MEMO I-SOCIAAL DOMEIN

Transcriptie

1 MEMO I-SOCIAAL DOMEIN Titel: Beveiligd uitwisselen van ongestructureerde gegevens met het aanvullend bericht voor gemeenten en aanbieders Datum: Versie: 1.0 Def Inleiding Gemeenten en aanbieders wisselen soms ongestructureerde gegevens uit, die niet in de standaardberichten voor iwmo en ijw uitgewisseld kunnen worden. Het gevaar schuilt erin dat deze gegevens onbeveiligd worden uitgewisseld, waarmee de bescherming van de persoonlijke leefsfeer van cliënten in gevaar komt. Het gaat bijvoorbeeld om het uitwisselen van achtergrondinformatie en het stellen van vragen voorafgaand aan het opstellen van een zorgtoewijzing. Het programma i-sociaal Domein heeft in 2016 onderzocht wat de functionele en procesmatige behoeften zijn ten aanzien van beveiligde uitwisseling van dit soort ongestructureerde gegevens tussen gemeenten, aanbieders en eventueel andere partijen in het sociaal domein. Ook is gekeken naar welke bestaande voorzieningen op dit moment worden gebruikt om deze ongestructureerde gegevens beveiligd uit te wisselen. In het onderzoek zijn de belangrijkste gebruikssituaties gedefinieerd en vervolgens getoetst op onder andere rechtmatigheid en de noodzaak om een centrale voorziening aan te bieden. Uit het onderzoek werd duidelijk dat er sprake is van heel ongelijksoortige gebruikssituaties met elk eigen vereisten en juridische voorwaarden. De conclusie uit het onderzoek is dat het niet mogelijk is om één centrale voorziening te ontwerpen die alle gebruikssituaties afdekt en die tevens voldoet aan alle (domein-specifieke) juridische voorwaarden. Een gangbare voorziening voldoet niet aan de vereisten uit de belangrijkste wet- en regelgeving die van toepassing zijn op de gedefinieerde gebruikssituaties. De oplossing moet onder andere voldoen aan eisen met betrekking tot authenticatie, autorisatie, logging en bepaalde praktijkvoorbeelden voor informatiebeveiliging (NEN 7510). Het GGK (Gemeentelijk Gegevensknooppunt) van het Inlichtingenbureau en het schakelpunt van VECOZO voldoen wel aan bovenstaande eisen met hun oplossing voor het gestructureerde berichtenverkeer voor iwmo en ijw, maar wel binnen de scope van dat berichtenverkeer. Indra Henneman Versie november 2016

2 Aanvullend bericht Het programma i-sociaal Domein ontwikkelt in samenwerking met het Inlichtingenbureau, RINIS en VECOZO een voorziening binnen de landelijke infrastructuur van het GGk en het schakelpunt van VECOZO. Gebruikers van het gestructureerde berichtenverkeer iwmo en ijw kunnen elkaar rond het proces van toewijzing en facturering gericht bevragen en aanvullende informatie verstrekken. Dit kan met een aanvullend bericht. Dit nieuwe bericht lijkt op een en wordt op dezelfde manier gespecificeerd als de berichttypen van de berichtenstandaarden iwmo en ijw. Dit aanvullend bericht wordt verzonden van systeem naar systeem omwille van autorisatie, logging en archivering. Het aanvullend bericht krijgt een verplicht veld voor de geadresseerde, een veld om een referentienummer op te geven die aanduidt waar het aanvullende bericht op van toepassing is, een onderwerp-veld en een vrij tekstveld. Het is tevens mogelijk om een bijlage aan het bericht toe te voegen. De verzender dient een doelbinding bij het aanvullend bericht aan te geven. Deze doelbinding geeft de aanleiding aan voor de gegevensuitwisseling. De verzender dient te borgen dat de verstrekte gegevens conform vigerende wet- en regelgeving onder de geselecteerde doelbinding uitgewisseld mogen worden. De doelbindingen kunnen geselecteerd worden uit een standaard doelbindingenlijst die hiervoor binnen de ISD-keten beschikbaar komt. De verzender van het bericht geeft daarbij aan over welk soort berichttype binnen de iwmo of ijw het aanvullend bericht gaat, bijvoorbeeld dat het betrekking heeft op een Wmo-toewijzing of een Jw-declaratie. Zo willen we ervoor zorgen dat de gegevens en bijlagen in het bericht op de goede plek in de organisatie terecht komen, bij mensen die ook die gegevens mogen inzien. Medewerkers die declaraties afhandelen zijn niet altijd dezelfde mensen die met toewijzingen en behandelplannen aan de slag mogen. Gemeenten en aanbieders handelen soms toewijzingen in een ander systeem af dan declaraties. Zoals aangegeven, is er voor gekozen een actieve koppeling te maken met de gegevens waarover de vraag gaat voor de verdere dossiervorming via het opgeven van een referentienummer, bijvoorbeeld via het referentienummer van een bestaand bericht of een beschikkingsnummer. De gebruiker van het bericht kiest de referentie die van toepassing is. Hierdoor kunnen diverse situaties ondersteund worden die in de praktijk voorkomen, bijvoorbeeld wanneer een gemeente eerst wil overleggen met de zorgaanbieder over wat er in de toewijzing moet staan, voor ze een toewijzing sturen. Daarmee is er nog geen toewijzingsnummer, maar bijvoorbeeld al wel een beschikkingsnummer dat de basis kan zijn voor verdere dossiervorming. Gemeenten versturen het bericht via het GGk, zorgaanbieders maken gebruik van VECOZO. Met deze oplossing wordt de infrastructuur hergebruikt die de gemeente en aanbieder al kennen, met bekende foutafhandeling, servicelevels, helpdesk, handleidingen, evenals logging van gebruikershandelingen, wat van belang is vanuit juridische vereisten. Pagina 1

3 Hoe werkt het? Voor gemeenten Softwareleveranciers bouwen de functionaliteit in waarmee aanvullende berichten gegenereerd, verzonden, ontvangen en verwerkt kunnen worden in de bestaande applicatie die ook de iwmo en ijw berichten afhandelt. Een bevoegde medewerker van de gemeente stelt een aanvullend bericht op als hij een vraag heeft over bijvoorbeeld een ingediende declaratie. De medewerker selecteert de doelbinding: in het geval van een Wmo-declaratie de Wmo-declaratie-doelbinding. Vervolgens vult de medewerker het onderwerp van het aanvullend bericht in. In het daarvoor bedoelde opvolgende veld volgt meer informatie over het bericht of de gegevens waarnaar het verwijst, bijvoorbeeld via een referentienummer van een bericht of een beschikkingsnummer. De vraag inclusief meer achtergrondinformatie, zoals de BSN van de betreffende cliënt kan worden ingegeven in het tekstveld en daarna kan eventueel een of meerdere bestanden worden toegevoegd. De bijlage of bijlagen zijn maximaal 10MB groot. De medewerker van de gemeente uploadt het bericht in het webportaal van het GGK of maakt gebruik van de automatische verbinding tussen de applicatie van de gemeente en het GGk via webservices. Het bericht wordt verstuurd naar de betreffende zorgaanbieder via het schakelpunt van VECOZO. De AGB-code van de aanbieder, waarmee ook de declaratie is ingediend, wordt gebruikt als adres van de ontvangende partij. De gemeente routeert een aanvullend bericht afkomstig van een zorgaanbieder naar het juiste afhandelsysteem op basis van de opgegeven doelbinding. Voor zorgaanbieders Er zijn twee mogelijke routes voor de zorgaanbieder. Op basis van verdere consultatie onder alle belanghebbenden moet duidelijk worden welke route het meest geschikt is voor de langere termijn. Pagina 2

4 Route 1: Softwareleveranciers bouwen de functionaliteit in waarmee aanvullende berichten gegenereerd, verzonden, ontvangen en verwerkt kunnen worden in de bestaande applicatie die ook de iwmo en ijw berichten afhandelt. Een bevoegde medewerker van de zorgaanbieder stelt een aanvullend bericht op als hij een vraag heeft over bijvoorbeeld een toewijzing. De medewerker selecteert de doelbinding: in het geval van een Wmo-toewijzing de Wmo-toewijzing-doelbinding. Verder werkt de oplossing, zoals beschreven bij de gemeente. De medewerker van de zorgaanbieder uploadt het bericht in het webportaal van VECOZO of maakt gebruik van de automatische verbinding tussen de applicatie van de zorgaanbieder en het VSP. Het bericht wordt verstuurd naar de betreffende gemeente via het GGk. De gemeentecode, waarmee ook de toewijzing is verstuurd bijvoorbeeld, wordt gebruikt als adres van de ontvangende partij. Route 2: Zorgaanbieders ontvangen en versturen aanvullende berichten vanuit de Berichtenbox van Vecozo die is gekoppeld aan de AGB-code waarmee de instelling ook het overige berichtenverkeer met de gemeente afhandelt. De bevoegde medewerker van de zorgaanbieder stelt een aanvullend bericht op in de Berichtenbox over een bericht dat de gemeente verstuurd heeft. De medewerker selecteert de ontvangende gemeente en de doelbinding van het aanvullend bericht, bijvoorbeeld een Wmo-toewijzing. Ook hier kan een onderwerp en een referentie worden ingevoerd evenals een beschrijving en (1) attachment worden toegevoegd. Een aanvullend bericht door de gemeente aan de zorgaanbieder wordt door VECOZO in de Berichtenbox geplaatst. De medewerker van de zorgaanbieder kan het bericht via die functionaliteit inzien of via een koppeling op de berichtenbox in het eigen systeem ontvangen. De zorgaanbieder kan instellen dat medewerkers een notificatie voor ontvangen berichten krijgen. Om het bericht te archiveren in de eigen toepassing moet de softwareleverancier van de zorgaanbieder een koppeling realiseren met de berichtenbox via VSP. Meer informatie over de Berichtenbox is te vinden op de website van VECOZO. Pagina 3

5 Wat wordt niet ondersteund? Een aantal gebruikssituaties kan niet ondersteund worden met deze oplossing. De scope van de oplossing beperkt zich tot de gegevensuitwisseling rond de administratieve afhandeling. Gegevens die niet direct gerelateerd zijn aan een gestructureerd iwmo- of ijw-bericht kunnen niet via deze weg uitgewisseld worden, bijvoorbeeld het uitwisselen van cliëntenoverzichten tussen gemeenten en aanbieders. Ook het uitwisselen van gegevens met partijen die niet zijn aangesloten op de landelijke infrastructuur van GGk en VECOZO kan niet met deze oplossing. Het gaat dan om partijen zoals wijkteam, huisartsen of justitiële organisaties. Het uitwisselen van gegevens over inhoudelijke ondersteuning en behandelplannen tussen gemeenten onderling, gemeente met aanbieder en gemeente met andere partijen ondersteunt deze oplossing niet. Onderzoek wijst overigens uit dat het delen van deze gegevens met andere organisaties in de meeste gevallen onrechtmatig is. Beveiligde gegevensuitwisseling met cliënten en vrijwilligers of mantelzorgers is niet mogelijk, omdat deze niet zijn aangesloten op de landelijke infrastructuur voor de uitwisseling van iwmo- en ijw-berichten. Onderzoek toont aan dat hier veelal sprake is van personen die beroepshalve geen geheimhoudingsplicht en/ of andere privacy-waarborgen rondom het ambt kennen. Voor de gegevensuitwisseling met deze personen zijn diverse extra waarborgen nodig, die in de centrale voorziening ingebouwd zouden moeten worden. Dit wordt niet haalbaar geacht. Voor dit type gebruikssituaties kan eventueel gekeken worden naar beschikbare producten voor beveiligde communicatie met de burger, zoals MijnOverheid. Voor het beveiligd uitwisselen van gegevens met andere partijen verwijzen we naar bestaande oplossingen binnen het betreffende domein, die hier mogelijk aangepast moeten worden. Ook is verdere afstemming met betrokken partijen over eventuele toekomstige ondersteuning nodig, bijvoorbeeld met de Raad voor de Kinderbescherming voor uitwisseling in het jeugddomein met justitiële organisaties. Logius doet in opdracht van het RiVG onderzoek naar een landelijke aaneenschakeling van beveiligde mailvoorzieningen. Pagina 4

6 Wat mogen gemeenten en zorgaanbieders uitwisselen en wie mogen dat? Gegevens tussen gemeenten en zorgaanbieders mogen alleen worden uitgewisseld als de informatie noodzakelijk is voor het uitvoeren van specifieke, in de wet omschreven taken. De iwmo- en ijw-informatiestromen zijn gericht op zorg-administratieve taken. Daarvoor is het verstrekken van uitgebreide zorginhoudelijke gegevens in de meeste gevallen niet noodzakelijk. Zouden die gegevens wel verstrekt worden, dan kan sprake zijn van een onrechtmatige situatie. Wanneer de informatie noodzakelijk wordt geacht voor de toegang of de start van de zorg (en het argument voor noodzakelijkheid houdt juridisch stand in een potentieel geschil), mag die worden uitgewisseld. Het grootschalig uitwisselen van patiëntendossiers hoort hier niet bij en is niet rechtmatig. Bij gebruik van het aanvullend bericht ligt de afweging welke gegevens worden verstrekt bij de gemeente en de zorgaanbieder zelf. Het aanvullend bericht is bedoeld als aanvulling op gegevens die via het gestructureerde berichtenverkeer iwmo en ijw worden uitgewisseld. Met het gestructureerde berichtenverkeer bedoelen we de (verzoeken om) toewijzingen en facturen e.a. berichten uit de istandaarden. Het is daarmee niet bedoeld om gegevens uit te wisselen die tevens via deze berichten verstuurd kunnen worden. Immers, via gestructureerde berichten, kunnen gegevens gemakkelijk ingelezen en gecontroleerd worden door de systemen bij gemeenten en aanbieders. Dat is met dit aanvullende bericht niet het geval en vooral bedoeld om handmatig te behandelen door de betrokken medewerkers, en daarmee dus aanvullend. De aanvullende berichten zullen worden opgesteld en verwerkt in applicaties bij gemeenten en aanbieders. Het ontwerp voorziet erin dat de berichten in dezelfde systemen en in dezelfde processen kunnen worden verwerkt als de reguliere iwmo- en ijw-berichten. De toegang van medewerkers kan op dezelfde manier worden vormgegeven. De primaire doelgroep is in de praktijk daarmee beperkt tot medewerkers met een zorg-administratieve taak, de gebruikers van deze applicaties. Pagina 5