Release notes DigiInkoop Juni 2013

Transcriptie

1 Release notes DigiInkoop Juni 2013 Datum 10 juni 2013 De Juni release van DigInkoop gaat op 12 juni 2013 naar productie. De release bestaat uit: 11 Bugfixes nav openstaande JIRA bugs. 4 Octopus wijzigingen. 2 Reguliere wijzigingen. Hieronder een overzicht van de bugfixes en wijzigingen die gepland zijn live te gaan met de juni release en beschikbaar worden voor alle deelnemende departementen en leveranciers. Per punt wordt benoemd of het een bugfix of wijziging betreft. Bij een bugfix vindt u een probleemomschrijving terug. Bij een wijziging vindt u een wijzigingsomschrijving terug. Indien van toepassing wordt het JIRA-, Octopus- of Clientèle nummer vermeld: Leveranciersportaal Revisiehistorie (bugfix, JIRA 1469): Probleembeschrijving: Revisiehistorie van inkoopdocumenten werd niet getoond. De leverancier kan nu de revisiehistorie van inkoopdocumenten bekijken. Dit betekent dat de leverancier verschillen in het scherm kan zien tussen eerdere- en de oorspronkelijke versie van een inkoopdocument, daarnaast kunt u de PDF bekijken van de eerdere versies. Om de revisie te bekijken kunt u of in het inkooproder overzicht op het revisie nummer klikken, of u kiest voorde link Inkoophistorie onder het tabblad Orders. Download contractregels, voor gebruik upload. (Octopus 2, wijziging ): De export van contractregels komt niet overeen met de lay-out en gegevens welke nodig zijn voor de upload van contractregels. Het maken\vullen van het uploadsjabloon is daardoor lastig voor de leveranciersgebruikers en de contractbeheerders. 1

2 In het leveranciersportaal vindt u onder het tabblad Orders en vervolgens onder de link Overeenkomsten twee nieuwe knoppen; Download contractregels en Downloads bekijken. Met de eerste knop Download contractregels kunt u de regels van raamcontracten downloaden in identiek (excel) formaat en identiek qua inhoud als waaronder u raamcontractregels dient te uploaden. U kunt hierdoor eenvoudiger en sneller wijzigingen doorvoeren. Met de knop Downloads bekijken kunt u eerder uitgevoerde downloads bekijken. Zie de e-learning (upk) onder Help en vervolgens Tabblad Orders voor uitgebreide informatie. Conceptfactuur bewerken (bugfix, JIRA 888): Probleembeschrijving: U kunt facturen aanmaken en opslaan om deze conceptfactuur later te bewerken en te versturen. Deze functionaliteit werkte niet correct wanneer u was uitgelogd en later opnieuw ging inloggen om de conceptfactuur te bewerken. Nu dit issue is opgelost kunt u altijd uw conceptfacturen bewerken en versturen. Urenstaten zoeken (bugfix, JIRA 1681): Wanneer u urenstaten gaat zoeken in het urenstaten scherm (onder tabblad Orders ) kunt u ook op contractant naam zoeken. In sommige gevallen kwam de naam van de contractant vaker voor. Dit issue is opgelost waardoor de naam van de contractant nog slechts eenmaal voorkomt in deze waardelijst. Tekst voor leverancier gewijzigd in Tekst voor beheerder (bugfix, JIRA 1484) : Bij het aanmaken of wijzigen van een bankrekening staat er onder aan de pagina een invoerveld met daarbij de omschrijving: Tekst voor leverancier, de tekst is niet correct. De tekst is gewijzigd naar Tekst voor beheerder. Deelnemersportaal Berichtenverkeer HR-XML (Octopus 11, wijziging ): Indien een inhuurfactuur wordt aangemaakt door een leverancier via het berichtenverkeer (dus geen voorstelfactuur) dan wordt de factuur na validatie en goedkeuring doorgestuurd naar de financiële administratie. De doorgestuurde factuur is het factuurbericht (HR-XML) welke afkomstig is van de leverancier. Deze wordt echter niet verrijkt met de accounting cost code. Hierdoor kan de financiële administratie de factuur niet aanmaken in het systeem.

3 De HR-XML factuur voor de financiële administratie is verbeterd. De grootboeksleutel wordt in de nieuwe situatie overgenomen zoals deze staat geregistreerd in DigiInkoop. Crediteurenadministratie - Facturen versturen naar financiële administratie (Octopus 10, wijziging ): Na live-gang van het project zijn er een aantal onduidelijkheden in het afhandelen van facturen door de crediteuren administratie. Het betreft: - Afhandelen factuurblokkades - Afhandelen afgewezen facturen - Omzetten betaalstatus van facturen Om facturen handmatig te versturen naar uw financiële administratie moest u twee handelingen uitvoeren; eerst het rapport xxepv factuuregister draaien en vervolgens de aanvraag xxepv update betaalstatus. Deze twee aanvragen zijn nu samengekomen in één aanvraag: XXEPV Facturenregister maken en factuurstatus naar Verzonden. Deze aanvraag toont zowel het factuurrapport en update tegelijkertijd van deze facturen de betaalstatus van Niet verzonden naar Verzonden. De twee bestaande aanvragen blijven wel aanwezig maar u kunt niet meer de betaalstatus omzetten naar Verzonden, alleen (terug) naar Niet verzonden of Betaald. Zie de e-learning (upk) onder help voor uitgebreide informatie. Crediteurenadministratie - Quick Reference Cards (QRC) en UPK s (Octopus 10, wijziging ): Na live-gang van het project zijn er een aantal onduidelijkheden in het afhandelen van facturen door de crediteuren administratie. Het betreft: - Afhandelen factuurblokkades - Afhandelen afgewezen facturen - Omzetten betaalstatus van facturen De e-learning omgeving is uitgebreid met een QRC s en bijbehorende UPK s ten aanzien van de crediteurenadministratie. Hierin wordt onder meer behandeld hoe om te gaan met afgewezen en geblokkeerde (voorstel)facturen. Voor een volledig overzicht kunt u de vernieuwde e-learning omgeving raadplegen, navigeer in DigiInkoop naar Help en kies voor Factuurafhandeling onder Factureren. Crediteurenadministratie - Facturen goedkeuren (bugfix, JIRA 1685): Wanneer u een factuur goedkeurt vanuit de goedkeuringsnotificatie kunt u aanvullende gegevens bekijken. U komt dan in een anders scherm terecht. Vanuit dit scherm werkte de goedkeuringsknop niet.

4 Dit issue is nu opgelost, zodat u ook kunt goedkeuren vanuit het aanvullende factuurinformatie scherm. Download contractregels voor gebruik upload, (Octopus 2, wijziging ): De export van contractregels komt niet overeen met de lay-out en gegevens welke nodig zijn voor de upload van contractregels. Het maken\vullen van het uploadsjabloon is daardoor lastig voor de leveranciersgebruikers en de contractbeheerders. In het werkcentrum inkoper vindt u onder het tabblad Overeenkomsten een nieuwe knop; Download contractregels. Met deze knop Download contractregels kunt u de regels van raamcontracten downloaden in identiek (excel) formaat en identiek qua inhoud als waaronder u raamcontractregels dient te uploaden. U kunt hierdoor eenvoudiger en sneller wijzigingen doorvoeren. Deze functionaliteit is zowel beschikbaar voor contractbeheerders als inkopers. Zie de e-learning (upk) onder Help voor uitgebreide informatie. BI entiteit BG toevoegen (Octopus 8, wijziging ): De wens is om over OU`s heen maar binnen een bedrijfsgroep te kunnen rapporteren. Dus op bedrijfsgroep niveau. (bijvoorbeeld Minisiterie van BZK met daaronder de OU`s Logius, BZK Kerndepartement, etc) In BI vindt u nu de entiteit Bedrijfsgroep terug. Dit maakt het mogelijk om naast de organisatie ook te rapporteren over de bovenliggende bedrijfsgroep. Punchout (Topbloemen) koppelen voor BZKKD (wijziging ): Punchout (OCI). Koppeling webshop leveranciers (Topbloemen) met DigiInkoop Voor BZKKD is punch out voor Top Bloemen beschikbaar gemaakt. Nieuwe rol - Aanvrager niet catalogus, Clientele nr (wijziging ): Door het gebruik van de rol catalogus en niet-catalogus aanvrager te gebruiken wordt een autorisatieprobleem gecreëerd bij Defensie. Voor een selecte groep gebruiker die uitsluitend producten mogen bestellen die een dagprijs hebben, is het namelijk van belang dat zij uitsluitend gebruik kunnen maken van de nietcatalogusaanvraag functie. Door toekenning van de huidige rol, krijgen zij ook direct toegang tot alle Defensie catalogi en dat is in strijd met onze autorisaties. Alle deelnemers krijgen de beschikking over een nieuwe aanvraagrol XXX Aanvrager niet catalogus. Met deze rol kunt u alleen niet catalogus aanvragen

5 doen, en geen catalogus/punch out- en inhuur aanvragen. De rol is nog niet toegewezen aan een gebruiker, dit kunt u zelf doen. Inhuur - declaratie scherm (bugfix, JIRA 1675 en 1582): Het declaratie scherm is op twee punten gewijzigd. 1.Bij de invoer van declaraties werd alleen de dag getoond en niet de datum (datum van-t/m) werd al wel boven in het scherm genoemd. 2.De totaal berekeningen van declaraties werden niet afgerond op twee cijfers, wanneer declaraties met meerdere cijfers achter de komma worden ingevoerd. De datumnotatie is bij de invoerkolommen nu identiek als bij de uren (bijv: ma- 27 mei ). De declaratie totalen (per regel en totaal) worden afgerond op twee cijfers achter de komma. Inhuur budgetvalidatie (bugfix, JIRA 1558): Wanneer bij het tijdschrijven het inkooporder budget werd overschreven werd er bij het opslaan van de urenstaat een (standaard) waarschuwingsmelding getoond dat het budget was overschreden. Deze waarschuwingsmelding wordt nu niet meer getoond. De juiste waarschuwingsmelding (die icm een eventuele overschrijdingstolerantie functioneert) blijft onveranderd correct werken. Inhuur factuur met declaraties (bugfix, JIRA 1732): In de huidige situatie kon het voorkomen dat wanneer er een declaratie met meerdere cijfers achter de komma ontstond (bijvoorbeeld als er 1,35 km werd gedeclareerd tegen 0,19 = 0,2565), deze declaratie niet op de factuur kwam. Dit is hersteld waardoor op de achtergrond het bedrag wordt afgerond (naar dichtsbijzijnd) en de declaratie correct op de factuur verschijnt. Ter info: dit is een ander issue en oplossing dan genoemd onder het punt Inhuur - declaratie scherm (bugfix, JIRA 1675 en 1582): Inhuur - Collectieve prijswijziging (bugfix, JIRA 1651): Indien u een collectieve prijswijziging voor inhuur voor de tweede maal (of vaker) doorvoert op dezelfde inkooporder toonde het rapport xxepv resultaat collectieve tariefswijziging de verschillende wijzigingen niet op de juiste manier als alle wijzigingen in 1 rapport moest worden getoond op basis van de vanaf datum. Het rapport is verbeterd waardoor de verschillende collectieve tariefswijzigingen (en totalen) nu correct worden getoond in één overzicht op basis van de gekozen vanaf datum.