GEBRUIKERSHANDLEIDING KNOOPPUNTDIENSTEN

Transcriptie

1 GEBRUIKERSHANDLEIDING KNOOPPUNTDIENSTEN GEBRUIKERSBEHEER Versie 1.0 Datum December 2014 Auteur Communicatie Inlichtingenbureau

2 Inleiding... 3 Knooppuntdiensten en het portaal van het Inlichtingenbureau... 3 Knooppuntdiensten... 3 Veilig en zorgvuldig gebruik... 4 Berichtenverkeer... 4 Inloggen als gebruikersbeheerder... 5 Nog geen gebruikersbeheerder?... 5 Inloggen op het portaal... 5 Eerste keer inloggen als gebruikersbeheerder De rol Gebruikersbeheerder Rollen aan gebruikers toekennen Verschillende rollen Gebruiker Productbeheerder Contact Helpfunctie

3 Inleiding Deze handleiding beschrijft de handelingen en functies voor de gebruikersbeheerder. Knooppuntdiensten en het portaal van het Inlichtingenbureau Op het informatiesysteem van het Inlichtingenbureau kunnen gemeenten vanaf 1 januari 2015 geautomatiseerd berichten uitwisselen met zorgaanbieders (via het gegevensknooppunt voor zorgaanbieders: VECOZO) en gebruik maken van een inzagefunctionaliteit voor WLZ en Woonplaatsbeginsel. Deze knooppuntdiensten stellen gemeenten in staat om gegevens op te vragen die nodig zijn voor het uitvoeren van de Wmo en de Jeugdwet en daarnaast om gegevens uit te wisselen met aanbieders van jeugdzorg en aanbieders van zorg en ondersteuning voor de Wmo. Knooppuntdiensten Via het portaal van het Inlichtingenbureau kunt u per 1 januari 2015 onderstaande berichten uitwisselen: Aanleveren Jeugdzorg-berichten 1. Bericht voor toewijzingsgegevens Jeugdzorg: Toewijzing (JW 301) 2. Bericht voor retourinformatie aanlevering van declaratiegegevens Jeugdzorg aan de gemeente: Declaratie-Retour (JW 304) 3. Declaratie Jeugd-met DBC/Basis-GGZ Retour (JW 322) Ophalen Jeugdzorg-berichten 1. Bericht voor retourinformatie toewijzingsgegevens Jeugdzorg: Toewijzing-Retour (JW 302) 2. Bericht voor aanlevering van declaratiegegevens Jeugdzorg aan de gemeente: Declaratie Jeugd (JW 303) 3. Declaratie Jeugd met DBC/Basis-GGZ (JW 321) Aanleveren Wmo-berichten 1. Bericht voor toewijzingsgegevens Wmo-ondersteuning: Wmo-toewijzing (WMO 301) 2. Bericht voor retourinformatie aanlevering van declaratiegegevens Wmo-ondersteuning aan de gemeente: Wmo-Declaratie-Retour (WMO 304) Ophalen Wmo-berichten 1. Bericht voor retourinformatie toewijzingsgegeven Wmo-ondersteuning: Wmo-Toewijzing- Retour (WMO 302) 2. Bericht voor aanlevering van declaratiegegevens Wmo-ondersteuning aan de gemeente: Wmo-Declaratie (WMO 303) Opvragen Wlz-Indicatie Opvragen Woonplaatsbeginsel Om gebruik te maken van bovenstaande diensten moet een gemeente zich eerst aanmelden bij het Inlichtingenbureau. Daarnaast moet een gemeente ook een gebruikersbeheerder aanmelden. U kunt uw gemeente en de gebruikersbeheerder aanmelden door de daarvoor geschikte formulieren in te 3

4 vullen en te retourneren aan het Inlichtingenbureau. De formulieren zijn te downloaden onder het kopje Downloads op de website van het Inlichtingenbureau. De diensten zijn in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) ontwikkeld. Veilig en zorgvuldig gebruik Veilig, zorgvuldig en efficiënt omgaan met de gegevens van burgers is belangrijk. Dat geldt voor de partijen die betrokken zijn bij de totstandkoming van het knooppunt en voor de partijen die ervan gebruik gaan maken. Om dat te waarborgen moeten er een aantal documenten worden ondertekend om afspraken te maken met de partijen waarmee een gemeente gegevens uitwisselt. Als deze documenten niet ondertekend zijn geretourneerd aan het Inlichtingenbureau kan er geen gebruik worden gemaakt van het portaal: 1. Aansluitings- en bewerkersovereenkomst Gemeente met het Inlichtingenbureau; 2. Bewerkersovereenkomst Gemeente met VECOZO; 3. Autorisatieaanvraagformulier voor het Woonplaatsbeginsel. Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens wordt de gemeente gezien als de 'verantwoordelijke' voor het uitwisselen van de gegevens met (zorg)aanbieders via het Inlichtingenbureau en VECOZO bij het uitvoeren van de Wmo en de Jeugdwet. Het Inlichtingenbureau en VECOZO zijn beide aan te merken als 'bewerker' voor een gemeente. Berichtenverkeer Zodra een gemeente gebruik maakt van de knooppuntdiensten verloopt het berichtenverkeer in het kader van de iwmo- en de ijw-standaard via het Inlichtingenbureau en VECOZO (een gegevensknooppunt voor zorgaanbieders). Het opvragen van WLZ-indicatie-informatie verloopt via het Inlichtingenbureau naar het CIZ (Centrum Indicatiestelling Zorg). Voor het opvragen van de benodigde informatie voor de dienst Woonplaatsbeginsel wordt de GBA-V geraadpleegd. 4

5 Inloggen als gebruikersbeheerder Als u voor de eerste keer gebruik gaat maken van het portaal voor de knooppuntdiensten dan moet als eerste de gebruikersbeheerder van uw gemeente inloggen op het portaal van het Inlichtingenbureau via: Alleen dan kan uw gemeente gebruik maken van de knooppuntdiensten. U kunt alleen inloggen als u een eherkenningmiddel met minimaal betrouwbaarheidsniveau 3 hebt. Logt u voor het eerst in als gebruikersbeheerder op het portaal? Dan hoeft u alleen de stappen tot en met het invoeren van de SMS-code te volgen. Nog geen gebruikersbeheerder? Als u zich nog niet heeft aangemeld als gebruikersbeheerder van uw gemeente of als uw gemeente nog geen gebruikersbeheerder heeft toegewezen dan kunt u geen gebruik maken van het portaal en de knooppuntdiensten. Meld de gebruikersbeheerder aan via het formulier Aanmelden gebruikersbeheerder, deze kunt u downloaden op onder het kopje Downloads. Nadat u bent aangemeld als gebruikersbeheerder kunt u doorgaan met onderstaande stappen. Inloggen op het portaal Via onderstaande stappen kunt u inloggen op het portaal: 1.Klik op Inloggen op de homepage (links bovenin het scherm). Zie figuur 1. Figuur 1 Inlogknop Let op! Als een gebruiker 20 minuten niet actief is geweest wordt deze automatisch uitgelogd. 5

6 2. Vervolgens krijgt u een pagina te zien met twee oranje blokken. U kiest voor het blok: Informatievoorziening Knooppuntdiensten. Zie figuur 2. Figuur 2 Inlogscherm 3. Het scherm toont nu een pagina waarop u de eherkenningmakelaar van uw gemeente moet selecteren. Klik vervolgens op Ga verder. Zie figuur 3. Figuur 3 Keuze Eherkenningmakelaar 6

7 4. Op het volgende scherm geeft u aan met welk eherkenningmiddel u wilt inloggen. Voor het portaal is dat niveau EH3. Zie figuur 4. In deze handleiding gebruiken we het voorbeeld van de eherkenningmakelaar CreAim. De schermen van andere makelaars kunnen verschillen met onderstaande schermen. De werking is echter wel hetzelfde. Figuur 4 Keuze eherkenningmiddel 7

8 5.Vul op de pagina uw gebruikersnaam ( adres) en Pincode (ontvangen op het opgegeven mobiele nummer) in. U ontvangt alle sms jes van de eherkenningmakelaar op de mobiele telefoon waarvan het nummer is opgegeven bij de aanvraag van eherkenning. Zie figuur 5. Figuur 5 Gebruikersnaam en Pincode 8

9 6.. U krijgt binnen enkele seconden een sms op het telefoonnummer wat bekend is bij de eherkenningmakelaar. Voer de code uit de sms in op de pagina. Klik op Volgende om verder te gaan. Zie figuur 6. Figuur 6 SMS code invoeren 9

10 Als u niet voor de eerste keer inlogt dan bent u na stap 6 aangemeld met eherkenning en u keert terug in de applicatie Informatievoorziening Knooppuntdiensten. Als u voor de eerste keer inlogt ga dan verder naar stap 7. Eerste keer inloggen als gebruikersbeheerder Als u voor de eerste keer inlogt op het portaal dan volgt u bovenstaande stappen en vervolgens de volgende stappen. 7. Omdat u voor de eerste keer inlogt op het portaal krijgt u na het invoeren van de sms-code een scherm met Persoonlijke Instellingen te zien. Wij vragen u om uw persoonlijke gegevens hier in te vullen. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de juiste rechten te koppelen aan uw account. Klik vervolgens op Opslaan. Zie figuur 6. Figuur 7 Persoonlijke instellingen 10

11 8. Nadat u op opslaan heeft geklikt wordt een scherm getoond waarop u een verificatiecode moet invoeren. Deze code krijgt u van de Servicedesk van het Inlichtingenbureau. Neem contact op met de Servicedesk via: of via [email protected] Zie figuur 7. Dit is een eenmalige actie. Bij de volgende keer inloggen wordt dit scherm niet meer getoond. Figuur 8 Verificatiescherm 9. Voer de code in en klik op verifieer. Sluit vervolgens uw browser af en log opnieuw in zoals hierboven beschreven tot en met het invoeren van de SMS-code. U hebt nu toegang tot het portaal om gebruikers te beheren en om gebruik te maken van de knooppuntdiensten. Let op! Gebruikers van het portaal kunnen alleen toegang krijgen tot de knooppuntdiensten als de gebruikersbeheerder deze gebruikers de juiste rechten heeft toegekend. 11

12 De rol Gebruikersbeheerder Als gebruikersbeheerder van één of meerdere producten kunt u rechten toekennen aan de gebruikers van het portaal binnen uw organisaties. Gebruikers bij uw gemeente melden zich eerst zelf aan bij het portaal door in te loggen met hun eherkenningmiddel. Automatisch wordt dan de gebruiker aangemaakt bij uw gemeente. Figuur 9 Dashboard Gebruikersbeheer Rollen aan gebruikers toekennen Zodra een nieuwe gebruiker zich voor de eerste keer aanmeldt op het portaal, verschijnt die gebruiker in de lijst van gebruikers op het tabblad Gebruikersbeheer op het dashboard. Zie figuur 9. Volg de volgende stappen om de gebruiker de juiste rechten te geven. 1. Selecteer de gebruiker om de persoonsgegevens van de gebruiker te verifiëren en de gebruiker rollen toe te kennen voor de producten waar hij toegang voor moet krijgen. Daar ziet u ook de verificatiecode staan die de gebruiker nodig heeft om zijn registratie af te ronden. De verificatiecode geeft u telefonisch of per aan de gebruiker. Zie figuur

13 Figuur 10 Verificatiecode bij gebruiker 13

14 2. Sla de wijzigingen op. Na het opslaan verdwijnt de gebruiker van het tabblad Gebruikersbeheer op het Dashboard. U kunt de rollen van gebruikers altijd weer aanpassen via de optie Gebruikersbeheer in het rechter menu. Op die pagina kunt u zoeken op naam Zie figuur 11. Figuur 11 Gebruiker zoeken op naam Verschillende rollen Er zijn twee soorten rollen die u kunt toekennen aan de gebruikers: 1. Gebruiker De rol Gebruiker kan bestanden uploaden en downloaden voor de producten iwmo en/of ijw. Voor de producten Wlz-Registertoets en Woonplaatsbeginsel geldt dat de rol Gebruiker kan raadplegen. 2. Productbeheerder De rol Productbeheerder stelt voor de producten iwmo en/of ijw en Wlz-Registertoets (webservice)instellingen in op het daarvoor bestemde tabblad. De productbeheerder kan geen raadplegingen doen voor Wlz en bestanden uploaden en downloaden. 14

15 Contact Voor vragen over onze dienstverlening in het kader van de knooppuntdiensten kunt u terecht bij de Servicedesk van het Inlichtingenbureau via of via servicedesk(at)inlichtingenbureau.nl Helpfunctie Naast deze handleiding kunt u in het webportaal altijd de helpfunctie raadplegen. Met deze helpfunctie ondersteunen wij onze gebruikers bij het aanleveren en ophalen van bestanden, maar ook bij het wijzigen van product- en/of gebruikersinstellingen. Hoe werkt het? Nadat u bent ingelogd kunt u op ieder gewenst moment op de helpknop klikken om het helppaneel te raadplegen. Het helppaneel biedt u contextgevoelige helponderwerpen afhankelijk van waar u zich in het portaal bevindt. Een voorbeeld Een gebruiker zit op het aanlevertabblad van product x en gaat een bestand aanleveren. De helpfunctie geeft op die plek ondersteunende informatie over het aanleveren van bestanden, bijvoorbeeld welk bestandformaat het bestand moet hebben of uitleg over de interpretatie van het verwerkingsverslag. Op deze manier proberen we op iedere plek in onze nieuwe informatiesysteem de beste en meest relevante ondersteuning te bieden om zo werken met het Inlichtingenbureau gemakkelijker te maken. 15