De laatste update van 2015 Nieuwe module: Tender Start Formulier, eenvoudig decentrale inkoopverzoeken stroomlijnen & vastleggen

Transcriptie

1 De laatste update van 2015 Nieuwe module: Tender Start Formulier, eenvoudig decentrale inkoopverzoeken stroomlijnen & vastleggen De laatste update van 2015 is een bijzondere. We voegen een nieuwe module toe aan de software. In deze Release Notes lichten we op hoofdlijnen toe wat deze module inhoudt. Daarnaast blikken we terug op de voorgaande update met de volledige lijst aan verbeteringen. NIEUW! Het Tender Start Formulier We hebben er de afgelopen maanden samen met enkele organisaties al flink ervaring mee opgedaan in een losstaande module: Het Tender Start Formulier. Dit online formulier is ontwikkeld om uw collega's met geen- of beperkte inkoop kennis laagdrempelig te ondersteunen in het nemen van inkoopbeslissingen en het vastleggen daarvan. Het formulier is volledig flexibel in te richten en daarmee precies af te stemmen op de processen en het inkoopbeleid van uw organisatie. Met deze update zullen we deze module integreren in het Negometrix dashboard. Zo bieden we gebruikers van het Tender Start Formulier één dashboard met de vertrouwde geplande, lopende en afgeronde tenders én voortaan alle decentraal ingestuurde inkoopverzoeken. Naast het vastleggen van deze decentrale inkoopverzoeken in uw eigen dashboard is het ook mogelijk deze verzoeken te beheren. Denk aan het goedkeuren of afkeuren ervan, het aanpassen (samen met de aanvrager) en het eventueel doorklikken van het verzoek naar een tender of een geplande tender. Uiteraard bent u in staat management rapportages te maken over alle ontvangen verzoeken. Benieuwd of dit ook voor uw organisatie van waarde is? We vinden het leuk om u meer te vertellen. Gerrike van Ommen is hiervoor de aangewezen persoon: gerrike.vanommen@negometrix.com. Aankomende update De update van 21 december 2015 staat in het teken van vele verbeteringen en nieuwe features voor de contractmanagement module. Toch zijn er enkele zaken voor alle gebruikers en ook inkopers nieuw. Meerdere selecties in Mijn Documenten Het is nu mogelijk in Mijn Documenten meerdere documenten te selecteren en deze vervolgens te verplaatsen, verwijderen et cetera.

2 Planning: exporteer PDF-document inclusief tendernaam en tendernummer De planning is nu ook te exporteren zijn als PDF-document. Dit kan op dit moment enkel nog als ICSbestand om deze te openen in Outlook. De export zal tevens een tendernaam en tendernummer bevatten. Dit laatste zal ook gelden voor de PDF-export voor aanbieders. Terugblik op de vorige update In de vorige update zijn eveneens een aantal zaken verbeterd. Lees ze hieronder terug. Voor een uitgebreidere omschrijving verwijzen wij u graag naar de bijbehorende Release Notes op onze Instructies pagina. Alle gebruikers Meerdere organisatiebeheerders Deze update maakt het mogelijk meerdere beheerders in te stellen voor één organisatie. Het organisatieaccount zal altijd één hoofdbeheerder tonen, maar er kunnen meerdere gebruikers worden ingesteld met dezelfde beheerdersrechten. Message ID Achter berichten verstuurd vanuit Negometrix zal geen cijferreeks meer getoond worden in de onderwerpsregel die diende als Message ID. Aanbieders Meerdere collega s in tender en BCC ontvangers Collega s die worden toegevoegd in een tender zijn direct ingesteld als BCC ontvanger. Inkopers Planning aanpassen uitgebreid Voor inkopers zijn er nu meer mogelijkheden om de planning aan te passen. Data die in het verleden liggen kunnen onder drie voorwaarden alsnog worden aangepast. Een daarvan is dat de tender nog niet gepubliceerd is. Daarnaast is het vereist dat er nog geen aanbieders in de tender deelnemer zijn, of zijn uitgenodigd. Betere koppeling vanuit de tender naar contractmanagement Vanuit een tender kan een leadbuyer een contract klaarzetten voor een contractmanager. Er komt dan een pop-up, de leadbuyer selecteert de contractmanager, en de informatie komt vervolgens in het tabblad Concept Contracten van de contractmanager terecht. De contractmanager krijgt hiermee een

3 overzicht van de contracten die hij nog moet aanmaken. Er wordt tevens een notificatie hiervan verstuurd. Uitgenodigde aanbieders Deze lijst met uitnodigingen is nu gesorteerd op alfabetische volgorde. Contractmanagers Verbeterde herinneringen De herinneringen in de contractmanagement zijn flink verbeterd. In een contracttemplate is het nu mogelijk herinneringen vast te leggen, zodat dit niet steeds per contract hoeft te gebeuren. Daarnaast is het nu ook mogelijk voor herinneringen templates inclusief placeholders te maken en krijgen deze een mooiere lay-out. Templates aanmaken kan via Mijn Berichten De datum en tijd van herinneringen is nu specifiek in te stellen, naast het instellen van een of meerdere dagen van tevoren. Tot slot kunnen contractmanagers herinneringen van collega s bewerken. Nieuw tabblad: Concept Contracten Binnen Mijn Contracten is er een nieuw tabblad 'Concept Contracten'. Daarin staan contracten klaargezet door de leadbuyer vanuit de tender module (alleen zichtbaar indien er daadwerkelijk ook een contract is klaargezet). De contractmanager kan deze dan afronden en verplaatsen naar de lopende contracten. Berichten over meerdere contracten Het is mogelijk om berichten over meerdere contracten heen te versturen naar contractmanagers en leveranciers. Verantwoordelijkheden beheren Er is een nieuw tabblad genaamd 'Beheer Verantwoordelijkheden' om eenvoudig iemand te vervangen of diens rol te wijzigen. Deelnemers toevoegen De schermen voor het toevoegen van gebruikers aan categorieën en contracten zijn verbeterd. Het toevoegen van gebruikers ging eerst via het selecteren in een checkbox en is nu dezelfde dropdown als in de tendermodule. Als een gebruiker wordt toegevoegd aan een contract worden automatisch de rechten toegekend die deze persoon op organisatieniveau heeft (standaard rol). Kleine aanpassingen en verbeteringen

4 De mogelijkheid om notificaties in te stellen voor een checkpoint (KPI evaluaties). In een berekening veld kan nu verwezen worden naar velden buiten het huidige tabblad. Verplichte velden in CM worden aangegeven met de bekende *. De uitlijning in de pop-up voor een licentie aanvraag is verbeterd. Er is een nieuwe regel bij: refereer aan'. Hierin kan er gerefereerd worden aan een ander veld en de waarde worden overgenomen. De weergave (filters) die als laatste zijn gekozen, wordt bij de volgende keer weer geopend. In de CM exports werden datumvelden, valutavelden en dergelijke als tekstveld weergegeven in Excel. Dit zijn nu ook datum en valutavelden en dergelijke geworden. Gebruikersvelden hebben een gebruiker met een profiel. Deze gebruikers worden nu echter niet automatisch toegevoegd aan het contract. Dit is aangepast zodat de Contractmanager de keuze heeft of deze wordt toegevoegd door middel van een regel. Deze krijgt dan de rechten ingesteld op organisatieniveau. Het recht contract inzien' is verwijderd. Zodra iemand wordt toegevoegd aan een categorie mag hij alle contracten in deze categorie zien. Hetzelfde geldt voor het toevoegen aan een contract, degene mag dan altijd het contract zien. Dit voorkomt ook dat iemand herinneringen kan ontvangen over een contract dat hij niet kan zien. In Mijn Berichten zijn placeholders toegevoegd voor contractmanagement: contractnummer, naam contractmanager etc. Het openen van een contract vanuit het Mijn Contracten overzicht opent deze nu in een nieuw tabblad. Dit zorgt ervoor dat er weer snel teruggekeerd kan worden naar het Mijn Contracten overzicht. Het contractnummer was niet zichtbaar binnen het contract. Dit is straks wel zichtbaar bovenin de pagina. De link tussen raamcontracten en nadere overeenkomsten wordt duidelijker weergegeven middels een icoon bij de contracten. Tevens is er nu in de raamcontracten een overzichtspagina waar alle nadere overeenkomsten worden weergegeven. In de rapportmanager is meer leveranciersinformatie beschikbaar gesteld, zoals het KvK nummer, adres, website en dergelijke. De organisatievelden bevatten straks een link naar het organisatieprofiel. Als iemand het recht heeft om de tender van het contract te zien kan deze persoon nu klikken op de link naar de tender vanuit het contract. Het icoon dat er een herinnering is ingesteld was soms niet zichtbaar. Dit is gecorrigeerd. Een gebruiker met het recht op organisatieniveau om alle contracten te beheren kan in alle contracten ook deelnemers toevoegen en contracten verwijderen. Voor de update was in het organisatie account in te stellen of iemand een contract in het overzicht mag zien. Nu is dit niet meer in te stellen in op organisatieniveau maar per categorie.

5 Het is opgelost dat andere deelnemende organisaties in een contract de KPI resultaten weer kunnen zien. Filteren op waarde werkt weer naar behoren. Tips om de update optimaal te ontvangen Het wissen van cache en cookies kan bijdragen aan een optimale weergave van verbeterde functionaliteiten. Dit kan door in uw browser op Crtl+Shift+Delete te drukken en de opties te selecteren die tijdelijke internetbestanden en cookies bevatten. Na het herstarten van de browser is de verwijdering voltooid en kunt u weer inloggen. Voor meer informatie over het verwijderen van deze gegevens kunt u contact opnemen met onze Servicedesk. Negometrix behoudt zich het recht voor bepaalde items uit de update te laten, indien daar gegronde redenen voor zijn. U kunt in uw profiel aangeven of u geïnformeerd wilt worden over technische wijzigingen in het platform. U kunt dit instellen door op Negometrix in te loggen en vervolgens bij Mijn Profiel aan te geven welke berichten u wel of niet wenst te ontvangen.