Handleiding digitale zorgaanvraag/ herindicatie en meldingen zorg door zorgaanbieders

Transcriptie

1 GEMEENTE TILBURG Handleiding digitale zorgaanvraag/ herindicatie en meldingen zorg door zorgaanbieders Madeleine Mahieu Betrokkenen: Peter de Punder (Gemeente Projectleider) Erwin Rossou (Gemeente Tilburg, Controller) Lloyd Grampon (Teammanager Maatschappelijke Ondersteuning (Jeugd)) Frans Vink (adviseur digitale dienstverlening). Astrid van de Weerd (mediaregisseur) Harriette Scheepers (Gemeente Projectleider Toegang Jeugd)

2 Inhoud 1. Digitale zorgaanvraag Opstarten aanvraagformulier Algemeen deel NAW Aanvraag formulier vullen en bijlagen uploaden Controleren gegevens en bevestiging verklaring Bevestiging verzonden bericht Digitale meldingen zorg Opstarten meldingsformulier Algemeen deel NAW en bestand uploaden Bestand uploaden Controleren gegevens en bevestiging verklaring Bevestiging verzonden bericht... 9 Bijlage 1: Voorbeeld aanlever format meldingen zorg Digitale zorgaanvraag/ herindicatie Gemeente Tilburg

3 1. Digitale zorgaanvraag/ herindicatie Overeenkomstig de gemaakte afspraken, worden door de zorgaanbieders de herindicaties WMO digitaal ingediend via de beschikbaar gestelde link Opstarten aanvraagformulier De medewerker start het formulier op via beveiligde verbinding. Identificatie vindt plaats via E- herkenning. Indien men niet over E-herkenning beschikt, vindt identificatie plaats op basis van het KvK-nummer van de zorgaanbieder. Na aanmelding wordt het formulier getoond en dienen de getoonde velden te worden ingevuld. Let op! Vanaf is het gebruik van eherkenning 2+ verplicht. Inloggen met eherkenning niveau 1 of KvK is dan niet meer mogelijk. 2 Digitale zorgaanvraag/ herindicatie Gemeente Tilburg

4 1.2 Algemeen deel NAW In het eerste deel van het formulier worden de algemene gegevens van de zorgaanbieder en de gegevens van de contactpersoon ingevuld/getoond. 3 Digitale zorgaanvraag/ herindicatie Gemeente Tilburg

5 1.3 Aanvraag formulier vullen en bijlagen uploaden Na het invullen van het algemeen deel moeten een aantal basisgegevens van de cliënt worden ingevoerd. 4 Digitale zorgaanvraag/ herindicatie Gemeente Tilburg

6 Daarna wordt de gevraagde voorziening (of voorzieningen) toegevoegd. Welke vervolgschermen verschijnen, ligt aan de soort voorziening die wordt aangevraagd. Voor de structuur is het productenboek Wmo als basis gebruikt. 5 Digitale zorgaanvraag/ herindicatie Gemeente Tilburg

7 Per voorziening krijgt u vragen over de indicatie. Wat voor vragen ligt aan het soort voorziening. In dit document tonen we niet alle schermen. Per aanvraag wordt gevraagd naar het doel / perspectief. 6 Digitale zorgaanvraag/ herindicatie Gemeente Tilburg

8 Aan het einde van het formulier kunt u de bijlagen toevoegen. De meldingsbevestiging en het plan van aanpak moeten altijd worden toegevoegd. De pgb gerelateerde documenten, alleen indien van toepassing. 7 Digitale zorgaanvraag/ herindicatie Gemeente Tilburg

9 1.4 Controleren gegevens en bevestiging verklaring De medewerker controleert de gegevens en bevestigt de verklaring. Hierna verstuurt de medewerker het formulier. Nadat onderaan de samenvattingspagina de verklaring is aangeklikt, verschijnt de knop verder en kan de aanvraag worden afgerond. 1.5 Bevestiging verzonden bericht De medewerker ontvangt een bevestiging dat het formulier is verzonden en heeft de mogelijkheid om de gegevens van het formulier in te zien door het (pdf) bestand te downloaden. Dit bestand kan de medewerker opslaan of printen voor de eigen administratie. Let op: na definitieve verzending krijgt de medewerker deze pdf niet meer retour. 8 Digitale zorgaanvraag/ herindicatie Gemeente Tilburg

10 Vanaf de bevestigingspagina kunt u de aanvraag downloaden voor uw eigen administratie. De bijlagen die u hebt meegestuurd verschijnen niet op deze pagina, maar worden wel bezorgd bij de gemeente. U ontvangt een ter bevestiging. 9 Digitale zorgaanvraag/ herindicatie Gemeente Tilburg

11 2. Digitale meldingen zorg Overeenkomstig de gemaakte afspraken worden door de zorgaanbieders de meldingen zorg, te weten start zorg berichten en mutaties, digitaal ingediend via de beschikbaar gestelde link. De zorgaanbieder moet het moment waarop de zorg daadwerkelijk start aan de gemeenten doorgeven. In de loop van 2015 wordt dit mogelijk via iwmo. In de tussenliggende tijd meldt de zorgaanbieder de zorgberichten digitaal. In geval van mutaties kan het gaan om bijvoorbeeld einde zorg als gevolg van verhuizing van de klant. 2.1 Opstarten meldingsformulier De betreffende medewerker start het formulier op via een beveiligde verbinding. Identificatie vindt plaats via E-herkenning. Indien men niet over E-herkenning beschikt, vindt identificatie plaats op basis van het KvKnummer van de zorgaanbieder. Na aanmelding wordt het formulier getoond en wordt gevraagd het betreffende bestand te selecteren. Let op! Vanaf is het gebruik van eherkenning 2+ verplicht. Inloggen met eherkenning niveau 1 of KvK is dan niet meer mogelijk. 2.2 Algemeen deel NAW en bestand uploaden In het eerst deel van het formulier worden de algemene gegevens van de zorgaanbieder en de gegevens van de contactpersoon ingevuld/getoond. 2.3 Bestand uploaden Na het invullen van het algemeen deel voegt de medewerker de bijbehorende bestanden toe. 2.4 Controleren gegevens en bevestiging verklaring De medewerker controleert de gegevens en bevestigt de verklaring. Hierna verstuurt de medewerker het formulier. 2.5 Bevestiging verzonden bericht De medewerker ontvangt een bevestiging dat het formulier is verzonden en heeft de mogelijkheid om de gegevens van het formulier in te zien door het (pdf) bestand te downloaden. Dit bestand kan de medewerker opslaan of printen voor de eigen administratie. 9 Digitale meldingen zorg Gemeente Tilburg

12 Bijlage 1: Voorbeeld aanlever format meldingen zorg BSN Product categorie produktcode eenheid (tijd/geld/stks/aantal) Volume Peildatum Aanmaakdatum Uniek ID Mutatie Zorgaanbieder Begindatum daadwerkelijke start ondersteuning Einddatum Reden ondersteuning beeindiging Eenmalig EEJJMMDD EEJJMMDD AGB code 01 start melding ondersteuning 02 einde ondersteuning 03 Wijziging Recht op de ondersteuning niet de daadwerkelijke start. EEJJMMDD.Datum in toewijzingsbericht EEJJMMDD groter of gelijk aan datum aanvang 01 Beëindigd volgens plan 02 Voortijdig afgesloten: in overeenstemming 03 Voortijdig afgesloten: eenzijdig door de aanbieder 4 Voortijdig afgesloten: eenzijdig door de cliënt 5 Voortijdig afgesloten: wegens externe omstandigheden (o.a. verhuizing of overlijden cliënt) Dit format is te downloaden via

13 10 Bijlage 1: Voorbeeld aanlever format meldingen zorg Geme