DigiInkoop: eenvoudig, efficiënt en betrouwbaar inkopen!

Transcriptie

1 DigiInkoop: eenvoudig, efficiënt en betrouwbaar inkopen! Informatie over DigiInkoop en de wijze van aansluiten Logius Team Implementatie Support DigiInkoop

2 Aanleiding DigiInkoop Eén Rijksbreed inkoopsysteem gebaseerd op de eisen van de gehele Rijksdienst Logius realiseert en beheert DigiInkoop in opdracht van de gehele Rijksdienst Gehele Rijksdienst (alle 11 ministeries) doet mee met DigiInkoop Sinds 1 januari 2011 kan de gehele Rijksdienst facturen digitaalontvangen via Digipoort (e-facturen) Ministerieszijn verantwoordelijk voor inpassing in de bedrijfsvoering en voor het aansluiten van hun leveranciers (Logius ondersteunt dit waar mogelijk) Bedrijven worden van harte uitgenodigd om aan te sluiten op DigiInkoop 2 Logius, dienst digitale overheid

3 Baten DigiInkoop voor bedrijfsleven & overheid: Doelmatig en professioneel Digitaal Rechtmatig Efficiënt Makkelijk Eén proces voor de Rijksoverheid: delen van best practices Eén ingang voor leveranciers: lagere kosten voor BV Nederland Eén manier van rapporteren: gezamenlijk evalueren en leren 3 Logius, dienst digitale overheid

4 Waarom doet het bedrijfsleven mee aan DigiInkoop? Eenduidige wijze van bestellen en factureren met 11 ministeries Single point of communication met Rijksdienst Vermindering van administratieve lasten Leveranciersportaal oplossing laagdrempelig Digipoort oplossing vermindert handling- en communicatiekosten Digitale communicatie met Rijk = beleid (Aanwijzing Contractvoorwaarden digitale communicatie) 4 Logius, dienst digitale overheid

5 Wat wil Rijksdienst met uw bedrijf overeenkomen? Afspraken die digitaal handelen en digitale communicatie ondersteunen Overgang naar DigiInkoop Keuze voor leveranciersportaal of Digipoort Toe te passen inkoopdocumenten/berichten? Catalogus binnen DigiInkoop en/of via punch out

6 DigiInkoop verbindt: DigiInkoop Leveranciers Intermediairs Overheid Eén proces voor de Rijksoverheid: delen van best practices Eén ingang voor leveranciers: lagere kosten voor BV Nederland Eén manier van rapporteren: gezamenlijk evalueren en leren 6 Logius, dienst digitale overheid

7 DigiInkoop en digitale communicatie Overheid gebruikt eigen inkoopsysteem Basisregistraties Organisatie Medewerkers Financieel Logistiek Leverancier Management informatie Catalogus platform E-purchasing Financiële administratie Inkoop workflow Management informatie Contract management Catalogus platform Overheid gebruikt DigiInkoop Catalogi Inkoop workflow Berichtenverkeer Financiële administratie Digipoort Verkoop administratie 7 Logius, dienst digitale overheid

8 Uitrol DigiInkoop bij de Rijksdienst (onder voorbehoud) Tranche 0 DEF* FIN* VWS* Logius* Tranche 1 BUZA BZK ELI BD FIN I&M OCW * Houdt pilot september okt jan 2012 Tranche 2 Tranche 3 BUZA BZK SZW VWS AZ BZK I&M J&V VWS 1 mrt mei Logius, dienst digitale overheid

9 Op welke wijze als bedrijf aansluiten op DigiInkoop Via leveranciersportaal Kleine volumes Handmatige acties Rechtstreeks op de Digipoort Grotere volumes Volledig geautomatiseerd 9 Logius, dienst digitale overheid

10 Voor-& nadelen LP vs. DP Toegang Leveranciersportaal Voordelen Gemakkelijk aansluitproces Nadelen Handmatige werking Werken via een laagdrempelig webportaal Niet geschikt voor grote volumes Waarschijnlijk geen aanpassing leverancierssysteem Snellere betaling mits inkoppeling in financieel systeem ministeries Voordelen Nadelen Digipoort koppeling Volledig geautomatiseerde werking Technisch ingewikkelder aansluitproces Geschikt voor verwerking grote volumes berichtenstromen Aanpassing naar geldende berichtstandaarden Substantieel snellere betaling mits inkoppelingin financieel systeem ministeries 10 Logius, dienst digitale overheid

11 Technische eisen DigiInkoop Connectie via Leveranciersportaal Uw bedrijf krijgt via uw contractmanager een link met registratieformulier voor aanmelding op het Leveranciersportaal Gegevenszoals bedrijfsnaam, kvk-nummeren contactgegevens invoeren Gegevens worden gecross-checked U ontvangt per mail een inlogaccount Evt een catalogus aanmaken Gebruikervan de leverancier meldt zich vervolgens via LP met naam en contactgegevens 11 Logius, dienst digitale overheid

12 Technische eisen DigiInkoop Connectie via Digipoort Doorvoeren berichtenverkeerstandaard: -UBL2.0 NL 1.x voor producten -HR-XML 2.5 SETU 1.x voor diensten (uren) Inregelen koppelvlak: - Ministeries: ebms 2.0 koppelvlak - Leveranciers: WUS 2.0 koppelvlak Aanpassen bedrijfsverkoopsysteem 12 Logius, dienst digitale overheid

13 Speciale computer Boot voor de douane DigiInkoop vijf inkoopkanalen (Nader specificeren) (Nader selecteren) Kantoorartikelen BHV materiaal Inhuur consultancy Inhuur uitzendkrachten Tijdschriften Onderhoud dienstauto s Bestellen Ontvangen Betalen Contractmanagement Stamdata beheer Rapportages Inkoopproces Catalogus Aantal, specificaties en prijs bekend Inhuur Aantal en specificaties bekend Prijs vast, maximum of open Abonnement Aantal bekend Specificaties en prijs bekend Post goederenvervoer Tolk en vertaaldiensten Nacalculatie Aantal soms bekend Specificaties en prijs bekend Klantorder Aantal bekend Specificaties en prijs onbekend Inkoop kanalen 13 Logius, dienst digitale overheid

14 Digitale communicatie catalogus producten DigiInkoop Overheid START EINDE Nader Specificeren Nader Selecteren Bestellen (Normaal of Limiet order) Ontvangen Factuur verwerkin g & betalen Offerte aanvraag Offerte Afwijzing Bestelling Bevestiging ASN Voorstel factuur Factuur Betaling Order Order response Purchase order PO confirm Berichtenverkeer Invoice Offerte aanbieden Aanmaak Verkoop order Leveren Verwerken ontvangst Genereren factuur Ontvangen betaling Leveranciers Leverancier 14 Logius, dienst digitale overheid

15 Digitale communicatie inhuur START Overheid Nader Specificeren (aanvragen) Nader selecteren Accepteren onboarding EINDE Aanvullen nadere specificaties Voorselectie Bestellen Onboarding Tijdschrijven Tijd beoordelen Tijd doorboeken als ontvangst Factuur verwerking & betalen Factuur Betaling Aanvraag Offerte Afwijzing Bestelling Bestel bevestiging Timecard (of Voorstelfactuur) Berichten Invoice Offerte aanbieden Aanmaak Verkoop order En bevestiging Leveren Verwerken ontvangst Genereren factuur Ontvangen betaling Leverancier Leverancier Inhuurkracht Administratie klantorganisatie Inkoper Business klantorganisatie Logius, dienst digitale overheid

16 Catalogi benadering Punch out Catalogi binnen DigiInkoop Product & prijsinfo Uniforme user interface Catalogi bij leveranciers > 16 Logius, dienst digitale overheid

17 Stappen aansluiten op DigiInkoop Spreek DigiInkoop (=digitale communicatie) contractueel af met contractmanager per ministerie Bepaal aansluitwijze DigiInkoop: - Via intermediair - Via leveranciersportaal: - Via Digipoort: -> Benader intermediair en meldt aan contactpersoon ministerie -> Meldt aan contactpersoon ministerie /wacht registratieformulier af -> Melding contactpersoon ministerie - Maak verkoopsysteem geschikt voor Digipoort communicatie -> Contact uw ICT-afdeling en/of software leverancier - Realiseer koppeling Digipoort -> Download aansluitkit leveranciers op en volg aansluitprocedure: Stuur aanmeldformulier op naar Logius Verkrijg een PKI-Overheid certificaat Implementeer Koppelvlak WUS 2.0 v1.1 Test koppeling in keten met ministerie[s] Indien afgesproken: lever catalogus of maak gebruik van punch out -> Contact contactpersoon per ministerie en Logius voor punch out 17 Logius, dienst digitale overheid

18 DigiInkoop: eenvoudig, efficiënt en betrouwbaar inkopen! Service Centrum Logius (10 ctp/m) Logius Team Implementatie Support Website: Bedankt voor uw aandacht! 18 Logius, dienst digitale overheid