Procesbeschrijving Begeleiding, Verblijf en Persoonlijke verzorging

Transcriptie

1 Procesbeschrijving Begeleiding, Verblijf en Persoonlijke verzorging Opgesteld door: Anneke Renckens WMO kantoor Pagina 1 van 6

2 Dit is een procesbeschrijving van het administratieve systeem van het WMO kantoor dat gekoppeld is aan het systeem van Sociale Dienst Drechtsteden. Het doel is aan te geven hoe de administratieve processen in de huidige situatie van de AWBZ verlopen en hoe deze aangepast worden door de decentralisatie van extramurale AWBZ taken naar de nieuwe Wmo. Eerst wordt de huidige situatie beschreven en vervolgens de nieuwe situatie. In deze beschrijving wordt aangegeven welke stappen, van indicatie tot verwerking van eigen bijdrage, vanuit systeemtechnisch oogpunt kunnen worden ingevuld. Per processtap wordt aangegeven welke middelen beschikbaar zijn en wie verantwoordelijk is voor de input van informatie. Er wordt bij de beschrijving van de nieuwe situatie uitgegaan van de volgende indeling van : Hoofdgroep Categorie voorziening Begeleiding Begeleiding individueel Begeleiding groep Verblijf Kortdurend verblijf Beschermd wonen Opvang Persoonlijke verzorging Persoonlijke verzorging N.B. De Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) en het WMO kantoor behouden zich nadrukkelijk het recht voor op het aanbrengen van wijzigingen in deze procesbeschrijving. Aan deze procesbeschrijving kunnen door andere partijen dan de SDD en het WMO kantoor geen rechten worden ontleend. 1. Basisproces huidige situatie Hieronder treft u een korte beschrijving aan van het huidige proces voor de AWBZ. Pagina 2 van 6

3 Stap Actie Middel Indicatieverzoek Indicatiebesluit Vastleggen indicatiebesluit Toewijzingsbericht Melding aanvang Melding start eigen bijdrage Start en levering Declareren Declaratie Mutatie /einde Melding einde eigen bijdrage Klant of verwijzer dient een indicatieverzoek in bij het CIZ. Het CIZ geeft een beschikking af aan de klant. Positieve beschikkingen worden door het CIZ digitaal aangeleverd bij het zorgkantoor. Het zorgkantoor verwerkt het IO31 bericht. Het zorgkantoor meldt de ontvangst van het indicatiebesluit terug. De klant wordt toegevoegd aan de wachtlijst. Het zorgkantoor wijst de toe aan één of meer dienstverleners. De klant kan per ssoort een voorkeurdienstverlener opgeven. Indien er geen voorkeurdienstverlener is aangegeven, neemt het zorgkantoor contact op met de klant om de aanbieder van voorkeur te bepalen. Het toewijzingsbericht wordt verzonden aan de dienstverlener(s). De dienstverlener(s) melden de ontvangst van het toewijzingsbericht terug. De dienstverlener is ervoor verantwoordelijk dat de klant binnen aanvaardbare wachttijden ontvangt. De dienstverlener stuurt hiertoe een melding aanvang waarin de soort, de omvang van de en de startdatum van de staat. Het zorgkantoor meldt de ontvangst van de melding terug. De klant wordt van de wachtlijst afgehaald. Klanten moeten vaak een eigen bijdrage betalen over de ontvangen. De eigen bijdrage wordt vastgesteld en geïnd door het Centraal Administratie Kantoor (CAK). Het zorgkantoor (Pgb) of de dienstverlener (ZiN) meldt de aanvang van de aan bij het CAK. Deze meldt de ontvangst van dit bericht terug. De klant ontvangt hiervoor een factuur van het CAK. De dienstverlener levert de aan de klant. De dienstverlener declareert de geleverde één keer per periode en binnen één periode na afloop van de declaratieperiode bij het zorgkantoor. De dienstverlener gebruikt hierbij de UZOVI-codes van het desbetreffende zorgkantoor en de overeengekomen AGB-codes van de dienstverlener. Het zorgkantoor controleert de declaraties en betaalt de goedgekeurde declaraties. Zodra de levering van de aan een klant door de dienstverlener gewijzigd of beëindigd is, meldt de dienstverlener dit aan het zorgkantoor. Hierbij wordt de reden van wijziging of beëindiging en de leveringsstatus weergegeven. De combinatie van de reden van de mutatie en de leveringsstatus bepaalt of de toewijzing wel of niet gesloten moet worden. Wanneer de beëindigd is, meldt het zorgkantoor of de dienstverlener dit aan het CAK. Het CAK meldt de ontvangst van de melding einde eigen bijdrage terug aan het zorgkantoor. De klant ontvangt geen facturen meer van het CAK Wachtlijst info Het zorgkantoor stelt met behulp van de registratie de regionale wachtlijst samen en levert deze periodiek aan bij het College voor zorgverzekeraars voor de landelijke wachtlijstrapportage. Digitale of papieren aanvraag IO31 IO32 en AW39 AW33 en AW34 AW35 en AW36 CA317 en CA318 AW319 AW320 AW39 en AW310 CA319 en CA320 AW39 Pagina 3 van 6

4 2. Basisproces nieuwe situatie Hieronder treft u een beschrijving aan van de processtappen voor de nieuwe situatie voor Begeleiding, Verblijf en Persoonlijke verzorging. Een gedetailleerde uitwerking van de verschillende processen volgt later, zoals de declaratie- en afrekensystematiek. Stap Actie Middel Indicatieverzoek Indicatiebesluit Vastleggen indicatiebesluit Toewijzingsbericht Klant of verwijzer dient een indicatieverzoek in bij de SDD. De SDD geeft een beschikking af aan de klant. Positieve beschikkingen worden door de SDD digitaal aangeleverd bij het WMO kantoor. Het WMO kantoor verwerkt het iwmo311 bericht. Het WMO kantoor meldt de ontvangst van het indicatiebesluit terug. De klant geeft per ssoort een dienstverlener van voorkeur op. Indien er geen voorkeur is aangegeven, kiest de klant een dienstverlener uit. De dienstverlener kan de klant en zijn indicatie accepteren via het Wmo en Jeugd platform. Het toewijzingsbericht wordt verzonden aan de dienstverlener(s). De dienstverlener(s) melden de ontvangst van het toewijzingsbericht terug. De klant wordt toegevoegd aan de wachtlijst. Front office applicatie iwmo311 iwmo312 iwmo301 en iwmo302 Melding aanvang De dienstverlener is ervoor verantwoordelijk dat de klant binnen aanvaardbare wachttijden ontvangt. De dienstverlener stuurt hiertoe een melding aanvang waarin de soort, de omvang van de en de startdatum van de staat. Het WMO kantoor meldt de ontvangst van de iwmo305 en iwmo 306 Pagina 4 van 6

5 Melding start eigen bijdrage Start en levering Declareren melding terug aan de dienstverlener. De klant wordt van de wachtlijst afgehaald. Klanten moeten vaak een eigen bijdrage betalen over de ontvangen. De eigen bijdrage wordt vastgesteld en geïnd door het Centraal Administratie Kantoor (CAK). De dienstverlener meldt de aanvang van de aan bij het CAK. Deze meldt de ontvangst van dit bericht terug. De klant ontvangt een factuur van het CAK voor de eigen bijdrage. De dienstverlener levert de aan de klant. De dienstverlener declareert de geleverde conform het declaratie- en afrekenprotocol bij het WMO kantoor. Declaratie Het WMO kantoor controleert de declaraties en meldt het resultaat terug aan de dienstverlener. Vervolgens betaalt het WMO kantoor de goedgekeurde declaraties aan de dienstverlener conform het declaratieen afrekenprotocol. Mutatie Zodra de levering van de aan een klant door de /einde dienstverlener gewijzigd of beëindigd is, meldt de dienstverlener dit aan het WMO kantoor. Hierbij wordt de reden van wijzing of beëindiging en de leveringsstatus weergegeven. De combinatie van de reden van de mutatie en de leveringsstatus bepaalt of de toewijzing wel of niet gesloten moet worden. Mutatie/ Wanneer de beëindigd is, meldt de dienstverlener dit aan einde het CAK. Het CAK meldt de ontvangst van de melding einde eigen bijdrage terug aan de dienstverlener. De klant ontvangt geen facturen van het CAK meer voor de eigen bijdrage. Wachtlijst info Het WMO kantoor houdt de wachtlijst van de SDD bij en stelt deze beschikbaar aan de SDD. Hulpmiddelen en voorzieningen (H & V) standaard iwmo303 iwmo304 iwmo307 en iwmo308 Hulpmiddelen en voorzieningen (H & V) standaard De processtappen worden kort toegelicht om inzicht te krijgen in de verwerkingssystematiek. Stap aanvraag en indicatie Het registreren van de aanvraag in GWS4all resulteert uiteindelijk in een negatief of positief besluit door de SDD. De indicatie en beschikking worden afgegeven door de SDD. Stap vastleggen indicatiebesluit Indien de SDD een positieve beschikking afgeeft voor begeleiding, verblijf of persoonlijke verzorging, wordt deze beschikking digitaal aangeleverd bij het WMO kantoor. Naast de "papieren" beschikking maakt GWS4all berichten aan volgens de standaard iwmo311. Deze standaard bevat alle informatie uit het besluit. De SDD verzendt deze berichten naar het administratieve systeem van het WMO kantoor. Het WMO kantoor verwerkt het iwmo311 bericht en de klant wordt toegevoegd aan het administratieve systeem. Stap toewijzing De klant is zelf verantwoordelijk voor het benaderen van een door de SDD gecontracteerde dienstverlener. Wanneer de klant bij de aanvraag al een dienstverlener van voorkeur heeft opgegeven, wordt dit verwerkt in de berichtenstandaard. Indien dit niet het geval is, wordt de klant beschikbaar gesteld op het administratieve systeem van WMO kantoor. De klant benadert zelf een dienstverlener naar keuze. De dienstverlener kan de betreffende klant vervolgens met behulp van het Burger Service Nummer opzoeken in het Wmo en jeugd platform van het WMO kantoor en aan zichzelf toewijzen. Stap start Na aanmelding start de dienstverlener binnen de normen van tijdige verlening (maximaal 5 werkdagen na toewijzing ) de op. De dienstverlener spreekt met de klant af op welke manier de wordt vorm gegeven. Indien de dienstverlener niet in staat is om de binnen 5 werkdagen op te starten, is hij verantwoordelijk voor (de organisatie van) overbruggingszorg. Pagina 5 van 6

6 Indien de klant geen overbruggingszorg wenst, wordt dit via een mutatiebericht doorgegeven aan het WMO kantoor. De wachttijd tussen toewijzing en start worden per dienstverlener bijgehouden. Indien de dienstverlener structureel de maximale termijn overschrijdt, wordt contact met hem opgenomen om te achterhalen wat de oorzaak is van de overschrijding en of er overbruggingszorg nodig is. Stap eigen bijdrage De klanten zijn een eigen bijdrage verschuldigd voor de die ze ontvangen in het kader van de beschikking. Het aanleveren van de benodigde informatie ten behoeve van de eigen bijdrage wordt uitgevoerd door de dienstverlener, binnen de daarvoor geldende termijnen en op de daarvoor vastgestelde wijze/standaard. Ook correcties op zorgvolume dient men bij het CAK te corrigeren. Stap declaratie De dienstverlener declareert de geleverde conform het declaratie- en afrekenprotocol van de SDD bij het WMO kantoor. Het WMO kantoor controleert namens de SDD de declaratie door deze te vergelijken met de beschikking. De goedgekeurde regels worden door het WMO kantoor definitief met de dienstverlener afgerekend. NB: Er is een spoedprocedure ingeregeld voor het snel inzetten van. Deze spoedprocedure heeft echter geen invloed op het declaratieproces. Stap einde/mutatie Wanneer de door de dienstverlener of door de klant is beëindigd, wordt de reden van beëindiging en de leveringsstatus bij het WMO kantoor gemeld. Ook wordt dit gemeld bij het CAK, zodat de eigen bijdrage wordt gestopt. Er zijn verschillende situaties waarin er sprake is van een mutatie. Deze worden hieronder benoemd. - Overlijden van de klant De mutatie van overlijden wordt op basis van het BRP (voorheen GBA) doorgegeven aan het WMO kantoor. - Verhuizen van de klant Een mutatie van verhuizen wordt op basis van het BRP doorgegeven aan het WMO kantoor. Ook als dit binnen de gemeentegrenzen is. - Permanente stopzetting De dienstverlener meldt de permanente stopzetting via een mutatiebericht aan het WMO kantoor. - Wijziging dienstverlener Mocht een klant overstappen naar een andere dienstverlener is de werkwijze als volgt. De klant stelt de dienstverlener op de hoogte van zijn beslissing over te stappen naar een andere dienstverlener. De oude dienstverlener meldt dit via een mutatiebericht melding einde aan het WMO kantoor. De nieuwe dienstverlener krijgt de klant automatisch toegewezen door het WMO kantoor of de nieuwe dienstverlener accepteert de klant in het Wmo en jeugd platform. Deze procesbeschrijving maakt integraal onderdeel uit van de Overeenkomst Transitie Wmo 2015 Drechtsteden (bijlage f - Implementatiedocumenten Levering en administratief systeem). Pagina 6 van 6