheel geïntegreerd en digitaal tussen Gasunie en haar leveranciers

6 Wat levert het op voor leverancier? Minder kans op fouten en verstoringen doordat leverancier alleen kan factureren op vrijgegeven posities en alleen kan offreren conform afspraken raamcontract Elektronisch uitwisselen van documenten maakt samenwerken met toeleveranciers en Gasunie makkelijker en sneller Openstaande (niet gefactureerde) vorderingen zijn direct opvraagbaar Minder financieringskosten door beter cash management Duurzamere oplossing door minder gebruik van papier

offreren conform afspraken raamcontract Elektronisch uitwisselen van documenten maakt samenwerken met toeleveranciers

7 Status Gereed: Supplier information management (SIM) Sourcing Meten performance leveranciers (SPM) Contracten Requisities en bestelopdrachten Project status: Factuurafhandeling

8 Meer informatie:

9 Demonstratie facturen in Ariba Gerald Plein Corporate Service Center (factuurafhandeling)

10 Onderwerpen Schets globaal proces Demo Factureren in Ariba op basis van een PO Aandachtspunten in de demo zijn o.a: Omzetten van een PO in een invoice Toevoegen van bijlagen Factuurstatussen BTW Mogelijkheid tot creditfacturen Let op: per zijn nieuwe wettelijke factuureisen in werking getreden.

a: Omzetten van een PO in een invoice Toevoegen van bijlagen

11 Globaal proces Leverancier PO Confirmation Delivery Ship Notice Invoice Gasunie Tender Contract Requisitie Purchase Order Receipt Invoice Payment

12 Factureren in Ariba Digitaal factureren Alleen voor facturen op basis van een 52-PO nummer (geldt voor alle PO s gemaakt in Ariba na 3dec.) Oude papieren werkwijze Alle overige PO-nummers (45-,46-, 47-, 50-, 55-nummers) Inleenfacturen (ook voor 52-POnummers) PO s verstrekt via Gasunie ALLE informatie is vooraf al ingevuld PO kan via een PO-flip worden omgezet in een factuur Velden met * verplicht invullen Bill To Sold to adressering (factuur- en klantadres) BTW-aspecten In principe werken we alleen met PO-invoices. Bij hoge uitzondering worden Non-PO facturen geaccepteerd, afstemmen met aanvrager. Deze facturen ook aanleveren via Ariba, NB. adres vermelden Facturen voor Bestelbonnen op papier aan Gasunie sturen

ingevuld PO kan via een PO-flip worden omgezet in een factuur Velden met * verplicht invullen Bill To Sold to adressering (factuur- en klantadres) BTW-aspecten In principe werken we

13 Demo

14 Factuurstatussen In de Invoice Status zijn verschillende stadia te zien welke voor u als leverancier van belang zijn. Sent - U heeft de factuur richting Gasunie verstuurd. Approved De aanvrager (Gasunie medewerker) van het goed of de dienst heeft uw factuur goedgekeurd. Paid Gasunie gaat uw factuur betaalbaar stellen. Rejected - De factuur is afgewezen (wordt altijd toelichting meegegeven bijv. dienst niet geleverd, fiscale issues) Failed - Op het Ariba Netwerk (lees: technisch) is iets fout gegaan.

Approved De aanvrager (Gasunie medewerker) van het goed of de dienst heeft uw factuur goedgekeurd.

16 Accountbeheer in Ariba Marcel Adrichem Category Purchaser Energie

18 Supplier.ariba.com (gasunie.supplier.ariba.com) Service.ariba.com (Service.ariba.com/supplier.aw) (Service.ariba.com/sourcing.aw) Let op hoofdletters!

22 Navigator menu is afhankelijk van tabblad

23 Navigator menu is afhankelijk van tabblad

32 Maak eerst een of meerdere rollen, dan pas extra gebruikers

33 Rechten legt u per rol vast

34 Niet de juiste rechten? Beheerder onbekend?

38 Koppel accounts om snel te kunnen switchen

46 Sample of Transaction Activity Report Buyer Buyer ANID Document Type Document Number E & D AN Non-PO Pharmacy 9 Invoice A E & D AN Non-PO Pharmacy 9 Invoice A E & D AN Non-PO Pharmacy 9 Invoice A E & D AN Non-PO Pharmacy 9 Invoice E & D AN Non-PO Pharmacy 9 Invoice E & D AN Non-PO Pharmacy 9 Invoice A E & D AN Non-PO Pharmacy 9 Invoice A E & D AN Non-PO Pharmacy 9 Invoice E & D AN Non-PO Pharmacy 9 Invoice E & D AN Pharmacy 9 PO Invoice E & D AN Pharmacy 9 PO Invoice E & D AN Pharmacy 9 PO Invoice E & D AN Pharmacy 9 PO Invoice E & D AN Pharmacy 9 PO Invoice E & D AN Pharmacy 9 PO Invoice E & D AN Pharmacy 9 PO Invoice E & D AN Pharmacy 9 PO Invoice E & D AN Pharmacy 9 PO Invoice Document Date Document Amount Document Currency Qualifying Amount Qualifying Currency 12 Jul :45:12 PM GMT- 04: USD USD 18 Feb :09:20 AM GMT-05: USD USD 18 Feb :05:21 AM GMT-05: USD USD 18 Mar :29:36 AM GMT-04: USD USD 18 Mar :35:06 AM GMT-04: USD USD 18 Mar :07:27 AM GMT-04: USD 9304 USD 11 Feb :15:55 PM GMT- 05: USD 2050 USD 6 Jul :58:25 AM GMT- 04: USD USD 2 Sep :13:29 PM GMT- 04: USD USD 15 Aug :20:25 PM GMT- 04: USD USD 9 Sep :49:03 PM GMT- 04: USD USD 9 Sep :51:42 PM GMT- 04: USD 2750 USD 25 Oct :36:54 PM GMT- 04: USD 6333 USD 5 Dec :30:23 PM GMT- 05: USD USD 12 Dec :11:35 PM GMT- 05: USD USD 12 Dec :48:25 PM GMT- 05: USD USD 12 Dec :45:21 PM GMT- 05: USD USD 12 Dec :00:48 PM GMT- 05: USD USD

50 Let op: Veel documentatie is alleen Engels!

52 Let op: Alleen Engels!

53 vraag de helpdesk via mail

54 vraag de helpdesk via de telefoon: specifiek om NL vragen

56 1 2 Vragen?

57 Gasunie en Ariba in de nabije toekomst Piet Dijkhoff Category Purchaser Contracting

58 Onderwerpen Meer afroepen onder raamovereenkomsten Herkenbaarheid raamovereenkomsten Kleinere aanvragen via samenwerkingsverzoeken afwerken Weetjes

59 Meer afroepen onder raamovereenkomsten Doel: vooraf overeenkomen van de randvoorwaarden waaronder een overeenkomst wordt aangegaan. Inhoud raamovereenkomst: Omschrijving werkzaamheden Juridisch kader Contactpersonen Facturatie SPM (Supplier Performance Management) Financiële informatie

60 Herkenbaarheid raamovereenkomsten

61 Kleinere aanvragen via samenwerkingsverzoeken afwerken 1 op 1 aanvraag Wat is dit: Mogelijkheid om samen met één leverancier tot prijsvorming te komen Wie: Start ligt bij Gasunie Wanneer: Op basis van contracten en complexere aanvragen Invoering: Q1/Q Huidige status: Testen functionaliteit

62 Kleinere aanvragen via samenwerkingsverzoeken afwerken 1 op n aanvraag Wat is dit: Mogelijkheid om samen met meerdere leveranciers tot prijsvorming te komen Wie: Start ligt bij Gasunie Wanneer: Op basis van contracten en aanvragen waarvoor meerdere leveranciers beschikbaar zijn Invoering: Q2/Q Huidige status: Systeem ontwerp

63 Weetjes Nacalculatie opdrachten De opdrachtwaarde die wordt getoond is een maximale richtprijs. Vóór tot facturatie kan worden overgegaan moet goedkeuring worden gegeven op de conceptfactuur (urenstaat), door de contactpersoon die aangegeven staat onder de kop Deliver to. Door Gasunie wordt achteraf de factuurwaarde gelijkgetrokken met de opdrachtwaarde. Dit levert voor u een wijzigingsopdracht op. In sommige gevallen kan ook een separate aanvullende opdracht worden verstrekt. Wat is de PO De feitelijke PO is de order zoals deze op het Ariba-netwerk zichtbaar is, de is slechts een kopie van deze PO. PO Indien uw PO fouten bevat moet u contact opnemen met de contactpersoon. Orderbevestiging Ariba geeft u de mogelijkheid om een orderbevestiging te maken. Gasunie heeft geen actief beleid om deze te controleren op bijgevoegde opmerkingen, en deze zullen dus ook geen onderdeel uitmaken van de PO. Indien u een opdracht niet wenst te aanvaarden, gelieve dan contact op te nemen met de contactpersoon van Gasunie.

64 Afsluiting Piet Dijkhoff Category Purchaser Contracting

65 Afsluiting Lunch Vragen voor specialisten

66 Meer informatie: Presentatie is hier de komende 2 weken beschikbaar

Vergelijkbare documenten

! " ! " % -,,. % /!.!" 0!1 2!3

! ! % -,,. % /!.! 0!1 2!3 !" #! $ % &'()**))+&,,! " % -,,. % /!.!" 0!1 2!3! " 0 0$ % #! %!, 4 5 %!, 0!$ % % 6" ) "!2 3 " 0 2 +3 " 2-3 " 7 28 1 9*.3 ": 2+0 3 " 2 3 ": ( ";: 7 /!!2 3, " ! 0! *< * < *!< * < *< )! Leverancier Leverancier