Release Notes 'Meer mogelijkheden voor tender vrijgave'

Transcriptie

1 Deze update Voor inkopers Release Notes 'Meer mogelijkheden voor tender vrijgave' Anonieme koper Vanaf nu worden de instellingen van de anonieme inkoper (bij overige opties) gekopieerd naar percelen, ook al zijn deze percelen daarvoor al aangemaakt. Vrijgave personen instellen (en regels) Omtrent het instellen van personen die vrijgave dienen te verlenen over een bepaalde handeling (in Tender opties), zijn een aantal dingen verbeterd. De persoon en actie is nu specifiek in te stellen per perceel vanuit de hoofdtender (of in het perceel zelf). Daarnaast komen er een tweetal regels beschikbaar in het geval van meerdere personen: of-regel: de actie wordt door één van deze personen vrijgegeven en-regel: alle ingestelde personen dienen vrijgave te verlenen voordat de actie kan worden uitgevoerd. De vrijgave omtrent publicatie is vanaf nu gericht op de inhoud van het publicatieformulier. Deze kan dus wel al ingevuld worden, maar pas na goedkeuring daadwerkelijk worden verstuurd. Datzelfde geldt voor het versturen van uitnodigingen. Deze kunnen wel vast klaargezet worden. Het wijzigen van de persoon is ook uitgebreid: Is deze persoon ingesteld vanuit een template, dan kan enkel de organisatiebeheerder dit nog wijzigen in de tender. Is dit niet ingesteld vanuit een template, dan kan hij de persoon altijd nog wijzigen of verwijderen. Rapportmanager De rapportmanager is uitgebreid met de mogelijkheid om ook kwalificaties mee te exporteren, zodat duidelijk is aan welke kwalificatie een tender is gekoppeld als nadere uitvraag. Verder is het mogelijk rapportages klaar te zetten voor een gebruiker individueel, in plaats van direct voor de gehele organisatie. Reeds bestaande rapportages zijn nu standaard gedeeld en eigenaar van de organisatiebeheerder. Het is ook makkelijker een perceel te identificeren in het rapport. Een optionele kolom is erbij gekomen om dit duidelijk te maken. Dit is ook aanwezig in de 'Alle tenders' export.

2 Vraag & Antwoord module Het is nu tevens mogelijk om een document gekoppeld bij een antwoord van een collega, met één klik mee te kopiëren in het te publiceren antwoord. In de export van de gepubliceerde vragen & antwoorden is de kolom 'Gesteld door' weggehaald. Hier stond namelijk altijd de inkopende organisatie. Publicatie Tenders die zijn aangemaakt als nadere uitvraag hebben nu de mogelijkheid om via een F03 formulier te worden afgemeld. Daarnaast is een klein issue met de overname van de korte beschrijving in het F01 formulier verholpen. Deelnemerspagina bij percelen tenders Wanneer in een tender met percelen de Leadbuyer gewijzigd wordt in de hoofdtender, is er nu ook de keuze zijn dit direct door te voeren in de percelen. Het is daarmee niet meer mogelijk om de Leadbuyer van één perceel als deelnemer uit de hoofdtender te verwijderen. Uitnodigingen aan inkopers Het opnieuw versturen van een uitnodiging naar een inkopende collega is makkelijker gemaakt. Binnen het overzicht van de verstuurde uitnodigingen naar inkopende collega's, is er nu een knop om direct een uitnodiging opnieuw te versturen. Proces verbaal De exports voor het proces verbaal van opening en opdrachtverlening zijn nu in alle volgende fases ook nog steeds met één klik te exporteren. Dit was nu enkel dan nog mogelijk via de zip-export. Evaluaties Het aantal te evalueren vragen was niet altijd up-to-date bij meerdere vragen zonder antwoord met beoordeling. Dit is verholpen. De Leadbuyer heeft nu een extra knop binnen evalueren om te schakelen tussen het wel of niet zien van de namen van de inschrijvers. Dit kan handig zijn wanneer de Leadbuyer met zijn beoordelingsteam samen naar de evaluaties kijkt, terwijl de beoordelaars het recht niet hebben de namen te zien van de inschrijvers. Vergelijk & Selecteer: doorzetten naar verificatiefase Het is mogelijk binnen Vergelijk & Selecteer een offerte door te zetten naar een verificatiefase, ook al is deze reeds gestart. Daarbij kunnen partijen in de verificatiefase goedgekeurd of afgewezen worden. Kan een aanbieder niet verifiëren? Dan kan de inkoper deze eenvoudig afwijzen en de volgende uitnodigen. Layout De tekstuele verwijder knop achter een gekoppeld document binnen bijvoorbeeld vraagdetails en bij de ingestelde organisatiebeheerders is vervangen door rood icoon. De preview in de vragenlijst gaf de opgemaakte toelichting niet goed weer. Dit is gecorrigeerd.

3 De export van de vragenlijst zorgt er nu voor dat elke nieuwe vragenlijst of vragengroep in elk geval op een nieuwe pagina start. Voor contractbeheerders en -managers Export alle contracten In de export wordt niet enkel meer de eigen subcategorie getoond van een contract, maar ook de bovenliggende. Mijn Documenten: contractmap Net als in de tender module, wordt nu bij het openen van Mijn Documenten via het rechter menu vanuit een contract, direct de relevante contractmap geopend. Toevoegen deelnemers aan herinneringen via snellere dropdown Voor het instellen van herinneringen is er de bekende meerkeuze dropdown ingevoerd, zodat het makkelijker is meerdere gebruikers tegelijk toe te voegen. Raamovereenkomst Het is nu mogelijk om vanuit een nadere overeenkomst net zo eenvoudig naar de raamovereenkomst te navigeren, als nu al andersom geldt. Voor aanbieders ZIP-export Binnen stap 1 Informatie is er nu een complete ZIP-export functie beschikbaar gemaakt voor aanbieders. Terugblik op de vorige update In de vorige update zijn eveneens een aantal zaken verbeterd. Lees ze hieronder terug. Voor een uitgebreidere omschrijving verwijzen wij u graag naar de bijbehorende Release Notes op onze Instructies pagina. Voor contractmanagers en -beheerders Herinneringen aanmaken Deelnemers met het recht een contract te wijzigen kunnen vanaf nu ook herinneringen aanmaken en wijzigen in een contract. Voor inkopers Tender opties: nieuw tabblad

4 Binnen Tender opties in een tender is er nieuw tabblad geïntroduceerd. Hier kunnen eigen velden worden gedefinieerd bestaande uit twee verschillende types: tekstvelden en waardevelden. Daar bovenop kunnen er ook regels worden vastgelegd om het gedrag van deze velden te bepalen: verplichte invoer, voorgeschreven format, een bereik of zichtbaarheid. Tip: dit tabblad en de velden kunnen worden vastgelegd in een tender template, waardoor deze daarna voor een tender specifiek zijn in te vullen. Uiteraard zijn deze gegevens nooit zichtbaar voor de inschrijvers. De Leadbuyer binnen een tender of een collega met het recht Tender opties beheren, kan deze bewerken. Gunningscommunicatie Binnen de gunningscommunicatie zijn er twee dingen veranderd. Allereerst zal er bij een door aanbieders gestarte offerte geen standaard beantwoording meer toegevoegd aan de naam van de offerte. Dit leidde soms tot onduidelijkheden vanwege een te lange offertenaam. Daarnaast is het tabblad Gunningscommunicatie nu ook te definiëren in de tender templates, waardoor deze eenduidiger kan worden vastgelegd voor alle tenders vanuit eenzelfde template. Evalueren Binnen het tabblad Evalueren zijn nu ook de headers zichtbaar die zijn gebruikt in de vragenlijsten. Deze zijn daardoor ook terug te zien in de PDF-export. Mijn Berichten: notificaties De notificatie van een bericht op het platform is uitgebreid door de onderwerpregel van het bericht ook weer te geven als onderwerpregel van de notificatie per mail. Verwijderen van een tender Het verwijderen van een tender heeft een extra verificatie gekregen door na het klikken op de verwijder knop een pop-up te tonen. In deze pop-up zal de gebruiker het woord DELETE moeten typen om het verwijderen definitief te bevestigen. Let op: het verwijderen van een tender is onomkeerbaar. Toevoegen andere inkopende organisatie Een toegevoegde inkopende organisatie is vanaf heden standaard onzichtbaar voor inschrijvers. Planning: toelichting toevoegen Het is mogelijk nu bij de planning een toelichting toe te voegen, net zoals bij de prijslijst. Vraag & Antwoord module Met de volgende update zal het mogelijk worden meerdere vragen tegelijk te publiceren, zonder antwoord. Verplichte velden De lay-out van verplichte velden op het platform is sterk verbeterd. Voorheen waren deze geel gekleurd en was het na het opslaan van de pagina vaak niet direct duidelijk waar er verplichte informatie mist. Dit is verbeterd door deze rood te omlijnen en er een melding bij tonen wanneer er

5 informatie mist. De pagina scrolt automatisch naar de locatie van het veld, zodat het meteen duidelijk is waar de gebruiker iets moet invullen. Tender archiveren: tabblad Contract en Dossier Het tabblad Contract en Dossier blijven ook zichtbaar na het archiveren van een tender. Tips om de update optimaal te ontvangen Het wissen van cache en cookies kan bijdragen aan een optimale weergave van verbeterde functionaliteiten. Dit kan door in uw browser op Crtl+Shift+Delete te drukken en de opties te selecteren die tijdelijke internetbestanden en cookies bevatten. Na het herstarten van de browser is de verwijdering voltooid en kunt u weer inloggen. Voor meer informatie over het verwijderen van deze gegevens kunt u contact opnemen met onze Servicedesk. Negometrix behoudt zich het recht voor bepaalde items uit de update te laten, indien daar gegronde redenen voor zijn. U kunt in uw profiel aangeven of u geïnformeerd wilt worden over technische wijzigingen in het platform. U kunt dit instellen door op Negometrix in te loggen en vervolgens bij Mijn Profiel aan te geven welke berichten u wel of niet wenst te ontvangen.