STAPSGEWIJS AAN DE SLAG MET HET ONLINE LEDENPROGRAMMA GSF

Transcriptie

1 Gezinssportfederatie vzw, Troonstraat, 125, 1050 Brussel STAPSGEWIJS AAN DE SLAG MET HET ONLINE LEDENPROGRAMMA GSF Vanaf december 2014 kunnen de GSF-sportclubs hun leden online inschrijven. Dit biedt jou als clubverantwoordelijke de gelegenheid om op een snelle en eenvoudige manier je leden aan te sluiten bij GSF en je vermijdt tevens het 'dubbel' doorgeven van leden. Een handig systeem dus waarbij je ook de mogelijkheid hebt om je clubgegevens aan te vullen of te verbeteren. Ook de eerste melding van een ongeval of het downloaden van aangifteformulieren voor de verzekering, een factuur opvragen, lijsten en attesten opvragen, kan via deze weg gebeuren. Verder biedt dit programma je de mogelijkheid om alle gegevens in een Exel- bestand te downloaden en op te slaan op je eigen PC. Zo hoef je geen eigen lijstje bij te houden en kan je bijvoorbeeld je leden een mailtje te sturen vanuit dit Exel-bestand. Hoe gaan bestaande clubs te werk? Onze bestaande clubs krijgen een mail met een specifieke link toegestuurd. Deze mail wordt naar de bij ons bekende clubverantwoordelijke gestuurd. Door op deze link te klikken komen ze onmiddellijk in hun huidig ledenbestand. Wij hebben immers zo veel en zo goed mogelijk de leden 2014 laten overzetten naar de nieuwe applicatie. De clubverantwoordelijke dient wel deze gegevens te valideren (d.w.z. op hun juistheid nakijken en zo nodig verbeteren of aanvullen). Eerst worden de clubgegevens gevalideerd én het paswoord ingesteld (noteer dit paswoord) en daarna worden de ledengegevens gevalideerd. Het kan gebeuren dat gegevens ontbreken, deze kan je zelf aanvullen (en opslaan). Eens dit proces doorlopen is, kan je via terug naar het bestand. Je meldt je aan met gebruikersnaam ( adres) en het ingestelde paswoord. Je kan dan ook nieuwe leden doorgeven en het programma gebruiken zoals hieronder beschreven vanaf stap 4 (invoer nieuwe leden). Hoe gaan nieuwe clubs te werk? A. REGISTRATIE (allereerste aanmelding) Stap 1 : Surf naar: (doorklikken of kopiëren naar je internetbrowser). Dit noemen we de live-omgeving d.w.z. waar het werkelijke ledenbestand van GSF en alle clubs wordt bijgehouden. 1

2 Er bestaat ook een tijdelijke testomgeving, louter om te oefenen! Hiervoor surf je naar Hier kan je vrijblijvend experimenteren met het programma en een fictieve club aanmaken en enkele leden invoeren om het programma uit testen op de mogelijkheden. Je kan ook vrijblijvend testen met het factureren van leden. Dit heeft uiteraard geen enkele invloed voor betalingen! Stap 2 : Registreer je eenmalig (rechtsboven klikken) 2

3 Vul de gevraagde gegevens in : Het gaat hier om de persoons- en contactgegevens van de clubverantwoordelijke = in het programma aangeduid als 'Eigenaar' 3

4 Indien je niet over een vaste telefoonlijn beschikt kan je 'geen' invullen Denk eraan de algemene voorwaarden te bevestigen via het aanvinkvakje. Stap 3 : Je ontvangt een mail terug van het systeem om je mailadres en wachtwoord te bevestigen. Vanaf dan kan je een club aanmaken en leden registreren. 4

5 B. DE CLUBVERANTWOORDELIJKE IS REEDS GEREGISTREERD Stap 1 : Surf naar: (live-omgeving) of (testomgeving) (doorklikken of kopiëren naar je internetbrowser) Stap 2 : Meld je aan door je mailadres + het gekozen wachtwoord in te vullen, klik op inloggen Wachtwoord vergeten? geen probleem, hier kan je je wachtwoord opnieuw instellen 5

6 Stap 3 :Vul de clubgegevens in. De velden met een sterretje zijn verplicht in te vullen! 6

7 Je club speelt op meerdere dagen? Hier kan je extra speelmomenten invullen Je biedt meerdere sporten aan? Klik hier en voeg de sporten toe + eventuele extra speelmomenten. Enkel de sporten die je selecteert zal je aan je leden kunnen toewijzen! Klik op 'opslaan' : je club is nu toegevoegd 7

8 Standaard staat de clubverantwoordelijke als communicatiepersoon en facturatiepersoon aangeduid. Wens je hiervoor iemand anders op te geven dan kan je dit hier aanpassen! Zijn de clubgegevens foutief of moeten ze aangevuld worden dan kan je dit via 'bewerk deze club' De status van je club zal 'groen' worden (= aanvaard) als GSF je club goedkeurt. Intussen kan je wel leden doorgeven. Ook het indexnummer wordt door GSF toegekend. 8

9 Stap 4 : Invoer leden 9

10 Vul de gevraagde gegevens van het lid in, de velden met een sterretje zijn verplicht! Sommige leden zijn via een andere club (geen GSF-club) aangesloten bij een andere federatie (niet GSF) of zijn lid van een andere GSF-club. 10

11 Gezien de wet op de privacy zijn de contactgegevens vrijblijvend in te vullen. Voor leden die graag op de hoogte blijven van ons vakantieaanbod en werking van GSF is het wenselijk om het mailadres in te vullen! Dit kan ook nuttig zijn voor je club, de mailadressen komen dan op je overzichtslijst van waaruit je een naar je leden kan sturen. 11

12 Klik op 'opslaan' : je ontvangt de vermelding 'Nieuw lid succesvol toegevoegd!' + een overzicht van je aangesloten clubleden. Gebruik deze knoppen om de gegevens van het lid te wijzigen, het lid te verwijderen, een attest op te vragen of een ongevalsaangifte door te geven (opgelet! de ongevalsaangifte dient nog steeds via briefwisseling of mail naar ons secretariaat gestuurd te worden, het gaat hier louter om de melding!) Ook kan je een lid vernieuwen: 'vernieuwen' wil zeggen: het lidmaatschap verlengen voor een jaar: dit kan vanaf 1 september van het huidige werkjaar gebeuren en het lidmaatschap wordt automatisch verleng tot eind van het volgende kalenderjaar (31/12). Leden die je niet verlengd blijven tot eind augustus van het volgende jaar in het bestand staan. Mocht het lid bvb. pas in maart van het volgende jaar opnieuw aansluiten kan je dit lid alsnog vernieuwen zonder dat je alle gegevens hoeft in te voeren. De clubeigenaar (clubverantwoordelijke) kan je niet zelf verwijderen (enkel via GSF). Het (lid)nummer wordt nadien toegewezen (na facturatie). Daarom staat er oorspronkelijk 'geen' (standaard) 12

13 EXTRA : het maken van een groep/groepen (vrijblijvend!) Bepaal of je alle leden in één lijst wil onderbrengen of je groepen wil maken. Bijvoorbeeld : je club heeft 2 lesdagen en je wil graag de leden per lesdag onderbrengen of je wil bijvoorbeeld graag de leden per niveaugroep van het zwemmen onderbrengen (opgelet : een lid kan niet in meerdere groepen ondergebracht worden) Dit kan op volgende manier : maak vooraf de groep(en) aan door op de +knop te klikken en de groep een naam te geven bv maandag + opslaan. Wanneer je nu een lid 'bewerkt' of een nieuw lid inbrengt kan je dit toevoegen aan de juiste groep 13

14 Stap 5: Druk op nieuwe factuur! 14

15 Controleer de factuur en bevestig de aanmaak ervan! ZEER BELANGRIJK!!! Enkel indien stap 5 voltooid is, zijn de ingebrachte clubleden ook effectief GSF-leden d.w.z. zal er een lidkaart aangemaakt worden + gaat de verzekering in. Druk dus steeds, na de invoer van nieuwe leden (en na grondige controle van hun gegevens) op de knop 'nieuwe factuur'. Hierna is het niet meer mogelijk het lid te verwijderen! Wel kunnen er nog steeds wijzigingen/aanvullingen aangebracht worden in het adres, de geboortedatum (niet meer in de naam van de persoon of lidmaatschapstype). Je ontvangt geen factuur meer van GSF via de post. Indien deze factuur OK is kan je deze betalen. Mocht er toch een probleem zijn, contacteer dan het secretariaat. Het GSF-secretariaat volgt deze betalingen op en zal je betaling via het programma bevestigen (zie stap 6). De aanmaak van de GSF-lidkaarten gebeurt door een externe firma. Op geregelde tijdstippen wordt er vanuit GSF opdracht gegeven om lidkaarten aan te maken. Deze worden je dan zo spoedig mogelijk opgestuurd. 15

16 Stap 6 : betaal de factuur (alleen voor de actieve leden) Je kan steeds de onbetaalde of teveel betaalde facturen nakijken ( indien er teveel werd betaald zal dit door GSF teruggestort worden) Nadat wij je betaling op het GSF-secretariaat hebben verwerkt zal de status hiervan op het ledenbestand aangepast worden (van 'niet betaald' naar 'betaald') 16

17 EXTRA MOGELIJKHEDEN - Knop 'exporteren' : voor het opvragen van attesten voor leden (meestal voor bewijs terugbetaling mutualiteit), attesten voor de sportclub (meestal als bewijsstuk voor gemeentelijke subsidies). Scrol omlaag om alle attesten te bekijken/af te drukken - Knop 'exporteren' : ook kan je alle gegevens in een Exel bestand downloaden en opslaan op je eigen PC, zodat je geen eigen lijstjes moet bijhouden. Ook handig om bv je leden een mailtje te sturen vanuit die Exel. 17

18 ALGEMEEN Vragen? Opmerkingen? Onderaan elke pagina staat : Gezinssportfederatie vzw - Contacteer ons Stel hier digitaal je vraag Of bel op het nummer : 02/ , mail : gsf.clubwerking@gezinsbond.be Versie 4/12/2014 T:/GEZINSSPORTFEDERATIE/Clubwerking/Ledenadministratie/Handleiding online ledenprogramma 18