OCI koppeling webshop leveranciers

Transcriptie

1 OCI koppeling webshop leveranciers Laatste update: 14 juli 2014

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Werking ProActive Inkoop 3 3. Opzet koppeling Automatisch inloggen in de webshop Terugkeren naar ProActive Inhoud winkelwagen aanbieden Verwerken van de order Benodigde informatie voor ProActive 8 5. Vragen en support 8 ProActive OCI koppeling webshop leveranciers Pagina 2

3 1. Inleiding ProActive Software maakt het mogelijk om administratieve processen gebruiksvriendelijk, veilig, efficiënt en kwalitatief hoogwaardig in te richten. ProActive biedt onder andere een oplossing voor het digitaliseren van bestelaanvragen via de module ProActive Inkoop. Klanten kunnen alle leveranciers waarbij zij digitaal willen bestellen opnemen in ProActive Inkoop. Het is wenselijk om een koppeling tussen ProActive en de betreffende leverancier op te zetten. Op die manier kan de klant op een gebruiksvriendelijke manier bestellingen samenstellen en plaatsen bij de leverancier. De leverancier heeft hier ook baat bij doordat bestellingen altijd uniform en digitaal via één kanaal binnen komen en efficiënt verwerkt kunnen worden. 2. Werking ProActive Inkoop Een gebruiker logt in en ziet binnen de applicatie met welke leveranciers een koppeling is opgezet (zie afbeelding 1). Leveranciers waarmee geen koppeling is gerealiseerd kunnen gebruikt worden via vooraf gedefinieerde artikelen in een eigen catalogus of een vrij in te vullen orderformulier. Afbeelding 1. Overzicht leveranciers in ProActive Door op het logo te klikken wordt de gebruiker naar de webshop van de leverancier geleid en is tevens direct ingelogd. De gebruiker kan hier vervolgens op de gebruikelijke wijze de gewenste artikelen uitkiezen en de winkelmand vullen. Wanneer de orderaanvraag compleet is zal de gebruiker weer teruggestuurd worden naar ProActive, waarbij de winkelmand van de webshop is overgenomen in ProActive. De orderaanvraag is op dat moment nog niet als een bestelling geplaatst bij de leverancier, maar zal eerst in ProActive het fiatteringstraject doorlopen. Pas ná dit traject wordt de bestelling automatisch aangeboden bij de leverancier onder vermelding van een ordernummer en kan deze worden verwerkt. ProActive OCI koppeling webshop leveranciers Pagina 3

4 In de volgende afbeelding wordt dit proces schematisch weergegeven: Afbeelding 2. Schematische weergave OCI koppeling ProActive OCI koppeling webshop leveranciers Pagina 4

5 3. Opzet koppeling ProActive heeft de koppeling opgezet gebaseerd op de standaard OCI ( Open Catalog Interface) van SAP, een veelgebruikte standaard voor het uitwisselen van catalogi en systemen middels de punch out techniek. Door middel van deze punchout kunnen gegevens worden uitgewisseld. Voor meer informatie over deze techniek en het realiseren van een koppelingsmogelijkheid kunt u de handleiding van SAP raadplegen via de volgende link: (versie 4.0, 4 november 2013) In de volgende paragrafen is beschreven wat er als leverancier dient te worden opgezet om een koppeling mogelijk te maken Automatisch inloggen in de webshop Om de webshop vanuit ProActive te kunnen benaderen moet het mogelijk zijn om deze te benaderen via een URL, waarin de login gegevens van de webshop dynamisch kunnen worden meegegeven. Op deze manier kan ProActive de juiste gegevens meegeven aan de webshop, waardoor de gebruiker automatisch is ingelogd. Hierbij een voorbeeld van de URL van Office Depot: USERNAME=$username&PASSWORD=$password&OCI_VERSION=3.0&HOOK_URL=$hook_url In de dikgedrukte waarde zal ProActive de logingegevens van de organisatie meegeven Terugkeren naar ProActive Nadat de gebruiker de order heeft samengesteld in de webshop moet deze weer terugkeren naar ProActive Inkoop. ProActive geeft bij het automatisch inloggen in de webshop aan naar welk adres er teruggekeerd moet worden (de Hook URL). Deze waarde moet bewaard worden door de leverancier, zodat de inhoud van de winkelmand teruggestuurd kan worden naar ProActive Inkoop. In het voorbeeld van de URL van Office Depot wordt de Hook URL meegegeven: USERNAME=$username&PASSWORD=$password&OCI_VERSION=3.0&HOOK_URL=$hook_url In de dikgedrukte waarde zal ProActive dan meegeven. ProActive OCI koppeling webshop leveranciers Pagina 5

6 3.3. Inhoud winkelwagen aanbieden Bij de terugkeer moet ook de inhoud van de winkelwagen worden aangeboden aan ProActive. Alle gegevens zoals het artikelnummer, prijzen, aantal stuks etc. moeten middels de OCI standaard worden aangeboden (via een formulier dat gepost wordt). Op basis van deze informatie kan ProActive de order opbouwen (zie afbeelding 3). Afbeelding 3. Winkelwagen in ProActive Welke velden u dient mee te geven staat uitgebreid omschreven in de handleiding van SAP onder het kopje 4.2 Fields en Field Checks. Aandachtspunten: De prijzen worden bij voorkeur exclusief btw meegegeven; Het btw percentage wordt in één van de 'custom fields' meegegeven; Indien er naast stuksartikelen ook gewichtsartikelen opgenomen zijn in het assortiment moet in één van de 'custom fields' het gewicht worden meegegeven. Afhankelijk van welke informatie de leverancier nodig heeft om de order correct te kunnen verwerken (denk bijvoorbeeld aan verpakkingsmethode) dient deze informatie opgenomen te worden in de overgebleven 'custom fields'. ProActive OCI koppeling webshop leveranciers Pagina 6

7 3.4. Verwerken van de order Nadat de orderaanvraag het fiatteringstraject in ProActive Inkoop heeft doorlopen kan de order als een bestelling worden aangeboden aan de leverancier. Afhankelijk van de mogelijkheden van de leverancier kan de order als volgt worden aangeboden: De order wordt per aangeboden naar één vast adres. De ordergegevens worden opgenomen in een PDF bestand; De order wordt als XML bestand rechtstreeks gepost op de server van de leverancier via HTTP(s). Voorkeur gaat uit naar de standaard cxml, maar overige standaarden kunnen in overleg met ProActive worden afgestemd. De order wordt als XML bestand via (s)ftp aangeboden. Het heeft de voorkeur dat een orderbestand alle voor de leverancier benodigde informatie bevat bij het uiteindelijk plaatsen. Het is niet wenselijk dat er alleen een ordernummer wordt doorgegeven waarbij de eerder opgeslagen order in behandeling wordt genomen. Dit is niet wenselijk doordat er tijdens het fiatteringstraject in ProActive mutaties kunnen plaatsvinden op de oorspronkelijk in de webshop samengestelde order. Er kunnen aantallen wijzigen, maar er kunnen ook artikelen verwijderd worden uit de oorspronkelijk in de webshop samengestelde order. Indien de verwerkingsmethodes niet toepasbaar zijn voor de leverancier kunnen alternatieven in samenspraak met ProActive Software worden besproken. ProActive OCI koppeling webshop leveranciers Pagina 7

8 4. Benodigde informatie voor ProActive Voor het configureren van de OCI koppeling dient de volgende informatie aangeleverd te worden bij ProActive: De URL waarop de webshop kan worden benaderd; Login gegevens van een testaccount ; Afhankelijk van de opties onder hoofdstuk 3.4. het adres waarnaar de order kan worden verzonden of de URL waarop de order kan worden gepost voor een test. Indien de order kan worden gepost een voorbeeld van een XML bestand waarin diverse artikelen zijn opgenomen. Indien er ook gewichtsartikelen kunnen worden besteld, deze graag opnemen in het voorbeeld. Op basis van deze informatie zal ProActive in samenspraak met de leverancier een test willen uitvoeren, waarbij de leverancier dient te monitoren of de bestelling in goede orde is ontvangen. Met name indien de order wordt gepost dient te worden gecontroleerd of alle velden correct zijn gevuld. Na een positieve test zal ProActive het volgende instellen om de koppeling live te zetten: Login gegevens voor de klant; Het adres of de URL waarop de order kan worden aangeboden voor een daadwerkelijke verwerking (productie). Na de livegang zal ProActive de leverancier toevoegen aan de lijst van leveranciers waarmee een OCI koppeling is opgezet. 5. Vragen en support Mocht u naar aanleiding van dit document vragen hebben, dan verzoeken wij u om contact op te nemen met de betreffende consultant van het project. Deze gegevens zult u ontvangen via de klant, die wenst gebruik te maken van deze koppeling. ProActive OCI koppeling webshop leveranciers Pagina 8