DinZ Web ZVW. Gebruikershandleiding. Release 1.46 Copyright DinZ BV, Nederland

Transcriptie

1 DinZ Web ZVW Gebruikershandleiding Release 1.46 Copyright DinZ BV, Nederland Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige manier, zonder voorafgaande toestemming van DinZ BV.

2 Inhoudsopgave 1.Inleiding...3 Doel van de gebruikershandleiding ZVW Inrichting...3 ZVW machtiging...3 Cliënt aanmaken...4 Tabs: meer detailinformatie per Cliënt...6 Menu Cliënt > Document Cliënten...6 Machtiging aanmaken...10 Activiteiten aanmaken...11 Uitvoeren en verantwoorden verleende zorg...13 Factureren Basis inrichting...14

3 Hoofdstuk 1 1. Inleiding Doel van de gebruikershandleiding U leert alle aspecten van de module DinZ Web voor de ZVW kennen. De applicatie is bedoeld voor de registratie, planning en urenverantwoording van en voor cliënten die (tijdelijk) in zorg worden opgenomen en waarvan de zorg wordt verleend aan Cliënten vanuit de ZorgVerzekering Wet. 2. Hoofdstuk 2 ZVW Inrichting ZVW machtiging Om de ZVW machtiging in te richten wordt eerst onder cliënt cliënten een nieuwe cliënt aangemaakt door gebruik te maken van de knop Cliënt aanmaken Cliënten kunnen worden weergegeven, gewijzigd en worden aangemaakt door het scherm Cliënt te openen. Menu Cliënt > Document Cliënten Bij het openen van dit scherm worden de cliënten weergegeven waartoe u tot het zorgteam behoort.

4 Een nieuwe Cliënt kan worden aangemaakt door handmatig de gegevens betreffende de nieuwe Cliënt in te geven. Klik op Toevoegen om een nieuwe Cliënt aan te maken. Het volgende scherm verschijnt: Figuur 1 Cliënt aanmaken In dit scherm kunnen de basisgegevens betreffende de Cliënt worden ingegeven. Veld Weergavenaam Verplicht Nvt Toelichting Hier wordt de naam van de cliënt samengesteld die wordt gebruikt in de diverse schermen. Roepnaam Voornamen De volledige voornamen waarvan de voorletters hierna worden opgegeven. Voorletters De voorletters van de Cliënt. Tussenvoegsels De tussenvoegsel(s) van de Cliënt. Achternaam De achternaam van de Cliënt. Getrouwde tussenvoegsels Indien de Cliënt getrouwd is, kunnen hier de tussenvoegsels voor de achternaam van de partner worden opgegeven.

5 Getrouwde naam Indien de Cliënt getrouwd is, kan hier de achternaam van de partner worden opgegeven. Getrouwde notatie U heeft de keuze uit de items in de lijst. Burgerlijke staat U heeft de keuze uit de items in de lijst. Geslacht U heeft de keuze uit de items in de lijst. Geboortedatum Een ingegeven geboortedatum kan niet in de toekomst liggen. Geboorteplaats De geboorteplaats van de Cliënt. Overleden Hier kunt u aangeven dat de Cliënt is overleden. Overlijdensdatum Indien de Overlijdensdatum wordt gevuld, wordt het veld Overleden automatisch aangevinkt. Het veld Overleden worden niet uitgevinkt indien de Overlijdensdatum wordt verwijderd. BSN Het ingegeven BSN nummer wordt gecontroleerd op de elfproef. Indien geen BSN nummer bekend is, kan worden ingegeven. Tevens wordt een ingegeven BSN nummer gecontroleerd of deze bij een andere Cliënt al geregistreerd is (voorkomt dubbele invoer). Legitimatiesoort U heeft de keuze uit de items in de lijst. Legitimatienummer Het nummer behorende bij de bij Legitimatiesoort gemaakte keuze. Het Legitimatienummer is verplicht indien bij Legitimatiesoort een keuze is gemaakt. Telefoonnummer Het (vaste) telefoonnummer waarop de Cliënt bereikbaar is. Mobiel nummer Het (mobiele) telefoonnummer waarop de Cliënt bereikbaar is. adres Het adres waarop de Cliënt bereikbaar is. Overgangsrecht Moet handmatig worden aangevinkt Tabs: meer detailinformatie per Cliënt Menu Cliënt > Document Cliënten. In het scherm Cliënt worden meerdere Tabs met detailgegevens weergegeven. Hieronder wordt de inhoud en betekenis van de tabs uitgelegd. Let op: afhankelijk van de afgenomen modules, zijn enkele tabjes wel of niet zichtbaar. Hieronder worden alleen de tabjes besproken die ook horen bij de module DinZ Web ZVW Cliëntadres In de tab Cliënt adres kunnen één of meerdere adressen worden aangemaakt voor de Cliënt.

6 Klik op Toevoegen om een adres toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt. Figuur 1 Cliënt Tab Cliënt adres Figuur 2 Cliënt adres Bij Soort heeft u de keuze uit de voorkomende soorten adressen, bijvoorbeeld GBA adres of Tijdelijk verblijfadres. Het format van de postcode wordt gecontroleerd op de volgende notatie 1234AA. Bij het niet correct invoeren van de postcode, verschijnt de volgende foutmelding: Figuur 3 Foutmelding bij niet correct invoeren van een postcode Gemeentecode, deze moet gevuld worden. Cliënt Contactpersonen In de tab Cliënt Contactpersonen worden de gegevens van de contactpersonen van de Cliënt en andere Adressen van de Cliënt getoond en kunnen nieuwe Contactpersonen of Adressen worden toegevoegd. Klik op Toevoegen om een contactpersoon toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt.

7 Figuur 4 Cliënt aanmaken tab Contactpersonen Het onderstaande scherm verschijnt: Figuur 5 Aanmaken nieuwe Contactpersoon Veld Contactpersoon soort Verplicht Toelichting U heeft de keuze uit de voorgedefinieerde soorten contactpersonen. Deze soorten worden ook gebruikt voor diverse berichten. Roepnamen De volledige voornamen waarvan de voorletters hierna worden opgegeven. Voornamen Hier kunnen de voornamen worden ingevuld

8 Veld Voorletters Verplicht Toelichting De voorletters worden met punten ingegeven, bijvoorbeeld: M.L. Tussenvoegsel Achternaam Getrouwd Tussenvoegsel Getrouwde naam Getrouwde notaite Hier kan gekozen worden hoe de naam wordt weergegeven. U heeft de keuze uit de lijst. Burgelijke staat U heeft de keuze uit de items in de lijst. Geslacht U heeft de keuze uit de items in de lijst. Geboortedatum Middels een datum veld kunt u dit invullen, u kunt ook de datum weergeven door te typen Overleden Aanvinken Overlijdensdatum Middels een datum veld kunt u dit invullen, u kunt ook de datum weergeven door te typen BSN Telefoon Het (vaste) telefoonnummer waarop de Contactpersoon van de Cliënt bereikbaar is. Mobiel Het (mobiele) telefoonnummer waarop de Contactpersoon van de Cliënt bereikbaar is. adres Het adres waarop de Contactpersoon van de Cliënt bereikbaar is. Indien een Cliënt wordt opgeslagen zonder een Contactpersoon, verschijnt de volgende melding. Figuur 6 Cliënt aanmaken opslaan zonder Contactpersoon Indien op wordt geklikt, verschijnt het scherm om een Contactpersoon aan te maken. Indien op wordt geklikt, wordt de Cliënt opgeslagen en is er geen Contactpersoon bekend voor de Cliënt. Deze melding blijft verschijnen zolang er geen Contactpersoon is aangemaakt voor de Cliënt. Cliënt Zorgteam In de tab Zorgteam worden leden van het Zorgteam van de Cliënt weergegeven. Figuur 7 Cliënt tab Cliënt Zorgteam Bij het aanmaken van een nieuwe Cliënt word je automatisch toegevoegd aan het Zorgteam van de Cliënt.

9 Logboek In de tab Logboek staan alleen de Logboek berichten die bestemd zijn voor de ingelogde gebruiker en de door de ingelogde gebruiker zelf aangemaakte berichten. De berichten zijn gesorteerd van nieuw naar oud (en al dan niet gelezen). Het logboek kan gezien worden als rapportage tussen collega s onderling. Figuur 8 Cliënt Tab Logboek ZVW machtigingen Menu Cliënt > Document ZVW Machtigingen In de tab ZVW machtigingen wordt de machtiging op de ZVW aangemaakt. Figuur 9 Cliënt Tab ZVW machtigingen De periode vanaf en tot wanneer er een declaratie kan worden aangemaakt met zorgmomenten die uitgevoerd worden bij de client. Machtiging aanmaken Nadat de Cliënt is aangemaakt, kan worden opgegeven welke zorgmomenten worden gepland. Daarvoor moet er eerst een machtiging worden aangemaakt. Menu Cliënt > Document Cliënt > Tab ZVW machtigingen Figuur 10 Cliënt Tab ZVW Klik op Toevoegen om een nieuwe Machtiging voor een bestaande Cliënt aan te maken. Het volgende scherm verschijnt:

10 Figuur 11 Cliënt Machtiging aanmaken In het de blauwe veld verplicht de begin datum in te vullen. Overige velden zijn optioneel. Activiteiten aanmaken Menu Cliënt > Document Activiteiten Door links in het menu de activiteiten aan te maken kan er worden aangeven wat er onder de machtiging aan activiteiten plaats kan vinden. De knop toevoegen onder Module Client > Document Activiteiten De Prestatiecodes die ingevoerd kunnen worden staan in de tabel onder prestatiecodes.

11 Figuur 12 Cliënt -ZVW Machtigingen-Activiteiten Klik vervolgens in het gedeelte ZVW Machtigingen activiteiten en klik op Toevoegen. Het volgende scherm verschijnt:

12 Figuur 13 Cliënt - -ZVW Machtigingen -Activiteiten Hier kan de planning gemaakt worden van de ZVW activiteiten. Indien dit een structurele planning wordt kan men middels de taak voor een langere periode een planning worden aangemaakt. Belangrijk is ook dat bij één van de dagen maandag t/m zondag de DUUR wordt gevuld. De DUUR geeft aan dat en wat er gedeclareerd gaat worden, in de EENHEID van de Product Toegewezen. Dus als de EENHEID in Product Toegewezen 'Uren per Week' is, moet de DUUR in Uren worden uitgedrukt. Altijd 5 minuten bij de ZVW Taak => activiteiten aanmaken

13 Het volgende veld kan dan worden gevuld. Figuur 14 Cliënt - -ZVW Machtigingen Activiteiten- Taak Uitvoeren en verantwoorden verleende zorg Als de zorg is uitgevoerd, moeten de uren worden verantwoord. Om de uren te verantwoorden, ga naar Client activiteiten. Menu Cliënt > Document Cliënt activiteiten Bij het openen van het scherm worden de activiteiten van de geselecteerde Cliënten weergegeven, standaard voor de huidige week. Figuur 15 Activiteiten uitvoeren Om de activiteiten te registreren, klik op de lijst en vervolgens op Edit mode. De duur kan worden veranderd in de werkelijke duur van de uitgevoerde zorg. Vink vervolgens van de uitgevoerde regels het veld uitgevoerd aan. Klik vervolgens op Opslaan.

14 Met de Prefilters kan een andere periode worden opgevraagd. Om de activiteiten te registreren, klik op de lijst en vervolgens op Edit mode. De duur kan worden veranderd in de werkelijke duur van de uitgevoerde zorg. Vink vervolgens van de uitgevoerde regels het veld uitgevoerd aan. Klik vervolgens op Opslaan. Declareren Uitgevoerde Cliënt activiteiten kunnen worden gedeclareerd aan de ZVW. Als de Declaratie wordt verzonden naar de zorgverzekeraar wordt een Verkoopfactuur aangemaakt. Op basis van het retourbericht wordt een Credit Factuur aangemaakt. De declaratie voor de ZVW is: Declaratie AW319 Zvw.

15 3. Hoofdstuk 3 Basis inrichting Voor het aanmaken van ZVW Machtiging per Cliënt is het noodzakelijk om de volgende basisgegevens aangemaakt en ingericht te hebben: COV check Debiteur aanmaken Contract ZVW aanmaken COV Check Menu Cliënt > Document COV check COV check = check op verzekeringsrecht Figuur 16 Cliënt aanmaken tab Cliënt Zorgteam Met de Taak COV check worden de verzekeringsgegevens van de Cliënt opgehaald bij de betreffende Ziektekostenverzekeraar.

16 Debiteur aanmaken Indien de Debiteur aan wie gefactureerd moet worden nog niet bekend is, moet deze worden aangemaakt. Module Financieel > Document Debiteur Klik op Toevoegen om een nieuwe Debiteur aan te maken. Het volgende scherm verschijnt: Figuur 17 Debiteur aanmaken Kies bij Relatie type voor: Bedrijf: indien de nieuw aan te maken Debiteur een Bedrijf is. Indien wordt gekozen voor Bedrijf, verschijnt het volgende scherm Figuur 18 Bedrijf aanmaken als Debiteur Indien het een nieuw Bedrijf is dat als Debiteur moet worden aangemaakt, kunnen de betreffende velden worden ingevuld. De Naam van het bedrijf is in ieder geval verplicht. Klik op Opslaan na het ingeven van de gegevens.

17 Contract ZVW aanmaken Menu Administratie> Document Administratie> tab contract AW319 ZVW Na het kiezen van de tab contract AW319 ZVW kan er middels de knop toevoegen een nieuw contact worden toegevoegd. Veld Verplichting Toelichting Debiteur Vanuit de lijst kiezen na aanmaken debiteur AGB code UVOZI Contractjaar Ingangsdatum Contractreferentie Informatie over het contact Budget Mogelijk om dit aan te geven Code van het zorgkantoor volgens lijst

18 Na het aanmaken van contact moeten de contractregels worden aangemaakt. Na het kiezen van toevoegen kunnen onderstaande velden worden ingevuld.