Aanbesteding Inhuur Flexibele Arbeidskrachten Massaal op basis van een Uitzendovereenkomst ten behoeve van de Belastingdienst

Transcriptie

1 Bijlage G Digitale systemen in gebruik bij percelen 1t/m 3 Aanbesteding Inhuur Flexibele Arbeidskrachten Massaal op basis van een Uitzendovereenkomst ten behoeve van de Belastingdienst

2 Onderstaand figuur geeft de grafische weergave van processtappen weer. Figuur 1 Inkoopproces tijdelijke arbeid 1. CV aanvragen a. De in de Raamovereenkomst opgenomen functieprofielen en uurtarieven (per uursoort per functieprofiel) worden opgenomen in SAP SRM van de Belastingdienst. Hiervoor dient de uitzendorganisatie de inrichtingssheet catalogus uitzendkrachten in te vullen; b. Elk van de in het beschrijvend document genoemde organisatieonderdelen van de Belastingdienst kan een aanvraag voor CV s doen. Dit gebeurt door bestelgemachtigden; c. Elke aanvraag wordt digitaal middels een met een standaard format verzonden naar het centrale adres van de uitzendorganisatie; Pagina 2 van 6

3 d. De uitzendorganisatie is zelf verantwoordelijk voor eventuele verdere verspreiding van de aanvraag binnen haar organisatie. De uitzendorganisatie verzendt via een reply op de één of meerdere CV s naar de bestelgemachtigde. Dit gebeurt binnen de daarvoor in de raamovereenkomst gestelde termijn; e. Afwijzingen worden door de Belastingdienst digitaal verstuurd naar het centrale adres. 2. Nader selecteren en medewerker registreren a. De bestelgemachtigde legt vast welke kandidaat is geselecteerd wat resulteert in een NOK; b. Andere onkosten (met uitzondering van de Verklaring omtrent gedrag (VOG)) waarvan de Belastingdienst en uitzendorganisatie overeengekomen zijn dat ze mogen worden verrekend (in lijn met de mantelovereenkomst) worden niet opgenomen in de NOK en buiten het systeem, rechtstreeks met het inhurende kantoor verrekend; c. De NOK wordt naar de uitzendorganisatie gestuurd met het bericht HR-XML Staffing Order. d. Binnen 24 uur na ontvangst van de NOK bevestigt de uitzendorganisatie de NOK met het bericht HR-XML Human Resource. e. De bestelbevestiging bevat de in ieder geval de voorletters, voornaam, geboortenaam, geslacht, roepnaam en geboortedatum (volgens een officieel identificatiebewijs) van de uitzendkracht alsmede het unieke personeelsnummer zoals bekend is in de administratie van de opdrachtnemer. Deze gegevens zijn essentieel voor het Identificatieproces van personeel bij de Belastingdienst. Het personeelsnummer dat gecommuniceerd wordt, mag niet aan verandering onderhevig zijn; f. Indien de uitzendorganisatie niet akkoord gaat met de gegevens in de NOK, dan dient hij contact op te nemen met de bestelgemachtigde; g. De NOK realiseert in de administratie van de Belastingdienst een registratie in het personeelssysteem, de basis voor het tijdschrijven van de inhuurkracht en de logische en fysieke toegangsbeveiliging; h. In het geval van een verlenging van een NOK, zal een nieuwe NOK worden gestuurd op de hiervoor beschreven wijze; i. Indien sprake is van een wijziging op de NOK, dient dat administratief via SAP SRM te worden gecommuniceerd. Wijzigingen van de overeenkomst resulteert in een nieuwe NOK die met de opdrachtnemer wordt gecommuniceerd. 3. Ontvangen (tijdschrijven) a. De uitzendkracht is zelf verantwoordelijk voor zijn wekelijkse urenregistratie. Hij/zij dient wekelijks zijn tijd te verantwoorden in het systeem (SAP/Tijd) van de Opdrachtgever. Dit gebeurt conform de afspraken van het Belastingdienstkantoor dat hem heeft ingehuurd; b. De geschreven uren zullen uiterlijk op de maandag vóór uur volgend op de geschreven week, worden goedgekeurd. Dit gebeurt door de daartoe bevoegde leidinggevende op het kantoor; c. Na goedkeuring, verzendt de Belastingdienst, uiterlijk om uur, de geschreven en goedgekeurde uren met het bericht HR-XML TimeCard naar de uitzendorganisatie. d. Een timecard bestaat uit de uren van 1 uitzendkracht voor 1 week e. Het tijdig invullen van urenstaten is de verantwoordelijkheid van de inhuurkracht; f. Het tijdig goedkeuren van urenstaten is primair de verantwoordelijkheid van de inhuurkracht en de leidinggevende die de geschreven uren moet beoordelen. De Belastingdienst kan hiervoor gebruik maken van gedelegeerde goedkeurders. g. Geschreven uren kunnen niet door uitzendorganisatie worden goedgekeurd. Pagina 3 van 6

4 4. Factuurverwerking en betaling a. Op basis van het verstuurde bericht HR-XML TimeCard, stuurt uitzendorganisatie een wekelijkse factuur met het bericht HR-XML Invoice. b. De uitzendorganisatie vermeldt in haar factuur altijd het oorspronkelijke bestelnummer. Facturen zonder bestelnummer worden niet in behandeling genomen; c. Er wordt gefactureerd per timecard; d. Uitzendorganisatie wijkt in de factuur qua tarieven niet af van hetgeen is vastgelegd in de NOK (en de raamovereenkomst). e. De uitzendorganisatie mag in de factuur qua uren niet afwijken van de gecommuniceerde, goedgekeurde uren in de HR-XML TimeCard; f. Correcties op facturen: Bij disputen over het gehanteerde tarief, dient de uitzendorganisatie contact op te nemen met de financiële afdeling van het desbetreffende kantoor. Bij disputen over het aantal goedgekeurde en gecommuniceerde uren, dient de uitzendorganisatie contact op te nemen met de leidinggevende van de desbetreffende inhuurkracht. * Wanneer er te weinig uren zijn geschreven, wordt, bij overeenstemming, het extra aantal uren geschreven in SAP/Tijd. Facturering verloopt via het standaard beschreven proces. * Wanneer er te veel uren zijn geschreven, wordt, bij overeenstemming, door de uitzendorganisatie een credit factuur op papier gestuurd naar de financiële administratie van het desbetreffende kantoor. De uitzendorganisatie verzorgt zelf de terugbetaling. Een andere mogelijkheid is dat de inhuurkracht het teveel aantal uren in mindering brengt op het aantal uren van een willekeurige dag/periode dat nog geschreven moet worden Pagina 4 van 6

5 Technische infrastructuur De Belastingdienst en een groot aantal andere overheidsinstellingen maken ter ondersteuning van hun inkoopproces gebruik van diverse technische systemen. Alle contracten en stamdata van leveranciers worden op een standaard manier vastgelegd in deze systemen. Communicatie is voor een groot deel geautomatiseerd en vind plaats via XML (HR-XML SIDES SETU, bij disputen geldt de Belastingdienst implementatie van deze standaard). Voor de XML communicatie maakt de Belastingdienst gebruikt van een communicatieplatform dat in beheer is bij Logius(Digipoort). Figuur 2 Technische infrastructuur EB&F Voor het inhuurkanaal geldt onderstaande set berichten: Processtap Te gebruiken (HR-XML SIDES SETU) bericht Offerte aanvraag Niet beschikbaar Pagina 5 van 6

6 met PDF bijlage Offerte Niet beschikbaar met bijlage conform CV sjabloon (NOK) Staffing Order Bestelbevestiging Human Resource Goedgekeurde uren Timecard Factuur Invoice Beheer van de elektronische koppeling 1. In het geval van functionele problemen is er contact tussen functioneel beheerders: a. Belastingdienst: Belastingdienst/Centrale Administratie/Unit ConcernAdministratie b. Uitzendorganisatie: (nader te bepalen). 2. In het geval van technische problemen kunt u contact opnemen met Logius. 3. In het geval van contractuele problemen en catalogus contractaanpassingen is er contact tussen: a. Belastingdienst: De contractmanager. b. uitzendorganisatie: (nader te bepalen). Pagina 6 van 6