Toelichting E - invoicing

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Toelichting E - invoicing"

Erik Hendrik Vedder
10 jaren geleden
Aantal bezoeken:

Toelichting E - invoicing Doelstelling Teneinde het aantal uitstaande debiteurendagen bij de locatie te verlagen, biedt Worldmeetings E - invoicing aan. De locatie levert via de website www.cms.

1 Toelichting E - invoicing Doelstelling Teneinde het aantal uitstaande debiteurendagen bij de locatie te verlagen, biedt Worldmeetings E - invoicing aan. De locatie levert via de website de factuurgegevens aan, inclusief een upload van de originele locatiefactuur met bijlagen. Door de factuur via de website te uploaden verdwijnt de vertraging die ontstaat door verzending per post. Daarnaast worden fouten in facturen gereduceerd, aangezien er reeds een pro-forma factuur is opgesteld. Zodoende kan Worldmeetings de correcte factuur eerder in rekening brengen bij haar opdrachtgevers met als gevolg dat de locatie op tijd wordt betaald. Algemene werkwijze beknopte toelichting: - Website: - Ga naar de optie production - Kies de optie Bookings & E-invoicing - Zoek naar de reservering die heeft plaats gevonden - Selecteer invoice bij de betreffende reservering - Maak deze factuur kloppend met uw eigen factuur: o Ontbijt en diner vul je in bij Food & Beverage o Extra zaalhuur bij meeting room hire o Toeristenbelasting en overige kosten bij other expenses - Klik op save en ga naar het volgende tabblad Totals - Vul hier eventueel administratiekosten in - Neem de BTW bedragen van uw factuur over en vul in bij het juiste percentage (6% of 21%) en verrekenbaar of niet verrekenbaar. - Vervolgens dient u uw factuur te uploaden in een pdf bestand - Klik op save en send Let op: als u niet op send klikt, ontvangen wij uw factuur niet! Op de volgende pagina s wordt deze werkwijze uitgebreid toegelicht met voorbeelden. Neemt u bij vragen altijd contact met ons op:

Door de factuur via de website te uploaden verdwijnt de vertraging die ontstaat door verzending per post.

Algemene werkwijze uitgebreide toelichting: Factuur selectie Facturen zijn te vinden via de website www.cms.worldmeetings.

2 Algemene werkwijze uitgebreide toelichting: Factuur selectie Facturen zijn te vinden via de website in de module Production Bookings & E-invoicing (linker verticale menubalk). In het selectiescherm kunnen diverse selecties gemaakt worden. De velden reservation number en invoice number overrulen echter altijd de overige selectievelden. Algemene werkwijze De geselecteerde factuur toont een Total kolom met de reserveringsbedragen zoals overeengekomen en schriftelijk bevestigd met de locatie. Voor de factuurbedragen is een aparte kolom toegevoegd welke aangepast kunnen worden door de locatie. De module toont bij een individuele kamerreservering alleen de tab Individual rooms in combinatie met de Totals tab. Contactpersoon binnen Worldmeetings voor eventueel overleg.

De velden reservation number en invoice number overrulen echter altijd de overige selectievelden.

3 Tab Individual rooms De namen van de gasten zijn op te vragen via de hyperlink. Klopt de kolom Total niet met de werkelijk gemaakte kosten, breng dan een wijziging aan in de kolom invoice. Druk vervolgens op Save. In het memo-veld kan een eventuele toelichting bij een wijziging ingevuld worden.

Klopt de kolom Total niet met de werkelijk gemaakte kosten, breng dan een

4 Tab Meeting rooms Klik op de hyperlinks voor detail informatie over de reservering. De korting wordt getoond zoals overeengekomen met de locatie. De korting wordt automatisch berekend. Wijzig de Invoice kolom per onderwerp indien gewenst en Save.

De korting wordt getoond zoals overeengekomen met de locatie.

5 Tab Cancellation Een eventuele toelichting over de annulering staat in memo. Wijzig de invoice kolom indien gewenst en Save.

6 Tab Totals Op dit tabblad worden eventuele administratie kosten en/of kredietbeperking ingevuld alsmede de BTW bedragen. Upload van factuur met bijlage (denk aan barbonnen) met de Browse button (alleen PDF documenten worden geaccepteerd). Is er meer informatie benodigd om de factuur af te ronden? De confirmation hyperlink refereert naar alle bevestigingen welke door Worldmeetings zijn toegestuurd aan uw afdeling reserveringen. Correspondence hyperlink refereert naar kleine mutaties en eventuele Invoice conflicts. Tenslotte is een memoveld beschikbaar voor een extra toelichting.

Is er meer informatie benodigd om de factuur af te ronden?

7 Afronding Druk op Send wanneer het totaal bedrag van de locatie factuur zoals deze is ge-upload (via Browse) gelijk is aan de Invoice kolom. Het proces is nu afgerond. U ontvangt van Worldmeetings een ter bevestiging van de verstuurde nota (datum en tijd). De status van deze factuur wordt getoond in het onderstaande overzicht. Zie Invoice status.

U ontvangt van Worldmeetings een e-mail ter bevestiging van de verstuurde nota (datum en

Vergelijkbare documenten

Handleiding Exposantenportal PROVADA 2015

Handleiding Exposantenportal PROVADA 2015...Controleer uw gegevens Standmedewerkers 2014 registreren voor PROVADA 2015 Foto s uploaden en status PROVADA Afsprakenmodule aanpassen Nieuwe standmedewerkers