Sociale Verzekeringsbank

Transcriptie

1 Sociale Verzekeringsbank Dossier Afspraken en Procedures Onderdeel van Europese aanbesteding (Bijlage J) EA Aansprakelijkheidsverzekering PGB Vertrouwelijk

2 Pagina 2 van 6 Inhoudsopgave 1. INLEIDING ALGEMEEN RELATIE TOT DE OVEREENKOMST DOCUMENTBEHEER WIJZIGINGSPROCEDURE CONTACTPERSONEN EN -GEGEVENS SVB XXXXXXXXX OPDRACHTNEMER WERKAFSPRAKEN WORKFLOW VAN DE CLAIM MANAGEMENTINFORMATIE OVERLEGSTRUCTUUR EN COMMUNICATIE VOORSCHOT EN EINDAFREKENING... 5

3 Pagina 3 van 6 1. Inleiding 1.1. Algemeen Ten aanzien van het uitvoeren van de dienstverlening betreffende de aansprakelijkheidsverzekering voor PGB Budgethouders zijn alle afspraken en procedures voortkomende uit de Overeenkomst in onderling overleg tussen de SVB als Opdrachtgever en de XXXXXXXXXX als Opdrachtnemer in onderhavig document verzameld, waar nodig nader bepaald en vastgelegd in onderling overleg en met wederzijds goedkeuren. Deze afspraken worden vastgelegd in deze contractbijlage, het Dossier Afspraken en Procedures (DAP) Relatie tot de Overeenkomst Deze Bijlage zal aan de Overeenkomst worden gehecht en daarvan onderdeel zijn. Alle in dit document opgenomen verplichtingen vloeien voort uit de aanbestedingsdocumenten waar XXXXXXXXXX zich aan gecommitteerd heeft Documentbeheer Het document dient één geheel te blijven. Indien aanpassingen doorgevoerd zijn, wordt het document voorzien van een nieuw versienummer Wijzigingsprocedure De inhoud van het DAP is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de SVB en XXXXXXXXXX. De goedkeuring van en de wijzigingen op het DAP worden voorgelegd in het tactisch overleg tussen de SVB en XXXXXXXXXX. Hiertoe wijzen de Partijen in het DAP de persoon en een plaatsvervanger aan, die bevoegd zijn tot het maken, wijzigen en tekenen van nadere afspraken in het DAP ter uitvoering van deze Overeenkomst. Opdrachtnemer wijst daartoe aan: 1. Naam, functie, , doorkiesnr.; en als plaatsvervanger 2. Naam, functie, , doorkiesnr.; De SVB wijst daartoe aan: 1. Naam, Manager bedrijfsondersteuning DPGB, , doorkiesnr.; en als plaatsvervanger 2. Naam, functie, , doorkiesnr. Indien beide Partijen akkoord zijn, wordt de goedkeuring vastgelegd in het besprekingsverslag onder vermelding van versie en datum van het document. Het document wordt door beide Partijen geparafeerd en verzonden aan alle contactpersonen zoals opgenomen in hoofdstuk 2 van dit DAP. De SVB is verantwoordelijk voor het beheer en de penvoering van het DAP, en van het besprekingsverslag.

4 Pagina 4 van 6 2. Contactpersonen en -gegevens Onderstaand overzicht geeft de contactpersonen en betreffende gegevens weer welke relevant zijn voor de dienstverlening SVB Rol Naam Telefoon Mobiel Opmerking(en) Contracteigenaar xxxxx Xxxxxxx 06 xxxxx xxxxxxx@svb.nl Tweede escalatiepunt Gedelegeerd contracteigenaar xxxxxx xxxxxxx 06 xxxxxx xxxxxxx@svb.nl Operatie en voortgangsgesprekken Contractmanager Xxxxxx xxxxxx xxxxxxx@svb.nl Eerste escalatiepunt DPGBmedewerkers xxxxxx xxxxxxx 06 xxxxxxx xxxxxxx@svb.nl Eerstelijns contact 2.2. XXXXXXXXX Opdrachtnemer Rol Naam Telefoon Mobiel Opmerking(en) Accountmanager xxxxxxxxx xxxxxxxxxxx 06 xxxxxxxx

5 Pagina 5 van 6 3. Werkafspraken 3.1. Workflow van de claim Budgethouder meldt schade bij de SVB middels het formulier inventarisatie schade. De budgethouder uploadt het ingevulde formulier in diens Mijn PGB portal, of stuurt het over de post aan de SVB. Indien nodig, vraagt de SVB om dit aan te vullen. De SVB stuurt alle stukken per post naar Opdrachtnemer. Opdrachtnemer beoordeelt de stukken en laat zowel de schademelder als de SVB weten of zij de schade vergoeden en tegen welk bedrag zij de schade vergoeden. Wellicht zal in de toekomst ook per beveiligde (als deze veilig genoeg is) gecommuniceerd gaan worden Managementinformatie Managementinformatie wordt uiterlijk 15 werkdagen na verloop van een periode van 6 maanden (halfjaarlijks) door Opdrachtnemer aan de SVB aangeleverd. In de managementinformatie zijn de volgende gegevens verwerkt: a) aantal claims, b) doorlooptijd afhandeling, c) uitgekeerd bedrag, d) soort schade, e) motivering eventuele afwijzing Overlegstructuur en communicatie Operationeel Opdrachtnemer heeft één vaste contactpersoon, en één vaste vervangende contactpersoon voor communicatie op operationeel niveau. Communicatie tussen Opdrachtnemer en SVB is erop gericht om het werkproces (afhandeling van de claims) zo optimaal mogelijk te houden Tactisch Halfjaarlijks (2 keer per Jaar) overleg door N.N. (DPGB) en contractmanager SVB, met de accountmanager van Opdrachtnemer Voorschot en eindafrekening Voorschot De SVB schat in november van een kalenderjaar het aantal budgethouders voor het komende kalenderjaar in. Vermenigvuldigd met de premie per budgethouder is dit dan het voorschotbedrag voor het komende kalenderjaar. Opdrachtnemer factureert vervolgens in december (= binnen een maand) het voorschotbedrag. Betalingsconditie 30 dagen na ontvangst factuur door SVB Eindafrekening De SVB stelt in de maand nadat het kalenderjaar is afgelopen het aantal daadwerkelijke budgethouders in dat afgelopen kalenderjaar vast. Opdrachtnemer factureert vervolgens binnen een maand na deze vaststelling de eindafrekening, waarin het eerder gefactureerde voorschot is verwerkt. Betalingsconditie 30 dagen na ontvangst factuur door SVB.

6 Pagina 6 van Voorbeeld uitwerking kalenderjaren 2017 en 2018 Premie over het kalenderjaar Inschatting aantal budgethouders Facturering voorschot Vaststelling aantal budgethouders Facturering eindafrekening actie door: SVB Opdrachtnemer SVB Opdrachtnemer 2017 november 2016 december 2016 januari 2018 januari / februari november 2017 december 2017 januari 2019 januari / februari 2019