Gestelde vragen en antwoorden door zorgaanbieders

Transcriptie

1 Gestelde vragen en antwoorden door zorgaanbieders over financieel administratief beheer hulp/zorg voor jeugd en beschermd wonen Nr Vraag Antwoord Z01 Hoe moeten onze facturen geadresseerd worden? Dat hangt af van het type zorg. Facturen voor Beschermd Wonen en MO/VO moeten in het jaar altijd geadresseerd worden aan de gemeente Leeuwarden, p.a. MO zaak. Facturen voor lokale Jeugdzorg moeten geadresseerd worden aan de individuele gemeenten. Facturen voor regionale Jeugdzorg moeten geadresseerd worden aan de individuele gemeenten, p.a. MO zaak. Een juiste tenaamstelling is belangrijk voor onder meer rechtmatigheid, de juistheid van de administratie en het terugvragen van eventuele BTW. Een factuur op naam van MO zaak kan niet Z02 Hoe moeten facturen van landelijk gecontracteerde zorgaanbieders worden geadresseerd? betaald door Gemeente Leeuwarden. Deze facturen moeten in 2015 naar de individuele gemeente worden gestuurd, omdat het is geen onderdeel van de regionaal ingekochte zorg. Qua handling moeten we het dus beschouwen als een lokale factuur. Z03 Z04 Z05 Wat zijn de landelijk gecontracteerde aanbieders? Wie stuurt de opdrachtbevestiging aan de aanbieders? MO zaak of gemeenten? En hoe fungeert het Gemeentelijk Gegevensknooppunt hierin (aangezien we als individuele gemeenten hierop zijn aangesloten)? We hebben begrepen dat er voorschotten verstrekt gaan worden. Hoe loopt het proces hierin? Wie verstrekt een voorschot aan wie? En vervolgens ook hoe worden de bestedingen daarop geboekt (en wie doet wat)? Voor de regionale monitoring is het wel nodig dat ook deze facturen worden geregistreerd op een centraal punt (=gemeente Leeuwarden). Gemeenten zullen deze facturen dus moeten doorzenden naar de gemeente Leeuwarden. De lijst met landelijk gecontracteerde aanbieders is te vinden onder _landelijk_transitiearrangement_jeugd_2 015.pdf. Op pagina 23. MO zaak verstuurt de opdrachtbevestigingen (zorgtoewijzingsbericht ijw301/iwmo301) voor de regionale zorgproducten via het leveranciersportaal. Dit geld zowel voor jeugdzorg als beschermd wonen als MO/VO. Er zijn met bepaalde zorgaanbieders afspraken gemaakt over bevoorschotting. Dit betreffen de JGGZ-aanbieders (die nu werken met DBCsystematiek en dat gaat uit van bevoorschotting; de DBC systematiek wordt vanwege landelijk gemaakte afspraken voortgezet, en daarmee moet dus ook bevoorschotting worden doorgezet). Ook met Jeugdhulp Friesland (Jeugd en Opvoedhulp) zijn bevoorschottingsafspraken gemaakt. Deze afspraken zijn in het contract (of eventuele addenda hierop) opgenomen. Aanbieders die via de DBC systematiek werken, kunnen bevoorschot worden via het declaratiebericht waarin ze een deel van de zorg

2 Z06 Gemeenten moeten de beschikkingen/besluiten naar MO zaak sturen. Gaat dit via de standaard ijwberichten? En loopt dit via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (hier hebben we ons als individuele gemeenten inmiddels voor aangemeld). Kan dit direct per 1 januari? 08 Hoe loopt de informatievoorziening: welke systemen, welke applicaties, welke autorisaties zijn nodig (en welke rollen), welke berichten worden gebruikt, etc.? 09 We hebben in één van de berichten van MO zaak iets gelezen over een fase 1 en een fase 2. Onze vraag betreft fase 1. Hierbij gaat het met name ook om de factuurcontrole. In dat bericht staat namelijk dat alleen contract en budgetplafond wordt gecontroleerd. Het lijkt ons wenselijk dat ook controle plaatsvindt aan de hand van beschikkingen. 10 Wanneer is het GGK (Gemeentelijke Gegevens Knooppunt) operationeel? 11 Naar een aantal Gemeentes is gecommuniceerd dat het GGK wel per 1 januari 2015 operationeel is, klopt dit ook? 12 Bestaat er de mogelijkheid om één maal per jaar of gedurende het jaar c.q. afloop periode te facturen? 13 Hoe kunnen de DBC s worden gedeclareerd, in oude regime werd dit middels bevoorschotting gedaan, is dit in het nieuwe regime ook mogelijk of dient er middels producten te worden gedeclareerd? 14 Is het mogelijk om de eerste maand(en) de eis te laten vervallen op de wijze hoe er gedeclareerd dient te worden? 15 Gaan de declaraties voor MO en VO (gesubsidieerde zorg) ook via de portal van MO zaak? kunnen factureren. Voor aanbieders die rechtstreeks bij de gemeente declareren, geldt dat de bevoorschotting via de individuele gemeente verloopt. De beschikkingen worden geupload via het leveranciersportaal van MO zaak. MO zaak verstuurt vervolgens het toewijzingsbericht naar de zorgaanbieder. Er kan geen bericht via het GGK gerouteerd worden naar MO zaak. Het portaal van MO zaak is hiervoor direct per 1 januari beschikbaar We verwijzen u graag naar de presentatie die op 16 december 2014 is gehouden. Deze is elders op deze pagina is te downloaden Controle vindt inderdaad door MO zaak ook plaats aan de hand van de beschikkingen. Echter dit kan pas door MO zaak worden uitgevoerd als de initiële vulling met cliënt en beschikkingsgegevens heeft plaatsgevonden aan de hand van het 301-bericht. De detaillering in de factuurcontrole is dus afhankelijk van de aanlevering van gegevens door de gemeenten. Het GGK is per 1 januari 2015 operationeel. MO zal zo snel als mogelijk op het GGK aangesloten worden. Voorwaarde is geautomatiseerde gegevensuitwisseling. Zodra dit mogelijk is en tests met MO zaak portaal positief zijn verlopen, kan worden overgegaan op deze route. Zie het antwoord op vraag 10. In de contractbepalingen is opgenomen wanneer de factuur moet worden ingediend. Voor wat betreft de bevoorschotting verwijzen wij naar het antwoord op vraag 05. Voor wat betreft de declaratie op DBC-codes of producten geldt dat wij ook hier de contractbepalingen volgen, die zeggen dat op DBC code kan worden gedeclareerd. Dit geldt overigens niet voor beschermd wonen. Neen. Gesubsidieerde zorg zal direct via de gemeente Leeuwarden verlopen, zoals dat nu ook al het geval is. Daar zit MO zaak niet tussen. Indien een aanbieder MO/VO geen subsidierelatie met de gemeente heeft maar gecontracteerd is via het inkooptraject 2015 zullen deze declaraties via MO zaak lopen. Dat geldt voor extramurale

3 16 Hoe weet MO zaak welke cliënten er in zorg zijn? 17 Hoe wordt omgegaan met de directe verwijzing vanuit medische verwijzers? 18 Hoe worden de eigen bijdragen voor MO en VO georganiseerd? 19 Kan er voor de zorgaanbieders een rechtstreeks contactpunt bij de Gemeenten komen? begeleiding MO/VO en voor beschermd wonen. Facturen voor deze vormen van zorg dienen dus door de aanbieder te worden geupload in de applicatie. Door melding aanvang zorg en door meldingen wijzigingen zorg. Overgangscliënten worden op basis van CAK/Vektis gegevens ingelezen, voor de jeugd loopt dit via het project Initiële Vulling Jeugd voor de beveiligde uitwisseling van cliëntgegevens jeugd. Dit leidt tot een gegevensbatch 19 december (uiterlijke datum) en 6 februari (2e datum). Meer informatie is te vinden op: en lisaties-sociaal-domein/decentralisatiejeugdhulp/nieuws/initiele-vulling-jeugdzorgwelke-stappen-zijn-nu-nodig Gezien de late aanlevering van de gegevens, is het niet mogelijk voor de gemeenten om voor alle cliënten tijdig een herindicatie uit te voeren. Het verzoek van de gemeenten is dan ook om in die gevallen waar dit tot problemen voor de cliënt kan leiden, contact te zoeken met het wijkteam/sociaal gebiedsteam. De gemeenten zullen hiertoe aan de zorgaanbieders contactgegevens verstrekken. Tot 31 december is het CIZ nog aanspreekpunt voor herindicaties voor de huidige AWBZ zorg. Voor alleen de gemeente Leeuwarden geldt: indien een zorgaanbieder een cliënt krijgt toegewezen vanuit een medische verwijzer, dient de zorgaanbieder administratief akkoord te vragen aan MO zaak om de zorg aan te vangen. De verwijsbrief van de verwijzer dient hiervoor te worden meegestuurd naar de MO zaak. Dit geldt dan overigens weer niet voor beschermd wonen en MO/VO, verwijzingen lopen hier altijd via het wijkteam, zij geven indicatieadvies aan MO zaak. Loopt via CAK, hoe we dit proces met gemeenten gaan vormgeven werken we in regionaal overleg uit. Voor inhoudelijke zaken stemt de zorgaanbieder rechtstreeks met de gemeente (sociaal gebiedsteam of wijkteam) af. Voor administratieve zaken rondom de regionaal ingekochte zorg kan de zorgaanbieder terecht bij MO zaak via het adres backoffice.fryslan@mozaak.nl 20 Hoe worden de voorschotten GGZ zorg Zie antwoord op vraag 05. afgerekend? 21 Hoe zijn de beschikkingen CAK (C pakketten) georganiseerd? Bestaande beschikkingen worden na 1 januari 2015 gecontinueerd. 22 Hoe is de privacy waarborging Voor inloggen op de portal wordt gebruik

4 georganiseerd bij MO zaak? Specifiek voor wat betreft het aanbieden van de ijw301 berichten? 23 In welk format dient de factuur te worden toegezonden naar MO zaak? 24 Hoe is de Dovenzorg georganiseerd vanaf 1 januari 2015, valt deze groep nu niet tussen de wal en het schip? 25 Wat gebeurt er met de cliënten waarvan de indicatie begin januari afloopt? Z26 Z27 Is het de bedoeling dat wij voor de cliënten die in zorg zijn en onder verantwoordelijkheid gemeente vallen, een nieuw zorgtoewijzingsbericht krijgen? De huidige worden namelijk door de zorgkantoren beëindigd. De huisarts of een andere verwijzers kan voor een cliënt in de jeugdzorg toegang bepalen tot een voorziening. Op welke wijze moet dit bekend worden gemaakt en bij wie? gemaakt van gebruikersnaam / wachtwoord i.c.m. een certificaat waardoor er een beveiligde verbinding is. Voor het geautomatiseerd aanleveren wordt gebruik gemaakt van webdav protocol. In het portaal van MO zaak moet een declaratiebericht worden geupload dat voldoet aan de standaard ijw303, iwmo303. Er is ook een excel formaat beschikbaar dat kan worden geupload, indien u niet over een applicatie beschikt die geautomatiseerd de ijw/iwmo berichten kan genereren. Deze is te vinden op de pagina Deze cliënten gaan na herindicatie over naar de landelijk ingekochte zorgaanbieder. Het CIZ herindiceert deze cliënten tot en met 15 februari mits deze voor 31 december uur zijn aangevraagd. BJZ indicaties die aflopen begin januari dienen bij de nieuwe verwijzers te worden geherindiceerd. Als de initiële vulling van alle klantgegevens heeft plaatsgevonden, dan is het mogelijk om als zorgaanbieder, uit het MO zaak portaal een download te maken van alle cliënten die bij de organisatie zijn gemeld door gemeenten. Aangezien de initiële vulling van het portaal per gemeente zal gebeuren, is op dit moment nog niet te vermelden op welk moment dit het beste kan gebeuren. MO zaak onderzoekt op dit moment welke mogelijkheden er zijn, en hoe de aanbieders hierover het beste kunnen worden geïnformeerd. Zie antwoord op vraag 17 Z28 Z29 Hoe moeten wij omgaan met indicaties die begin januari al verlopen? Is de gemeente op tijd met het doen van een herindicatie? Hoe komen wij als zorgaanbieders aan de lijst met coderingen die in de facturen moeten worden gehanteerd. Gezien de late aanlevering van de gegevens, is het niet mogelijk voor de gemeenten om voor alle cliënten tijdig een herindicatie uit te voeren. Het verzoek van de gemeenten is dan ook om in die gevallen waar dit tot problemen voor de cliënt kan leiden, contact te zoeken met het wijkteam/sociaal gebiedsteam. De gemeenten zullen hiertoe aan de zorgaanbieders contactgegevens verstrekken. Tot 31 december is het CIZ nog aanspreekpunt voor herindicaties voor de huidige AWBZ zorg. Deze kunt u vinden via de link ules/verwijsindex-productcodes-wmo-en- Jeugdwet.html

5 Z30 Z31 Z32 Z33 Z34 Z35 Mag ik in de factuur de koepelcode AGB gebruiken? En moet ik ook nog een WZA code gebruiken? Per wanneer kunnen we via het GGK en Vecozo de berichtenuitwisseling verzorgen? Er wordt door KING/VNG namelijk bericht dat dit knooppunt al wel operationeel is. Als in januari een cliënt naar mij wordt doorverwezen via de huisarts, kan ik deze dan direct invoeren in het portaal van MO zaak of is er een andere manier? Moet er nu maandelijks of vierwekelijks gefactureerd worden. Verloopt de financiële afwikkeling van Wmo zorg voor alle gemeenten via dit portaal? Als ik mijn factuur over januari wil indienen, aan welke eisen moet deze dan voldoen? De gemeente Leeuwarden maakt een voorstel voor codering van de zorgproducten (of bij DBC s conform de DBC codering) die geldt voor heel Fryslân. De gemeente Leeuwarden zal deze lijst publiceren op zijn eigen webpagina. De regiogemeenten dienen echter zelf deze door Leeuwarden aan te leveren lijsten aan te melden via hun account bij de verwijsindex. Dit moet gebeuren uiterlijk de eerste week (week van 5 januari) van januari. De WZA code is alleen van toepassing voor de WMO. Of er op koepelcode AGB kan worden gedeclareerd is afhankelijk van het niveau waarop de inkoopafspraken zijn gemaakt. De aansluiting naar het GGK werkt nog niet. Softwareleveranciers van de gemeentelijke software hebben de groene vink nog niet. Termijn waarop dat klaar is, is niet duidelijk. De verwachting is het tweede kwartaal van Om toch te kunnen starten is nu gekozen om met het MO zaak portaal te gaan werken. Aansluiting op het GGK kan alsnog plaatsvinden, op welke termijn is op dit moment nog niet bekend. De zorgaanbieder dient een bericht uit te doen naar de gemeente. De gemeente informeert vervolgens de MO zaak via een ijw301 bericht. De gemeenten zullen contactgegevens dienen te verstrekken aan zorgaanbieders, voor de wijze waarop deze melding kan worden gedaan. In het berichtenverkeer is een Verzoek tot toewijzing voorzien (ijw303), dit is echter nog niet beschikbaar. Te zijner tijd zal dus dit gestandaardiseerde bericht hiervoor gebruikt gaan worden. Beide varianten komen voor. U dient de afspraken aan te houden die in de overeenkomst zijn opgenomen. Nee, dit geldt alleen voor de regionaal ingekochte zorg. Dus voor de lokaal of de landelijk ingekochte zorg dient de gemeente met u separate afspraken te maken over toewijzing en facturatie van zorg. Dit met uitzondering van de gemeente Leeuwarden, de financiële afwikkeling van de lokale of landelijk ingekochte zorg voor de gemeente Leeuwarden loopt wel via het portaal van MO zaak. Er is een standaardbericht voor de WMO 303 en de JW303 en er is hiervoor ook een excelformaat beschikbaar. U dient dit bestand te uploaden in het MO zaak portaal. Ook het bericht JW321 voor de DBC zullen worden ondersteund. Voor de juiste afhandeling is het nodig dat u de productcodering gebruikt die de gemeenten voorschrijven. Deze wordt nog gepubliceerd. Zie hiervoor ook het antwoord op vraag Z28 Z36 Is het mogelijk het uploaden te testen? Ja dat is mogelijk. Als u wilt testen, wilt u dan contact zoeken met de MO zaak, via het

6 Z37 Z38 Z39 Z40 Z41 Z42 Z43 Als de indicatie van cliënten afloopt begin januari, hoe is dan continuïteit van zorg geregeld? Moet er ook een bericht worden verzonden als de zorg is beëindigd? Is er een officiële versie van het verwijsformulier beschikbaar? Hoe het straks gaat als de gecertificeerde instellingen bijvoorbeeld een PGB budget wil gaan aanvragen. Is dat een mogelijkheid die er straks niet meer is of gaat dat via een andere weg. Wordt de zorg die geleverd is voor voorafgaand aan het toewijzingsbericht ook vergoed? Per wanneer kunnen wij als zorgaanbieder toegang krijgen tot het Jeugd-Ned portaal en onze facturen uploaden? Hoe dienen wij de GGZ DBC s te factureren? adres backoffice.fryslan@mozaak.nl U kunt u eigen bericht testen met de validatiemodule van istandaarden.nl. Daarmee hebt u direct terugkoppeling of uw bericht aan de vereisten voldoet. Het is wenselijk dat u voor betreffende cliënten melding doet bij het gemeentelijk sociaal gebiedsteam/wijkteam. Ook kunt u nog in december 2014 herindicaties aanvragen bij het CIZ. Voor cliënten bij wie de zorg wordt beëindigd geldt dat een bericht moet worden gezonden aan MO zaak via de standaarden namelijk WMO307 of JW307 Beëindiging Mutatie Ondersteuning Verwijsbrieven van de huisartsen, medisch specialisten, rechters, jeugdartsen en dus ook van de gecertificeerde instellingen hoeven niet aan standaarden te voldoen. Gewoon de reguliere verwijzing. PGB budget aanvragen kan inderdaad niet meer. Het is niet wenselijk dat er bij maatregelen PGB s worden ingezet, deze zorg is moeilijk te controleren. Als het toch niet anders kan, kan de gecertificeerde instelling natuurlijk verwijzen naar Zorg. Het aanvragen van een PGB budget kan wel, samen met de jongere/het gezin worden voorbereid maar het gebiedsteam moet hier wel een fiat voor geven. Ja, de aanname is juist. Zorg geleverd na 1 januari 2015 maar voor ontvangst toewijzingsbericht wordt vergoed door de gemeente. Indien echter na rechtmatigheidstoetsing in de backoffice blijkt dat om andere dan zorginhoudelijke gronden geen toewijzingsbericht kan worden verzonden (omdat het niet conform contractbepalingen is), zijn in theorie de kosten voor het leveren van de zorg voor rekening zorgaanbieder. Het is dus belangrijk dat de zorgaanbieder zeker weet dat hij de zorg contractueel kan leveren. Dit lijkt echter zodanig voor de hand te liggen dat het risico in de praktijk beperkt is. De applicatie wordt is op dit moment beschikbaar gesteld aan gemeenten om de initiële cliëntgegevens in de applicatie te uploaden. Als dit succesvol verloopt zullen de zorgaanbieders vervolgens toegang kunnen krijgen om de facturen te kunnen uploaden. Er is landelijk voorzien in een JW321 bericht. Dit bericht echter nog niet operationeel. De berichtdefinities zijn gepubliceerd op Vanwege de complexe problematiek wordt op dit moment nog uitgezocht hoe de DBC s

7 Z44 Z45 Z46 Z47 Z48 Z49 Z50 Wij hebben voor de Wmo voor het overgangsrecht met de gemeente Leeuwarden een aparte overeenkomst gesloten. Hoe moeten we hiervoor facturen indienen? Wij zijn als zorgaanbieder later gecontracteerd. Hoe kunnen wij aanhaken in de implementatie? Onder welke productcodes dienen wij bij het CAK onze gegevens aan te leveren? De directe verwijzing, waar dienen wij deze te melden als zorgaanbieder? Mijn zorg is boven provinciaal ingekocht. Waar dien ik de declaraties in voor Friese gemeenten? Ik ben een zorgaanbieder die geen overeenkomst heeft voor jeugdzorg met de regio Friesland. Op grond van continuïteit van zorg bied ik wel zorg aan cliënten. Waar kan ik de declaratie indienen? Ik ben zorgaanbieder in Beschermd Wonen. Aan wie moet ik de mutaties doorgeven t.b.v. het afmelden bij het gefactureerd kunnen worden. Een voorstel voor werkwijze wordt in een werkgroep van Friese financials van zorgaanbieders, samen met gemeenten en MO zaak uitgewerkt. Er is een separate stroom voor de betaling van deze zorg. Hiervoor zijn afspraken gemaakt met de gemeente Leeuwarden. De facturen voor het overgangsregime dienen te worden aangeboden aan de gemeente Leeuwarden. Deze zorg dient u dus niet via een WMO303 factuur in het portaal aan te bieden. De MO zaak zal in overleg met de gemeente Leeuwarden de contracten voor jeugdzorg die onlangs zijn afgesloten in het portaal implementeren. U ontvangt hiervoor binnenkort een verzoek voor het aanleveren van informatie. U kunt ook de checklist raadplegen voor zorgaanbieders die gepubliceerd is op Alle stappen die daarin zijn beschreven dienen te worden doorlopen. Voor deze informatie verwijzen wij u naar de website van het CAK. Voor Wmo overgangsrecht producten is er een conversietabel 2015 door het CAK gepubliceerd. U kunt hiervoor de website van het CAK raadplegen. Voor het nieuwe Wmo regime kunt u de verwijsindex raadplegen. In de tabel van Leeuwarden staan de CAK codes van de Wmo Leeuwarden producten. Deze dienen door u te worden aangeboden bij de Gemeente, de sociale wijkteams. Deze zullen vervolgens voor de gemeente Leeuwarden de informatie aan de MO zaak doorgeven zodat er een beschikking kan worden afgegeven. Voor de overige gemeenten geldt dat de beschikking door de gemeente zelf wordt afgegeven. Er is op dit moment nog geen afspraak over de wijze waarop de aanlevering van een directe verwijzing dient plaats te vinden. Eind januari is besloten dat de financieel administratieve afhandeling van de bovenprovinciaal ingekochte zorg, op zelfde wijze zal plaatsvinden als de regionale jeugdzorg. De MO zaak zal hiertoe inrichting van de applicatie uitbreiden (met betreffende contracten, leveranciers en producten). Deze facturen dienen bij de gemeente worden ingediend.(volgens woonplaatsbeginsel). De controle van de factuur en de uitbetaling wordt ook door de gemeente gedaan. Deze mutaties dienen voor beschermd wonen altijd aan de MO zaak te worden aangeboden. Die draagt zorg voor de afwikkeling bij het CAK.

8 Z51 CAK. Wij zijn de facturen aan het voorbereiden. Het beschikkingsnummer is een verplicht veld. Mutaties kunnen worden g d aan: Op dit moment wordt door de gemeenten onderzocht op welke wijze dit kan worden ingericht.

9 Gestelde vragen en antwoorden door Friese gemeenten over financieel administratief beheer hulp/zorg voor jeugd en beschermd wonen Nr Vraag Antwoord 02 Hoe moeten facturen van landelijk gecontracteerde zorgaanbieders worden geadresseerd? Deze facturen moeten in 2015 naar de individuele gemeente worden gestuurd, omdat het geen onderdeel is van de regionaal ingekochte zorg. Qua handling moeten we het dus beschouwen als een lokale factuur. 03 Wat zijn de landelijk gecontracteerde aanbieders? 04 Wie stuurt de opdrachtbevestiging aan de aanbieders? MO zaak of gemeenten? En hoe fungeert het Gemeentelijk Gegevensknooppunt hierin (aangezien we als individuele gemeenten hierop zijn aangesloten)? 05 We hebben begrepen dat er voorschotten verstrekt gaan worden. Hoe loopt het proces hierin? Wie verstrekt een voorschot aan wie? En vervolgens ook hoe worden de bestedingen daarop geboekt (en wie doet wat)? 06 Voor enkele gevallen zullen wij als gemeenten een eigen bijdrage aan de cliënt vragen. Dit loopt via het CAK. Wie doet de melding aan het CAK, de gemeente of MO zaak? Als MO zaak hier tussen zit, wie ontvangt dan de geinde bijdrage van het CAK, gaat dit rechtstreeks naar de gemeente of loopt dit ook via MO zaak? Voor de regionale monitoring is het wel nodig dat ook deze facturen worden geregistreerd op een centraal punt (=gemeente Leeuwarden). Gemeenten zullen deze facturen dus moeten doorzenden naar de gemeente Leeuwarden. De lijst met landelijk gecontracteerde aanbieders is te vinden onder _landelijk_transitiearrangement_jeugd_2 015.pdf. Op pagina 23. MO zaak verstuurt de opdrachtbevestigingen (zorgtoewijzingsbericht ijw301/iwmo301) voor de regionale zorgproducten via het leveranciersportaal. Dit geld zowel voor jeugdzorg als beschermd wonen als MO/VO. Er zijn met bepaalde zorgaanbieders afspraken gemaakt over bevoorschotting. Dit betreffen de JGGZ-aanbieders (die nu werken met DBCsystematiek en dat gaat uit van bevoorschotting; de DBC systematiek wordt vanwege landelijk gemaakte afspraken voortgezet, en daarmee moet dus ook bevoorschotting worden doorgezet). Ook met Jeugdhulp Friesland (Jeugd en Opvoedhulp) zijn bevoorschottingsafspraken gemaakt. Deze afspraken zijn in het contract (of eventuele addenda hierop) opgenomen. Aanbieders die via de DBC systematiek werken, kunnen bevoorschot worden via het declaratiebericht waarin ze een deel van de zorg kunnen factureren. Voor aanbieders die rechtstreeks bij de gemeente declareren, geldt dat de bevoorschotting via de individuele gemeente verloopt. MO zaak meldt aan. Zij krijgen toegang tot het CAK-portaal zodat ze de cliëntgegevens kunnen uploaden. Het CAK verstuurt de geïnde bedragen vervolgens naar de betreffende gemeente, naar het al bij hun bekende bankrekeningnummer (al bekend voor WMO). Voor beschermd wonen geldt dat eigen bijdrage in principe naar de centrumgemeente gaat. Er zijn enkele uitzonderingen, zoals de eigen bijdrage voor cliënten die gebruik maken van een PGB. Hierover worden in januari

10 Nr Vraag Antwoord werkafspraken gemaakt tussen gemeenten. 07 Gemeenten moeten de beschikkingen/besluiten naar MO zaak sturen. Gaat dit via de standaard ijwberichten? En loopt dit via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (hier hebben we ons als individuele gemeenten inmiddels voor aangemeld). Kan dit direct per 1 januari? De beschikkingen worden geupload via het leveranciersportaal van MO zaak. MO zaak verstuurt vervolgens het toewijzingsbericht naar de zorgaanbieder. Er kan geen bericht via het GGK gerouteerd worden naar MO zaak. Het portaal van MO zaak is hiervoor direct per 1 januari beschikbaar 08 Hoe loopt de informatievoorziening: welke systemen, welke applicaties, welke autorisaties zijn nodig (en welke rollen), welke berichten worden gebruikt, etc.? 09 We hebben in één van de berichten van MO zaak iets gelezen over een fase 1 en een fase 2. Onze vraag betreft fase 1. Hierbij gaat het met name ook om de factuurcontrole. In dat bericht staat namelijk dat alleen contract en budgetplafond wordt gecontroleerd. Het lijkt ons wenselijk dat ook controle plaatsvindt aan de hand van beschikkingen. 10 Wanneer is het GGK (Gemeentelijke Gegevens Knooppunt) operationeel? 11 Naar een aantal Gemeentes is gecommuniceerd dat het GGK wel per 1 januari 2015 operationeel is, klopt dit ook? 12 Bestaat er de mogelijkheid om één maal per jaar of gedurende het jaar c.q. afloop periode te facturen? 13 Hoe kunnen de DBC s worden gedeclareerd, in oude regime werd dit middels bevoorschotting gedaan, is dit in het nieuwe regime ook mogelijk of dient er middels producten te worden gedeclareerd? 14 Is het mogelijk om de eerste maand(en) de eis te laten vervallen op de wijze hoe er gedeclareerd dient te worden? 15 Gaan de declaraties voor MO en VO (gesubsidieerde zorg) ook via de portal van MO zaak? We verwijzen u graag naar de presentatie die op 16 december 2014 is gehouden. Deze is elders op deze pagina te downloaden Controle vindt inderdaad door MO zaak ook plaats aan de hand van de beschikkingen. Echter dit kan pas door MO zaak worden uitgevoerd als de initiële vulling met cliënt en beschikkingsgegevens heeft plaatsgevonden. De detaillering in de factuurcontrole is dus afhankelijk van de aanlevering van gegevens door de gemeenten. Het GGK is per 1 januari 2015 operationeel. MO zal zo snel als mogelijk op het GGK aangesloten worden. Voorwaarde is geautomatiseerde gegevensuitwisseling. Zodra dit mogelijk is en tests met MO zaak portaal positief zijn verlopen, kan worden overgegaan op deze route. Zie het antwoord op vraag 10. In de contractbepalingen is opgenomen wanneer de factuur moet worden ingediend. Voor wat betreft de bevoorschotting verwijzen wij naar het antwoord op vraag 05. Voor wat betreft de declaratie op DBC-codes of producten geldt dat wij ook hier de contractbepalingen volgen, die zeggen dat op DBC code kan worden gedeclareerd. Dit geldt overigens niet voor beschermd wonen. Neen. Gesubsidieerde zorg MO/VO zal direct via de gemeente Leeuwarden verlopen, zoals dat nu ook al het geval is. Daar zit MO zaak niet tussen. Indien een aanbieder MO/VO geen subsidierelatie met de gemeente heeft maar gecontracteerd is via het inkooptraject 2015 zullen deze declaraties via MO zaak lopen. Dat geldt voor extramurale begeleiding MO/VO en voor beschermd wonen. Facturen voor deze vormen van zorg dienen dus door de aanbieder te worden geupload in de applicatie.

11 Nr Vraag Antwoord 16 Hoe weet MO zaak welke cliënten er in zorg zijn en hoe zijn de eigen bijdragen geregeld in dit traject? Door melding aanvang zorg en door meldingen wijzigingen zorg. Overgangscliënten worden op basis van CAK/Vektis gegevens ingelezen, voor de jeugd loopt dit via het project Initiële Vulling Jeugd voor de beveiligde uitwisseling van cliëntgegevens jeugd. Dit leidt tot een gegevensbatch 19 december (uiterlijke datum) en 6 februari (2e datum). Meer informatie is te vinden op: en lisaties-sociaal-domein/decentralisatiejeugdhulp/nieuws/initiele-vulling-jeugdzorgwelke-stappen-zijn-nu-nodig 17 Hoe wordt omgegaan met de directe verwijzing vanuit medische verwijzers? 18 Hoe worden de eigen bijdragen voor MO en VO georganiseerd? 17 Kan er voor de zorgaanbieders een rechtstreeks contactpunt bij de Gemeenten komen? 18 Hoe worden de voorschotten GGZ zorg afgerekend? 19 Hoe zijn de beschikkingen CAK (C pakketten) georganiseerd? 21 Hoe is de privacy waarborging georganiseerd bij MO zaak? Specifiek voor wat betreft het aanbieden van de ijw301 berichten? 23 Hoe is de Dovenzorg georganiseerd vanaf 1 januari 2015, valt deze groep nu niet tussen de wal en het schip? 24 Wat gebeurt er met de cliënten waarvan de indicatie begin januari afloopt? 25 Als mijn software gereed is voor geautomatiseerde gegevensuitwisseling Indien een zorgaanbieder een cliënt krijgt toegewezen vanuit een medische verwijzer, dient de zorgaanbieder administratief akkoord te vragen aan MO zaak om de zorg aan te vangen. De verwijsbrief van de verwijzer dient hiervoor te worden meegestuurd naar de MO zaak. Dit geldt overigens niet voor beschermd wonen en MO/VO, verwijzingen lopen hier altijd via het wijkteam, zij geven indicatie-advies aan MO zaak. Loopt via CAK, hoe we dit proces met gemeenten gaan vormgeven werken we in regionaal overleg uit. Voor inhoudelijke zaken stemt de zorgaanbieder rechtstreeks met de gemeente (sociaal gebiedsteam of wijkteam) af. Voor administratieve zaken rondom de regionaal ingekochte zorg kan de zorgaanbieder terecht bij MO zaak via het adres backoffice.fryslan@mozaak.nl Zie antwoord op vraag 05. Bestaande beschikkingen worden na 1 januari 2015 gecontinueerd. Voor inloggen op de portal wordt gebruik gemaakt van gebruikersnaam / wachtwoord i.c.m. een certificaat waardoor er een beveiligde verbinding is. Voor het geautomatiseerd aanleveren wordt gebruik gemaakt van webdav protocol. Deze cliënten gaan na herindicatie over naar de landelijk ingekochte zorgaanbieder. Het CIZ herindiceert deze cliënten tot en met 15 februari mits deze voor 31 december uur zijn aangevraagd. BJZ indicaties die aflopen begin januari dienen bij de nieuwe verwijzers te worden geherindiceerd. Er zijn inderdaad twee opties: 1) handmatig de download van JW301 berichten

12 Nr Vraag Antwoord met het MO zaak portaal, hoe kan ik dit dan gaan inregelen? uitvoeren in het MO zaak portaal 2) electronische uitwisseling. Hiervoor kan met een WEBDAV gewerkt worden, bestanden die op een vaste plek worden weggeschreven, worden 26 De gemeenten heeft de mogelijkheid om ook tussentijds nieuwe contracten aan te gaan met leveranciers. Als dit gebeurt, op welke wijze dient de gemeente hier dan de informatie te verstrekken? dan automatisch geupload. De opdracht voor het toevoegen voor een nieuwe leverancier, met betreffende contractafspraken en gebruikers van MO zaak portaal, dient te worden aangemeld bij de MO zaak. In overleg kan dan bepaald worden per welke datum dit kan worden gerealiseerd. Er zullen standaard formats voor gegevens (zorgaanbieder, contract, medewerkers) beschikbaar worden gesteld, die de gemeente volledig ingevuld dient aan te leveren. Deze zullen op de portal worden geplaatst onder het kopje 'mutaties contracten'. Deze informatie kan worden g d naar MO zaak op adres: backoffice. 27 Op welk detailniveau wordt door de gemeenten de beschikkingsinformatie in het JW301 bericht aan de MO zaak aangeleverd? 28 Hoe wordt er door MO zaak omgegaan en in overleg getreden met de zorgaanbieders over factuurregels die niet juist zijn. 29 Is het mogelijk om een gebruiker voor meerdere gemeenten rechten te geven in het MO zaak portaal. 30 Voldoet de gebruikersnaam en wachtwoord verificatie aan de eisen die gesteld zijn door het minv&j aan informatie beveiliging? "Hoe gedetailleerder, hoe uitgebreider de controle op de factuur door MO zaak kan worden verricht. Uitgangspunt is dat op productniveau, zoals gecontracteerd ook beschikt wordt en het toewijzingsbericht gevuld wordt. De lijst met producten wordt verstrekt aan de gemeenten zodat dit met de sociaal gebiedsteams/wijkteams kan worden gedeeld, opdat ook zij op dit detailniveau met de zorgaanbieders tot overeenstemming komen. Dit proces moet nog verder worden uitgewerkt. Vertrekpunt is de set afspraken die in de overeenkomst die gemeenten met zorgaanbieders hebben gesloten is opgenomen. In de beginfase zal met name de volledigheid en kwaliteit van de aangeleverde informatie over bestaande cliënten bepalend zijn voor de factuurcontrole. Dit wordt door de MO zaak uitgezocht en terugkoppeld aan de vragensteller. Dit zal door gemeenten moeten worden beoordeeld. Er wordt door MO zaak onderzocht of het beveiligingsniveau omhoog geschroefd kan worden. Zodra daarover meer bekend is zullen gebruikers van het MO zaak portaal daarover geïnformeerd worden. Vanaf de start met het MO zaak portaal wordt gewerkt met een combinatie van certificaat, inlognaam en wachtwoord. 31 Kunt u een checklist maken met de Ja, deze zal binnenkort op de portal worden

13 Nr Vraag Antwoord stappen die nodig zijn bij de gepubliceerd. implementatie? 32 Wie maakt de beschikking voor AMHK. Voor de diensten van het AMHK is geen beschikking vereist. 33 Technische scripts van het webportaal om de JW301 berichten electronisch aan te kunnen leveren, kunt u die verstrekken? 34 Hoe is de overdracht van gegevens, verkregen tijdens het onderzoek in de zin van de Wmo, van Amaryllis naar de MOzaak geborgd? 35 Op enig moment zal Amaryllis haar onderzoeksgegevens moeten overdragen aan de MO Zaak om het besluit te nemen. En hoe is die overgang ingeregeld? 36 Er wordt aangesloten op het gemeentelijk uitvoeringsprogramma Privacy in het sociaal domein. Is dit een openbaar document? Wilt u svp met de MO zaak contact opnemen als u als gemeente gebruik wilt maken van electronisch berichtenverkeer met het MO zaak portaal. Gaarne melden via het adres backoffice.fryslan@mozaak.nl. Dan wordt in overleg e.e.a. ingepland en ingericht. Overdracht SWT aan MO-zaak of SoZa Voor producten/diensten Jeugd en WMO wordt het ondersteuningsplan/tevens aanvraag opgestuurd naar MO-zaak registratie in WMO-Ned; Voor producten/ diensten Participatie wordt het ondersteuningsplan dan wel het aanmeldformulier opgestuurd naar SoZa registratie in GWS4all; Pas vanaf Let op beveiligd versturen van het ondersteuningsplan. Dit gaat via een beveiligd mailportaal van Inforing, de leverancier van het regiesysteem waar de sociaal werkers gebruik van maken. Zij zetten een ondersteuningsplan en aanvraagformulier in het portaal klaar zodat de geautoriseerde medewerker van MO-Zaak dit vervolgens op kan halen. Er is geen sprake van een automatische koppeling tussen beide systemen. MO-Zaak dient dan ook zelf de data over te nemen in het backoffice systeem. Ons privacy en triagekader is te vinden op onder actielijn privacy. Het uitvoeringsprogramma sociaal domein is nog concept en moet nog op route richting college. 37 Cliënt is nu bij Jeugdhulp Friesland in zorg bij de pleegzorg. Wij ontvangen een verwijzing van het regiecentrum met verzoek om 24 uurs zorg verblijf te bieden. Dit is een andere hulpvorm met een ander prijskaartje. Op moment dat verwijzing afgegeven is, is er nog geen plaats bij 24 uurs zorg verblijf. Cliënt blijft tot die tijd in zorg bij pleegzorg. Deze overbrugging van oude zorgvorm naar nieuwe was in het verleden afgedekt door meerdere aanspraken in het De afspraak is dat bij "vervolgzorg" de instelling die deze vervolgzorg voorstelt dit inderdaad via het gebiedsteam moet regelen (lees nieuwe indicatie). Omdat de zorg al wel kan worden ingezet voordat er daadwerkelijk een indicatie is afgegeven, hoeft dit geen vertraging op te leveren. De inhoudelijke reden hiervoor is dat het gebiedsteam zo tijdens het hele traject betrokken blijft en het principe 1 gezin 1 plan omhoog blijft.

14 Nr Vraag Antwoord Indicatiebesluit, die verzilverd konden worden. Zodra er plaats is bij 24 uurs zorg verblijf wordt cliënt uiteraard geplaatst. De verwijzing heeft een afgiftedatum van , maar ons voorstel is om als ingangsdatum de datum te nemen dat de gewijzigde hulpvorm start. Daarmee kan op de oude verwijzing de pleegzorg doorgeleverd blijven worden. Graag ontvang ik jullie advies om deze situatie administratief af te kunnen handelen. 38 Bij Jeugdhulp Friesland komt het voor dat cliënten vervolgzorg ontvangen na het eerste zorgtraject. In het verleden was dit mogelijk op één indicatiebesluit. Voor ons is het de vraag hoe we dit in 2015 administratief moeten afhandelen. Een cliënt ontvangt bijv. ambulante hulpverlening, maar na afsluiting van dit traject blijkt het nodig te zijn om bijv. gezinscoach in te zetten. Hiervoor dienen wij dan een aparte verwijzing aan te vragen via wijkteam/gebiedsteam? Graag ontvang ik jullie advies om deze situatie administratief af te kunnen handelen. 39 Wanneer kan mijn gemeente worden aangesloten aan het GGK? U dient een aansluitmoment te reserveren in de Aansluitkalender Webservices Knooppuntdiensten. Om een aansluitmoment te kunnen reserveren moet u voldoen aan een aantal voorwaarden. Ga hier mee aan de slag. 1. U heeft toegang tot het webportaal van de Knooppuntdiensten 2. U heeft een Digikoppeling-adapter 3. U heeft productcategorieën en -codes afgesproken met uw zorgaanbieder. Afwijkende productcodes heeft u ingevuld in de verwijsindex van het Zorginstituut 4. Uw leverancier is klaar voor de webservices. Begin januari is duidelijk dat de webservices zeker niet voor 1 februari beschikbaar zullen zijn. Om gebruik van de webservices te kunnen

15 Nr Vraag Antwoord maken moet namelijk duidelijk zijn hoe deze moeten worden aangeroepen en met welk bericht. Deze zogenaamde XSD en WSDL zijn nog NIET opgeleverd door KING. Begin januari is door KING gezegd dat deze zo snel mogelijk zullen worden gepubliceerd maar is er geen datum genoemd. Pas zodra deze gepubliceerd zijn kan de applicatie worden aangepast om de webservices van het GGk aan te roepen. 40 Er komen nog een aantal contracten bij. Hoe verloopt het proces in die gevallen? Zowel wijkteams (menu-kaart) als MO-Zaak moet op de hoogte zijn van het nieuwe contract. 41 Welke cliënt groepen heeft MO-Zaak daadwerkelijk nodig voor de uitvoering van het financiële proces Regionaal ingekochte jeugdzorg? 42 Hoe wordt omgegaan met de directe verwijzing vanuit medische verwijzers?. 43 Mag de zorgaanbieder gegevens van een directe doorverwijzing doorsturen naar een sociaal wijkteam voor verzoek tot een toewijzingsbericht? Alleen groepen met initiële vulling. Dit is al opgenomen in de checklist. Indien een zorgaanbieder een cliënt krijgt toegewezen vanuit een medische verwijzer, dient de zorgaanbieder administratief akkoord te vragen aan MO-zaak om de zorg aan te vangen. De verwijsbrief van de verwijzer dient hiervoor te worden meegestuurd naar de MO zaak. Dit geldt overigens niet voor beschermd wonen en MO/VO, verwijzingen lopen hier altijd via het wijkteam, zij geven indicatie-advies aan MOzaak. Omdat het om een administratief proces gaat, is het niet proportioneel om de data via het sociaal wijkteam te laten verlopen. Zij adviseren om het rechtstreeks te melden bij de MO-Zaak. 44 De huisarts of andere verwijzers kunnen voor een cliënt binnen de jeugdzorg toegang bepalen tot een voorziening. Op welke wijze moet dit bekend worden gemaakt en bij wie? Het is nodig dat een directe verwijzing naar een jeugdhulp voorziening bekend wordt gemaakt bij de gemeente, het wijkteam/sociaal gebiedsteam. De gemeenten zullen hiertoe aan de zorgaanbieders contactgegevens verstrekken. De gemeente zal vervolgens voor deze zorg een JW301 bericht naar de MO Zaak sturen, en bepalen of er al dan niet een beschikking ook naar de cliënt moet worden gestuurd. 45 Wat stuurt de gemeente mee met het JW301 bericht naar MO-Zaak? De gemeente levert alleen het JW301 bericht aan en stuurt geen ondersteuningsplan dan wel aanvullende WAT-informatie over de burger mee. 46 Script nodig voor uploaden berichten, ook technische vereisten voor overdracht data-bestanden. Al meegenomen in checklist.

16 Nr Vraag Antwoord 47 Is er ook meer informatie over de batch verwerking door de MO zaak. De vraag is namelijk of de batchverwerking een betaal bestand is of een gegevenset beschikt om via Key2 Jeugd in te lezen en de betalingen te doen. er wordt een SEPA CT bestand aangemaakt als betalingsbestand 49 Per wanneer kunnen wij als gemeenten toegang krijgen tot het Jeugd-Ned portaal en onze JW301 bestanden uploaden? 50 Wij zijn niet in staat tot het leveren van de initiële vulling in het JW301 formaat. 51 Wij constateren dat de initiële vulling niet voldoende gegevens bevat om een JW301 bericht te vullen. Welke gegevens zijn minimaal noodzakelijk? De applicatie wordt ingericht en op dit moment getest. De initiële cliëntgegevens zullen via een excel in de database moeten worden ingelezen. De planning is dat vanaf 23 februari gebruikers van de gemeenten toegang krijgen tot het portaal om de initiële cliëntgegevens te kunnen uploaden. Echter, op voorwaarde dat e.e.a. met succes getest is. Dus mocht u testbestanden (initiële vulling en JW301) hebben, laat het svp weten aan de MO zaak via backoffice.fryslan@mozaak.nl De gemeente Leeuwarden is met de MO zaak aan het zoeken naar een alternatief in de vorm van een Excel. Deze excel kent dan een initiële functie, dus in bulk de eerste aanlevering en vervolgens een structurele voor de aanlevering van nieuwe beschikkingen. Deze excel variant kan per 13 februari aan de gemeenten beschikbaar worden gesteld, die niet met JW301 kunnen werken. Indien u gebruik wilt maken van deze mogelijkheid, kunt u dit laten weten op het mailadres: backoffice.fryslan@mozaak.nl. De gegevens uit de initïële vulling moeten minimaal verrijkt worden met: - Contactadres/voogdij gegevens - Beschikkingsnummer Zonder deze gegevens is het niet mogelijk een JW301 te maken. Omdat dit voor veel gemeenten lastig is om toe te voegen is er een excel bestand gemaakt, dat rechtstreeks in de database kan worden ingelezen, zonder de verplichte velden uit de JW301. Dit wordt momenteel getest. Dit excel bestand kunt u opvragen bij de MO zaak: backoffice.fryslan@mozaak.nl. Vervolgens wordt in overleg met de MO zaak afgesproken

17 Nr Vraag Antwoord wanneer dit kan worden ingelezen in de productieomgeving. Een ander belangrijke constatering is dat het onmogelijk is om uit de initiële vulling het beschikte product jeugdzorg op detailniveau te bepalen. Daarom wordt geadviseerd om hiertoe de 8 categorieën die binnen jeugdzorg worden gehanteerd te gebruiken. De productcodes daarvoor zijn opgenomen in de voorzieningentabel die verstrekt is in de regels (301 t/m 308). Er zijn ook regelmatig geen einddata vermeld in de initiële vulling. In de excel variant die we verstrekken is dit geen verplicht veld. 52 Wij hebben voor onze eigen inrichting van de systemen de contractgegevens nodig. De productcodes, de leveranciers en de producten die per leverancier zijn gecontracteerd. Deze gegevens zijn door de (centrum)gemeente worden verstrekt aan de 24 gemeenten. 53 Wij willen de beschikkingen afgeven op productcategorie niveau (d.w.z. de 8 productcategorieën jeugd). Hoe moeten wij daartoe de JW301 vullen? De MO zaak zoekt momenteel met de leverancier van het portaal uit hoe e.e.a. technisch kan worden verwerkt in de JW301 berichten en het Jeugd Ned Fryslan portaal. Hier volgt binnenkort een instructie over van de MO zaak. 54 Mijn zorg is bovenprovinciaal ingekocht. Waar dien ik de declaraties in voor Friese gemeenten? 55 Wat doen we met de facturen van leveranciers die niet regionaal gecontracteerd zijn, maar wel zorg leveren en op grond van continuïteit van zorg voor de cliënten declareren. Eind januari is besloten dat de financieel administratieve afhandeling van de bovenprovinciaal ingekochte zorg, op zelfde wijze zal plaatsvinden als de regionale jeugdzorg. De MO zaak zal hiertoe inrichting van de applicatie uitbreiden (met betreffende contracten, leveranciers en producten). Door de gemeente Leeuwarden zullen deze tabellen binnenkort verstrekt worden aan de 24 gemeenten. Deze facturen worden niet via de route met het Jeugd Ned portaal afgehandeld. De facturen komen binnen bij de gemeenten (volgens woonplaatsbeginsel) en dienen door de gemeente te worden gecontroleerd en uitbetaald. Deze zouden gecheckt kunnen worden tegen de initiële vulling.