Werkinstructie declareren prestatiefinanciering vanaf 2018

Transcriptie

1 Werkinstructie declareren prestatiefinanciering vanaf 2018 WMO i-standaarden Gemeente Nijkerk Versie

2 Inhoud 1. Inleiding Beschikken/toewijzen Toewijzing ontvangen (301) Retourbericht toewijzing (302) Declareren Declaraties indienen (303) Automatisch declareren via het VecozoSchakelPunt Retourbericht declaratie (304) Vertaaltabel retourcodes Opnieuw indienen van afgekeurde declaratieregels Gebruik start-/stopberichten (305/307) Het betalingsproces Inzicht in afhandeling declaraties Vragen... 5 Gemeente Nijkerk 1

3 1. Inleiding Deze instructie geeft in hoofdlijnen aan hoe het toewijzing- en declaratieproces voor WMOaanbieders bij de gemeente Nijkerk verloopt. Actuele informatie over het beschikkingen-/toewijzing- en declaratieverkeer kunt u vinden op de site van de gemeente Nijkerk Beschikken/toewijzen Als de gemeente op een aanvraag van een inwoner een positief besluit neemt om ondersteuning toe te wijzen, verstuurt zij via het berichtenverkeer (GemeentelijkGegevensKnooppunt / Vecozo SchakelPunt) een toewijzingsbericht (iwmo301) naar de aanbieder. Dit bericht voldoet aan de landelijke i-standaarden. Op basis van deze toewijzing kan de aanbieder de ondersteuning leveren en declareren Toewijzing ontvangen (301) U krijgt de toewijzing automatisch via het Vecozo SchakelPunt. Indien u over een eigen softwaresysteem beschikt welke toewijzingsberichten conform de landelijke i-standaarden kan ontvangen, kunt u deze direct via het Vecozo SchakelPunt verwerken. Indien u niet beschikt over een eigen softwaresysteem, is de VNG Berichtenapp een alternatief om via het Vecozo schakelpunt berichten uit te wisselen. De Berichtenapp VNG is beschikbaar via de webpagina of te downloaden als app: (enkel beschikbaar met Google Chrome of Mozilla Firefox). De handleiding is beschikbaar via In de Berichtenapp dient u zich te registreren en vervolgens in te loggen met uw Vecozo certificaat. Met vragen over deze app kunt u terecht bij of per naar berichtenapp@weave.nl 2.2. Retourbericht toewijzing (302) Als de toewijzing iwmo301 succesvol ontvangen is, verwacht de gemeente een retourbericht iwmo302. Succesvolle ontvangst houdt in dat het bericht technisch goed is aangekomen. Het houdt niet persé in dat de inhoud van het toewijzingsbericht voldoet om de toewijzing te kunnen verwerken. Er kan bijvoorbeeld een productcode in staan die afwijkt van de productcodes die in uw systeem is opgenomen. Indien u over een eigen softwaresysteem beschikt dat retourberichten conform de landelijke i- Standaarden kan aanmaken, kunt u het systeem geautomatiseerde retourberichten laten aanmaken. Deze retourberichten bevatten informatie of het bericht goed is verwerkt. Indien u niet beschikt over een eigen softwaresysteem, kunt u via de VNG Berichtenapp een retourbericht aanmaken. U moet dan zelf eerst vaststellen of u het toewijzingsbericht goed- of afkeurt. Bij het aanmaken van het retourbericht geeft u dan aan of het toewijzingsbericht goed- of afgekeurd is. Indien de gemeente géén retourbericht terug ontvangt, gaan wij ervan uit dat de toewijzing niet ontvangen is. De gemeente zal vervolgens proberen vast te stellen wat het probleem is en een nieuwe poging doen. Zo nodig wordt contact met u opgenomen om tot een goed toewijzingsbericht te komen. Gemeente Nijkerk 2

4 3. Declareren Declareren is de term die wordt gebruikt voor afhandeling/betaling van de declaratieregels. De gemeente Nijkerk handelt via dit proces uw declaraties af als ware het facturen. In het berichtenverkeer wordt er bij declaraties voor de WMO gebruik gemaakt van een iwmo303 declaratiebericht. Dit bericht moet aansluiten bij het toewijzingsbericht/beschikking, de iwmo Declaraties indienen (303) U kunt slechts op één wijze declareren: Automatisch via het Vecozo SchakelPunt Automatisch declareren via het VecozoSchakelPunt Indien u over een eigen softwaresysteem beschikt welke declaratie berichten conform de landelijke i- Standaarden aanmaakt, kunt u direct via het Vecozo SchakelPunt declareren. LET OP: de gemeente Nijkerk accepteert alleen declaratiebericht, 303 D, géén facturatie-berichten. Dit betekent dat een declaratie in uw applicatie via het geautomatiseerde berichtenverkeer belandt bij het declaratiesysteem van de gemeente Nijkerk. Andersom bereiken retourberichten van de gemeente Nijkerk u via dezelfde route. Indien u niet beschikt over een eigen softwaresysteem, is de VNG Berichtenapp een alternatief om via het Vecozo schakelpunt berichten uit te wisselen. De Berichtenapp VNG is beschikbaar via de webpagina of te downloaden als app: (enkel beschikbaar met Google Chrome of Mozilla Firefox). In de Berichtenapp dient u zich te registreren en vervolgens in te loggen met uw Vecozo certificaat. Met vragen over deze app kunt u terecht bij of per naar berichtenapp@weave.nl 3.3. Retourbericht declaratie (304) Is uw declaratiebericht succesvol verwerkt na aanlevering via het Vecozo SchakelPunt, dan ontvangt u automatisch een retourbericht, een iwmo304. Er wordt altijd een retourbericht gegenereerd op een ontvangen bericht. Indien u géén retourbericht terug ontvangt, kunt u ervan uit gaan dat de declaratie niet is ontvangen. U bent als aanbieder zelf verantwoordelijk voor juiste aanlevering van bestanden, de gemeente Nijkerk staat niet garant voor de volledige berichtenketen die volgt na het Vecozo SchakelPunt. De retourberichten die door de gemeente Nijkerk worden aangemaakt voldoen aan de landelijk vastgestelde i-standaarden voor automatisch berichtenverkeer. Het bestandsformat van een iwmo304 retourbericht is gelijk aan het door u geüploade 303 bericht Vertaaltabel retourcodes 304 De retourberichten die door de gemeente Nijkerk worden gegenereerd, voldoen aan de landelijke standaard, zodat deze ingelezen kunnen worden in software systemen van aanbieders. Tevens wordt er gebruik gemaakt van de retourcodes die door I-Standaarden zijn vastgesteld voor het berichtenverkeer iwmo. Zie voor deze volledige codelijsten de website van istandaarden, iwmo retourcodes: Gemeente Nijkerk 3

5 3.5. Opnieuw indienen van afgekeurde declaratieregels Afgekeurde declaratieregels moeten opnieuw worden ingediend. Aangezien gewerkt wordt met een declaratiebericht, iwmo303d, kunt u regels gewoon opnieuw indienen zonder rekening te houden met het feit dat u de regels eerder hebt ingediend. U hoeft dus geen creditregels in te dienen. Waar u wel rekening mee dient te houden is dat ieder declaratiebericht, dat 1 of meerdere declaratieregels kan bevatten, altijd een uniek nummer heeft. Dit betekent dat u dezelfde declaratie betreft de eerder afgekeurde declaratieregels. 4. Gebruik start-/stopberichten (305/307) De gemeente Nijkerk maakt voorlopig geen gebruik van start-/stopberichten. Wij stellen het wel op prijs om deze te ontvangen indien uw administratie/informatiesysteem dit mogelijk maakt. Als de gemeente Nijkerk start-/stopberichten als verplicht onderdeel van het declaratieverkeer gaat invoeren, wordt u daar tijdig van op de hoogte gebracht. 5. Het betalingsproces Met het betalingsproces doelen wij op de gehele werkwijze die start nadat een declaratie is ontvangen. Uw declaratie wordt direct automatisch gecontroleerd. Deze controle kan op declaratieregelniveau afkeur geven. Een declaratiebestand kan bestaan uit meerdere declaratieregels van verschillende cliënten. Door middel van een declaratiebericht declareert u per 4 weken de geleverde ondersteuning. Als u werkt met 1 declaratieregel per cliënt voor de gehele 4 weken, kunt u de daadwerkelijke uren declareren tot een maximum van viermaal het toegewezen aantal uren per week. Stel u hebt een toewijzing voor 2 uur per week en u hebt in vier weken geleverd: 1, 3, 2 en 2 uur. Als u dit in 1 declaratieregel declareert voor 8 uur per 4 weken, dan zal deze declaratie worden goedgekeurd. Declareert u dit in 4 declaratieregels, dan zal de declaratie worden afgekeurd omdat de week van 3 uur boven het toegewezen aantal uitkomt. Voorbeeld: Het is dus mogelijk dat binnen een declaratiebestand van 10 declaratieregels, maar 5 declaratieregels in eerste instantie worden goedgekeurd. Dit kan komen door verschillen in de toewijzing en de declaratie. In het retourbericht is een goedgekeurde declaratieregel te herkennen, wanneer deze enkel als toegekend bedrag wordt teruggekoppeld, zonder retourcode. Wordt het hele gedeclareerde bedrag van de declaratie als toegekend bedrag aan u teruggegeven in het retourbericht, dan is uw declaratiebestand foutloos. De 5 overige afgekeurde declaratieregels uit bovengenoemd voorbeeld, zullen met retourcodes worden teruggekoppeld via het retourbericht iwmo304. In dit voorbeeld zullen de 5 goedgekeurde declaratieregels vanaf het moment van goedkeuren binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen worden uitbetaald. Gemeente Nijkerk 4

6 De 5 afgekeurde declaratieregels zullen middels een gecorrigeerde declaratie opnieuw door u moeten worden ingediend. De afgekeurde declaratieregels in het voorbeeld worden niet uitbetaald. Er volgt enkel een betaling per goedgekeurde declaratieregel. LET OP: Iedere declaratie (met één of meerdere regels) dient een uniek declaratienummer te hebben, al is het een kleine wijziging aan het originele declaratienummer met bijvoorbeeld toevoeging of corr Een automatisch softwaresysteem genereert zelf altijd een uniek declaratienummer, let hier dus op wanneer u handmatig uw declaraties aanmaakt. 6. Inzicht in afhandeling declaraties Om u inzicht te geven in de stand van zaken met betrekking tot afgegeven toewijzingen en ontvangen declaraties, ontvangt u gedurende het declaratiejaar, van de gemeente Nijkerk, overzichten. In deze overzichten zijn opgenomen de aan u verstuurde toewijzingen, de daarop ontvangen declaraties en de verwerkte declaraties. 7. Vragen Voor vragen over de administratieve afhandeling van toewijzingen en declaraties, kunt u contact opnemen met onze backoffice sociaal domein. U kunt uw mail richten aan backoffice@nijkerk.eu, of bellen met de backoffice via telefoonnummer en vervolgens vragen naar mevrouw Radha Pahladsingh of de heer Ronald van den Berg. Voor vragen of de inhoud van de toewijzing verwijzen we naar de afspraken die daarover zijn gemaakt in uw contract en/of de overlegtafels. Gemeente Nijkerk 5