E Invoicing, wat is het nu precies en wat zijn de ontwikkelingen? dé P2P specialist van Nederland

Transcriptie

1 E Invoicing, wat is het nu precies en wat zijn de ontwikkelingen? dé P2P specialist van Nederland

2 Welkom Proquro klanten!

3 Agenda :30 Ontwikkelingen, visie en productlancering Proquro e Facturen 11:30 12:00 Discussie, vragen en ideeën 12:00 13:00 Netwerklunch

4 Ontwikkelingen, visie en productlancering Proquro e Facturen Van papieren factuur naar e facturen Definitie XML bestanden Factuurformaten Ontwikkelingen in de Wereld, Europa en Nederland Visie vanuit Proquro op gebied van e Facturen Ontwikkelingen Proquro

5 Ontwikkeling van factuurverwerking Heel vroeger: Invoeren gegevens in boekhouding Papieren factuur Controle Coderen regels Niet zo lang geleden: OCR herkenning gegevens naar Invoicing Papieren factuur Factuurscan Controle Coderen regels Nu: OCR herkenning gegevens naar Invoicing Pdf factuur Controle Coderen regels

6 e facturen Oud: OCR herkenning gegevens naar Invoicing Pdf factuur Controle Coderen regels Nieuw: XML factuur Controle Coderen regels

7 Voordelen e facturen Besparingen op invoer Ingevoerde data is betrouwbaarder en vollediger Minder vertragingen in verwerking Minder mogelijkheden fraude Geen OCR software nodig Voor Nederland wordt de besparing geschat op 750 miljoen per jaar.

8 Wat is een e factuur? Volgens de digitale overheid: Een e factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd. Een e factuur is dus niet: Altijd een xml bestand Een bestand volgens een vast formaat Een bestand dat niet kan worden gewijzigd Een volledig gecodeerde factuur

9 XML bestanden Maar in de praktijk is een e factuur wel altijd een XML bestand. Echter, het ene XML bestand is het andere niet:

10 Belangrijkste factuurformaten UBL Universal Business Language De factuur standaard die de overheid gebruikt Veel financiele pakketten versturen UBL facturen HR XML (SETU) Het e factuur standaard formaat in de uitzendbranche InvoiceProquro206 Het formaat dat Proquro kan inlezen

11 Adoptie e invoicing wereldwijd

12 Ontwikkelingen Europa Richtlijn 2014/55/EU: Per november 2018 moeten alle overheidsdiensten elektronische facturen kunnen ontvangen die voldoen aan de (nog te bepalen) norm voor het semantisch factuurmodel. CEN/TC434: Dit is een werkgroep van het Europese standaardisatiecomité dat een norm gaat bepalen voor het factuurmodel (vooralsnog is er niets gepubliceerd) Deze Europese norm is in eerste instantie bedoeld voor overheden, maar in tweede instantie uiteraard ook als algemene standaard, ook voor B2B.

13 Ontwikkelingen in Nederland De Nederlandse overheid loopt vooruit op de Europese regelgeving: Het kabinet heeft met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen. De verplichtstelling van het elektronische aanleveren geldt niet voor alle facturen: vanaf 1 januari aanstaande gaat het om nieuwe inkoopcontracten voor de Rijksoverheid en niet over bestaande contracten naar decentrale overheden. Er wordt nog gewerkt aan een standaardformaat voor de elektronische factuur Hoe speelt Proquro in op deze ontwikkelingen?

14 Visie vanuit Proquro Met Proquro moeten standaard e facturen eenvoudig, snel en efficiënt verwerkt worden We sluiten aan bij de geldende e factuur standaarden en technieken (mail & webservices) We geloven in directe verbindingen tussen onze klanten met haar leveranciers Focus op verwerking van e facturen van gezamenlijke grotere leveranciers; bijvoorbeeld Randstad We geloven in een samenwerkend en groeiend eco systeem binnen het Proquro klanten netwerk

15 Proquro eco systeem

16 Rechtstreeks facturen afleveren bij Proquro Er zijn twee manieren om facturen door de leverancier af te leveren bij Proquro: Via de mail Er zijn al meerdere leveranciers die naast het PDF bestand al een UBL bestand aanbieden Rechtstreeks naar Proquro via een webservice Dit is gemaakt voor facturen van bijvoorbeeld Randstad Wordt alleen gemaakt voor grootste leveranciers van onze klanten, die veel facturen sturen en die de facturen via een webservice kunnen aanbieden