Backoffice Jeugdzorg en nieuwe Wmo. Bijeenkomst voor Arnhemse zorgaanbieders 16 december 2014, Musis Sacrum

Transcriptie

1 Backoffice Jeugdzorg en nieuwe Wmo Bijeenkomst voor Arnhemse zorgaanbieders 16 december 2014, Musis Sacrum

2 Programma 1. Welkom - Gemeente Arnhem 2. Introductie - WMO kantoor 3. Toelichting Administratief proces - Gemeente Arnhem & WMO kantoor 4. Toelichting Zorginkoop/Product-& dienstencatalogus - Gemeente Arnhem 5. Verantwoordelijkheden van de Zorgaanbieder - WMO Kantoor 6. Contactgegevens - WMO kantoor 7. Vragenronde 8. Afsluiting

3 Zo doen we het in Arnhem

4 WMO KANTOOR

5 FACTSHEET WMO KANTOOR 37 KLANTGEMEENTEN CLIENTEN DRIE AANDEELHOUDERS: CBUSINEZ, BMC EN NIC PROCLARE MEER DAN 200 VERSCHILLENDE AANBIEDERS JAARLIJKS DECLARATIEREGELS STRATEGISCHE PARTNERS TOPICUS EN ZORGMATCH BURGERS DECENTRALISATIE MONITOR BIJ 177 GEMEENTEN 30 MEDEWERKERS WAARONDER CONSULTANTS EN PROJECTMANAGERS KLANTEN BEOORDELEN DIENSTVERLENING MET EEN 7,7

6 ADMINISTRATIEVE PROCESSEN JEUGDWET EN NIEUWE WMO

7 PROCES JEUGDWET EN NIEUWE WMO ZIN 2015 Beschikking gemeente (Betaling voorschot) WMO en JEUGD Aanlevering Levering Zorg / APPLICATIE productie aan Ondersteuning CAK Aanlevering declaratie aan WMO kantoor Controle declaratie Betaling declaratie

8 DECLARATIEPROTOCOL: DOORLOOPTIJD VAN MAX. 4 WEKEN TOT VOORLOPIGE AFREKENING EN MAX. 6 WEKEN TOT DEFINITIEVE AFREKENING Betaling voorschot* Levering Zorg Aanlevering declaraties Toetsing op het recht conform beschikking Controle declaraties en Voorlopige afrekening Reactie aanbieder op uitval. Definitieve afrekening * 5 e werkdag 1 maand 2 weken 2 weken 2 weken 1 week

9 ONTVANGEN INDICATIEBERICHT. MUTATIES ZORGPORTAAL WMO KANTOOR DEMO voor Zorgaanbieders (Statische weergave van het systeem) Van AZR (huidige AWBZ gegevensuitwisseling) naar nieuwe ijw/iwmo. ACTIE voor Zorgaanbieders: Omzetten van standaard inrichting AZR naar ijw/iwmo, door uw IT leverancier uit te voeren. Onderwerpen: 1. Inloggen door Zorgaanbieder 2. Cliëntgegevens: werklijsten zorgaanbieder (automatisch toekennen) 3. Cliënt opzoeken en handmatig toekennen / accepteren 4. Toekenningsbericht downloaden

10 1. INLOGGEN 1 INLOGGEN INVOEREN GEBRUIKERSNAAM EN WACHTWOORD Inloggen gebeurt op een computer met een VECOZO certificaat Alle huidige AWBZ aanbieders kennen en gebruiken deze werkwijze momenteel

11 2. WERKLIJSTEN 2. WERKLIJSTEN

12 2. WERKLIJSTEN 2. WERKLIJSTEN

13 2. WERKLIJSTEN 2. WERKLIJSTEN ÉÉN AGB CODE IS GEKOPPELD AAN VECOZO CERTIFICAAT, EN NODIG ZODAT WMO KANTOOR JUISTE CLIËNTEN OP WERKLIJST ZORGAANBIEDER KAN PLAATSEN

14 3. CLIENT OPZOEKEN 3. CLIENT OPZOEKEN ACTIE: Cliënt zoeken

15 3. CLIENT OPZOEKEN 3. CLIENT OPZOEKEN ACTIE: zoeken op naam, BSN of geboortedatum

16 3. CLIENT OPZOEKEN 3. CLIENT OPZOEKEN

17 3. CLIENT OPZOEKEN 3. CLIENT OPZOEKEN OVERZICHT

18 3. CLIENT OPZOEKEN 3. CLIENT OPZOEKEN

19 3. CLIËNT ACCEPTEREN 3. CLIENT OPZOEKEN INDICATIEBESLUIT DETAIL

20 3. CLIËNT ACCEPTEREN 3. CLIENT OPZOEKEN

21 3. CLIËNT ACCEPTEREN 3. CLIENT OPZOEKEN

22 4. TOEKENNINGSBERICHT 3. CLIENT DOWNLOADEN OPZOEKEN

23 4. TOEKENNINGSBERICHT 3. CLIENT DOWNLOADEN OPZOEKEN TOEKENNINGSBERICHT DOWNLOADEN EN INLEZEN IN SYSTEEM ZORGAANBIEDER

24 PRODUCTIE AANLEVEREN PRODUCTIE AAN CAK AANBIEDER CAK CLIENT ZA STANDAARD / HANDMATIGE UPLOAD DECLARATIE AAN WMO KANTOOR AANBIEDER ZORGPORTAAL GEMEENTE HV STANDAARD / HANDMATIGE UPLOAD ijw en iwmo STANDAARD / HANDMATIGE UPLOAD

25 AANLEVEREN DECLARATIEBESTAND ZORGPORTAAL WMO KANTOOR DEMO voor aanbieders (Statische weergave van het systeem) Van AZR (huidige AWBZ gegevensuitwisseling) naar nieuwe ijw / iwmo ACTIE Zorgaanbieders: Omzetten van standaard inrichting AZR naar ijw / iwmo door uw IT leverancier ONDERWERPEN 1 Aanleveren declaratiebestand Automatisch uit eigen systeem via VeCoZo schakelpunt niet in beschrijving a) Uploaden b) Handmatig

26 1B. OPVOEREN DECLARATIE VIA UPLOAD NOTA maken in eigen systeem

27 1B. OPVOEREN DECLARATIE VIA UPLOAD Selecteer WMO 303 (WMO Declaratie)

28 1B. OPVOEREN DECLARATIE VIA UPLOAD Selecteer document / bericht uit uw eigen aanbieder systeem

29 1B. OPVOEREN DECLARATIE VIA UPLOAD ACTIE: Uploaden document

30 1B. OPVOEREN DECLARATIE VIA UPLOAD ACTIE: Check op ontvangen bevestiging

31 1C. HANDMATIG OPVOEREN DECLARATIE

32 1C. HANDMATIG OPVOEREN DECLARATIE

33 1C. HANDMATIG OPVOEREN DECLARATIE

34 UITLOGGEN UITLOGGEN

35 BETALINGEN 1. Aan een deel van de Zorgaanbieders wordt op de 5e werkdag van de maand door het WMO kantoor een voorschot (1/13 deel) uitbetaald. Wel/geen voorschot, en de hoogte daarvan zijn conform de inkoopafspraken met de gemeente Arnhem. In mei wordt dubbel bevoorschot. De hoogte van het voorschot wordt uiterlijk 19 december aan u medegedeeld. 2. De Zorgaanbieder levert na afloop van iedere maand het declaratiebericht (ijw / iwmo) aan, bij het WMO kantoor. (Optioneel: handmatig opvoeren van declaratieregels) via het portaal. 3. Het WMO kantoor controleert het declaratiebericht. Alle Zorgaanbieders ontvangen binnen 4 weken na indienen van hun (maand) declaratie, de voorlopige afrekening. 4. Het WMO kantoor betaalt aan de niet-bevoorschotte Zorgaanbieders de voorlopige afrekening uit op het doorgegeven IBAN. Dit gebeurt maximaal 4 weken na indiening van het declaratiebericht. 5. Met bevoorschotte aanbieders wordt iedere 4 maanden afgerekend, conform de contractuele afspraken.

36 BORGING VAN KWALITEIT: WORDT IN DE LOOP VAN 2015 NADER UITGEWERKT Wmo administratie Organisatie dienstverlener Klantbeleving Telefonische enquête Kwaliteit geboden zorg en ondersteuning kwaliteitscontrole Kwaliteitscontroles worden in de loop van Q nader uitgewerkt. Eerste focus ligt op de basis op orde. De gemeente betrekt graag de zorgaanbieders bij het proces om te komen tot een passende invulling.

37 TOELICHTING ZORGINKOOP EN PDC

38 Retourinformatie rond producten en administratieve gegevens Verschillende groepen leveranciers: 1. Eerst gecontracteerden; hebben een Excel document gehad als invuloefening 2. Leveranciers die initieel niet gecontracteerd zijn maar wel cliënten uit Arnhem behandelen 3. (Boven) regionaal gecontracteerden Tweede en derde groep krijgen voor de Kerst ook het verzoek om informatie te leveren. (AGB codes, rekeningnummers, contactpersonen)

39 VERANTWOORDELIJKHEDEN ZORGAANBIEDERS

40 VERANTWOORDELIJKHEDEN ZORGAANBIEDERS 1. VECOZO Om per 1 januari 2015 gebruik te kunnen maken van de Zorgportaal op het beschikkings- en declaratiesysteem van de gemeente Arnhem voor de nieuwe WMO en Jeugdwet, is het nodig dat u één of meer Vecozo certificaten heeft. Zie hiertoe: 2. AGB-code Om met VECOZO te kunnen werken, heeft u allereerst een AGB-code nodig. Deze code is aan te vragen via Om vanaf 1 januari nieuwe indicaties te kunnen ontvangen van de gemeente dient u uiterlijk op 1 januari 2015 over een AGB-code te beschikken (als u die nog niet heeft). I.v.m. de benodigde doorlooptijd raden wij u aan dit per omgaande te doen. 3. Erkenning jeugdzorg / Wmo Heeft u al een AGB-code? Dan kunt u met uw bestaande AGB-code deelnemen aan de gegevensuitwisseling binnen de jeugdzorg. Hiervoor moet u een zogenoemde Erkenning aanbieder jeugdzorg en/of erkenning aanbieder Wmo toevoegen aan uw AGBcode. 4. Productcodes en verwijsindex Onder de productcategorieën kunnen gemeenten productcodes definiëren, als verbijzondering binnen een productcategorie. Gemeenten en aanbieders maken samen afspraken over de te hanteren productcodetabel. Met de Verwijsindex Productcodes kunnen gemeenten hun eigen codes beheren en deze beschikbaar stellen voor de keten. 5. CAK aanlevering Als zorgaanbieder bent u een belangrijke schakel in het proces van het berekenen en innen van de eigen bijdrage. U levert bij het CAK de zorggegevens aan op basis waarvan het CAK een correcte factuur naar de klant stuurt. 6. Gemeente/WMO kantoor schrijft geen specifiek systeem voor Zorgleveranciers hebben een softwarepakket nodig, dat geschikt is voor het ontvangen van indicatieberichten (301) en verzenden van productie (303) voor de Jeugdwet (ijw) en Wmo (iwmo). Uw softwareleverancier helpt u met de meest voorkomende vragen over het tijdig gereed zijn voor de nieuwe standaards. Indien u nog geen softwarepakket heeft, dan kunt u bij collega s of brancheverenigingen informeren naar een geschikt softwarepakket. N.B. Detail beschrijving wordt nog toegestuurd i.s.m. Gemeente Arnhem.

41 CONTACTGEGEVENS

42 CONTACTGEGEVENS: VRAGEN VAN ZORGAANBIEDERS Aanvraag Behandeling door Helpdesk WMO kantoor Externe communicatie Administratieve verwerking Vragen Klachten Mutaties Wijkteams CAK Aanvraag Behandeling door Klant Contact Centrum (KCC) gemeente Arnhem Externe communicatie Beschikking Vragen Klachten Mutaties Wijkteams WMO kantoor NB. Contactgegevens worden nog separaat bekendgemaakt i.s.m. gemeente Arnhem. U vindt deze ook op wmokantoor.nl

43 Vragen en afsluiting Blijft u vooral nog even napraten