Handleiding Zorgaanbieder module

Transcriptie

1 Handleiding Zorgaanbieder module De oplossing voor het berichtenverkeer in de Jeugd wet. Eenvoudig en simpel voor iedere zorgaanbieder Versie: 1.3 Auteur: Zorgverkeer B.V. Datum: Februari 2017

2 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE... 2 INLEIDING... 3 HOOFDSTUK 1: INLOGGEN... 4 HOOFDSTUK 2: HOOFDPAGINA... 5 HOOFDSTUK 3: INVOEREN VERZOEK OM TOEWIJZING... 6 HOOFDSTUK 4: ONTVANGEN TOEWIJZING... 7 HOOFDSTUK 5: INVOEREN START ZORG... 8 HOOFDSTUK 6: INVOEREN STOP ZORG... 9 HOOFDSTUK 7: INVOEREN VERANTWOORDING HOOFDSTUK 8: FACTUREN HOOFDSTUK 9: OVERZICHTEN HOOFDSTUK 10: BERICHTENVERKEER

3 Inleiding Deze handleiding is onderdeel van de module van zorgverkeer B.V. voor de zorgaanbieder. Het beschrijft op een eenvoudige wijze hoe om te gaan met de module en welke functionaliteiten de module ondersteunt. 3

4 Hoofdstuk 1: Inloggen Het gebruik van de zorgaanbieder module start met het inloggen op de applicatie. U heeft van de beheerders van Zorgverkeer B.V. een username ( adres) en wachtwoord ontvangen. Deze kunt u invoeren in het volgende scherm. Navigatie: Omdat bij het gebruik van de zorgaanbieder module gebruik wordt gemaakt van 2weg authenticatie, ontvangt u een mail met een code, die u in het volgende scherm moet invoeren. Indien username/wachtwoord en token juist zijn, bent u ingelogd in de zorgaanbieder module. 4

5 Hoofdstuk 2: Hoofdpagina Na het inloggen in de zorgaanbieder module komt u op de hoofdpagina. Hier ziet u in één oogopslag alle cliënten. De voor u zichtbare tabbladen kunnen afwijken van onderstaand overzicht. Dit is namelijk gebaseerd op uw autorisatie. Het proces van het berichtenverkeer voor de zorgaanbieder start bij het aanmaken van een cliënt. Alleen indien de cliënt al bij u bekend is, kunt u deze stap overslaan. Alle gegevens zijn tijdelijke gegevens. Indien u van de gemeente een Toewijzing ontvangt, zullen de gegevens van de cliënt (behalve de roepnaam) worden bijgewerkt, aangezien de gemeente een koppeling met het GBA heeft. Navigatie: Cliënten -> Cliënt aanmaken Gegevens: Voor het aanmaken van een nieuwe cliënt moet u de volgende gegevens vullen: Aanmaken nieuwe Cliënt Gemeente Geef hier de naam van de gemeente van de cliënt op. Burgerservicenummer Voer hier een uniek BSN nummer in. Voorletters De voorletters van de cliënt Roepnaam De roepnaam van de cliënt Tussenvoegsel De tussenvoegsel van de cliënt Achternaam De achternaam van de cliënt. Geslacht Het geslacht van de cliënt Geboortedatum De geboortedatum van de cliënt. Gezagsdrager bekend Geef aan of de gezagsdrager bekend is. 5

6 Hoofdstuk 3: Invoeren Verzoek om Toewijzing Nadat de cliënt is ingevoerd, zult u een verzoek om toewijzing moeten indien. Hiermee vraagt u de gemeente toestemming om de declaratie van de behandeling bij de betreffende gemeente in te dienen. U zoekt eerst de betreffende cliënt op, waarna u de reeds ingediende verzoek om toewijzingen ziet. Hierna kunt u een nieuwe Verzoek om Toewijzing invoeren. Navigatie: Cliënten -> Verzoek om toewijzing -> Verzoek om Toewijzing aanmaken Na het kiezen voor Verzenden, wordt het bericht naar de gemeente gestuurd. Elke avond zal bij VeCoZo worden gecontroleerd of er een retourbericht is ontvangen. Indien dit het geval is, zal deze worden gekoppeld aan het oorspronkelijke bericht. Gegevens: Voor het aanmaken van een nieuwe verzoek om toewijzing moet u de volgende gegevens vullen: Aanmaken nieuwe Verzoek om Toewijzing Soort verwijzer Geef de juiste soort verwijzer aan Verwijzer Voer de naam van de verwijzer in Gemeente Geef de gemeente waarvoor u de verzoek om toewijzing aanvraagt Productcategorie De productcategorie waarvoor u een verzoek indient Product Het product waarvoor u een verzoek indient Begindatum De begindatum van de Verzoek om Toewijzing Einddatum De einddatum van de Verzoek om Toewijzing Volume Het volume van de Verzoek om Toewijzing Eenheid De eenheid van de Verzoek om Toewijzing Frequentie De frequentie van de Verzoek om Toewijzing. 6

7 Hoofdstuk 4: Ontvangen Toewijzing Indien de gemeente akkoord is met het Woonplaatsbeginsel van de Verzoek om Toewijzing, zal de gemeente een Toewijzing versturen. Deze Toewijzing ontvangt u automatisch van de gemeente via VeCoZo. U ontvangt hiervan een mail en deze kunt u daarna zien in het overzicht. Na ontvangst zal automatisch een retourbericht voor de gemeente worden aangemaakt en verzonden. Navigatie: Cliënten -> Naar toewijzing Dit overzicht is een weergave van alle toewijzingen die u vanuit de gemeente heeft ontvangen. Hiermee heeft u inzichtelijk welke zorg u mag leveren voor de betreffende cliënt. 7

8 Hoofdstuk 5: Invoeren start zorg Nadat door de gemeente een toewijzing is verstrekt, kunt u de zorg starten middels een start bericht. Per toewijzing kunt u starten op stoppen. Nadat u een toewijzing bent gestart, kunt u alleen nog kiezen voor stop. Navigatie: Cliënten -> Naar toewijzing - > Start Zorg Gegevens: Voor het versturen van een start zorg moet u de volgende gegevens vullen: Aanmaken start zorg Datum Datum waarop de zorg is gestart Product Het product wat is gestart Eenheid De eenheid waarin het gestarte product wordt geregistreerd. Volume Het aantal eenheden wat is gestart. 8

9 Hoofdstuk 6: Invoeren stop zorg Nadat een toewijzing is gestart, kunt u de zorg stoppen middels een stop bericht. Per toewijzing kunt u starten op stoppen. Nadat u een toewijzing bent gestart, kunt u alleen nog kiezen voor stop. Navigatie: Cliënten -> Naar toewijzing - > Stop Zorg Gegevens: Voor het versturen van een start zorg moet u de volgende gegevens vullen: Aanmaken stop zorg Datum Datum waarop de zorg is gestopt Reden beëindiging zorg Reden waarom de zorg is beëindigd. 9

10 Hoofdstuk 7: Invoeren verantwoording Het kunnen declareren van de geleverde zorg is voor u heel eenvoudig gemaakt. Per toewijzing kunt u verantwoordingen invoeren, door per dag een product en een aantal in te voeren. Hiermee blijft uw administratie up to date. Indien u gaat declareren, worden alle verantwoordingen samengevoegd tot één factuur. Navigatie: Cliënten -> Naar toewijzing - > Verantwoordingen 10

11 -> Verantwoording aanmaken Gegevens: Voor het aanmaken van een nieuwe verantwoording moet u de volgende gegevens vullen: Aanmaken nieuwe Verantwoording Datum Datum waarop de zorg is geleverd Product Het product wat is geleverd Volume Eenheid Het aantal eenheden wat is geleverd. De eenheid waarin de verantwoording wordt geregistreerd. 11

12 Hoofdstuk 8: Facturen Om de uiteindelijke ingevoerde verantwoordingen bij de gemeente te krijgen is het van belang om bv eens per maand te declareren. Middels de optie Factureren, zullen alle ingevoerde verantwoordingen van de afgelopen periode worden samengevoegd tot een factuur. (bv op 1 april 2016 kan de factuur over de periode maart 2016 gemaakt worden). Deze facturen worden automatisch via VeCoZo verzonden naar de gemeente. Navigatie: Facturen -> Factuur regels Indien u het geld van de betreffende factuur heeft ontvangen, kunt u achter de factuur kiezen voor de optie betaald, waarmee u aangeeft dat uw factuur is betaald. Uiteindelijk heeft u dan inzichtelijk welke facturen nog open staan. 12

13 Hoofdstuk 9: Overzichten Het belangrijkste van de zorgaanbieder module is het ontzorgen bij het berichtenverkeer tussen zorgaanbieder en gemeente. Belangrijk daarbij is ook dat er overzichten/lijsten gemaakt kunnen worden. Denk hierbij aan een overzicht van alle cliënten, verzoek om toewijzingen, toewijzingen, verantwoordingen, facturen, factuurregels, maar zeker ook een overzicht van berichten zonder retourbericht. Dit laatste is een belangrijk overzicht aangezien het in het berichtenverkeer zo is geregeld, dat je als verzender van een bericht verantwoordelijk bent voor het monitoren van de ontvangst van een retour bericht. Hierbij een voorbeeld van het cliënten overzicht: In al deze overzichten kan eenvoudig worden gezocht middels de zoek optie, maar ook kunnen deze overzichten eenvoudig worden gedownload naar Excel of PDF. 13

14 Hoofdstuk 10: Berichtenverkeer Dit hoofdstuk is een beschrijving van het berichten verkeer. Hiermee wordt uitgelegd wat er op de achtergrond gebeurd met alle informatie. Ook is het voor u hiermee inzichtelijk hoe het proces verloopt. Om te beginnen zal het proces rondom het berichtenverkeer uiteen gezet worden. Verzoek om toewijzing (315) Nadat u alle gegevens van de cliënt en de Verzoek om Toewijzing heeft ingevoerd, hoeft u alleen op Formulier insturen te klikken om automatisch een bericht via VeCoZo naar de gemeente te sturen. Verzoek om toewijzing Retour (316) De zorgaanbieder module is aangesloten op VeCoZo. Regelmatig (1 maal per dag) zal de module controleren of er nog nieuwe berichten voor u zijn gemeld op VeCoZo. Indien er een Verzoek om toewijzing Retour is ontvangen, wordt deze gekoppeld aan het originele Verzoek om Toewijzing. U heeft bij de Verzoek om Toewijzingen direct inzichtelijk dat de communicatie met gemeente goed is verlopen. Toewijzing (301) Indien de zorgaanbieder module een Toewijzing van de gemeente ontvangt, zal deze automatisch worden ingelezen. Vervolgens wordt er een mail naar u verzonden, zodat u op de hoogte bent van de toewijzing. Toewijzing Retour (302) Nadat een Toewijzing vanuit de gemeente is gevalideerd en ingelezen, wordt automatische een Toewijzing Retour verzonden. Hier hoeft u niets voor te doen. 14

15 Start zorg (305) De start van een toewijzing kan gestuurd worden met een startbericht. Door te kiezen voor start zorg, kan een startdatum, product, volume en eenheid worden doorgestuurd. Start zorg Retour (306) Nadat de gemeente de start zorg heeft ontvangen, wordt een ontvangstbevestiging gestuurd middels de 306. Stop zorg (307) De Stop van een toewijzing kan gestuurd worden met een stopbericht. Door te kiezen voor stop zorg, kan een stopdatum en reden worden doorgestuurd. Stop zorg Retour (308) Nadat de gemeente de stop zorg heeft ontvangen, wordt een ontvangstbevestiging gestuurd middels de 308. Declaratie/Factuur zorg (303) Nadat een zorgaanbieder behandelingen heeft uitgevoerd bij cliënten mag er worden gedeclareerd. Het bericht Declaratie/Factuur Jeugdhulp zorgt dat de juiste informatie naar de Gemeente wordt gestuurd. Declaratie/Factuur zorg Retour (304) De zorgaanbieder module is aangesloten op VeCoZo. Regelmatig (1 maal per dag) zal de module controleren of er nog nieuwe berichten voor u zijn gemeld op VeCoZo. Indien er een Declaratie/Factuur Jeugdhulp Retour is ontvangen, wordt deze gekoppeld aan het originele Declaratie/Factuur Jeugdhulp. U heeft bij de Declaratie/Factuur direct inzichtelijk dat de communicatie met gemeente goed is verlopen. 15